2020建设工程档案管理制度
严格工程项目档案管理制度
严格工程项目档案管理制度一、总则1. 工程项目档案管理制度是为了规范工程项目文件资料的管理，保证工程质量和安全，提高工程管理效率。
2. 本制度适用于公司承担的所有工程项目，从项目立项到竣工验收的全过程。
3. 工程项目档案管理工作应遵循真实、准确、完整、系统的原则。
二、组织机构与职责1. 设立专门的项目档案管理机构，配备专业的档案管理人员。
2. 档案管理人员负责制定档案管理计划，组织实施档案的收集、整理、归档和保管工作。
3. 项目团队成员应积极配合档案管理工作，按时提交相关文件资料。
三、文件资料的收集与整理1. 项目文件资料包括但不限于设计文件、施工图纸、会议纪要、进度报告、质量检验记录等。
2. 所有文件资料必须按照国家标准和行业规定进行分类、编号和存档。
3. 档案管理人员应定期检查文件资料的完整性，确保无遗漏、无缺失。
四、档案的保存与保管1. 建立电子档案和纸质档案双重保存机制，确保档案的安全和可靠。
2. 电子档案应备份至少两份，分别存放在不同的安全位置。
3. 纸质档案应存放在符合防潮、防火、防虫害要求的专用档案室内。
4. 对于重要和敏感的档案资料，应实行权限管理和访问控制。
五、档案的利用与查询1. 建立档案查询系统，方便项目团队和相关人员查询使用。
2. 对于外部查询，应严格按照公司规定和法律法规进行审查和批准。
3. 确保档案信息的安全，防止泄露可能影响项目安全和公司利益的信息。
六、监督检查与持续改进1. 定期对项目档案管理工作进行自查和审计，发现问题及时整改。
2. 根据项目实际情况和管理需求，不断完善和优化档案管理制度。
3. 鼓励项目团队成员提出改进建议，共同提高档案管理水平。
七、附则1. 本制度自发布之日起实施，由公司档案管理部门负责解释。
2. 如有与国家法律法规相抵触之处，以国家法律法规为准。
江西省城市建设档案管理办法2020
江西省城市建设档案管理办法2020第一条为加强我省城市建设档案管理、保护和利用，根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》等法律、法规，结合本省实际，制定本办法。
第二条本省行政区域内城市建设档案的收集、整理、验收、移交、接收、保管、利用等管理活动，适用本办法。
第三条本办法所称城市建设档案（以下简称城建档案），是指在城市建设和管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种载体文件材料。
第四条城建档案管理工作应当遵循统一领导、统一标准、集中保管、分级管理和谁形成谁负责的原则，维护城建档案的完整和安全，便于社会各方面的利用。
第五条县级以上住房和城乡建设主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作，业务上受同级档案主管部门的监督、指导。
城建档案管理机构（以下简称城建档案馆）负责所辖区域内城建档案的验收、收集、保管和提供利用。
省级城建档案管理机构负责省级住房城乡建设管理部门相关城建档案的收集、保管和提供利用。
按照国家有关规定适时对本省行政区域内重要城市建设档案电子数据进行备份保存，为应对城市突发性事件提供服务。
第六条城建档案馆重点管理下列档案资料：（一）各类城市建设工程档案：1.工业、民用建筑工程，包括工厂、城镇住宅、商业、机关、学校、社会公益事业以及其他公共建筑工程等；2.市政基础设施工程，包括城市道路、广场、停车场、桥梁、涵洞、隧道、排水、污水处理、地下公共设施及附属设施的土建、管道、设备安装工程等；热力工程等；燃气、供水、路灯照明、包括道路绿化、公用基础设施工程，3.4.交通基础设施工程，包括加油站、加气站、充电站、公共交通场站、长途客运场站、铁路运输场站、集装箱运输场站、轨道交通、民用机场、港口、码头、索道、缆车工程等；5.园林建设、风景名胜建设工程，包括城市绿地、公园、动物园、植物园、游乐园、专类园、风景名胜区、标志性设施、雕塑工程、城市古建筑、历史文化建筑、历史文化街区工程等；6.市容环境卫生设施建设工程，包括公厕、垃圾压缩站、垃圾填埋场、垃圾处理以及其他重要环境卫生设施工程等；7.城市防洪、抗震工程；8.结合民用建筑修建的地下防空工程；9.军民共建工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图；10.绿色、智能、智慧、生态建筑工程和海绵城市、城市体检（双修）工程、采用BIM技术工程等。
枣庄市人民政府关于印发枣庄市城市建设档案管理办法的通知-枣政发〔2020〕9号
枣庄市人民政府关于印发枣庄市城市建设档案管理办法的通知正文：----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------枣庄市人民政府关于印发枣庄市城市建设档案管理办法的通知各区（市）人民政府，枣庄高新区管委会，市政府各部门单位，各大企业：《枣庄市城市建设档案管理办法》已经市政府第61次常务会议审议通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。
枣庄市人民政府2020年12月9日枣庄市城市建设档案管理办法第一条为了加强城市建设档案管理,充分发挥城市建设档案在城市规划、建设和管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》《城市建设档案管理规定》等法律法规规章，结合本市实际，制定本办法。
第二条本办法适用于本市行政区域内城市建设档案的报送、接收、收集、保管、利用和管理。
本办法所称城市建设档案（以下简称城建档案），是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。
第三条市、区（市）人民政府应当加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业纳入城市建设发展规划，将档案事业发展经费列入政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。
第四条市、区（市）住房城乡建设主管部门负责本辖区城建档案的监督管理工作，业务上受同级档案管理部门的监督、指导。
市城建档案管理机构是全市城建档案资料的存储、利用和咨询、服务中心，负责薛城区、山亭区、市中区、峄城区、台儿庄区、枣庄高新区城建档案和市级以上重点建设工程档案管理工作。
