外贸家纺跟单的流程

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订单跟踪
• 订单跟踪是生产跟单员花费精力最多的环节，对 信誉良好的供应商，可以不費力进行订单跟踪。 但对一些重要或紧急的原料，生产跟单员则应全 力跟踪。 加工工艺是进行加工生产的第一步，对任何外协 件（需要供应商加工的原料）的跟单，生产跟单 员都应对供应商的加工工艺进行跟踪，如果发现 如果发现 供应商没有相关加工工艺能力， 供应商没有相关加工工艺能力，或者加工工艺能 力不足、应及时提醒供应商修改，并提醒供应商 力不足、应及时提醒供应商修改 如果不能保质、保量、准时到货，则要按照订单 条款进行赔偿，甚至採取對策（取消订单）。
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跟踪包装入库
• 跟踪成品檢驗：成品檢驗是产品生产的最重要环 节，这一环节的完成表明生产跟单员对货期有一 个结论性答案。 • 生产跟单员需要有较好的专业背景和行为工作经 验，否则，即使跟踪也达不到效果。 • 跟踪包装入库：此环节是整个跟踪环节结束点， 生产跟单员可能向供应商打个电话，完成包装入 库信息。如果时间允许，最好跟着车子到仓库， 确保订单完整性。
催单的规划
• 一般的监视。生产跟单员在下订单或签订合约时， 就应决定监视的方法。倘若订购的原料为常態， 则仅作一般的监视便已足够，通常仅需注意是 否确能按规定时间收到检验报表。 否确能按规定时间收到检验报表。可用电话 查询实际进度。 生产跟单员要了解实际进度，可从各项来源获知
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如供应商的制程 管制的资料、生产简报中所 得资料、直接访问供应商工 厂所见，或供应商依规定送 交的定期进行报表等。
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催单的方法
• 催单的方法主要有： 1. 按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一 定时间进行跟催。 2. 统计法。将订购单统计成报表，提前一定时 间进行跟催。 3. 跟催箱。制作一个30个格子的跟催箱，将订 购单依照日期顺序放入跟催箱，每天跟催相 应订单。 4. 定期跟催。于每周固定时间，将要跟催的订 单整理好，打印成报表定期统一跟催。 11
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具体如下： 事前规划。
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催单的作业要点
确定交货日期及数量。 了解供应商生产设备利用率。 要求供应商提供生产计划表或交货日程表。 確認供应商的原料及生产管理。 准备替代来源。 了解供应商备料生產情况。 企业提供必要的材料、模具或技术支援。 了解供应商的生产效率。交货期及数量变更的通知，及應急處理。 对交货迟延的原因分析及对策。 分析是否必须移转订单（更换供应商）。 执行供应商的奖惩办法。 完成交易后剩料、模具、图说等的收回。
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原料订购跟单的方法策略
订单发放给供应商后，生产跟单员并不是只等供 应商把所订购的原料按质按量的送到企业的仓库， 相反，生产跟单员及采购员在预定的交期数天前 提醒供应商，一方面给供应商适当的压力，另一方 面亦可及时掌握供应商不能按期交货或不能交够所 需数量等情况的第一手资料，从而采取相应措施来 处理。
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事中执行。
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事后考核。
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• 订单的需求量应与订购订单相匹配，或者小于订 购环境订单容量（经验丰富的生产跟单员不查询 系统也能知道），如果不對则提醒订购员；另外， 对计划人员的错误操作，生产跟单员应及时提出 来。
• 制定订单说明书
• 订单说明书：主要内容有（原料名称、确认的价 格、确认的质量标准、需求量、是否需要特別要 求……等方面），另附有必要的图纸、技术规范、 检验标准等。
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发出订购单
• 订购单是原料订购跟单的重要依据之一，是双方作为交货、 验收、付款的依据。订购单的内容特别侧重交易条件、交 货日期、运输方式、单价、付款方式等。另外在订购单的 背面，多会有附加条款的规定，亦构成订购条件的一部分， 其主要内容包括： • 交货方式。新品交货附带確認時間、交货时间等规定。 交货方式。新品交货附带確認時間 交货时间等规定。 確認時間、
