文书立卷的方法与步骤
公文写作与处理第十二章文书立卷的步骤与规范
公文写作与处理第十二章文书立卷的步骤与规范篇一：公文写作与处理第十二章第十二章公文的整理与归档第一节一,什么是归档文件整理工作概述1,定义--------将归档文件以件为单位进行装订,分类,排列,编号,编目,装盒,使之有序化的过程.2,意义-------a,能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。
B,可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管。
c,归档文件整理为档案工作奠定了基础。
第二节归档文件整理工作的组织1，文书部门立卷制度---是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。
2，文书部门立卷制度的优越性体现在几个方面------可以充分的发挥文书部门熟悉本职务业务和了解文书处理过程的长处，便于提高档案文件整理的质量和效率。
------可以有效地避免和防止文件的散失，有利于文件的完整以及保守党和国家的秘密----有利于查阅文件的方便---提高机关的工作水平3，各类机关一般采用---集中，分散或者分散集中的三种形式。
4，公文整理立卷的范围考虑两个因素---反映本机关工作活动和具有考查利用价值第三节第四节归档文件整理的原则和要求1，归档文件--是指档案单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2，归档文件整理--是指将文件归档文件以件为单位进行装订，分类，排列，编号，编目，装盒使之有序化的过程。
3，归档文件的整理的基本原则------遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。
-------区分文件的不同保存价值------------便于保管和利用4，归档文件整理的质量要求---归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹末混或易退变的文件予以复制。
---整理档案文件所使用的书写材料，纸质，装订材料等应符合档案保护要求档案文件整理方法与归档1，归档文件整理方法的推行要注意几个方面。
----更新观念，增强改革意识----提高人员素质---加强硬件建设----注意新旧整理年方法的衔接2，归档文件整理的工作步骤--装订--分类---排列—编号—编目—装盒。
文书立卷的步骤
文书立卷的步骤文书立卷的步骤文书立卷是指对一定范围、一定时间内的文件进行整理、汇编、分类，并按照一定的顺序编制成册，以便于查阅和使用。
文书立卷是机关、企事业单位日常工作中必不可少的环节，它不仅有助于保障机关、企事业单位正常运转，还能够为领导决策提供必要的参考依据。
下面将详细介绍文书立卷的步骤。
一、准备工作1.明确范围：在进行文书立卷前，首先需要明确整理的文件范围。
例如：某个部门、某个项目或某个时间段内的文件等。
2.分析归类：对于明确了整理范围后，需要对文件进行分析归类。
将其按照性质、用途等因素进行分类，并确定每类文件所需准备的材料。
3.统计数量：在分类完成后，需要统计每类文件的数量和页数，以便于确定所需材料和编制册数。
二、整理文件1.取件归档：根据文件分类情况，将其从原来位置取出并归档到相应位置。
对于新建档案室或者新增加档案柜的情况，需要进行编号、标识并登记。
2.整理分类：将文件按照分类的要求进行整理，例如：按照时间顺序或者文件性质等进行排序。
3.检查核对：在整理分类完成后，需要对文件进行检查核对。
确保每个文件都归类到正确的类别中，并且没有遗漏或重复。
三、编制目录1.制定目录：制定目录是编制文书册子的基础工作。
根据文书立卷的范围和内容，确定目录的层次结构、主题和格式等。
2.填写目录：将已经整理好的文件按照目录结构填写到相应位置。
在填写时需要注意每个文件的名称、页数和存放位置等信息。
3.审核修改：在填写完毕后，需要对目录进行审核修改。
确保每个文件都被正确地填写在相应位置上，并且信息准确无误。
四、编制册子1.确定册数：根据统计出来的数量和页数，确定所需编制的册数。
一般情况下，一页纸为一张，每册不宜过厚或过薄。
2.编排顺序：按照目录顺序进行编排。
在编排时需要注意每个文件所需页数和存放位置，并且要保证每一页都有页码和文号等信息。
3.装订封面：在编排完成后，需要为每册编制封面。
封面应包括文书册子的名称、编制单位、时间范围等信息，并且要注明册数和页码范围。
文书立卷实施细则
文书立卷实施细则一、背景介绍文书立卷是指根据相关法律法规和规章制度，将案件的相关材料进行整理、归档和备案的过程。
文书立卷的目的是保证案件材料的完整性、可靠性和便于查阅。
