PPT制作技巧

一、PPT设计原则对比原则使用对比原则突出事物的不同之处,突出与众不同的原始；如果已经略有不同,那么就要让它变得非比寻常.通过设计布局远近、详略、颜色深浅、冷暖、字体下划线、粗体以及元素的位置靠上、靠下、集中、分散等产生对比效果.重复原则使用重复原则多次使用相同或相似的元素,在幻灯片中重复哪些精心挑选的元素,使幻灯片达到协调与统一.对齐原则使用对齐原则不要让幻灯片上的任何东西显得是被随意摆放上去的,用无形的线条将个元素联系起来.借助格子把文字内容排列的整齐划一.就近原则使用就近原则将某些相关的元素摆放在一起,确保将联系紧密的内容放在一起.观众会自然而然地把靠近的内容视作一个整体.魔法七原则魔法七原则：一页PPT中不超过7个词,每张幻灯片传达5个词效果最好,7个词恰好,超过9个词大脑负担太重了.魔法七原则的一些细节：幻灯片是辅助传达演讲信息的,只列出要点即可.一段话最好不要换行. 标题最好只有5~9个字.正文内容不要超过10~12行,控制在5~6行以内.只要不影响理解,可省略标点符号和连接词. 慎用听众不理解的英文缩写.突出关键当文字很难压缩的时候,你可以选择一些手段来突出全文中的关键字,让听众对这些核心的内容留下深刻的印象.当然我们介绍的方法不仅仅是文字排版,在表格、图形中只要有机会,你也可以采用. 单一文字强调方法效果有限,我们可以结合文字提炼、减少换行、加粗、变色、加大字号几张方法,综合运用,取得更好的一目了然的效果.加大字体：中文字体至少要加大2~4级字号才能起到突出文字的作用.变色：颜色是最常用的突出方式.加粗：粗体是很好的强调方式.反衬：反衬也是非常有效的方式.变化字体：例如把宋体换成黑体强调.下划线：下划线对阅读的干扰很大,可以的话应该尽量少用下划线.斜体：斜体也不易于阅读,建议使用粗体.阴影：阴影只会让人以为投影仪有问题.动画：无论你用闪烁,飞入还是其他动画效果,一般情况下只会分散听众对内容的注意力,他们都在想这些动画是怎么做的化简为繁如果幻灯片一页上的内容很纷繁复杂,那么,你把它们分散到几张幻灯片上去.给听众讲一页复杂的幻灯片所花费的时间并不比分解成五页花费的时间少,而对听众理解和记忆你的内容效果却可以相差五倍以上,下面选择一种你喜欢的方法吧.方案1：充分利用备注方案2：拆成多个页面方案3：要点一条条显示方案4：要点显示后变暗保持一致对策建议：不要过度使用换页动画；如果无助展示主题,不推荐使用动画；统一设计PPT的设计模板,体现企业CI；统一标题文字字号、字体、色彩；统一正文文字字号、字体、色彩；统一正文的项目编号大小,色彩和图案；统一正文一致的字体；统一整套PPT主色调；使用风格统一的模板库推荐中文字体：微软雅黑,英文标准字体：Arial少用特效建议少用过于艺术化的字体或动画,因为不专业的动画或艺术字只能让你的幻灯片减分.如果你想用艺术字,记住,好的艺术字效果往往是一个一个字设计出来的.二、PPT性质分析定位分析1、工作报告用色传统：科技蓝、中国红是大众色,也是多数领导容易接受的颜色.前者多用于商务与企业,后者多用于党政机关.背景简洁：因工作汇报PPT内容较复杂,所以背景一般都是由色块、线条以及简单点缀图案组成.框架清晰：工作汇报一般由这几部分组成：前言或背景、实施情况、成绩与不足、未来规划等.画面丰富：政府、国有企业、事业单位领导一般喜欢艳丽的图表色彩、立体的图表质感、内容与背景高度对比的画面风格.