管理沟通-会议沟通

会议议程实例
M计算机公司 一号项目检查会议
日期：2001年12月4日，星期五 时间：下午2：30——3：45 地点：B大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况
议程
1．公司第四季度销售情况； 2．上次会议记录； 3．上次会议记录中提出的问题；4．××关于CPU进展报告； 5．××关于Case设计进展报告；6．××关于软件进展报告； 7．下次会议日期、时间、地点。
三、会议的组织工作
1. 会前准备
2.会议过程控制
3.会后工作
1、会前准备
（一）明确会议的必要性 （二）确定会议的目标 （三）拟定会议议程 （四）准备会议文件 （五）分发预阅资料 （六）确定会议主持人 （七）确定与会人员 （八）布置会议场所 （九）发放会议举办通知 （十）补充最新信息
2、会议过程控制
一、会议沟通模式
谁发言? 历时多久? 他(她)对谁讲话? 与谁交谈? 其后会有谁发言? 有几人?
图7.1 会议交际沟通模式实例
二、明确会议目的与类型
目的： （一） 信息共享 （二） 动员激励 （三） 信息传播 （四） 问题解决和决策制定 类型： （一）谈判 （二）通知 （三）解决问题 （四）决策 （五）交流
会议记录形式实例
M计算机公司
一号项目第6次检查会议纪录
Ø 时间、地点：会议于2001年12月4日(星期五)在B大厦第二会议室举行， 下午2：30开始。 Ø 出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉，庄子期 (主席)，无故缺席者有：李杰，张明，吴倩发来了请假条。 Ø 上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录。 Ø 上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说，有关客户仍在度假，所以 她没能邀请到他们来参加会议。 ·同意的行动：目亦梅在有关客户度6归来后邀他们参加会议。 ·完成的时限：下次会议前。 Ø 进展报告实例：周敏报告说，软件发展已在目标之列，可望在三月底前 完成第二版。然而，仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。 ·同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解决问题。 ·完成的时限：2001年12月21日 Ø 下次会厦第二会议室举行。
总结（有效会议沟通的组织）
影响会议效果的因素 （一）会议目的不明确 （二）会议持续太久 （三）简单问题复杂化 （四）发言者过于健谈 组织有效会议的策略 （一）不搞形式主义 （二）明确会议的目的 和目标 （三）提前分发会议备 忘录 （四）选择合适的与会 者 （五）控制好会议进程 （六）分发会议简报
3、会后工作
（一）贯彻好会议精神 （二）做好会议任务的监督和检查
四、会议议程
“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须 做的事”，一般也就把会议议程定义为 “在会议上要考虑的事务”
□ 会议时间(开始时间、结束时间)和地点 □ 会议目的
□ 会议议题的顺序
会议议程的设计
设计原则 （一）明确议题 （二）确定主次 （三）注重实效 （四）适时调整 （五）提供背景资料 设计步骤 （一）突出问题 （二）提出新议题 （三）选择重要议题 （四）确定时间 （五）表明顺序 （六）结束议程
会议沟通的优缺点
策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参 与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参 与，如同一个团队一样。 结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简 单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对 管理层的敌意越来越大，在40天内有17％的工人 离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水 平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚 度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就 达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17％。 对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。
启示？
会议沟通的优点和缺点
优点： ——产生更多的承诺 ——产生更好的决策 缺点： ——时间和效率 ——群体压力：从众心理 ——专家和领导压力 ——推卸责任：说而不做
格罗夫： 会议是管理工作得以贯 彻实施的中介手段
组织和参加会议
会议沟通模式 明确会议目的与类型 确定与会者构成 明确与会者角色职责 会议的组织准备工作 会议议程 会议记录
六、会议中的角色
主持人
其他与会者
会议角色之主持人
主持人 （一）作用 包括三个方面：一是引导；二是激励；三是控制 。 （二）主要职责 1.会前。明确会议的目的、起草议程、决定参加会议的人员、会议 举行的时间和地点以及准备分发的材料。 2.会议期间。营造合适氛围、宣布会议开始、控制会议进程、鼓励 与会者发言、作出决策、确认行动和职责以及宣布会议结束。 3.会后。重新检查会议记录、评估会议成果以及使所有成员都明确 会议结果。
会议角色之其他与会者
其他与会者 （一）会前 了解会议议程并阅读有关资料，明确会议的主题和目的，确认 在会议讨论内容中有哪些项目与自己有关，并对这些相关内容有 所考虑，应该持什么观点，用什么材料作论据来支持这些观点。 另外，要明确会议时间和地点。 （二）会议期间 注意倾听他人的观点，积极参与会谈，并且对所讨论的问题充 满兴趣。对涉及自己工作的决策、行动计划，应该做好详细记录。 （三）会后。全力贯彻会议精神，完成会议期间所分配的任务。
（一）宣布会议的主题和目的 （二）根据会议程序提出每个议题，然后征求有关与会者的意见 （三）给每个人表述自己意见的机会 （四）控制讨论进程 （五）如果会上出现各种不同的见解，主持人应该根据自己的理解 将各种观点加以概括。 （六）遵守预定的时间，不要拖延 （七）在每个问题讨论结束后加以概括，以便达成共识或作出决策。 （八）在会议结束时，对已取得的结果进行概括
Running Meetings
会议沟通
会议沟通的优缺点 组织和参加会议
会议沟通模式 明确会议目的与类型 会议的组织工作 会议议程 会议记录 会议中的角色 会场安排
会议沟通的优缺点
讨论1
某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺 重组。但以前在进行工艺重组时，工人的反应非 常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计 划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略： 策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们 解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么 做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的 期限； 策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存 在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最 后派出代表来制定新的标准和流程；
附件
1．软件进展报告，第7号；2．Case设计进展报告，第2号； 3．关于软件问题的短文。
五、会议记录
会议记录的内容 正式会议记录应该包括下列基本要素： （一）会议名称 （二）日期 （三）起止时间 （四）地点 （五）主办者 （六）出席人员 （七）缺席人员 （八）会议主席致开幕词并宣布会议议程 （九）会议过程 （十）会议决议