为了规范文书立卷工作，提高工作效率和质量，制定本文书立卷实施细则。
二、文书立卷的基本原则1. 法律依据：文书立卷应依据相关法律法规和规章制度进行，确保合法合规。
2. 完整性：立卷材料应包括案件的全部重要文件、证据和相关资料，确保案件的完整性。
3. 时效性：文书立卷应及时进行，确保案件材料的及时整理和备案。
4. 规范性：文书立卷应按照统一的格式和规范进行，确保文书的一致性和规范性。
三、文书立卷的具体步骤1. 材料采集：负责人员应按照案件的特点和要求，采集相关的文件、证据和资料，并进行初步整理。
2. 材料归档：按照案件的性质和分类要求，将采集到的材料进行归档，确保案件材料的有序性和易查性。
3. 材料复核：由专人对归档的材料进行复核，确保案件材料的准确性和完整性。
4. 文书起草：根据案件的情况和要求，起草相关的文书，包括诉状、答辩状、证据清单等。
5. 文书审核：由专人对起草的文书进行审核，确保文书的合法性和规范性。
6. 文书盖章：经审核无误后，由负责人员进行文书的盖章，确保文书的真实性和可信度。
7. 文书备案：将盖章完毕的文书进行归档和备案，确保文书的安全性和可查性。
四、文书立卷的质量控制1. 质量检查：定期对已立卷的案件材料进行质量检查，确保文书立卷工作的规范性和准确性。
2. 问题整改：对质量检查中发现的问题进行整改，并制定相应的改进措施，提高文书立卷的质量。
3. 经验总结：定期总结文书立卷工作的经验和教训，为今后的工作提供参考和借鉴。
五、文书立卷的绩效评估1. 绩效指标：制定文书立卷的绩效评估指标，包括案件材料的完整性、文书的合法性和规范性等。
2. 绩效考核：根据绩效指标对文书立卷工作进行考核，对表现优秀的人员进行奖励，对存在问题的人员进行催促和培训。
文书立卷实施细则
文书立卷实施细则引言概述文书立卷是指在司法、行政、企业等领域中，将相关的文件、资料整理、分类、归档的过程。
文书立卷实施细则是指在进行文书立卷过程中需要遵循的规范和步骤。
本文将从五个方面详细介绍文书立卷实施细则。
一、规范文件命名1.1 简洁明了：文件命名应该简洁明了，能够清晰地表达文件的内容和主题，避免使用过长或含糊不清的命名方式。
1.2 统一格式：在整个文书立卷过程中，文件命名的格式应该统一，以便于查找和管理。
1.3 避免特殊字符：在文件命名中应避免使用特殊字符和符号，以免造成混淆和不便。
二、分类归档文件2.1 划分主题：将文件按照不同的主题进行分类，可以根据文件内容、时间、地点等因素进行分类。
2.2 设立文件夹：为不同的文件分类设立相应的文件夹，便于整理和查找。
2.3 定期清理：定期清理不需要的文件，保持文件夹的整洁和清晰。
三、建立档案管理制度3.1 制定规章：建立档案管理制度，明确档案管理的责任人和流程。
3.2 定期审核：定期对档案管理制度进行审核和评估，确保其有效性和合理性。
3.3 定期培训：定期对相关人员进行档案管理培训，提高他们的管理水平和意识。
四、保密管理文件4.1 分级保密：根据文件的重要性和敏感程度进行分级保密，制定相应的保密措施。
4.2 限制访问：对于涉密文件，限制访问权限，确保只有授权人员可以查阅。
4.3 定期审查：定期对保密文件进行审查和更新，保证信息的安全和保密性。
五、备份和恢复文件5.1 定期备份：定期对重要文件进行备份，确保文件的安全性和可靠性。
5.2 多地备份：在不同的地点进行文件备份，防止因灾害等原因导致文件丢失。
5.3 定期测试：定期对备份文件进行测试和恢复，确保备份文件的有效性和完整性。
结论文书立卷实施细则是文书管理工作中非常重要的一环，只有严格遵循规范和步骤，才能有效地管理和保护文件资料。
希望通过本文的介绍，读者能够更加深入地了解文书立卷实施细则，并在实际工作中加以应用。
文书立卷与归档
浅谈文书立卷归档【摘要】：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种具有保存价值的文书，都需要按照其形成过程中的相互联系和规律进行立卷归档。
本文将对文书立卷归档做简要的分析。
【关键词】：文书；立卷；归档对于已经办毕的文件，需确认其价值、数量、状况，进行分门别类，最终决定其归宿。
这个过程，就是文书的立卷与归档。
文书立卷的含义就是对已办理完毕、并且具有保存价值的文书，按其形成过程中的相互联系和规律组成案卷。
[1]一、文书立卷的意义文书立卷有很重大的意义，第一，有利于今后的查考和利用。
文书立卷要对文书进行系统地收集整理，有规律地排列与组合，并且编制详细的检索目录，这就为今后的查考和利用提供了方便。
第二，有利于文书的安全完整。
立卷过程中，在收集齐全的基础上，按一定的方法，将一份一份文件组成案卷，加上封皮装订成册，这就保证了文书的系统性和完整性，又不易在查考利用中磨损和丢失，维护了文书的安全。
第三，为档案管理奠定基础。