滕州市城建档案管理机构负责本辖区内城建档案的管理工作。
第五条城建档案管理机构应当组织城建档案管理人员进行业务培训，建立健全城建档案管理制度。
工程施工档案资料管理制度
工程施工档案资料管理制度第一章总则第一条为规范工程施工档案资料管理，保障工程施工过程中各类资料的保存、整理、归档和利用，提高工程施工档案资料管理的效率和规范性，制定本制度。
第二条本制度适用于工程施工过程中产生的各类施工档案资料的管理工作。
施工档案资料包括但不限于设计文件、施工组织设计、施工方案、材料报审资料、进度计划、现场记录、变更确认单、竣工资料等。
第三条工程单位应当建立健全完善的施工档案资料管理制度和规范操作流程，并严格执行。
第四条工程单位应当配备专业的施工档案管理员，制定相应的管理制度和考核办法，定期开展培训和考核，提高施工档案管理人员的业务水平。
第五条工程单位应当将施工档案管理列入日常管理工作，并作为关键要素纳入质量管理体系和安全生产管理体系中。
第六条工程单位应当为施工档案管理工作提供必要的资金、物质和人力支持，保证管理工作的正常运转。
第七条工程单位应当建立健全的施工档案资料保密制度，保护各类施工档案资料的机密性和完整性。
第二章施工档案资料管理流程第八条施工档案资料管理流程应包括资料的产生、整理、归档和利用四个环节。
第九条资料的产生环节是指各类施工档案资料在施工过程中的产生和收集的过程。
涉及的资料主要包括设计文件、施工方案、材料报审资料、现场记录等。
第十条资料的整理环节是指对所产生和收集的各类施工档案资料进行分类整理，确保资料的完整性和准确性。
第十一条资料的归档环节是指将整理好的各类施工档案资料按照规定的归档标准和流程进行归档，便于查阅和利用。
第十二条资料的利用环节是指在需要时，按照规定的程序和权限查阅、提取和利用各类施工档案资料，以支撑工程施工活动的顺利进行。
第十三条工程单位应当明确施工档案管理的工作流程和工作责任，确保每个环节的工作都得到有效的组织和协调。
第十四条工程单位应当配备足够的施工档案管理人员和专业设备，确保管理工作的顺利进行。
第十五条工程单位应当建立健全的档案管理系统，实现施工档案资料的数字化管理和网络化共享，提高管理效率和便利性。
工程档案规章制度
工程档案规章制度一、总则1. 本规章制度适用于所有参与工程项目的单位和个人，旨在规范工程档案的收集、整理、保存和使用过程。
2. 工程档案管理工作应遵循真实性、完整性、系统性和保密性的原则。
3. 所有参与单位应指定专人负责工程档案的管理工作，确保档案的质量和安全。
二、工程档案的分类与收集1. 工程档案包括但不限于设计文件、施工记录、监理报告、验收资料、合同协议等。
2. 各参建单位应根据项目进度及时收集和整理相关档案资料，并按照规定的格式和要求进行归档。
3. 对于特殊工艺或重要节点的施工，应详细记录施工过程，并附上相应的图片或视频资料。
三、工程档案的整理与归档1. 工程档案应按照国家和行业标准进行分类、编号和装订。
2. 档案整理人员应对收集到的资料进行审核，确保其真实、有效，并及时纠正错误或遗漏。
3. 归档的工程档案应建立电子档案库，实现纸质档案与电子档案的同步更新和管理。
四、工程档案的保管与维护1. 工程档案应在规定的期限内妥善保管，防止损坏、丢失或泄露。
2. 对于借阅或复制档案资料，应建立严格的审批和登记制度，确保档案的安全。
3. 定期对存储环境进行检查和维护，确保档案存放条件的适宜性。
五、工程档案的应用与开发1. 工程档案作为项目决策和后期运维的重要依据，应充分利用其价值。
2. 鼓励通过技术创新手段，如大数据分析、云计算等，提高工程档案的应用效率。
3. 对于历史工程档案，应进行定期的评估和更新，以保持其参考价值和应用性。
六、违规处理与监督1. 对于违反工程档案管理规定的行为，应根据情节轻重进行相应的处罚。
2. 建立工程档案管理的监督机制，确保规章制度的有效执行。
3. 鼓励公众和利益相关者参与监督，共同维护工程档案的规范管理。
七、附则1. 本规章制度自发布之日起实施，由项目管理单位负责解释。
2. 如有未尽事宜，可根据实际情况适时修订和完善。
工程部档案管理制度范本
工程部档案管理制度范本第一章总则第一条为了规范工程部各类档案的管理工作，保证档案的安全、完整、可查，提高档案利用价值，特制定本制度。
第二条工程部各类档案包括工程项目资料档案、技术文件档案、会议记录档案、工程维护档案等。
第三条工程部所有资料档案由工程部负责人统一管理。
第四条工程部负责人为工程部档案的管理者，全面负责工程部档案的保管、整理、查询等工作。
第五条工程部所有员工要严格遵守档案管理制度，确保档案的保密性和安全性。
第六条工程部档案管理应当遵守国家有关法律法规和档案管理规范，加强档案管理的学习和培训。
第七条工程部档案管理制度的修订由工程部负责人负责，并报工程部领导及相关部门审核通过。
第八条本制度自颁布之日起执行。
第二章档案的种类和管理范围第九条工程部档案包括工程项目资料档案、技术文件档案、会议记录档案、工程维护档案等。
第十条工程部档案管理范围包括工程部内部的各类档案以及与其他部门有关的档案。
第十一条工程部档案应当分类存放，各类档案按照文件编号和存放位置进行标注。
第三章档案的保管和整理第十二条工程部档案的保管应当定期清点、盘点，确保档案的完整性和安全性。
第十三条工程部档案的整理应当按照文件目录和日期顺序进行分类整理，保证档案查阅的便捷性。
第十四条工程部档案的保密性应当得到严格保护，不得随意外借、复制、篡改。
第十五条工程部档案的损坏或遗失应当立即报告工程部负责人，并按照相关规定进行处理。
第四章档案的查询和利用第十六条工程部员工有权查询工程部的档案，但须经工程部负责人同意。
第十七条工程部员工查询档案应当填写查询差登记表，详细记录查询目的和内容。
第十八条工程部员工利用档案进行资料查询和工作参考，应当遵守涉密条例，确保档案的安全性。
第五章档案的归档和销毁第十九条工程部档案应当按照文件目录和日期顺序进行归档，确保档案的有序存放和查阅。
第二十条工程部档案根据保管期限和重要性进行分类处理，定期清理和销毁过期档案。
工程建设项目档案制度内容
工程建设项目档案制度内容工程建设项目档案制度的核心目的是保证项目信息的准确性、完整性和可追溯性。
一个完善的档案制度不仅能够为项目管理提供决策支持，还能在项目交付后为维护和运营提供必要的资料保障。
因此，制度内容应涵盖以下几个方面：一、档案管理制度的基本原则制度应明确档案管理的目标、原则和责任分配。
确立以项目为中心，服务于项目管理全过程的原则，并明确各级管理人员在档案工作中的职责和义务。
