第4讲 会议沟通
会议沟通的基本知识与技巧
会议沟通的基本知识与技巧会议沟通是指在会议过程中，与他人进行有效交流和互动的过程。
在现代企业中，会议是常见的沟通方式，通过会议可以促进团队成员之间的沟通和合作，提高工作效率和协同能力。
然而，有效的会议沟通并不仅仅指的是在会议中发言，还包括会前准备、会议组织、会议记录等方面。
下面是关于会议沟通的一些基本知识与技巧。
一、会前准备1.明确会议目的：在召开会议前，要明确会议的目的和主题，确定会议的议题和议程。
这有助于提前准备相关材料和资料，并将其发送给与会人员，让他们提前做好准备。
2.规划会议时间和地点：选择适当的时间和地点召开会议，避免与其他重要活动冲突，并提前通知与会人员。
3.邀请参会人员：根据会议的主题和议程，邀请合适的人参加会议。
在邀请时要明确会议的时间、地点和议题，并询问是否需要参会人员准备相关材料。
二、会议组织1.准时开会：作为会议组织者，应准备好会议室和相关设备，并提前到达会议现场，确保会议按时开始。
2.明确会议议程：开会前要向与会人员发布会议议程，明确会议的主题和议题。
在会议开始时，可以先简要介绍一下会议的目的和议程，并向与会人员确认是否有其他议程需要添加。
3.控制会议时间：会议时间的控制是保证会议效率的关键。
在会议开始时，可以设定一个时间限制，确保每个议题能够在规定的时间内得到讨论和决策。
4.主持会议：作为会议组织者，要负责主持会议，引导与会人员讨论议题，并促进有效沟通和合作。
要确保每个与会人员有机会发言，并尽可能减少不相关的讨论。
三、会议沟通技巧1.倾听与尊重：在会议中，要尊重每个与会人员的意见和想法，认真倾听别人的发言，不要打断或抢占对话。
尊重他人的意见能够建立良好的沟通氛围，促进团队协作和共识达成。
2.清晰表达：在会议中发言时，要清晰地表达自己的意见和观点，避免使用过于专业或模糊不清的术语。
尽量用简洁明了的语言进行沟通，并提供实际和具体的例子来支持自己的观点。
3.积极参与：会议是为了促进团队成员之间的交流和合作，每个与会人员都应该积极参与讨论和决策。
如何在会议上进行有效沟通和协商
如何在会议上进行有效沟通和协商在人际交往中，沟通与协商是必不可少的环节之一，其重要性应当不言而喻。
在会议上，有效沟通和协商可以使得参与者更好地达成共识和目标，推进会议进程以及增强合作氛围。
下文将从几个角度出发，阐述如何在会议上进行有效沟通和协商。
一、重视沟通前期准备工作在开始会议前，应当做好充分的准备工作，以便更好地进行沟通和协商。
这包括对会议议题和参会人员的了解，对会议目标和阶段性成果的确定，以及对沟通方式的选择和会议规则的制定等。
只有在准备充分的情况下，才能更好地进行有效的沟通和协商。
二、积极主动地参与沟通和协商在会议上，要具有积极主动的态度和行动，主动参与沟通和协商，积极提出意见和建议，同时关注他人的意见和反馈。
这不仅能够有效地促进会议的进程，也能够增强合作意识和协作能力，进而提高沟通和协商的效果。
三、注重语言和姿态的控制在进行沟通和协商时，言行举止也是非常重要的。
一方面，要注重表达清晰，措辞得当，尽量避免言词过激或过于含糊；另一方面，还要注重姿态和表情的控制，避免情绪过于激动或者过于低沉，以维护会议的良好气氛和信任关系。
四、注重共识和目标的达成在进行沟通和协商时，共识和目标的达成也是非常重要的。
这需要在会议过程中，积极探讨并梳理每个参会人员的意见和建议，注重彼此的共性和差异，避免顾此失彼，最终达成共识和目标，推进会议的进程并加强合作关系。
五、注重后续跟进和总结在会议结束后，还需要进行后续的跟进和总结。
这包括对会议的成果和未来工作进行分析和评估，了解参会人员的满意度和反馈，并及时总结和反馈，以不断优化沟通和协商，提高会议效果和成果。
综上所述，有效的沟通和协商不仅需要重视前期准备工作，还需要积极主动参与，注重言行姿态的控制，注重共识和目标的达成，以及进行后续跟进和总结等。
只有在这样的基础上，才能更好地进行有效沟通和协商，推进会议的进程，增强合作关系，提高工作效率和成果。
沟通中的会议沟通ppt课件
四、会议记录
M计算机公司 一号项目第6次检查会议纪录
Ø 时间、地点：会议于2008年12月6日(星期五)在B大厦第二会议室举行， 下午2：30开始。 Ø 出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉，庄子期 (主席)； 无故缺席者有：李杰、张明； 吴倩发来了请假条。 Ø 上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录。 Ø 上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说，有关客户仍在度假，所 以她没能邀请到他们来参加会议。
如果现在你是这次研讨会的主持人，面对这种 不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如 何就研讨的问题作总结?