立卷前的文书与立卷归档后的档案，是相互联系的。
因此，文书立卷直接关系到档案的管理。
高质量的文书立卷，能为档案管理打下坚实的基础，是档案充分发挥历史凭证的作用，为将来的工作提供服务。
二、文书立卷的对象和范围文书立卷的对象是指已经办理完毕、并且具有保存价值的文书。
具体有以下几个方面：第一，涉及本单位时间较长的规范性和行政指挥性文书，从发文机关来说，在文书发出后，就算办理完毕，便可将定稿和存本归卷；从收文单位来说，经过传阅、传达，并制定了本单位实行的具体措施、办法后，就算办理完毕，可以把来文归档。
第二，不及办理或答复的文书，，经有关负责人阅批和传阅后，便算办理完毕，可以归卷。
第三，相互来往的文书，如请示与批复、问函与复函，对于请示或询问单位来说，收到上级或对方的批复或复函并采取措施贯彻落实之后，才算办理完毕；对于批复或答复单位来说，在批复件或复函发出后，就算办理完毕，可以归卷。
文书的立卷工作ppt课件
通过对文件进行立卷，便于文件 的保管、检索、利用和移交，同 时能够反应出一个机关、组织或 单位的职能活动和历史面貌。
工作流程
收集与整理
将分散的文件材料集中 起来，依照其形成规律 和内容性质进行分类整
理。
鉴定与挑选
对文件进行价值判断， 确定哪些文件需要立卷 ，哪些文件可以剔除。
组卷与排列
将有内在联系的文件组 合成卷，并依照一定的
保护档案隐私
对于涉及个人隐私的档案，要采取 适当的保密措施，确保个人信息不 被泄露。
确保档案的完全性
收集完全资料
在立卷进程中，要确保所有相关资料都已收集齐 全，避免遗漏重要信息。
分类整理
对收集到的资料进行分类整理，依照一定的逻辑 顺序排列，以便于后续的查阅和使用。
编制档案目录
为每个卷宗编制详细的目录，包括文件名称、页 数、时间等信息，以便快速查找所需内容。
页数等，以便于检索和辨认。
制作档案封面
档案封面是档案的外包装，它能够保护档案，同时也能展示档案的内容和重要信息 。
档案封面应包括档案的名称、档案编号、档案形成时间等基本信息，以便于辨认和 管理。
制作档案封面时，应选择质量好的材料，注意封面的美观和整洁，以提升档案的整 体形象。
装订档案
装订档案是将零散的文件装订 在一起，形成一个完全的档案 ，便于保存和利用。
文书的立卷工作ppt 课件
汇报人：
202X-12-30
目 录
• 文书立卷工作概述 • 文书立卷的准备工作 • 文书立卷的操作流程 • 文书立卷的注意事项 • 文书立卷工作的未来发展
01
文书立卷工作概述
定义与目的
定义
文书立卷工作是指将具有内在联 系的文件材料，依照一定规律组 合成为特定卷宗的进程。
第十五讲-文书立卷和归档
• 8.在档案管理软件中 录入卷内文件目录
• 9.打印卷内文件目录、 案卷封面及目录打印
• 10.填写备考表 • 11.装订 • 12. 完成归档工作
文书写作课程
〔一〕分类
• 就是在文件收集齐全的根底上，将文件按一定的属 性，逐项分开的过程。分类有四个环节：
• 分年度、 • 分机构、 • 分问题、 • 分期限。
立卷。本年度作上一年度的总结、决算、报表等,应放入上年度立卷。 • (5)有两个内容的跨年度文件(如涵盖本年度工作总结及下年度工作方案的
文件),应视其内容的侧重点,将其归入主要内容所针对的年度立卷。 • (6)跨年度的会议文件,应放在会议开幕年立卷。 • (7)跨年度的基建等工程文件,应放在工程竣工的年度立卷。科研工程文件,
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2.分机构——“机构〞立卷分工
• 就是按其形成或承办部门分类， • 首先分开级别，然后再在每一级别中，按不同部门
分开，本机关的文件，还要按内部组织机构分开。 需要注意的是上级对本机关的批复，本机关对下级 机关的批复应分在一起，放入本机关文件内。
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3.按问题特征立卷
• 问题特征其实也就是公文内容所反映的主题，包括事件、人物、 事物、问题等。按问题特征立卷，就是将有关于某一事件、人物、 事物或问题的公文组合在一起，形成一个案卷。
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2.维护文件之间的固有联系
• 立卷时坚持联系原那么,也就是尊重历史事实形成的客观性,维护文 件之间的固有联系,可以从以下方面去把握:
• 按机关工作的管理周期,将一项工作或工程、一个问题、一个人 物、一个案件、一次会议等从开始至结束形成的文件,完整而系统 地组合成一卷或数卷,保持文件之间的整体性和联系性;
文书立卷实施细则
文书立卷实施细则一、背景介绍文书立卷是指根据法律、法规、规章等规定，将相关案件、事务的相关材料整理成文书的过程。