二、档案的分类与编码根据工程建设的特点，档案应按照专业、类型和重要程度进行分类。
同时，建立统一的编码系统，便于档案的检索、存储和使用。
三、档案的收集与整理规定档案的收集范围、方法和时限，确保档案的全面性和及时性。
对于电子档案和纸质档案，都应有明确的整理标准和流程。
四、档案的存储与保管制定档案的存储条件、保管期限和保密要求。
对于重要档案，应采取特殊的保护措施，确保其安全无损。
五、档案的利用与借阅明确档案利用的规则和程序，包括内部人员和外部人员的借阅权限、借阅手续等，既保障档案的安全，又满足合理利用的需求。
六、档案的移交与归档项目结束后，应及时进行档案的整理、评估和移交工作。
确保所有相关档案按照规定的时间和要求归档到相应的档案管理部门。
七、档案的数字化与信息化管理鼓励和支持采用现代信息技术手段对档案进行数字化处理，提高档案管理的效率和水平。
同时，建立健全电子档案管理系统，确保档案信息的长期保存和便捷使用。
八、制度的监督与考核设立专门的监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。
通过考核结果反馈，不断优化和完善档案管理制度。
九、违反制度的处理办法对于违反档案管理制度的行为，应有明确的处理办法和责任追究机制，确保制度的严肃性和执行力。
十、制度的修订与更新随着工程建设实践的发展和技术的进步，档案管理制度也需要不断修订和更新。
制度应包含修订的程序和频率，以适应新的管理需求。
2020年建设工程档案管理规范精品
2020年建设工程档案管理规范精品中华人民共和国国家标准P GB/T 50328—2001建设工程文件档案整理规范Code for construction project documentfiling and arrangement2001—03—05 发布 2001—07—01 实施联合发布中华人民共和国建设部国家质量技术监督局关于发布国家标准《建设工程文件归档整理规范》的通知建标[2002] 8号根据我部“关于印发《二000至二00一年度工程建设国家标准制订、修订计划》的通知（建标[2002] 87号）的要求，，由建设部会同有关部门共同制订的《建设工程文件归档整理规范》，经有关部门会审，批准为国家标准，编号为GB／T50328－2001，自2001年5月1日起施行。
本规范由建设部负责管理，建设部城建档案工作办公室负责具体技术内容的解释，建设部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行。
中华人民共和国建设部2002年1月10日前言本规范是我部“关于印发《二000至二00一年度工程建设国家标准制订、修订计划》的通知“（建标[2002] 87号）的要求，由建设部城建档案工作办公室会同有关城建档案馆共同编制而成的。
在编制过程中，规范编制组开展了专题研究，进行了比较广泛的调查研究，总结了多年来建设工种文件归档整理工作的经验，参考中华人民共和国国家标准GB／T 11822－2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》，并以多种方式广泛征求了全国有关单位的意见，对主要进行了反复修改，最后经审定定稿。
本规范主要规定的内容有：工种文件的归档范围及质量要求，工程文件的立卷，工程文件的归档，工程档案的验收与移交。
本规范将来可能需要进行局部修订，有关局部修订的信息和条文内容将刊登在《工程建设标准化》杂志上。
为了提高本规范质量，请各单位在执行本规范的过程中，注意总结经验，积累资料，随时将有关的意见和建议寄给建设部城建档案工作办公室（地址：北京三里河路9号，邮编：100835），以供今后修订时参考。
工程档案工作制度
工程档案工作制度一、总则为了加强工程档案的管理工作，确保工程档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等法律法规，结合我国工程档案管理的实际情况，制定本制度。
二、工程档案管理职责1. 建设单位应建立健全工程档案管理制度，明确工程档案管理职责，配备相应的档案管理人员。
2. 建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等相关单位应按照合同约定和国家有关规定，分别负责工程档案的收集、整理、归档和移交工作。
3. 工程档案管理人员应具备一定的档案管理知识和业务能力，定期接受培训和考核。
三、工程档案收集与整理1. 工程档案收集范围应包括：工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工图、验收文件、质量保修文件等。
2. 工程档案应按照国家和行业的有关规定进行分类、整理，确保档案的系统性、完整性和准确性。
3. 工程档案管理人员应定期对工程档案进行审查、核对，确保档案的及时更新和修正。
四、工程档案归档与移交1. 工程档案归档应遵循及时、完整、准确、安全的原则，按照国家和行业的有关规定进行。
2. 工程档案移交应遵循双方协商、资料完整、签字盖章、资料归档的原则，明确移交时间、地点、双方责任人和交接方式。
3. 工程档案管理人员应认真做好档案移交工作，确保档案的完整、准确和安全。
五、工程档案保管与利用1. 工程档案应按照国家和行业的有关规定进行保管，确保档案的安全、保密和防火防盗。
2. 工程档案管理人员应建立健全档案查阅制度，明确查阅范围、查阅程序、查阅期限等，做好档案的借阅、复制和统计工作。
3. 工程档案应充分利用现代化技术手段，实现档案的电子化、数字化和网络化，提高档案的利用效率。
六、工程档案管理检查与监督1. 建设单位应定期对工程档案管理工作进行自查、互查和集中检查，确保工程档案的完整、准确和安全。
2. 建设行政主管部门应加强对工程档案管理的监督和检查，对违反本制度的单位和个人，依法予以查处。
建设工程公司档案管理制度范本
建设工程公司档案管理制度范本第一章总则第一条为了规范建设工程公司的档案管理工作，提高档案管理效率，保障档案信息的安全性和完整性，制定本制度。
第二条建设工程公司的档案管理工作应当依据相关法律法规、规章制度和公司制度，做到科学规范、有序管理，确保档案管理工作的合法性、规范性和保密性。
第三条建设工程公司的档案管理工作应当遵循“依法、依规、依程序、依准”的原则，加强档案管理的科学性和系统性，做到诚实守信、务实高效。
第四条建设工程公司的档案管理工作应当坚持“全员参与、分工协作、互相监督”的原则，形成部门协同、信息共享、互惠互利的工作机制，推动档案管理工作的规范化、专业化和信息化。