图片较多：图片的大量应用会大大增加业绩的说服力. 2、企业宣传专业：企业宣传PPT要与企业主题色、主题字、画册、网页等保持一致.直观：综合应用图表、图片和动画等手段,实现可视化、直观化的表达效果.3、项目宣讲站在客户的立场制作：如果客户是专家,PPT尽量专业,如果客户是外行,PPT尽量通俗易懂.为客户量身定做：依据客户的主题色、主题字制作,加上客户的LOGO,并注明与客户联合进行.尽可能具体：在重要环节让客户看到你的付出、你的成果.4、培训课件善用比喻：人们总是容易听取熟悉的内容,而排斥陌生的信息.比喻,则能让陌生的内容熟悉化,让学员容易理解、欣然接受.善于举例：道理总是让人难以理解,举例可以少费很多口舌.生动多变：不要让PPT停留在一个画面10分钟以上,否则再美的画面也会让观众厌烦.情节起伏：不要一张背景从头用到尾,过渡页的应用、色彩的变化,以及人性化、趣味化图片的应用都能让学员为之心动.5、咨询方案推理严谨：大量使用图表,会让你的推理环环相扣,引导你的客户主动认同你的观点.画面简洁：简洁的内容彰显你的专业与可信.有理有据：让你的每个数据都有来头.7、竞聘演说突出个性：通过画面表现个性.展现集体：把个性与团队结合起来,别忘了显示单位的LOGO、图案、主题色及合影.6、婚庆礼仪真情动人：把你们生命中最真挚的一幕与他人分享,自然能让观众感动.幽默感人：时不时给观众一点惊喜.受众的个性分析年龄背景知识背景文化背景职业背景文稿分析1、提炼核心观点大标题-->摘要-->小标题-->核心段落-->正文2、寻找思维线索工作汇报思路：核心思想-->回顾与总结-->打算与规划-->希望与承诺企业宣传思路：企业概况-->愿景理念-->发展历程-->产品介绍-->成功案例-->未来规划项目宣讲思路：项目情况-->问题诊断-->建议方案-->单位介绍咨询方案思路：项目背景-->问题诊断-->解决方案-->实施措施竞聘演说思路：竞聘简介-->自我介绍-->职位认识-->目标与承诺三、幻灯片制作技巧明确素材之间的联系假设在制作幻灯片的时候,顺便将素材与素材之间的联系简单地标注在幻灯片之上,那么对宣讲者自身也起到提示的作用.解释说明就像是“爬楼梯”向某个人说明某些事物的PPT过程,即以固定的某人为对象,将事情“满满地一点点传达过去,对方也慢慢地一点点吸收明白”.将这个过程形象化,就会发现它类似于“爬楼梯”.所以把PPT的解释说明比做楼梯.要让攀登的人能够看得见目的地；每级阶梯的间隔适中,楼梯之间的高度相同.能够让人抬抬脚就跨上去；有扶手,让缺乏背景知识或专业知识的人也能轻松理解意思.说明顺序由“Z字法则”来决定幻灯片素材排列法则：从左往右,从上往下.说明文字按照从左往右、从上往下的排列顺序.假如你的素材数量很多,而且按重要性分出主和次,那么将重要的部分放在左边,次要的部分放在右边；或者将重要的部分放在上面,次要的部分放在下面.“Z字法则”只适用于中文、英语、日语等横向书写的语言.图文混排技巧文字直接放图片的空白处；也可为文字添加背景色；使用回形针、大头针或透明胶带等小物件搭配文本框可以起到修饰作用,尤其是图片画面比较复杂的情况,注意文字背景的阴影以增强真实感.还可采用大字配小图的方法.别忘了加上“待续”吸引对方在前一张幻灯片的结尾留下听众感觉到疑问、想要了解的东西,然后在下一张幻灯片中解释说明,这个小窍门非常重要或者在前一张幻灯片留下几个吸引人的关键词,这样就会让听众产生想快点看到下一张幻灯片、想知道接下来的内容的欲望.