采购部体系建设组织架构工作流程细则制度

采购部架构图

经理：AAA

（1）每种原材料选择2－3家供应商。

（2）与供应商签订长年协议，不管市场怎样变化，都定期从供应商处购货，让其感到我们在其眼中重要性和稳定性。

（3）与供应商之间要有信誉度，让其非常希望和我们合作。

（4）在与供应商定价前，充分了解市场，能争则争，但不能太过苛刻，为以后的合作铺路。

（5）在与各供应商合作期间，要抓大放小，互惠互利，合气生财。

2、建立供应商管理机制

（1）对每个供应商所有资料建立详细档案。

（2）通过与供应商之间的合作，定期对每个供应商的货物品质、交货期限、价格、服务、信誉等方面进行分析，确定与哪个供应合作对我们比较有利，然后评出最佳合作伙伴。

（3）多与供应商联系或定期与供应商会面，一来多了解信息，二来增加双方友谊。

（4）建立供应商往来明细帐，分清记帐，做到帐目准确无误。

3、供应商选择及评估

（1）新供应商的选择

客户指定之供应商由客户依据其本身规定进行评估，须注明针对某客户，且不能因此而直接被推存为成其他客户的供应商

（2）供应商的评估和考核

根据采购部的预选供应商名单及供应商评估调查表，采购部负责组织采购人员组成评估小组到预选供应商处进行供应商的评估和考核，并将评估和考核的结果记录与供应商评估调查中，评估小组根据质量体系和特定的质量保证要求和供应商调查表中的项目及内容对供应商提供的相关资料和样品以及供应商的生产现场和生产能力等进行评估和考核

（3）合格供应商核准

采购部将供应商评估和考核的结果及资料进行整理后呈报采购经理核准，经采购经理批准后的供应商被列为合格供应商，由采购部助理将其登记合格供应商手册，并将其资料整理建档，同时将合格供应商名单报财务部。

（4）采购过程中产品质量监控

依公司对采购产品之质量要求，质管部应对供应商所提供的采购产品之质量进行统计，并将统计的结果和状况记录于供应商绩效监控统计表中，对连续3批检验不合格并拒收和退货的供应商，由采购部通知供应商整改，并在供应商限期改善的时间内对其执行纠正和预防措施做效果确认。

（5）供应商定期评估、考核

供应商定期评分为月评估和年度考核，供应商月评估：采购部每月应对供应商的质量、交期、配合度或服务进行评估（统计时段为上月结日—本月月结日）于次月10日前实施供应商月评估经采购经理核准后提交财务部，对于月交货少的供应商可以按季度进行评估。

4、实施采购计划

（1）加快采购资金周转率

（2）提高采购成本降低率

（3）提高供货及时性

（4）减小原料供应警戒线与差额比率

（5）降低运输成本

5、制定帐物管理办法

（1）依据公司现状制订符合公司要求的原材料帐物管理办法

（2）根据各部门所报计划制定备品备件帐管理办法，满足生产需求6、部门业务合作方法

（1）与仓库的合作方法

①货物入厂后，采购员与仓库人员做好沟通工作，确认物品到仓合格后，应及时向仓库人员寻要入库单。

②备品、备件、辅料现金购买后，先到仓库办理入库手续，再到财务核对报帐

（2）与财务室的合作办法：

①给原材料供应商的付款、购货用现金采购依采购申请单，由总经理

签字，再到财务室办理请款。

②紧急物资采购由供应商开具的票据核查无误后，由部门经理→总经理签字→财务经理签字付款。

（3）与生产合作方法：各车间所需材料及物资，需填写物资采购申请单，由车间经理签字并确认仓库有没有，库存没有后交到生产部，在填写申请单时，要把名称、规格、参数、型号、数量，哪里用，急不急，车间那个部门都要写清楚。

（4）与营运合作方法：营运开业店铺通知后提前准备开业物资准确发放开业店铺。

7、统计、分析

（1）随时对库存进行核查、盘存。

（2）定期对市场进行调查、分析。

采购部岗位部署及职责

采购部经理：1人

1、执行采购战略，制定并完善采购部门的规章制度，经总经理审

批后执行

2、根据企业经营计划，制订物资采购计划与采购预算，以满足经

营活动的需要，降低库存成本

3、监督并参与大批量订货业务的洽谈工作，监督采购合同的执行

和落实情况

4、参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制

度，对不合格供应商进行处理

5、负责采购进度控制，指导监督跟单、催货工作，进行采购交期

管理，确保采购及时

6、审核年度、季度、月度需求计划，统一采购，减少开支，提高

资金运营效率

7、组织对采购物资的国内外市场行情进行跟踪，负责采购价格的

控制工作，并预测价格变化趋势

8、主持采购招标、合同评审工作，签订采购合同，监督执行情况，

建立合同台账

9、负责采购物资的废料、质量事故的预防与处理工作，定期编制

采购报告并呈总经理审阅

10、负责进行紧急采购，参与采购物资的验收，出现问题及时与供

应商联系，协商处理办法

11、负责采购人员的绩效、培训等管理工作

12、负责本部门的日常管理以及和与其他部门间的协调工作

13、大型事故索赔案件处理

采购部主管：1人

1、分派采购人员及助理的日常工作。

2、负责次要原料或物料的采购。

3、协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。

4、采购进度追踪。

5、审核一般物料采购案。

6、市场调查。

7、定期开展供应商考核

8、较大索赔案件处理

采购助理：1人

1、请购单、验收单登记。

2、订购单与合约的缮记。

3、交货记录及稽催。

4、访客的安排与接待。

5、采购费用的申请与报支。

6、进出口文件及手续的申请。

7、电脑作业与档案管理。

8、行政对接工作。

采购员：3人（负责公司所有原辅材料、杂物、设备、配件等采购工作）采购员：A（原材料）

采购员：B（辅料）

采购员：C（杂物、设备）

1、主经办一般性物料采购。

2、查访厂商。

3、与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。

4、跟踪供应商执行工作。

5、确认交货日期。

6、一般返货、退货、索赔案件处理。

7、收集价格情报及替代品资料