为了规范和统一文书立卷工作，提高工作效率和质量，制定本文书立卷实施细则。
二、适用范围本细则适用于所有需要进行文书立卷的部门和单位。
三、文书立卷的目的1.确保文书立卷工作的规范化和统一化；2.提高文书立卷工作的效率和质量；3.保证文书的准确性和完整性；4.便于文书的检索和管理。
四、文书立卷的基本原则1.依法立卷：依据相关法律、法规、规章等规定进行文书立卷；2.准确立卷：确保文书内容准确无误，符合实际情况；3.完整立卷：将所有相关材料整理完整，确保文书的全面性；4.规范立卷：按照统一的格式和要求进行文书立卷；5.及时立卷：在规定的时间内完成文书立卷工作。
五、文书立卷的步骤1.收集材料：收集与案件、事务相关的所有材料，包括证据、申请书、协议书等；2.整理材料：对收集到的材料进行分类整理，确保材料的完整性和有序性；3.审核材料：对整理好的材料进行审核，确保材料的准确性和合法性；4.编写文书：根据相关法律、法规、规章等规定，编写符合要求的文书；5.校对文书：对编写好的文书进行校对，确保文书的格式、语法等方面的准确性；6.审查文书：由相关部门或单位负责人对文书进行审查，确保文书的合规性和合法性；7.签署文书：由相关负责人签署文书，确保文书的有效性；8.归档文书：将签署好的文书进行归档，便于文书的检索和管理。
六、文书立卷的要求1.格式要求：文书的格式应符合相关法律、法规、规章等规定；2.语言要求：文书的语言应简明扼要，表达准确清晰，不使用含糊不清或模棱两可的词语；3.内容要求：文书的内容应准确无误，包括案件或事务的基本情况、相关证据、申请或协议的内容等；4.编号要求：文书应按照一定的编号规则进行编号，便于文书的管理和检索；5.时限要求：文书立卷应在规定的时限内完成，确保工作的进度和效率；6.保密要求：文书立卷过程中涉及的信息应严格保密，不得泄露。
文书立卷整理方法概述
卷内排列方法
1、按时间排列。就是按照文件形成 时间的先后顺序依次排列卷内文件，即日 期早的在前，日期晚的在后。
2、按重要程度排列。就是按 卷内文件重要程度的不同排列文件 顺序。
3、按问题排列。就是按照卷 内文件的不同问题排列文件的顺序。 4、按作者排列。就是按卷内 文件的不同作者分别排列文件顺序。
第十一步：案卷的装订
1、拆除文件上的金属物 2、修补 3、折迭取齐 4、装订案卷时一般应采用三孔 一线的方法装订。
第十二步：填写案卷封面
案卷封面项目包括：全宗名称、 类目名称、案卷题名、时间、保管 期限、件、页数、归档号。
案 卷 封 面
自 年 月至 年 月 本卷共 件 页
保管期限 归档号
二文件材料归档范围与不归档范围三文书立卷步骤一文书立卷的定义与要求1文书立卷的定义文书立卷就是文书处理部门将办理完毕的具有考查保存价值的文件材料按照立卷的原则要求和方法组成案卷而围绕组卷所进行的全部工作就叫做文书立卷工1必须是办理完毕的文件材料才应立卷2必须是具有查考和保存价值的文件材料才应立卷3按照文件在形成过程中的规律和联系组卷2文书立卷的要求遵循文件材料的形成规律和特点保持文件之间的有机联系区别不同价值便于保管和利用
第二步：分作者（责任者）
分作者就是在同一年度内，按 上级、本级、同级机关形成的文件 分开，一般情况下不应混淆。
第三步：划分保管期限
分保管期限，就是将同一年度 同一级别的文件按永久、长期、短 期三种保管期限分开。
国家档案局于2006年12月 发布了新的保管期限表，将原 来的永久、长期、短期三种保 管期限改为永久、定期两种保 管期限，在定期中又分为30年、 10年两种 。
（3）同级单位的文件材料
4-2文书立卷
其它组卷方法
“一事一卷”立卷法（略） 一事一卷”立卷法（ 一事一卷 “四分四注意”立卷法（略） 四分四注意”立卷法（ 四分四注意 “适当分级”立卷法（略） 适当分级”立卷法（ 适当分级 “文件类型”立卷法（略） 文件类型”立卷法（ 文件类型
3、案卷的规范化整理与编目 、
卷内 文件 排列 拟写 案卷 题名 卷内 文件 编号
1、归档文件分类 、
指根据文件形成( 指根据文件形成(或处 理）年度将其区分开来
自然年度，专门年度， 自然年度，专门年度，教 学年度、 学年度、会计年度等
按年度分类
请示与批复，放在复文年； 请示与批复，放在复文年； 规划放在针对的第一年； 规划放在针对的第一年； 总结、报表放在针对的最后一年； 总结、报表放在针对的最后一年； 会议文件，放在开幕年； 会议文件，放在开幕年；
归档文件是否齐全完整； 1、归档文件是否齐全完整；
调 整 定 卷
检查案卷质量， 2、检查案卷质量，是否正确运用立卷 特征，保持文件之间的联系； 特征，保持文件之间的联系； 检查卷内文件数量， 3、检查卷内文件数量，适当分卷或并 卷。
指对卷内文件进行系列化排列， 指对卷内文件进行系列化排列， 固定每份文件的位置，使其排列 固定每份文件的位置， 有序， 有序，方便检索。