版面率版面率指非空白所占版面的多少,版面率越高,空白就越少,内容所占空间就越大.PPT版面率一般为30%~70%.视觉度视觉度指在PPT中不同的文字、图表、图片、动画等元素给人视觉上的强度.生物类图片的视觉度高于静物类图片.在设计学里有一个3B原则,认为美女beautiful,动物beast,婴儿baby最能唤起观众本能的情感诉求,所以表现力最强.四、动画设计规范动画标准1.符合基本的动画规律自然——该动则动、该静则静,该进则进、该退则退,该快则快、该慢则慢,该直则直、该转则转.连贯——动作之间有衔接、场景之间有衔接、元素之间有衔接、内容之间有衔接,避免跳跃的动画、中断的动画、停顿的动画和莫名其妙的动画.生动——或者以美动人、或者以情动人、或者以景动人、或者以神动人,让每个动作都抓人眼球、扣人心弦,让每个动作扮演角色、起到作用.2.符合基本的审美规律美观——每一个动作都有其个性和适用领域：淡入淡出动画像水一样温柔,飞入飞出动画像风一样迅疾,伸展层叠动画像鸟一样可爱,放大缩小动画像雷一般震撼……正式这些或快或慢、或强或弱、或大或小、或先或后、或显或隐、或长或短、或正或反等不同动画的相互协调、配合、补充,才能构成一幅幅精美的画卷,让我们能够陶醉于视觉享受之中.把握每个动画的特性,根据情境和内容进行组合,是做好PPT 动画的前提.创意——创意就是要做出人们内心深处喜爱但却没见过的东西.动画片里的动画,大家习以为常；flash动画,大家司空见惯；3D动画,现在也早已见怪不怪.但真正精彩的PPT动画,大家却不多见.用 PPT动画实现类似flash、3D的动画效果,人们一定会拍手称赞.这也是PPT动画的一个创意点.第二个创意点在于：PPT展示的主要是思想和观点, 更强调逻辑、数据、提炼,如何把枯燥、呆板、抽象的文字、图片等信息转化为形象、生动、具体、条理清晰、逻辑严密的画面,是PPT动画的最大挑战也是最大优势.没有创意的PPT动画,会像白开水一样平淡无味,有了创意,动画才有味道.精致——专业和业余的最大区别是什么细节正宗和山寨的最大区别是什么细节大的动画谁都能模仿,但细节往往被忽视；大的动画谁都能把握,但专业更在乎细微之处的功力.最简单的例子：用PPT动画表现太阳的轨迹,初学者往往直接画一个圆形的太阳由左到右做弧形路径,而专业动画师更注意其中的细微变化——由大到小再到大,由红到白再到红,由快到慢再到快,整个背景也会由暗到白再到暗.3.符合PPT应用的规律观众不同,动画效果不同：年轻人喜欢紧凑动画,中年人喜欢沉稳动画；男性喜欢帅气动画,女性喜欢温柔动画；东方人喜欢复杂动画,西方人喜欢简洁动画……但也不尽然.教育背景、工作经历、性格特点等都对动画的喜好有所侧重.行业不同,动画效果不同：政府类PPT,讲究简洁、大气；科技类PPT,讲究动感、炫丽；商务类PPT,讲究庄重、严谨；工业类PPT,讲究干脆、冲击；文化类PPT,讲究个性、厚重；食品类PPT,讲究热情、快捷……主题不同,动画效果不同：企业宣传类PPT,追求快节奏、炫动作、精美的动画；工作汇报类PPT,追求简洁、创意和连贯的动画；咨询报告类PPT,追求简洁、清晰、有冲击力的动画；个人娱乐类PPT,追求个性、张扬、出神入化的动画；培训课件类PPT,追求简单、形象、一目了然的动画……种类不同,动画效果不同：片头动画要能扣人心弦,强调动画能够引人注目,逻辑动画能够环环相扣,形象动画能够衬托主题,片尾动画让人回味无穷.4.