第五条建设工程公司的档案管理工作应当注重建立和完善档案管理制度、流程、标准，建立档案管理常态化长效机制，提升档案管理工作的科学性和规范性。
第二章档案管理组织架构第六条建设工程公司的档案管理工作由公司领导班子成员统一领导，公司档案管理部门具体负责。
第七条公司档案管理部门的主要职责是：（一）制定和修改公司档案管理制度和工作细则，明确档案管理的组织架构、职责分工和工作流程；（二）对公司各部门的档案工作进行监督、检查和指导，确保档案管理的合法性、规范性和安全性；（三）对公司重要档案的管理、保存、利用和处置进行统一规划和管理，做好档案信息资源的开发和利用；（四）对档案管理工作中出现的问题和争议进行调查、处理和解决，确保档案管理工作的顺利进行。
第八条公司档案管理部门的设置应当符合公司实际情况，人员结构应当合理，职责明确，工作职能明确。
第九条公司各部门应当根据工作需要设立档案管理岗位，配备专职或兼职的档案管理人员，负责相关业务的档案管理工作。
第十条公司档案管理人员应当具有相关专业知识和技能，熟悉档案管理工作流程，熟悉相关档案管理法规和规定，能够独立完成档案管理工作。
第三章档案管理制度第十一条公司的档案管理制度应当符合相关法律法规、规章制度和公司实际情况，确保档案管理工作的科学性、规范性和合法性。
基建工程部档案管理制度
基建工程部档案管理制度一、总则为规范基建工程部的档案管理工作，保障档案资料的安全性、完整性和准确性，提高档案管理的效率和质量，特制定本档案管理制度。
二、档案管理目标1、建立健全档案管理制度，加强对档案资料的管理和利用；2、保证档案资料的安全性和完整性；3、实现档案管理的规范化、标准化；4、提高档案管理的效率和质量；5、充分利用档案资料，为基建工程部的发展和决策提供有力支持。
三、档案管理工作内容1、全面负责基建工程部的档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节；2、建立档案管理档案馆，收集、整理、保存和归档档案资料，并建立档案资料的数据库系统；3、制定档案管理规章制度，明确各项工作流程和责任；4、建立档案管理档案验收、定期审查和整理机制；5、建立档案保管制度，确保档案资料的安全性和完整性；6、组织档案查询、借阅和复制，为部门提供支持和服务；7、建立档案鉴定和审批机制，指导基建工程部的档案管理工作；8、制定档案销毁规定和程序，合理处置已经失效的档案资料。
四、档案管理工作原则1、严格遵守国家有关档案管理制度和法律法规；2、依法依规进行档案管理，遵循档案管理的规范性和程序性；3、保障档案资料的安全性和完整性，禁止随意篡改、遗失、外借和销毁档案资料；4、加强对档案资料的利用和保护，提高档案管理的效率和质量；5、建立健全的档案管理制度，明确各项工作职责和流程；6、加强档案管理的监督和指导，确保档案管理的规范性和合法性。
五、档案管理工作职责1、基建工程部负责制定和执行档案管理规章制度，明确各项工作职责和责任；2、基建工程部领导负责档案管理工作的监督和指导，定期检查和评估档案管理的落实情况；3、基建工程部档案管理人员负责具体的档案管理工作，包括档案资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节；4、各部门负责自身的档案资料的管理和利用，配合基建工程部完成档案管理工作。
六、档案管理工作流程1、档案收集：基建工程部档案管理人员定期收集、整理和归档各部门的档案资料；2、档案整理：对收集到的档案资料进行整理和分类，建立档案档案馆和档案数据库系统；3、档案归档：将整理好的档案资料按照有关规定进行归档保存，建立档案管理档案馆；4、档案保管：建立档案保管制度，确保档案资料的安全性和完整性；5、档案利用：为部门提供档案查询、借阅和复制服务，支持基建工程部的决策和发展；6、档案销毁：根据规定的销毁标准和程序，合理处置已经失效的档案资料。
工程档案工作规章制度
工程档案工作规章制度一、总则1. 本规章制度依据国家有关法律、法规和标准，结合本单位实际情况制定，旨在规范工程档案管理工作，保证工程档案的完整性、准确性和系统性。
2. 工程档案工作应贯穿于工程建设的全过程，从项目立项到竣工验收，每个阶段都应有相应的档案管理措施。
3. 本规章制度适用于本单位所有参与工程建设、管理和维修活动的人员。
二、工程档案的分类与收集1. 工程档案包括但不限于项目立项文件、设计图纸、施工记录、质量检验报告、竣工资料等。
2. 各参建单位应根据工程进度，及时收集和整理相关档案资料，确保资料的真实性和有效性。
3. 对于电子文档，应采取适当的技术手段进行备份和防护，防止数据丢失或损坏。
三、工程档案的整理与归档1. 工程档案应按照国家标准和行业规范进行分类、编号和装订，便于检索和利用。
2. 归档的工程档案应清晰、完整，不得有缺页、漏项等现象。
3. 归档工作应在工程项目完成后的一定时间内完成，具体时间根据项目规模和复杂程度确定。
四、工程档案的保管与维护1. 工程档案应妥善保管在指定的档案室内，环境要求干燥、通风、避免阳光直射。
2. 对于重要和常用的档案资料，应制作副本或复印件，以备不时之需。
3. 定期对档案室进行检查和维护，确保档案的安全和完整。
五、工程档案的利用与借阅1. 工程档案的利用应遵循“先内后外、先正后副”的原则，优先满足内部管理和运维的需要。
2. 借阅档案时，应填写借阅登记表，明确借阅人、借阅时间、归还时间等信息。
3. 借阅人应爱护档案资料，不得涂改、撕毁或私自复制。
六、监督与考核1. 本单位应设立专门的档案管理部门，负责监督和检查工程档案工作的执行情况。
2. 对于违反规章制度的行为，应根据情节轻重进行批评教育或纪律处分。
3. 定期对工程档案管理工作进行考核，对表现优秀的单位和个人给予表彰和奖励。
七、附则1. 本规章制度自发布之日起实施，由档案管理部门负责解释。
2. 如有与国家法律、法规相抵触之处，以国家法律、法规为准。
2020年整理基本建设项目档案资料管理暂行规定.doc
基本建设项目档案资料管理暂行规定第一章总则第一条为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据（中华人民共和国档案湖，结合基本建设工作的具体情况，特制定本暂行规定。
第二条基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。