指按归档文件不同的保存价值， 指按归档文件不同的保存价值， 将其归入不同的保管期限
按保管期限分类
归档文件按保管期限分类往往与 文件的归档鉴定结合起来进行
2、文件的组合 、
文件的组合即文件组卷，亦称文件立卷， 文件的组合即文件组卷，亦称文件立卷，是 指在上述分类基础上将同类文件中的单份文件按其 共同特征和主要联系组合成案卷的工作。 共同特征和主要联系组合成案卷的工作。
文书立卷的具体方法、步骤
文书立卷的具体方法、步骤第一步收集。
档案员将本单位领导、各股室、分管同志保管的文字材料、图表、声像及其它各种门类和载体的文字材料收集齐全放在一起。
第二步分年度。
将放在一起的文字材料按年度分开，分别堆放。
例如：2000年一堆，2001年一堆，2002年一堆，这是指多年没有整理档案的单位，如果是整理一年的档案，这一步可省略。
第三步分级别。
将每一年（如2002年）的文字材料按照不同来源分成上级、平级、本级、下级，分别堆放。
第四步分价值。
按照保管期限表（汇编P43），将不同级别的文字材料按照凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，在经济、文化、政治和科学研究中需要永久利用的档案，分为永久保管。
它主要是本机关制成的重要文件和上级针对本机关工作的重要文件。
凡是长期需要查考的档案，分为长期保管。
主要是上级机关发来的属于本机关主管业务的工作依据，体现方针、政策或重大问题的文件。
凡是在短时间内本机关需要查考的各种文件，分为短期保管，它包括上级、下级、本机关工作中形成的临时性、事务性的文件。
为了更好地掌握划分归档文件材料的保管期限，现制作一个表便于记牢：第五步分问题。
分别将每个保管期限的每个年度的文件材料按照档案内容所说明和所反映的问题来分类。
我们县采取的方法通常是：年度结合问题进行分类，即先将年度分开，然后在每一年档案中按问题分类。
这种方法的好处是能较好地保持文件之间的联系，能使相同性质的档案得到集中，便于档案的查找和利用，在一个全宗单位只能始终采用一种分类法。
下面首先讲一下如县委、县政府以及两办、乡镇等综合性比较强的立档单位的档案员，应根据档案内容把档案分为11大类：1、综合类：党代会、人代会、团代会、妇代会、职代会、工作会等会议材料；机关综合性工作计划、方案、要点、意见、责任书、总结等；2、党务类：组织、纪检、宣传、统战、信访、档案、保密、史志；3、政务类：编制、机构建立、撤销、启用印章、人事（任免、调动、奖惩）、劳动、工资、福利、办公室、后勤等；4、民主党派、群团类：政协、民主党派、共青团、妇联、工会、科协、文联、残联、农协；5、政法、武装类：公安、检察、法院、司法、武装、民政、综治；6、文教广电类：文化、教育、体育、卫生、计生、广播电视；7、计划、经济类：计划、经济体制、统计、物价、物资、工商、争资跑项、4355项目；8、财税、金融类：财政、税务、金融、审计、保险；9、商贸、服务类：商业、粮食、外贸、旅游、服务业；10、农、林、水类：农、林、水、牧、副、渔、气象、乡镇企业、扶贫、农开项目；11、工交类：工业、交通、邮政、电信、城建、电力、环保。
文件材料立卷 归档 步骤
文件材料立卷归档步骤（一）平时归卷平时归卷就是在日常工作中将办完的文件材料随时收集、整理、分类存放，有条理地管理起来，到年终再做必要的调整，就可以成为正式案卷。
平时归卷的好处在于：第一，有利于把文件收集完整，防止丢失和遗漏；第二，有利于组织平时查找利用，方便工作；第三，有利于分门别类地整理，保证案卷的质量；第四，有利于节省人力和时间，以免年终突击立卷。
平时归卷的要求主要有以下几个方面。
第一，做好平时归卷的准备工作，即按照问题分类，随时做好案卷类目的编制。
第二，搞好平时收集，随时清理办完的文件，使归卷工作经常化。
要做到应该办理的文件，办完后即收回归卷，要随办随收，随收随归。
只需传阅不做具体处理的文件，阅后即收回归卷。
尤其是会议材料，领导开会回来后，要马上收回。
第三，归卷文件要做到“四个清楚”、“十个完整”。
四个清楚即收文清楚、发文清楚、领导手中文件清楚、所属业务部门的文件清楚。
十个完整即正件与附件完整、打印件与底稿完整、请示与批复完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整。
平时归卷还要注意检查收回文件有无缺张少页或残损不清的现象，检查签批手续、处理结果及时间等是否完备。
要及早发现问题，及时解决，以免到年终不好查找。
（二）案卷整理的要求案卷的整理与归档是文书或文书部门根据文书归档制度的要求，将一个年度全部处理完毕的文书材料，在平时归卷的基础上，进一步系统地加以整理，全部立成案卷，以便向档案室移交。