符合PPT表现的内容PPT动画的根本在于因内容而变化.对内容的表现力越强,动画效果就越成功.主要体现在两方面：其一,要看得清.重点内容动画明显,停留时间长,甚至用一些动画特别强调；次要内容用稍弱的动画,停留时间短一些甚至一闪而过；修饰性动画则若隐若现,避免干扰画面.其二,要演得准.每个动画都是有一定内涵的,时间、方向、速度、显着与否所带来的感受是不同的.同时出现的动作往往代表了并列关系,先后出现的动作往往代表了因果关系；由一到多的动作体现了扩散关系,由多到一的动作体现了综合关系；相向进入的动作体现了聚合或冲突,相反退出的动作则体现了分裂或脱离；大面积淡入淡出体现的是重点内容,小面积飞入飞出体现的是无关紧要……选择最对的动画,而不是选择最炫的动画.二级同步导航动画注意细节处理：在改变图形大小的同时,还要注意改变文字的大小；在图形变大时,会对旁边的小图形产生挤压效应,小图形的位置也要稍作移动.柱图韵律升降动画一般来说,如果项目较多,或者数据较小,就采用横向排列；如果项目较少,或者数据较大,则经常采用纵向排列.纵向排列,柱形会显得修长、洒脱,数据对比更加明显,动画就显得更加帅气.动画要诀1.动作要逼真一是符合规律；二是细节到位；三是逻辑清晰.2.节奏要变化要让PPT时快时慢、时紧时松、时强时弱,用PPT的节奏控制观众的心跳,这样的PPT才能让人记忆深刻.3.层次要分明主动画,一般是标题、主图片、主图表所做的动画,这是每页PPT的中心,也是让观众注意的焦点.这类动画做得要醒目、大气、丰满、充满创意.次动画,一般是分标题、说明性文字、解释性图片、衬托性线条、衬托性箭头、衬托性文字等所做的动画.它们随主动画变化而变化,职责也是说明和烘托主动画.背景动画,一般都是背景性元素所作的动画效果.这类一般较少使用,即使使用也要做得很浅,不要抢了主题.动画的层次要坚持两个原则：主次动画有所区分：如果画面里的动画没有主次动画之分,都一样用力,表现力会很弱,且缺乏逻辑.主次动画相互配合：主画面为核心,它能够让别的动画黯然失色；其他动画为辅助,要能烘托主题氛围,对主动画起到衬托作用.4.前后要连贯不要有断档：PPT中的对象不要一下子消失、一下子出现,任何对象的消失和出现都跟前后的对象动画联系在一起.不要有停顿：只有讲解的地方才停顿,即便此时最好也做一点装饰性动画,避免出现空白画面.不要有跳帧：做帧动画的时候,帧速要快,一般一秒10帧以上看起来才连贯.其基本方法是：对象既要有进入动画,也要有退出动画,前一个对象的退出动画跟下一个对象的进入动画相衔接；在做跨幻灯片衔接时,复制上一页的对象到下一页做退出动画.5.风格要统一符合主题：动画的感觉要与主题的要求保持一致.动作成套：在一套ＰＰＴ里,一定会有经常使用的固定动画,这些动画给这个PPT的动画定下基调,相似的对象都采用相似的固定动画；还要有一些辅助性的动画效果,它们因为对象和场景的不同而略有变化,给画面增加一些多变的感觉.适当重复：重要的或重复性对象,一般采用相同的动画.比如开场动画和片尾动画一般是相同的；过渡页动画相同而且反复出现；标题的动画也是重复进行.这也能很好地强化动画的统一风格.6.创意要新奇符合四条标准独特的：与众不同才能吸引眼球.原创的：网络信息化时代,原创为王.抄袭、拼凑甚至借鉴都无法获得持续的好评.巧妙的：偶尔来一些小惊喜,“恍然大悟”是最有效的调味品.精美的：再有创意的东西,一旦和丑建立关系就变得一文不值了.