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博览会现场管理方案

会展现场服务是会展项目具体落实的直接反映，因而十分值得主办单位重视。

同时，会展现场管理、控制和协调的内容十分庞杂，如果处理不当，任何一件小事都有可能发展成大问题。

所以，主办方需要不断提高服务水平，用优质的服务来回报会展项目的各方参与人员。

1．观众登记和入场管理观众登记处的主要任务之一就是维护展览会入口的良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。

为了提高工作效率，绝大多数会展组织者都偏向与把预先登记的观众和现场注册的观众分开，有些展览会还进一步将现场注册的观众分为两类，即有名片和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再登记处办理手续。

科学的观众登记，不仅能保证观众迅速入场，还有利于会展主办单位日后建立营销数据库，由此可见观众登记和入场管理的重要性。

另外值得一提的是，一些展览会的主办单位还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样无疑也便于人们，尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。

2．参展商管理展前，主办单位在推广会展项目的同时对参展

企业进行宣传，在广泛派发邀请函以及签约的网站上都添加了部分参展企业的名册；还编制了含有参展企业名册的会展快讯，派发给专业观众、专业市场；又在展会的介绍网站上开辟了供求平台，企业在展前、展中、展后都可以在网上注册，发布产品供应信息和采购信息，为买卖双方搭建平台。

展中，主办单位为展商提供增值服务，有站家现场答疑会和各类研讨会，帮助企业解决生产管理中的难题；有产销对接洽谈会，为买卖双方牵线搭桥，提升买卖双方的贸易成功率；有新技术推介会，推介新技术工参展商学习引进；除此之外，还将举行参展知识培训会，对参展商进行“如何让展位更吸引人”“如何更方便撤展”“参展手续”等方面知识培训。

同时，现场还安排专门人员协助展商进行报到、进馆等各项服务。

展后，主办单位对参展企业即使走访，听取意见，是下一界的增值服务做得更完美，同时进行企业展后成果的跟踪报道，提高展会和企业的知名度。

3．现场广告管理在这次大型会展活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、会展会刊、户外广告牌、气球、标语等，但无论采取什么样的广告载体，会展主办单位都必须指定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。

即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。

4．安全管理会展现场的安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火灾和卫生。

为此，会展主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系，积极争取这些部门的支持。

5．交通、物流管理对现场物流和交通的控制是展览活动全面控制的至关重要的部分。

事实上，交通也属于物流的范畴，只不过这里的“交通”主要指现场的交通工具、停车场及线路的规划，如展品运输车辆、巴士（往返与地铁或机场与场馆之间）、Taxi、停车场等。

对于大型会展活动而言，现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握一份想联系人名单、场馆地图、展品抵达场馆的时间、现场交通规划草图、紧急情况应对计划、现场联络点，包括安全和志愿者。

6．餐饮管理会展现场的餐饮服务要根据会展主办单位和场馆之间所签订的协议内容而定。

展览会主办单位在为参展商、观众以及所有工作人员提供现场餐饮服务时，一般采取以下两种方式：（1）指定餐饮服务商。

提供现场餐饮武夫，绝大多数会展主办单位都倾向于指定一家餐饮代理商，负责供应展出期间的各项餐饮（包括各种快餐、自助餐、工作餐、冷热饮料等）。

当然，场馆常设的餐饮服务设施也能提供一定的服务。

（2）推荐场馆及周遍餐饮设施。

有时候，一些小型展览会的主办单位可能不负责现场餐饮（主要是午餐）问题，但事先都应向参展商和观众声明，并详细介绍和推荐场馆及周边的餐饮设施。

7．证件管理为了便于会展现场管理，同时出于统计的需要，会展主办单位一般会对展览会实行证件管理，即拥有会展主办单位认可的证件才能进入场馆。

通常来说，在依次展览会中，主办机构至少要印制六种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和讲演嘉宾）。

另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。

主办机构必须加强对展览会证件，尤其是门票的管理，否则很容易出现混乱的局面，从而影响展览会的安全和形象。

还有一点需要指出，如果展览会拟出售门票，主办单位需事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。

8．参展商和观众投诉处理在会展活动举办过程中，不可避免地出现个别参展商和专业观众对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉的现象，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。

9．新闻管理一般来说，国内1万平方米以上的展览会都会在

现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能即使发布各种信息。

新闻中心的硬件设施和人员配备应根据会展规模等实际情况决定。

另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访。

所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。

10．布展、撤展管理布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会的不同规模和主题而定。

对于主办单位而言，布展就是对展览会现场环境进行规划，对参展商、搭建商、运输商等的有关工作进行协调和管理，从而为展览会正式开幕作好筹备工作。

11．展品运输管理会展是一个庞大的系统工程，从组展到展品运输、展台搭建，知道撤展，任何一环脱节，会展都无法顺利进行。

在整个流程中，展品、宣传资料以及展具、道具等相关设备的运输是一项重要工作，而且专业性很强。

在实际工作中，会展主办单位往往会委托一家专业运输公司来负责展品运输工作。

会展主办单位申请会展批文并在海关备案时，会同时将运输代理在海关备案。