按照立卷类目归入各个卷夹内的文件，在立卷之前，必须逐卷逐件进行检查、整理，若发现与立卷要求不相符合的文件，要及时进行调整，然后再确定文件的组合而立成案卷，以确保立卷的质量。
立卷文件整理的要求主要有以下几个方面。
1）检查立卷文件是否齐全、完整文书立卷，必须要做到立卷的文件材料的齐全和完整。
其次，还要检查借阅文件登记本，将借出的文件全部收回。
2）检查卷内文件是否符合归档范围文书立卷归档有一定的范围与要求，在检查时就要看归卷的文件材料是否符合归档范围的要求。
文书立卷整理方法
文书档案的立卷方法[日期：2013-04-01] 来源：档案局作者：档案局国家档案局1987年12月发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》指出，凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
主要包括四个部分：1、本机关制发的文件材料。
这是文书立卷归档的重点。
这部分主要包括：本机关颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；本机关的请示与上级机关的批复文件下级机关的请示与本级机关的批复文件；本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；各种普查工作中形成的文件材料；按有关规定应归档的死亡干部档案材料；2、上级机关下发的文件材料。
这部分主要包括：上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；上级机关颁布的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；上级机关对本机关的批示、批复、人员任免、奖惩；上级机关对本机关的检查、调查材料；上级领导视察检查本机关工作时的指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等。
3、同级机关的文件材料。
这部分包括：同级机关制发的本机关需要执行的法规文件；同级机关与本机关联系、协商工作的互相来往文件；同级机关检查本机关工作形成的各种文件材料。
4、下级机关上报的文件材料。
这部分主要包括：下级机关报送的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件。
不属于立卷归档范围的文件材料。
主要是指上级机关普发性供参阅的文件；上级机关征求意见未定稿的文件、本机关的重复文件和无查考利用价值的事务性、临时性文件；同级机关发送的不需要办理的文件；下级机关报送的不需备案的文件。
文书立卷
文书立卷教学目的及要求：理解文书立卷的基本原则和工作组织，熟练掌握文书立卷的方法和步骤。
教学重点：文书立卷的方法和步骤教学课时：6课时教学内容：文书立卷，是指文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
它是文书部门整理与保存文件的一种重要方法，也是机关公文处理工作的重要内容。
立卷就是组卷或编立案卷。
所谓案卷，是指有关某一问题或某项工作活动的系统的、具有密切联系的文件材料的组合体。
它是文书档案的基本保管单位，与公文立卷有着密切的联系。
第一节文书立卷的基本原则和工作组织一、文书立卷的基本原则（一）保持文件之间的内在联系和完整性（二）要正确反映机关工作的历史面貌（三）要便于管理、查找和利用二、文书立卷的组织工作文书立卷的组织工作，主要解决以下三个问题：（一）正确选择立卷环节所谓选择立卷环节，是指选择立卷的地点，也就是选择确定本机关的立卷工作在哪一级机构进行。
选择立卷环节应与文书工作的组织形式相适应，把立卷地点放在最能掌握文件的形成和处理情况的地方。
（二）明确立卷人员推行文书处理部门立卷，并不是说要这些部门的每个人都来立卷，而是由这些机构内担任文件的收发、运转、催办等工作的人员负责立卷。
（三）文书立卷的分工一个机关内部组织机构的文件，应分别立卷。
就是说，以什么名义发的文，就以什么名义立卷；是哪个部门承办或主办的文件，就放在哪里立卷。
第二节文书立卷的方法和步骤一、文书立卷的方法（一）根据文件的特征组卷根据文件的特征组卷，包括两层含义：一是将具有共同特征和密切联系的文件组合在一起立卷；二是将具有不同特征的文件分别组卷。
1、按作者特征组卷。
这是指将同一作者（制发文件的机关、部门及其领导人）制发的文件材料组合成案卷。
2、按问题特征组卷。
这是将内容反映同一问题的文件集中在一起组卷。
“问题”，是指公文内容反映的主题，包括事件、案件、人物的处理、具体问题的发生与解决、某项工作或业务活动的开展等。
文书立卷的程序及规范
文书立卷的程序及规范在现行组织中，文书立卷的一般程序如下：按照立卷计划进行平时归卷；年终调整定卷；卷内文件的排列与编目；案卷的装订；案卷的排列与编目。