各有关单位要按照统一领导，统一管理档案的原则，管理好基本建设项目的档案资料，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。
第二章档案资料的管理第三条各级基本建设主管部门、档案行政管理部门要负责监督、检查和指导本部门、本地区建设项目的档案资料工作。
档案行政管理部门应参加重点建设项目档案资料的检查验收。
重要的国家重点建设项目由国家档案行政管理部门参加验收，部门、地方的重点建设项目由部门、地方档案行政管理部门参加验收。
第四条基本建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。
项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。
第五条项目建设过程中，建设单位、工程总承包单位、工程建设现场指挥机构、励条设计单位、施工单位应在各自的职出范围内搞好建设项目文件材料的形成、积出、整理、归档和保管工作。
属于建设单位归档范围的档案资料，有关单位应按时虽理、移交建设单位。
第六条档案资料的汇总整理1.建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。
竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。
实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。
工程资料工程档案管理制度
工程资料工程档案管理制度一、总则1. 本制度旨在规范工程资料与工程档案的管理，确保工程信息的准确性、完整性和可追溯性。
2. 工程资料包括工程设计文件、施工记录、检验报告、合同文件等所有与工程建设相关的文件和记录。
3. 工程档案是指在工程建设过程中形成并具有保存价值的文献资料，包括纸质档案和电子档案。
二、管理责任1. 项目经理负责全面监督工程资料与工程档案的管理工作。
2. 设立专职或兼职的资料员，负责日常的资料收集、整理和归档工作。
3. 各参建单位应指定专人负责本单位工程资料的管理工作，并与项目资料员保持密切沟通。
三、资料收集与整理1. 资料员应按照工程建设进度，及时收集各类工程资料。
2. 收集到的资料应进行分类、编号，并进行初步审核，确保资料的真实性和有效性。
3. 对于重要资料，如设计变更、合同变更等，应及时通知相关人员并进行确认。
四、资料归档与保管1. 资料员应将审核无误的工程资料及时归档，建立完整的工程档案。
2. 工程档案应分门别类存放，便于查询和使用。
3. 纸质档案应妥善保管在专用档案室内，防潮、防火、防虫蛀。
4. 电子档案应备份存储于不同的媒介中，防止数据丢失。
五、档案利用与保密1. 工程档案仅供项目相关人员查阅，外部人员需经项目经理批准后方可访问。
2. 对于涉及商业秘密或个人隐私的档案，应严格按照相关法律法规进行保密。
3. 使用档案时应做好登记，注明使用人、使用时间及归还时间。
六、档案的移交与销毁1. 工程竣工后，应将完整的工程档案移交给业主或相关部门。
2. 移交档案时，应有详细的移交清单，并由双方签字确认。
3. 对于超过保存期限的档案，应按照国家相关规定进行销毁。
七、制度的修订与完善1. 本制度应根据工程建设的实际情况和管理需求进行不定期的修订。
2. 对于制度中发现的问题和不足，应及时调整和完善。
八、附则1. 本制度自发布之日起实施。
2. 本制度的解释权归公司管理层所有。
青岛市城乡建设档案管理办法
青岛市城乡建设档案管理办法文章属性•【制定机关】青岛市人民政府•【公布日期】2020.08.14•【字号】市政府令[2020]277号•【施行日期】2020.10.01•【效力等级】地方政府规章•【时效性】现行有效•【主题分类】城市建设正文青岛市城乡建设档案管理办法《青岛市城乡建设档案管理办法》已于2020年6月23日经市十六届人民政府第98次常务会议审议通过，现予公布，自2020年10月1日起施行。
青岛市城乡建设档案管理办法第一章总则第一条为了加强城乡建设档案管理，充分发挥城乡建设档案在城乡规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本办法。
第二条本市行政区域内城乡建设档案的形成、收集、整理、接收、保管、利用等活动及其监督管理，适用本办法。
文物、地下管线、风景名胜区内建设等的档案管理，法律、法规已有规定的，适用其规定。
第三条本办法所称城乡建设档案，是指在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子数据等各种形式的历史记录。
第四条城乡建设档案管理工作遵循统一领导、统一标准、分级管理和集中保管的原则。
第五条市、区（市）住房城乡建设行政主管部门负责本行政区域内的城乡建设档案工作，业务上受同级档案主管部门监督和指导。
城乡建设档案的收集、保管、利用等具体工作，由城建档案馆或者城建档案室（以下简称城建档案管理机构）负责。
第六条市、区（市）人民政府应当将城乡建设档案管理纳入国民经济和社会发展规划，保障城乡建设档案管理所需人员配置、馆库建设、管理和研究经费等与城乡建设发展相适应。
第二章收集和接收第七条建设单位负责建设工程的档案管理，建立健全建设工程档案工作制度，指导勘察、设计、施工、监理等单位编制、收集、整理建设工程档案，应当在工程竣工验收时组织建设工程档案专项验收，按照规定管理本单位应当归档保存的建设工程档案。
工程档案室管理制度
工程档案室管理制度工程档案室管理的核心在于规范操作流程、明确责任分工、强化信息安全和提升服务效率。
以下是制度范本的主要内容：一、档案室基本要求工程档案室应设立在安全、干燥、通风良好的环境中，配备必要的防火、防潮设施，并有足够的空间以满足档案存放的需要。
同时，应配置专业的档案柜、架和存储设备，确保档案的物理安全。
二、档案分类与编号所有工程文件应根据其性质和用途进行合理分类，如设计文件、施工记录、验收报告等。
每类文件都应有统一的编号规则，便于检索和管理。
编号系统应简洁明了，易于理解和操作。
三、档案归档与保管工程档案应在项目完成后及时归档，归档时需检查文件的完整性和准确性。
归档的文件应按类别和时间顺序存放，同时建立电子目录，方便查询。
对于重要或常用的文件，可制作复印件或扫描件供日常使用，以减少对原件的磨损。
四、档案借阅与复制制定明确的档案借阅和复制流程，确保每次借阅都有详细记录，包括借阅人、借阅时间、归还时间等。
对于需要复制的文件，应控制复制数量并注明复制件的来源。
