第七章 应收应付款管理

第七章应收应付款管理

7.1 系统概述

应收款管理系统主要用于核算和管理客户往来款项。应付款管理系统主要用于核算和管理供应商往来款项。应收应付从初始设置、系统功能、系统应用方案、业务流程上都极为相似，因此，本章主要介绍应收款管理。

7.1.1 功能概述

应收款管理系统以发票、费用单、其他应收单等原始单据为依据，记录销售业务及其他业务所形成的往来款项，处理应收款项的收回、坏账、转账等情况，同时提供票据处理功能。系统根据对客户往来款项核算和管理的程度不同，提供了两种应用方案。

⒈在应收系统核算客户往来款项

如果企业的应收款核算管理内容比较复杂，需要追踪每一笔业务的应收款、收款等情况，或者需要将应收款核算到产品级，那么可以选择该方案。该方案下，所有的客户往来凭证全部由应收款系统生成，其他系统不再生成这类凭证。应收款系统的主要功能包括：

⑴根据输入的单据或由销售系统传递过来的单据，记录应收款项的形成。

⑵处理应收项目的收款及转账业务。

⑶对应收票据进行记录和管理。

⑷在应收项目的处理过程中生成凭证，并向总账系统进行传递。

⑸对外币业务及汇兑损益进行处理。

⑹根据所提供的条件，提供各种查询及分析。

⒉在总账系统核算客户往来款项

如果企业的应收款业务比较简单，或者现销业务很多，则可以选择在总账系统通过辅助核算完成客户往来核算。其主要功能包括：

⑴若同时使用销售系统，可接收销售系统的发票，并对其进行制单处理。

⑵客户往来业务在总账系统生成凭证后，可以在应收款系统进行查询。

本章采用第一种方案介绍应收款子系统的功能。

7.1.2 应收款管理系统与其它系统的主要关系

应收款管理系统与其它系统的主要关系如图7-1所示。

应收款管理与系统管理共享基础信息。销售管理系统为应收款系统提供已审核的销售发票、销售调拨单以及代垫费用单；应收款管理为销售系统提供各种单据的收款结算情况以及代垫费用的核销情况。应收款系统和应付款系统之间可以进行转账处理。应收款系统向总账系统传递凭证。

图7-1 应收款管理系统与其它系统的主要关系

7.1.3 应收款管理系统业务处理流程

应收款管理系统业务处理流程如图7-2所示。

图7-2 应收款管理系统业务处理流程

7.2 应收款管理系统日常业务处理

7.2.1 初始设置

⒈ 设置控制参数

在运行本系统前，应在此设置运行所需要的账套参数。控制参数各项目说明如下：

销售管理

系统管理

应收款管理

应付款管理

总账管理

基础数据

核销情况

发票、单据

转账

凭证 下月业务

设置系统参数

设置基础信息

设置期初余额 形成应收 收款结算

转账处理

制单

票据处理

坏账处理

查询统计

汇兑损益

期末结账

初始设置

日常处理

期末处理

⑴选择应收账款的核销方式

系统提供3种应收款的核销方式：按余额、按单据、按存货。选择不同的核销方式，将影响到账龄分析的精确性。选择按单据核销或按存货核销能够进行更精确的账龄分析。

⑵选择设置控制科目的依据

控制科目在本系统指所有带有客户往来辅助核算的科目。系统提供3种设置控制科目的依据：按客户分类、按客户、按地区分类。

⑶选择设置存货销售科目的依据

本系统提供了两种设置存货销售科目的依据。即按存货分类设置和按存货设置。

⑷选择预收款的核销方式

系统提供了两种预收款的核销方式，即按余额、按单据。

⑸选择制单的方式

有3种制单方式，即明细到客户、明细到单据和汇总的方式。

⑹选择计算汇兑损益的方式

系统提供两种计算汇兑损益的方式，即外币余额结清时计算和月末计算方式。

⑺选择坏账处理方式

系统提供两种坏账处理的方式，即备抵法和直接转销法。

在使用过程中，如果当年已经计提过坏账准备，则此参数不可以修改，只能下一年度修改。

⑻选择核算代垫费用的单据类型

根据初始设置中“单据类型设置”，应收单的类型若分为多种时，在此选择核算代垫费用单的单据类型。若应收单不分类，则无此选项。

⑼选择是否显示现金折扣

为了鼓励客户在信用期间内提前付款而采用现金折扣政策，选择显示现金折扣，系统会在“单据结算”中显示“可享受折扣”和“本次折扣”，并计算可享受的折扣。

若选择了“不显示现金折扣”，则系统既不计算也不显示现金折扣。

⑽选择录入发票是否显示提示信息

如果选择了显示提示信息，则在录入发票时，系统会显示该客户的信用额度余额，以及最后的交易情况。这样可能会降低录入的速度，反之选择不提示任何信息。

在账套使用过程中可以修改以上的参数。

⒉设置基础信息

基础信息包括设置科目、设置坏账准备、设置账龄区间、设置报警级别、设置存货分类档案、设置单据类型和设计单据格式等。其他公共信息(会计科目、部门档案、职员档案、外币及汇率、结算方式、付款条件、地区分类、客户分类及档案)已在系统管理和总账管理初始设置中完成。

⑴设置科目

如果企业应收业务类型较固定，生成的凭证类型也较固定，则为了简化凭证生成操作，可在此处将各业务类型凭证中的常用科目预先设置好。

⑵设置坏账准备

应收款系统可以根据发生的应收业务情况，提供自动计提坏账准备的功能。计提坏账的处理方式包括应收余额百分比法、销售余额百分比法、账龄分析法。

⑶设置账龄区间

为了对应收账款进行账龄分析，评估客户信誉，并按一定的比例估计坏账损失，应首先在此设置账龄区间。