6_企业知识库管理办法

企业

知识库管理办法V1.2

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业务管理部

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第一章概述

1.1建立知识库的目的

“三分技术，七分管理，十二分数据”充分说明了IT服务企业的知识管理在企业管理中占有举足轻重的地位。XX知识库是公司承担的诸多项目成果的重要知识载体。考虑到公司现状，建议目前知识库在集团（BG）一级集中建立。在各BG对各类文档的形成、收集、积累、归档、存储等过程管理的基础之上建立的XX 知识库，将促使各BG文档管理的有序、安全、可靠。从长远的角度而言，目前知识库的建设为公司今后的跨BG知识共享机制奠定良好基础。

1、为公司建立一个分级管理的知识管理环境，建立公司内部知识和信息的传播

的基础，为知识的增值使用提供了有力的支持。

2、BG通过知识库的建立，将BG的日常管理信息、技术资料、项目文档、最佳实

践、项目中一些特殊问题的解决方法集中存储，加强BG对知识、资源的有效管理。

3、通过BG知识库的积累，总结各类项目的成功经验、失败教训为员工提供学习

最佳实践的学习环境。

4、通过目前各BG知识库的建立，对BG的信息和知识进行规模化的收集和整理，

按照一定的方法和标准进行分类保存，并提供相应的标签及检索手段。同

时，为公司日后建立信息共享的资源平台积累资源、总结经验、奠定基础。

1.2适用范围

适用于XX各事业集团（以下简称BG）、全资及控股公司、分子公司及分支机构。

知识库归档的文档不但包含电子文档，还包含重要的纸质文档原件。

第二章知识库建立的基本条件

2.1知识库管理员的岗位设置要求及职责

1、 BG “知识库管理员”岗位设置

BG设立“知识库管理员”岗位，建议放在BG PMO里，负责BG电子文档、及纸质文档原件（含签字盖章）的统一归档管理。

2、“知识库管理员”岗位职责：

✧项目经理在项目执行结束后负责本项目电子文档及签字原件的归档工作，项

目终验后将项目的文档提交给BG知识库管理员。

✧知识库管理员负责收集BG的各类技术资料、系统软件介质，统一归档至BG

知识库；

✧知识库管理员负责将收集BG文件的各类管理文档，统一归档至知识库；

✧知识库管理员将收集的文档按年度、类别进行登记，填写文档登记表。

◆项目的归档文件夹中必须整理一份归档的文件清单（参见公司一体化管理

体系要求的各种项目类型文档检查表中所列的文件清单，模板见附录2），以便文档登记表中可以做链接使用，确保查找方便。

◆公司定义的重大项目填写《重大项目文档登记表》（见附录3）；

◆外包项目填写《外包项目文档登记表》（见附录4）；

◆重大项目、外包项目之外的项目填写《普通项目文档登记表》（见附录5）；

◆技术类文档填写《技术文件文档登记表》（见附录6）；

◆部门管理类文档填写《管理文件文档登记表》（见附录7）；

✧知识库管理员应严格保密归档文件的内容，确保文档的完整、真实和有效利

用，从文档产生时就应按照管理办法的要求，妥善管理，以确保归档文件真实性、完整性、有效性和安全性，保证其不丢失、不损毁、不失真。

2.2知识库服务器的使用及维护要求

1、服务器的建立基础

BG建立知识库，委派专人维护服务器的运行。

2、基本要求

BG知识库为基本类型的知识存储，建立相应合理的存储目录结构及信息登记制度、信息访问授权制度即可。如BG具备相应条件，可选择使用文档管理软件，公司级暂不做要求。

3、系统配置要求

BG知识库服务器的磁盘容量必须能满足BG内文档的存储要求。知识库的管理人员应定期跟踪磁盘使用情况。

4、备份措施

建立必要的信息备份机制，定期备份知识库并妥善存储。备份介质的安全必须满足ISO 27001信息安全管理体系中《物理和环境安全》中的相关规定。

5、安全措施：

BG应对知识服务器采取有力措施确保文档服务器及电子文档的物理安全、文档的授权访问安全。安装杀毒软件、操作系统补丁及其他安全软件并保证及时更新，定期对服务器进行安全检查。服务器的安全必须满足ISO 27001信息安全管理体系中《物理和环境安全》中的相关规定。

建立必要的文档服务器授权访问机制，如设置登录密码，定期更换密码等措施。对服务器的访问必须经过授权和等级。服务器维护人员需填写《服务器授权登记表》（见附录9）

2.3纸质文件存储及管理要求

目前公司大量的资源信息是以电子文档的形式存在的，虽然各类文档编辑软件、办公自动化软件、业务应用系统的普遍使用，但依旧存在大量的纸质文件。如各类项目合同、采购合同、供应商资料、技术书籍资料、项目验收报告、工程图纸等有签署内容的文档。对于这类文档，在存储其电子文档的同时，也应做好纸质文件的归档保存工作，以保障电子文档的原始性与真实性。

1、设立有专人负责的文件柜保管纸质文件，注意文件柜的钥匙保存等安全性问

题。

2、将纸质文件按照类别、年份、部门、项目等类别分别装盒保存。

2.4知识库归档资源类型

1、管理文档：

主要是公司或BG内部正式定稿的管理文件，包括管理制度、管理记录、部门项目信息、人员管理信息等。

2、技术文档：

主要是一些标准规范、政策法规、项目管理方面的和公司相关业务类型的技术文档，包括软件开发类、系统集成类、智能楼宇类的技术规范等。

3、项目文档：

正式定稿的项目文件（文档种类至少满足公司一体化管理体系的要求）和图纸、自主开发的软件源代码等。各BG可依据实际情况扩充上述归档文件范围。

项目文档主要包括重大项目文档、外包项目文档和普通项目文档。（详细说明见《BG PMO工作手册》）。

第三章知识库建立要求

3.1知识库资料归档流程

下图所示为知识库文档归档的简要流程，各业务部门可根据自身情况进行裁剪或扩充。