五、档案室人员职责明确档案室管理人员的职责范围，包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅服务等工作。
同时，定期对档案室人员进行业务培训，提升其专业技能和服务水平。
六、安全管理加强工程档案室的安全管理，包括物理安全和信息安全。
实施访问控制系统，限制无关人员的进入。
对于电子档案，应采取数据备份、加密等措施，防止信息泄露或丢失。
七、监督检查定期对工程档案室的管理情况进行监督检查，包括档案的存放环境、借阅记录、安全措施等，确保制度的执行效果，并对发现的问题及时进行整改。
八、持续改进根据实际运行情况和技术发展，不断完善管理制度，提高工程档案室的管理水平和服务效率。
鼓励员工提出改进建议，形成持续改进的良好氛围。
工程建设期档案管理制度
工程建设期档案管理制度一、总则为规范工程建设期档案管理工作，提高档案管理质量，保障档案资料完整、真实、准确，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于所有涉及工程建设的单位，包括建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等。
三、档案管理责任1.建设单位负责组织并有效执行工程建设期档案管理工作，保证档案资料的保存、整理、归档工作。
2.设计单位负责按照设计文件要求及相关规定编制和整理相关文件，及时归档。
3.施工单位负责按照施工任务书要求，记录施工过程，保留施工记录，及时报送相关档案。
4.监理单位负责对工程建设过程中的异常情况进行监督，并及时记录、整理、归档。
四、档案管理内容1.建设单位应当制定完善的档案管理制度，包括档案管理流程、责任分工、档案安全措施等。
2.设计单位要求根据设计文件要求编制相关文件，并在设计完成后进行整理和归档。
3.施工单位要求保留好施工日志、工程量清单、施工图纸等相关档案，并及时报送。
4.监理单位要求及时记录监理过程中的问题、意见，并按规定归档。
五、档案管理流程1.建设单位在项目启动前，组织相关单位制定档案管理计划，确定档案管理人员，明确责任分工。
2.设计、施工、监理单位按照各自职责流程进行档案管理工作，定期整理、归档相关档案。
3.建设单位应当建立档案存储系统，确保档案资料的安全性。
4.定期组织档案审查，核实档案资料的真实性、准确性。
5.经营项目结束后，建设单位应当按照规定归档，确保档案资料的永久保存。
六、档案管理措施1.建设单位应当配备专业档案管理人员，定期进行培训、考核，提高档案管理水平。
2.建设单位应当购置专业档案管理软件，实现档案信息化管理。
3.建设单位应当加强对档案资料的保护，制定相关安全措施，防止档案遗失、损坏。
4.建设单位应当定期开展档案调研工作，发现问题及时解决。
5.建设单位应当建立档案管理监督机制，定期对各单位的档案管理工作进行检查。
城建档案管理2020年
申菱签订安装合同，“上海三菱电梯有限公司” 应给怡置招商出一
份委托溧阳申菱安装的委托书。
2.档案资料验收、移交程序
2.档案资料验收、移交程序
验收：渝北区城建档案馆 移交：重庆市城建档案馆 重庆市档案馆工程管理科尹科长（尹洪）：13983762229 渝北区档案馆严主任（严倩）：67139900 13608382928 叶主任（叶明亮） 、余老师 ：67193783（前期文件、验收文件、监理文件、电梯资 料）
档案验收移交的资料，包含施工许可证范围内的所有施工资料；以及电梯、室外工程资料。 具体内容参照《建设工程档案编制验收标准DBJ50/T-306-2018》
根据渝北区2018年11月30日发文，室外工程区建委进行监管，2018年11月后办理施工许可的项目，室外 工程均纳入施工许可范围，渝北区室外工程资料需进行档案验收和移交。
地勘单位合同只交合同主体部分，不能讲合同补 充协议装入档案资料（我司合同协议部分将审查 费一并包给地勘单位，书违规行为）
监理单位合同：
如施工许可范围包含了室外工程，监理合同范围 内不包含室外工程，建设单位与监理单位因签订 室外工程的监理补充协议。
施工许可证范围内的分包单位：如消防、园林景观 需与总包单位签订“检查合同”，4份，总包1份、分包1份、交市档 案馆 1份、交建设单位1份； 分包单位档案资料需报总包单位审批，总、分包单位相关人员双签； 分包单位渝建竣表格“施工单位”一栏需填写总包、分包单位两家 单位的名称，检验批表格“施工单位”一栏填写总包单位名称， “分包单位”一栏填写分包单位名称。 注：施工许可证包含了室外工程，室外工程资料需进行档案验收； 未包含的不需要。 施工许可证范围外的分包单位：电梯 电梯安装工程未包含在施工许可证范围内的，按照渝北区档案馆要
2020年建设项目文件归档要求与档案整理规范(1)精品
2020年建设项目文件归档要求与档案整理规范(1)精品《建设项目文件归档要求与档案整理规范》1 范围本标准规定了建设项目（工程）（以下简称项目）文件归档与档案整理的要求和方法。
本标准适用于大、中型及限额以上的基本建设的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收。
一般建设项目可参照本标准。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 10609.3 技术用图复制图的折叠方法档发字〔1997〕20号国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1建设项目construction project指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。
3.2单项工程unit of project指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
3.3单位工程subunit of project指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。
3.4项目文件records of project指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。
包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。