以上工作的内容可以用下列同时表示：不合格不合格第一节 文件的平时归卷与年终定卷一、平时归卷平时归卷，是指现行组织的文书工作人员（或负责立卷人员）在本组织立卷计划的指导下，将处理完毕的文件随时或定期收集集中，进行初步鉴定、分类，放入卷夹（盒、柜）进行妥善保管的活动。
（一）平时归卷程序1、做好归卷的准备工作。
在上年度底或下一年度初，文书人员（或负责文件收集积累的人员）按照本机关文书立卷类目条款或文件分类表的终端类名以及这些条款或类名可能形成的文件数量，设置一个或多个卷家或卷盒，在每个卷夹或卷盒上标明条款名称（类名）、类别、薯类、条款顺序号，如果必要，也可以直接或同时标注纯编号系统，如“1—2—4”等，然后，将其排列在文件柜中，平时已办理完毕的文件，随时就可以将其“对号入座”地归入相应的卷夹或卷盒中。
2、收集文件。
平时归卷工作实质上就是对文件进行平时收集和积累。
收集文件时应尽量做到齐全完整，对外发文，应在文件发出后将定稿和正文（1～2份）归卷；对手文件可以结合催办工作做好平时归卷。
3、认真核查。
在收集文件时，应认真检查核实所收集的文件是否是本组织文件立卷范围和计划所要求的文件，对不符合要求的应及时剔除，以免增加文件数量，给平时查找和管理带来不必要的阻碍。
4、归入卷夹。
文件收集到文书部门（立卷部门或承办部门等），经过认真核查确认后，最好能够随即归入相应的条款卷夹（盒、柜）中，进行分类保管。
在平时归卷的过程中，有关某一主题（或问题）的文件已收集齐全完整，已不再产生归卷文件，或者针对一些定期性的，有连号的文件材料如简报、情况反映等等，可以先行立卷，这项工作称为“平时立卷”。
平时归卷与平时立卷是两项工作，平时规矩是将同类别的文件归并、汇集在卷夹中，平时立卷是对已符合立卷条件的文件经过系统化整理编目组成案卷的过程；平时归卷是平时立卷的基础，没有平时归卷，平时立卷就无法进行。
第十二章--秘书的文书立卷、归档和档案工作ppt课件
过系统整理的文件的集合体，是文书档 案的基本保管单位
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文书归档
归档作用 归档范围 归档时间 归档要求
归档： 就是指文书部门将办理
完毕的文件材料整理立卷后， 定期移交给单位档案室集中 保存。
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章目录
档案工作
档案作用 工作内容 工作原则 汇总表格
前
收 外发文件的收集。可依据发文登记簿向发文人员及
准
集 时索取原稿和复印件
备
文 收文的收集。可依据收文登记簿掌握线索，在办毕 件 退回时收集
和 内部文件的收集。如会议记录、主管讲话等。
平资
料 参加会议带回来的文件的收集
时
归 卷
鉴别 与
归卷
收集到的文件资料，有把握定下来的，随手归卷。 一时难定的，放入“待归文件”，稍后再归卷。对 收集到的文件，要随时进行认真细心地检查和鉴别， 以便正确判定归卷类目
文件日期
文件标题
文件所在张 （面）号
备注
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案卷目录
案卷 文处 案卷 起讫 卷内文 卷内 保管 库橱（格） 备
号 理号 标题 日期 件张数 张数 期限 号
注
装
订 线
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案卷封面
全宗号 目录号 案卷号
第 （单位名称）
号
全
宗
（组织机构名称）
第
（案卷标题）
号 目
文书处理号：
录
第
卷
选择和创造最佳的组卷方法。如何具体用活、用好“六个特征” 的立卷方法，是一个需要研究的问题
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步 骤
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文书立卷的方法与步骤
一、分类：就是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定的属性，逐项分开的过程。
分类有四个环节：分年度、分机构、分问题、分期限。
1.分年度：就是将文件按其形成或针对的年度分开。
⑴一般文件归入文件形成年度。
⑵跨年度的请示与批复，归入批复年度，没有批复的，归入请示年度。
⑶跨年度的规划、计划、预算一般归入文件内容针对的第一个年度。
⑷跨年度的总结、决算归入文件内容针对的最后一个年度。
⑸跨年度的会议文件，一般归入开幕的年度。
⑹跨年度的非诉讼案件材料，归入结案的年度。
⑺法规性文件，归入公布或批准的年度。
⑻回顾性、纪念性文件，归入成稿或发表年度。
⑼教学文件归入相应年度。
