2020建设工程档案管理制度

建设工程档案管理制度

一、管理责任部门及相关人员职责 (2)

二、档案分类及归档范围、要求 (3)

三、档案移交、整理、编号 (8)

四、档案的利用 (9)

五、档案的保管 (10)

六、档案的销毁 (12)

七、档案保密制度 (12)

一、管理责任部门及相关人员职责

（一）、人事行政部人事行政专员统一集中管理档案并直接向人事行政部经理负责。

（二）、总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。（三）、人事行政部经理负责审核《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》、《档案借阅审批表》、《档案查阅审批单》、《档案复制审批单》，以及对档案意外损毁事件进行调查并提出报告。。

（五）、其他部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复制审批单》、《档案查阅审批单》和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。

（六）、人事行政专员负责：

1、制度的推进与执行；各部门档案管理体系的建立、优化与督察；

2、督促档案资料的移交；

3、档案的收集、接收、鉴定、分类、装订、编号、编目、保管、销毁、编研等；

4、档案的提供利用、登记；

5、档案室设备、设施的保管维护；

6、负责档案管理软件系统的使用推广、原始数据录入、维护。

（七）、各部门资料员/兼职资料员

1、制度在部门的执行；

2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作；

3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期移交档案室；

4、推进本部门对档案管理软件系统的利用；

（八）、档案管理工作作为人事行政专员、部门资料员、部门兼职资料员每

月工作计划评价的考核内容之一。

二、档案分类及归档范围、要求

1、文书档案

1.1归档范围：

1.1.1、集团资料

（1）各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等

（2）公司章程

（3）集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文

1.1.2、红头文件

公司下发和上报的各类正式行文

1.1.3、外来文件

各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件

1.1.4、会议资料

（1）会议纪要利用明源流程存档

（2）专题会会议讲义

1.1.5、法律文件

（1）合同、协议审核；

（2）诉讼材料

1.1.6、物资采购合同

1.1.7、车辆资料

公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料

1.2归档要求：

1.2.1、集团证照资料：由人事行政专员关注各类营业证照更新时间，在证照更新后1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统一加盖“仅限用”字样。

1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件于每月第一周移交；外来文件、车辆资料由行政专员处理完成后3日内直接移交。

1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。

1.2.4、销售支持部门资料：销售过程中产生盖有销售公司公章的承诺函或证明、销售政策文件由销控专员于产生后3日内移交档案室；客户资料、销售合同由销支助理在分户产权证办理完成后1个月内以楼栋为单位移交档案室。

2、人事档案

2.1、归档范围

2.1.1劳动合同、聘用协议；

2.1.2一般员工调动、任免、离职、降职文件；

2.1.3职称评定材料；

2.1.4面试表；

2.1.5劳务合同纠纷及处理材料；

2.1.6员工培训计划、总结、方案

2.2、归档要求

2.2.1员工个人档案由人事专员保存于部门档案柜；

2.2.2绩效管理资料由人事专员于每年2月份移交档案室；

2.2.3薪酬资料由人事行政部负责人保管。

3、科技档案

3.1、归档范围（附件：详细列表），集中于工程管理部、成本管理部：

3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。

3.1.2预算、结算文件：

3.1.3项目核准（立项）阶段

3.1.4方案审查阶段

3.1.5初设审查阶段

3.1.6施工许可证阶段

3.1.7预售阶段

3.1.8竣工验收备案登记阶段

3.1.9产权证办理阶段

3.2、归档要求

3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交档案室；销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。

3.2.2工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，

在阶段工作完成之日起七日内移交人事行政专员。

3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。

3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交人事行政专员，人事行政专员存入档案室一份，在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。

4、会计档案

4.1、归档范围

4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证；

4.1.2、会计账簿类：

（1）总账；

（2）现金日记账，

（3）银行存款账、银行明细账；

（4）辅助账簿；

4.1.3财务报告类：

（1）年度决算报表（经会计师事务所审计后）；

（2）月度、季度财务报表；

（3）不定期重要一次性报表；

（4）审计报告；

（5）验资报告；