要精美,就需要符合前面五条标准.五、制作素材规范1.导航系统导航系统主要包括1从片头动画、封面、前言、目录、切换页、正文页、结尾页等一套完整的PPT架构.一般来说,我们不提倡超过七个单元的内容目录,这会让观众非常累,三个或者五个单元是比较理想的目录,目录的版式也容易设计.2封面幻灯片包含标题、公司名、日期等标题放置于中间醒目的位置上,公司的Logo则于底部位置.3每页都有页码圆体10中文,Tahoma/Trebuchet MS 10英文.在末页幻灯片上还可表达作者的感谢与期盼,有时还含作者的电话、电子邮件等.2.字体和字号“10/20/30法则”认为10张幻灯片是最完美的长度,最多在20分钟内讲完,字号不小于30磅.插入一张幻灯片中的文本行数最多不要超过5-6行标题除外,字号要大到只能够写5-6行,这才是幻灯片文字应该用的基本大小.幻灯片设置为A4大小最适合打印、充分利用纸张,文字基本上要选择30磅大小.如果是用稍微缩进的段落作为说明或是图表的注释,文字要比基本尺寸30磅小一些,大概选择20磅就可以了.幻灯片中使用的字体类型,最佳选择就是“微软雅黑”+“20-30磅字体大小”=“观众远眺最容易看清的幻灯片”.行距应介于和之间.在提供正文阅读服务的情况下,适合用serif字体进行排版.投影状态下我们更倾向于推荐使用无衬线字体.字体的类型有衬线体和无衬线体.衬线体：英文字体为：Garamond,Georgia,TimesNewRoman；中文字体：宋词体、仿宋体等.无衬线体：英文字体：Arial,Arial Black,Arial Narrow,Tahoma；中文字体：黑体,幼园等.附：五种经典字体组合PPT的文字特点：1文字起到提示、注释和装饰作用,主要服务于图片、图表.宋体：较为严谨,更适用于PPT正文使用.黑体：较为庄重,可以用于标题或需特别强调的区域.隶书与楷体：有一定的艺术特征,辨认性较差,不太适用于PPT.2相对于西方字体,汉字较复杂,所以西文PPT可以使用12号字,汉字的字号尽量不要在14号以下.3字号要能体现出层次性,标题、图表文字、注释文字等之间的字号要有明显区分,一般间隔2号以上才合适.如果要通过字号变化突出重点内容,一般被强调的文字字号至少要加大4磅.建议按如下标准制作：大标题 44 点粗体标题一 32点粗体标题二 28点粗体标题三 24点粗体1密度非常低的文稿字体：Sandol Gothic 标题、Gill Sans正文字体种类：2种字体大小：标题48,正文422密度低的文稿字体：Sandol Gothic B题目/内容提要/正文一部分,Sandol Gothic M正文字体种类：2种字体大小：题目24,内容提要20,正文提要163一般密度的文稿字体：Sandol Gothic B题目/内容提要/正文一部分,Sandol Gothic M正文,Gulim脚注等字体种类：3种字体大小：题目20,内容提要16,正文14,脚注124高密度文稿字体：Sandol Gothic B题目/内容提要/正文,Sandol Gothic M正文一部分,Gulim正文字体种类：3种字体大小：题目18,内容提要14,正文10-12文字设计技巧：利用灰色“隐蔽”内容,让灰色自动变成备胎.将内容打散,每个条目依次出现,或者直接换页比较清晰,有冲击力.衬托文字的方法：加粗、划线、改变字体、反衬、改变颜色和字号.用大字号、形象化释义.每个PPT中所使用的字体以2-3种为宜.