3.5项目前期文件prophase records of project指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。
3.6项目竣工文件records on completion of project指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。
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建设工程档案管理制度一、管理责任部门及相关人员职责 (2)二、档案分类及归档范围、要求 (3)三、档案移交、整理、编号 (8)四、档案的利用 (9)五、档案的保管 (10)六、档案的销毁 (12)七、档案保密制度 (12)一、管理责任部门及相关人员职责（一）、人事行政部人事行政专员统一集中管理档案并直接向人事行政部经理负责。
（二）、总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。
（三）、人事行政部经理负责审核《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》、《档案借阅审批表》、《档案查阅审批单》、《档案复制审批单》，以及对档案意外损毁事件进行调查并提出报告。
（五）、其他部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复制审批单》、《档案查阅审批单》和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。
（六）、人事行政专员负责：1、制度的推进与执行；各部门档案管理体系的建立、优化与督察；2、督促档案资料的移交；3、档案的收集、接收、鉴定、分类、装订、编号、编目、保管、销毁、编研等；4、档案的提供利用、登记；5、档案室设备、设施的保管维护；6、负责档案管理软件系统的使用推广、原始数据录入、维护。
（七）、各部门资料员/兼职资料员1、制度在部门的执行；2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作；3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期移交档案室；4、推进本部门对档案管理软件系统的利用；（八）、档案管理工作作为人事行政专员、部门资料员、部门兼职资料员每月工作计划评价的考核内容之一。
二、档案分类及归档范围、要求1、文书档案1.1归档范围：1.1.1、集团资料（1）各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等（2）公司章程（3）集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文1.1.2、红头文件公司下发和上报的各类正式行文1.1.3、外来文件各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件1.1.4、会议资料（1）会议纪要利用明源流程存档（2）专题会会议讲义1.1.5、法律文件（1）合同、协议审核；（2）诉讼材料1.1.6、物资采购合同1.1.7、车辆资料公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料1.2归档要求：1.2.1、集团证照资料：由人事行政专员关注各类营业证照更新时间，在证照更新后1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统一加盖“仅限用”字样。
1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件于每月第一周移交；外来文件、车辆资料由行政专员处理完成后3日内直接移交。
1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。
1.2.4、销售支持部门资料：销售过程中产生盖有销售公司公章的承诺函或证明、销售政策文件由销控专员于产生后3日内移交档案室；客户资料、销售合同由销支助理在分户产权证办理完成后1个月内以楼栋为单位移交档案室。
2、人事档案2.1、归档范围2.1.1劳动合同、聘用协议；2.1.2一般员工调动、任免、离职、降职文件；2.1.3职称评定材料；2.1.4面试表；2.1.5劳务合同纠纷及处理材料；2.1.6员工培训计划、总结、方案2.2、归档要求2.2.1员工个人档案由人事专员保存于部门档案柜；2.2.2绩效管理资料由人事专员于每年2月份移交档案室；2.2.3薪酬资料由人事行政部负责人保管。
3、科技档案3.1、归档范围（附件：详细列表），集中于工程管理部、成本管理部：3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。
3.1.2预算、结算文件：3.1.3项目核准（立项）阶段3.1.4方案审查阶段3.1.5初设审查阶段3.1.6施工许可证阶段3.1.7预售阶段3.1.8竣工验收备案登记阶段3.1.9产权证办理阶段3.2、归档要求3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交档案室；销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。
3.2.2工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成之日起七日内移交人事行政专员。
3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。
3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交人事行政专员，人事行政专员存入档案室一份，在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。
4、会计档案4.1、归档范围4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证；4.1.2、会计账簿类：（1）总账；（2）现金日记账，（3）银行存款账、银行明细账；（4）辅助账簿；4.1.3财务报告类：（1）年度决算报表（经会计师事务所审计后）；（2）月度、季度财务报表；（3）不定期重要一次性报表；（4）审计报告；（5）验资报告；（6）资产评估报告。