2.分机构：就是按其形成或承办部门分类，首先分开级别，然后再在每一级别中，按不同部门分开，本机关的文件，还要按内部组织机构分开。
需要注意的是上级对本机关的批复，本机关对下级机关的批复应分在一起，放入本机关文件内。
3.分问题：就是将文件按其内容所反映的问题或事物分类。
分问题时，应按学校制定的分类方案进行。
4.分期限：就是将文件按照规定的不同保管期限分开。
文书档案的保管期限定为：永久、长期、短期三种，长期16-50年，短期15年以下。
分期限应按学校制定的保管期限表进行。
二、立卷组合
1.立卷组合的基本要求：立卷组合一般应以问题为主，
按照文件类型组合，适当分级，兼顾其它特征，使之联系紧密。
2.立卷组合的形式：
⑴会议文件，按会议届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷，或数会一卷。
⑵非诉讼案件材料，按立案问题或人名组合，可以一案一卷或一案数卷。
⑶人民来信，可按信件作者、信件的处理形式或反映的问题组合。
⑷统计、报表、名册等文件，按照格式名称或地区组合，根据文件数量，可组一卷或数卷。
⑸本机关管理和业务活动中形成的条例、法规、制度、业务调研材料，一般按单一问题组合。
⑹工作计划、总结等文件，一般按责任者或名称组合。
⑺简报、刊物，可按名称或期号组合，根据文件的数量，可以一期一卷或数期一卷。
三、卷内文件的排列与编号
1.卷内文件的排列
⑴卷内文件材料，一般按重要程度或时间顺序排列。
⑵批复、批示在前，请示、报告在后。
⑶正件在前，附件在后。
⑷正本在前，定稿在后（重要法规性文件的历次稿，依次排列在定稿之后）。
⑸转发件在前，被转发件在后。
⑹非诉讼案件材料，结论性材料在前，依据性材料在后。
2.卷内文件的编号
卷内文件应按照排列顺序，用阿拉伯数字在有字迹或图表的一面逐页编写页号，空白页不编号，页号位置在每页材料正面的右下角，背面在左下角，一律用铅笔书写。
四、填写卷内目录与备考表
1.卷内文件目录的填写
⑴顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号，也称件号。
用阿拉伯数字连续编号，不得空号。
请示、批复分别编写。
⑵文号：文件制发机关的发文字号。
⑶责任者：即文件的署名者，没有注明责任者的文件材料要考证清楚，然后填写。
一般填全称，也可填通用简称。
不得简写为“本省”、“本校”、“本院”等。
⑷题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不能随意更改和简化。
没有标题的或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号，会议记录应根据每次会议的主要内容自拟标题，依次填写。
⑸日期：指文件的形成时间，填写时可省略年、月、日字样，如：1992、3、10。
会议记录应依次填写每一次会议召开的时间。
⑹页号：指卷内文件所编页号，除最后一份文件填起止号外，其余文件只填起号。
7.备注：对卷内文件变化作说明之用。
填写卷内目录，必须按规定格式逐件、逐项填写，要用计算机打印。
2.卷内备考表的填写
⑴本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写，并签名，标注时间。
⑵立卷人：由责任立卷者签名。
⑶检查人：由案卷质量审核者签名（要求是立卷单位主要负责人或分管档案工作的负责人签名）。
⑷立卷时间：填写完成立卷的日期。
若卷内无情况说明，也必须将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。
五、拟写案卷题名
案卷题名即案卷标题，一般应由立卷人自拟、案卷题名
要求结构完整，应由卷内文件的主要聘任责任者、问题、名称（名称不超过三个）组成，拟写时要求做到简明扼要，概括确切，文字通顺，正确地把卷内文件内容揭示出来。
一般采用段落式标法，末尾不加“。
”。
六、案卷封面的填写与装订
1.填写案卷封面：填写时要求使用碳素墨水，用粗钢笔书写，字迹要工整、清晰，应逐项按规定填写类目名称（类目名称必须盖章）、案卷题名、起止时间、保管期限、件、页数、归档号（归档号必须用铅笔填写）。
2.案卷装订
⑴装订前要去掉文件上的金属物，破损和装订线内有字迹的文件材料要进行裱糊。
⑵案卷装订前，要检查案卷各部分排列顺序。
应为案卷封面——卷内文件目录——卷内文件——备考表——封底。
⑶使用综合档案室按上级标准统一印制的软卷皮，采用三孔一线的方法装订。
其装订位置应按在案卷卷皮左侧印制的三孔装订点，卷内文件的下边与卷皮的下边取齐。
卷内文件的右边也要求整齐。
七、不能和文件放在一起的同一问题或同一事件的照片、录音带、录像带、光盘等，要统一整理，分别存放，并在编目时注明互见号和存放地点。