英文字体选择：大段英文,小字号适合用字体TIME NEW ROMAN；Arial字体也是大段英文的好选择；用Arial Black字体来强调重点不错；Arial和Arial black可以形成鲜明又不冲突的对比；各种Helvetica字体简洁、现代感强,适用于商业PPT；Impact和Stencil字体适合修饰大标题.数字字体选择：推荐优先使用英文Arial字体.Helvetica字体更加稳重,但是必须在电脑中先安装该字体库才能使用,并且加大字号时显示效果才明显.如果没有太特别的要求,为了简便,统一使用“微软雅黑”字体也是可行的选择.3.文字颜色和背景色背景色与文字的颜色反差越大,文字越容易被辨别.蓝色等冷色系具有远观的特性,远远看去,白色文字就像是浮在背景上.所以,在制作幻灯片时,最佳搭配就是以暗蓝为背景颜色,白色为文字颜色.如果需要印刷资料,就选择“白底黑字”,这样就两全其美了.颜色统一,整个文稿有2-3种颜色就足够.附：颜色搭配幻灯片简易配色法：主色和点缀色所谓主色就是指画面中面积最大的那个颜色,建议使用低饱和度或高明度的颜色作为主色.这样的配色就显得比较高雅.点缀色就是那些不会大面积使用,仅仅用来表示强调或用在线条描绘上的颜色,这样的颜色可以用一些饱和度较高或者明度较低的颜色.单色配色法所谓单色,并不是指只用一种颜色,而是指用一种颜色及这种颜色的不同明度或灰度搭配起来配色,这样既不会觉得颜色很乱,又不会显得单调.双色配色法用一种颜色做主色,用这种颜色的对比色做点缀色.4.文字方向一般的PPT中文字左右横置,要让标题和正文字体排版有变化.改变不同段落之间的距离,大段落之间距离要明显大于小段路之间间距.尽量采取一句话一行排版,不写成一段话.在演绎唐诗宋词古文等题材时,可采用竖置排列特别有文化感.无论是中英文都可以把文字斜向排列,斜向文字往往需配图美化,配图与文字的角度呈九十度,可让听众将注意力集中到斜向文字上.5.图表设计在图形中使用容易描述的颜色.把图表中的数据按照适当的顺序排列：最上面是值最大的项,下面按由大到小的顺序排列；最上面是值最小的项,下面按由小到大的顺序排列.饼图：用来表示部分占总体的比例.表示的部分较少,将图例直接标到扇区上效果更好.如果需要比较各个数据的大小,百分比堆积柱形图和条形图则是更理想的选择.半圆图既能保持圆的印象,又能让大小顺序更明显,是形式新颖的不错选择.在做饼图时,第一组数据一定要从饼图的正中位置开始.一个饼图不能超过八个部分；饼图所有部分综合应该是百分之百.柱形图：主要用来比较多个数据,能一目了然呈现其大小关系.可以对多个事物对比,也可以对同一事物不同时间的对比.复杂数据通常用柱形堆积图.堆积柱形图只有底端数据对齐,因此最重要的数据对比应放在底端.折线图：主要用来表示数据随时间变化.数据对比感没有柱形图强烈,对比一组少量数据时使用柱形图效果更好.折线图有两个特点：折线图表示的时间是连续的,而柱形图看起来是离散的.折线图随时间变化的属性更明显,读者不用看坐标轴就可以将之与时间变化对应.折线图可以同时比对多组数据,而堆积柱状图仅能对底端的数据和各种数据之和做到良好的对比.折线加粗可以让图表更美观易于辨认.折线图与面积图可以等价,但对于多组数据比较,面积图虽然可以用透明避免数据遮盖,但透明后视觉效果会大打折扣.如果只是反应一组数据随时间变化,面积图的效果更好.粗边面积图则集成两者的优点,既着重表示轮廓,又通过面积。