4.1.4其他类：（1）会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册；（2）银行存款余额调节表、银行对账单；4.2、归档要求4.2.1会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。
；4.2.2财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后3日内移交档案室。
5、实物档案5.1、归档范围：5.1.1、照片、音像类（1）反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。
（2）党和国家领导人及著名人物参加与集团公司有关的重大公务活动。
（3）公司组织或参与的重大外事活动。
（4）记录公司重大事件。
（5）与其他档案有密切联系(如表彰、总结大会)。
（6）其他具有保存价值。
5.1.2、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等5.1.3、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等5.1.4、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物5.2、归档要求：5.2.1、底片、冲洗的照片、说明一同整理和存放；数码影像统一存入人事行政专员电脑专用文件夹。
5.2.2、其他实物档案由各部门资料员或兼职资料员负责移交人事行政专员。
三、档案移交、整理、编号1、移交1.1、人事行政专员留存盖章档案后，在明源上归档，并在相应类别的《档案归档登记表》中登记，由移交人确认签字。
1.2、各责任人按期移交档案时在人事专员处相应类别的《档案归档登记表》中登记，并确认签字。
1.3、各部门培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在相关费用报销时，必须将有归档价值的文件资料向人事行政专员办理交接手续，双方签字认可后财务部才给予核报。
2、整理人事行政专员：鉴定分类→扫描成电子文件→录入卷内目录→录入软件系统→印临时档号→装订→对号装盒→入档案柜3、编号全宗号—年度—保管期限—件号四、档案的利用1、查阅1.1、查阅的授权范围（1）总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。
（2）部门经理有权查阅本部门产生的所有档案。
（3）普通员工有权查阅本部门职责范围内的档案。
（4）跨部门档案查阅需由主管领导批准。
（5）由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。
1.2、档案查阅程序要求（1）权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。
（2）权限外的档案查阅，由人事行政专员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。
2、借阅2.1、借阅程序要求（1）员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料；（2）人事行政专员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案借阅登记表》上签字，备查。
2.2、档案的归还（1）借出的档案原件，人事行政专员应定期进行整理和跟踪，督促各使用人及时归还，归还时在《档案借阅登记表》上签字确认。
（2）档案使用人归还档案时要保证档案的完整性和本来面目且不应无故扣押档案。
2.3、其他规定会计档案原则上不借出。
3、档案复制申请复制档案者完成审批流程后，由人事行政专员调取档案原件进行复制提供给查阅者，且在档案复印件上加盖“本复印件仅限于用”字样的印章。
所有属归档范围的资料移交档案室或移交部门资料员后均不得由当事人自行复印，必须按程序办理。
五、档案的保管1、档案的保管期限人事行政专员根据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存两类。
保管期限明细参见附件。
2、专项档案的保管规定2.1、公司各部门档案（含会计档案）：应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在专门的档案柜内。
人事行政部每月对各部门自行保管的档案资料进行检查。
2.3、电子版档案的传递和保存（1）原则上除电子设备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必须同时保存电子版档案。
（2）人事行政专员制作电子版档案的目录，使其与纸质档案的顺序一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。
（3）每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。
定期检查、杀菌杀毒。
3、档案的正式装盒、造册、录入软件系统3.1、装订要求：参照重庆市档案管理装订的统一标准进行。
3.2、装盒、调整软件系统时间：人事行政专员于每年三月进行上年档案的正式装盒造册及系统调整工作。
4、档案的存放档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清晰、牢固标明类别、档号、日期。
每一档案盒内应有卷内目录（分目录）及备考表。
装盒档案应存放在专用的档案柜内，按照年度、类别的次序自左向右，自上而下地排列。
5、档案室环境档案室内应放置灭火器（干粉或1211），人事行政专员要了解其性能并能熟练使用。
档案柜架应经常放置防虫药（卫生球、樟脑精、香叶醇），以防档案损坏。
人事行政专员负责对档案室的环境卫生和防火、防潮、防虫等情况进行检查，使环境符合档案保管的要求。
6、档案意外损毁的处理档案丢失或发生意外损毁时，人事行政专员应立即将事件情况填写《文件丢失损毁报告表》，报人事行政部经理审核，总经理审批。
档案丢失、或损毁无法进行修补、复原，人事行政专员或借用人应请有关部门协助设法重新补制。
在进行补救工作的同时，人事行政部经理应组织对事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。
六、档案的销毁1、目的：判定档案价值、定期对失去保存价值的档案销毁。