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熟悉原料及加工流程 熟悉原料及加工流程
• 生产跟单员首先应熟悉订购单內容，有时可 能从来没有进行订购过的原料项目，其订购 环境不一定熟悉，要花时间去了解原料项目 技术资料等。 • 订单的难度也應注意，有些可能需要特別去 订购，值得注意，但大大增加了订单环节的 操作难度，手续复杂，货期长，监控操作困 难。
• 验收方式：检验方式。检验設備、不合格品的退换等
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规定，超交或短交数量的規定。 罚则。迟延交货或品质不符的扣款，赔偿处分或取消合约 的规定。 履约保证。按合约总价百分之几，退还或没收的规定。 品质保证。保用或保固期限，无偿或有偿换修等规定。 仲裁和诉讼。买卖双方的纷争，仲裁的地点或诉讼的法院。 其他。例如卖方保证买方不受专利权分割的控诉。
跟单的流程
• 跟单的流程为：制作订购单、订单跟踪、原料检 验与原料进仓。 1. 制作订购单（清单）：生产跟单员在接到需用部 门的请购单，或接到订购员的请购单之后，应立 即制作成订购单传真或发电子邮件给供应商订购 原料。 2. 生产跟单员在制作订购单时应注意以下要点： • 审查请购单：请购单的发出是原料订购跟单的起 点，它通常是由需用部门所制作的单据。 • 请购单的内容通常有请购原料的名称、规格、料 号、请购数量、需要日期等。
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价格确认
• 由于订购环境的变化，作为生产跟单员应 对订购最终的价格负责ห้องสมุดไป่ตู้不能认为价格的 确定完全是订购员的责任，生产跟单员有 責任维护最大利益。
• 确认质量标准
• 生产跟单员日常与供應商的接触大于订购 员，由于供應商的变化，前一订单的质量 标准是否要调整，跟单操作应发挥应有的 作用。
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确认原料需求量
供应商的进度资料。
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• 预定进度进程。生产跟单员可在订单或合约中明确 规定，供应商应编制预定时程表。此项规定，可在 报价说明中。所谓预定时程进度表，应包括全部筹 划供应作业的里程，例如企划作业、设计作业、订 购作业、工厂能量扩充、工具准备、组件制造、分 装配作业、完工试验及装箱交运等全部过程。此外， 应明确规定供应商必须编制实际进度表，将预估进 度并列对照，并说明延误原因及改进措施。 • 工厂实地查证。对于重要原料的订购，除要求供应 商按期递送进度表外，生产跟单员还應实地前往供 应商工厂查证。此项查证，应在合约或订单内明确 约定，必要时专人驻厂监督。 • 特案的处理。有些特殊性的订购案，如重大订购案 等，可用日程計劃表来进行催单管理。
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生产跟单员在审查请购单时 应着重于以下内容：
• 适当的请购人。请购所需的内容，只有使用部门(原料管理 部门)最为清楚。由这些部门提出请购，最能正确表达各项 原料需求的内容与附属条件。以书面的方式提出。 • 原料的订购，有时牵涉到相当复杂的内容，若仅以口头方 式提出要求的条件，不但容易发生沟通上的错误，将来的 验收时若与实际的需求发生差距时，因“口说无凭”，买 卖双方徒增纷争。因此，若能以“请购单”详载所需原料 的名称、规格、料号、数量、需要日期等内容，可使请购 的诉求趋于明确与周全。 • 确定原料需求的内容。即确实表明原料在质量上的一些条 件，包括原料的成分、尺寸、形状、强度、精密度、耗损 率、不良率、色泽、操作方式、维护等各种特性，以及售 后服务的速度、次数、地点、态度等。 • 以规格表明需求的水准。 • 预算的限制。需求的内容及水准，与预算有密切关系，因 此，在提出请购之前，必须先就代价的上下限加以盘算。
• 跟踪加工工艺
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跟踪原材料
• 备齐原材料是供应商执行工艺流程的第一步，有 经验的生产跟单员经常会发现，供应商有时会撒 谎，如有可能，生产跟单员必须实地考察，看个 究竟，必须提醒供应商及时准备原材料。不要存 在马虎心理，特别是对一些信誉差的供应商要提 高警惕。
• 跟踪加工过程
• 不同訂單（或原料）的加工过程不同，为了保证 货期、质量，生产跟单员需要对加工过程进行监 控。有些原料订购，其加工过程的监工小组要有 生产跟单员参加，例如：大數目项目订购、關鍵 材料订购等。