企业档案信息化建设的实践与思考

企业档案信息化建设的实践与思考

企业档案信息化是实现企业档案工作由传统到现代发展的必由之路，本文对企业档案信息化建设作了概述，分析了企业档案信息化建设实践过程中存在的问题，提出了推进企业档案信息化建设的相关举措。

标签：企业档案信息化建设实践

随着信息技术的飞速发展和广泛应用，对国民经济和社会发展产生了深刻影响，同时对档案工作提出了更高的要求。信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。

一、企业档案信息化建设概述

1.档案信息的数字化

企业档案信息化建设的过程中，档案信息的数字化是将数据库和数据压缩、运用高速扫描等技术对纸质文件、声像文件进行处理，将这些传统的档案进行数字化，并建立属于企业的档案信息库，建立符合企业档案信息的目录索引，提升档案的服务效率与质量。

2.档案网站建设

档案网站的建设是企业档案信息化建设实践的重要组成部分。在实际的档案网站建设时，需要根据企业的实际档案情况，加强网站的功能建设。主要以主页服务的形式进行网站建设，通过企业档案信息主页，为企业提供档案的服务和宣传工作，充分体现档案网站的服务功能、宣传功能、交流功能等，有效的提高企业的档案管理质量。

3.数字化档案馆的建设

数字化档案馆是企业档案信息化建设实践的重要组成部分。在实际的档案建设过程中，数字化档案馆的建设，能够为企业提供一个电子网络远程获取档案资料的方式，提高了企业的档案管理效果，提高了档案的使用质量。企业的档案信息化建设在数字化档案管理的基础上，合理的对档案进行分类，按照企业相关的档案流程顺序、时间顺序等对档案进行排列，并建立大型的数字化档案馆目录，促使档案使用者能够快速的对档案进行使用，为使用者提供便利，提高档案服务质量。

二、企业档案信息化建设实践过程中存在的问题

我国是工业化发展中国家，信息科技是推动我国不断进步的发展战略。未来，各行各业都离不开电子信息科技的支持，档案事业亦是如此。企业的兴衰成败与企业档案信息化建设有着密切联系，它是生产经营的历史记忆，也是最有价值的信息资源，对提升企业的核心竞争力起到重要的作用。目前，我国缺乏对档案管理工作的统一标准，使这项工作过于分散，因此，推进档案管理工作的建设步伐、开发整合档案管理工作的信息资源是当务之急。我们必须重视此项工作，并将其提上议事日程。自企业档案信息化建设实施以来，我国档案工作确实发生的巨大变化，但仍有很大的开发空间，有待进一步加强。

1.人才短缺、基础薄弱

由于档案信息化建设对技术要求较高，而我国档案信息管理人员对信息化建设的理解不够全面，技术支撑也不牢固，在工作方面表现不足，只能停留在计算机管理水平。大部分企业电子信息资源较少，不能将原有资料转化为电子版，这也大大阻碍了档案信息化建设的推进。

2.资金不足、档案信息与其他信息得不到衔接我国在信息化建设进程中起步低，电子技术做不到灵活运用，导致各环节不能有效衔接，不能实现一体化，使档案信息化建设的效率降低

由于开发不足，很多企业没有认识到企业档案信息化建设的重要性，不愿注入资金支持，资金不足也是导致企业档案信息化建设不能顺利进行的原因之一。

3.企业档案信息化建设实践缺乏与实际的衔接

企业档案信息化建设的实践过程中，会出现信息化档案建设与实际衔接不够合理的情况，使得档案管理不够科学与合理，导致企业的各个生产环节与企业的管理环节不能有效的组合，使得档案信息与其他信息之间的衔接不够合理，影响企业档案信息化实践的效率。

三、推进企业档案信息化建设的举措

1.构建符合企业档案信息化建设的标准和规范

在实际的档案信息化建设过程中，需要建立适宜档案管理的标准和规范，促使各个部门之间进行有效的整合，实现各个档案管理部门之间的统一调配，有效规避各自为政的情况，并为企业良好有序的发展奠定基础。要落实企业的档案信息化建设标准和规范，规避重复建设的发生，促使企业档案信息化建设的顺利实施。

2.加强资金投入、给予全面技术支持

首先，需要加强对企业档案信息化建设的重视，将企业的档案信息化建设实践作为企业发展的重要战略目标，提高资金的投入，从而有效的确保相关设备和

人员的配置，提高档案信息化建设的效率。其次，给予全面技术支持，促使各类技术能够满足企业档案信息化建设需求，针对档案数字化、网站建设、数字化档案馆的建设，提供适宜的技术支持，提高档案信息化建设的效率。

3.科学衔接档案信息化建设各环节

针对档案信息化建设与企业实际不相符的情况，促使企业各个生产环节和企业的管理各个环节进行有效的衔接，避免不合理的情况发生。而且，还需要合理的对档案信息化建设与企业的实际发展情况进行分析，促进企业档案信息化建设的顺利完成。

4.加强档案复合型人才的引入与培养

首先，企业需要建立良好的人才引入机制，并建立有效的留住人才机制，从而为企业的档案信息化建设提供足够的复合型人才，促使档案信息化建设能够顺利完成，并由复合型人才完成对企业数字化系统、网站、数字化档案馆的维护和技术使用，确保档案信息化质量。其次，需要加强对档案信息化建设的人才培训工作，增加建设人员对相关技术支持的熟悉和使用，规避各类问题的发生。其三，在实际的档案信息化建设过程中，需要重视信息化的安全体系，提高企业的档案信息安全，避免档案信息的流失。

四、结语

企业档案信息是企业重要的信息资源，实行企业档案信息网络化管理，能更好地适应新形势的发展，为企业创造新优势作出贡献。有利于企业档案信息的收集、企业档案信息开发和资源共享、文档一体化管理、企业档案信息管理行为规范化。

参考文献

[1]郑康维，幸小基，刘戈，赵畅. 企业档案信息化建设的实践与思考[J]. 中國新通信. 2015（09）

[2]张晓华.企业档案信息化建设的实践与思考[J]. 现代商业. 2014（20）