会议主持人的职责
会议控制
·决定讨论主题； ·明确讨论范围； ·确保人们围绕主题依次发言； ·尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； ·确保其他成员了解会议进展情况。
会议引导
·识别主题/问题； ·交换和开发建议； ·评价不同方案； ·选择行动计划（5W1H）。
三、会议议程的设计原则、步骤
含义：“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须 做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议 上要考虑的事务”
原则：
表明议题 确定主次 注重实效 适时调整 提供背景资料
设计步骤
突出问题 提出新议题 选择重要议题 分清主次顺序 确定时间 表明顺序 结束议程
一、会议的目的与类型
会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式， 它是一种常见的群体活动。
会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段 ----格罗夫
最近一项调查显示：27％的组织沟通问题涉及会议 中的摩擦和冲突，会议被认为既是新想法被引诱扼 杀的死胡同，又是组织沟通的必要途径。
如何在会议上有效进行沟通
如何在会议上有效进行沟通在工作与生活中，我们常常需要参加各种各样的会议。
会议是一个交流想法、解决问题、做出决策的重要场合。
然而，并非每一次会议都能达到预期的效果，有时会因为沟通不畅而导致时间浪费、问题未解决甚至产生矛盾。
那么，如何在会议上有效地进行沟通呢？以下是一些关键的要点和方法。
一、充分准备在参加会议之前，做好充分的准备是至关重要的。
首先，要明确会议的主题和目的，了解相关的背景信息和资料。
这样可以让你在会议中有针对性地发表意见，而不是盲目地参与讨论。
其次，准备好自己的观点和建议。
对于会议中可能涉及的问题，提前进行思考和分析，提出可行的解决方案。
同时，也要预估可能会遇到的反对意见，并准备好相应的回应。
另外，还要整理好相关的文件和数据，以便在需要时能够清晰、准确地展示给其他参会人员。
二、认真倾听倾听是有效沟通的基础。
在会议中，不要急于表达自己的观点，而是要先认真倾听他人的发言。
倾听时要保持专注，不要分心，同时要理解对方的意思，而不仅仅是听到声音。
通过倾听，你可以了解到不同人的观点和需求，发现问题的不同角度，从而更全面地看待问题。
此外，倾听还可以让你更好地回应他人的观点，避免重复或无关的发言。
在倾听的过程中，可以适当地做一些笔记，记录关键的信息和要点。
这不仅有助于你更好地理解他人的发言，还能在自己发言时作为参考。
三、清晰表达当轮到自己发言时，要确保表达清晰、简洁、有条理。
首先，明确自己的观点和核心内容，避免含糊不清或模棱两可。
然后，按照一定的逻辑顺序进行阐述，可以采用总分总的结构，先提出观点，再进行解释和说明，最后总结强调。
在表达过程中，要注意语言的简洁性，避免冗长和复杂的句子。
使用通俗易懂的词汇和表达方式，让其他人能够轻松理解你的意思。
同时，也要注意语速和语调的控制，不要过快或过慢，语调要平稳、自然。
为了更清晰地表达自己的观点，可以使用一些图表、数据等辅助工具，增强说服力。
例如，如果是关于销售业绩的讨论，可以展示相关的图表来直观地呈现数据的变化趋势。
会议沟通技巧及其使用
会议沟通技巧及其使用推荐文章人际关系沟通技巧热度：政府部门沟通技巧热度：医患沟通技巧_有哪些景点的案例热度：交际过程中有什么沟通技巧热度：有效沟通的四大技巧热度：在工作中，我们会有很多大大小小的会议，其实会议是一种很好的沟通方式。
关键是我们如何从现在开始要把会议当成一种工作方式，如何把会议的价值最大化。
下面店铺整理了会议沟通技巧及其使用，供你阅读参考。
会议沟通技巧及其使用01会议中的沟通会议的沟通是指为了设定的目标，把信息，思想和情感在个人的或群体之间传递，并达成共同协议的过程。
3种沟通图画1.沟通漏斗沟通漏斗呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势，因为漏斗的特性就在于“漏”。
对沟通者来说，是指如果一个人心里想的是100%的东西，当你在众人面前、在开会的场合用语言表达心里100%的东西时，这些东西已经漏掉了20%，你说出来的只剩80%了。
而当这80%的东西进入别人的耳朵时，由于文化水平、知识背景的关系，只存活了60%。
实际上，真正被别人理解了、消化了的东西大概只有40%。
等到这些人遵照领悟的40%具体行动时，已经变成20%了。
这就是所谓的沟通漏斗，它的吞并功能可谓强大。
然而，这样的漏斗现象时时刻刻发生在我们周围，真的非常可怕。
所以，一定要掌握一些沟通技巧，争取让这个漏斗漏得越来越少。
2.沟通金三角沟通金三角反映的是一种换位思考的思维模式。
由图5-2所示，在三角形的底端，“自己”和“对方”在两边说话，你谈你的事儿，我谈我的事儿，这种沟通只是在对话，是不会成功的;只有在金三角的顶端，只有开会沟通的双方采用换位思考的方式，使谈话双方都站在对方的角度上，设身处地的为对方考虑，才能真正体会彼此的意思，也才能实现成功的沟通，所以沟通的关键在于换位思考。
3.沟通的冰山模式沟通的冰山模式反映了两个人或者两组人在谈话时，谈的是同一个话题，但是大家说出的内容只是冰山露出水面的部分，而对方真正想表达的东西大部分隐藏在水面以下。
如何开好会——会议沟通 ppt课件
管理人员 班组员工
专项工作布置
专业性较强，可
加强管理人员与班 组员工的沟通
轮流主持
有利于对员工的培 ppt课养件，树立全局观念
共性问题 或重要事
项
专题工作 布置，检
查
视条件采 用 29
怎么样？我们更会开会了吧！ 多多实践，你一定会游刃有余，成为高手！
欢迎大家多提意见，多支高招。 让我们召开的每一次会议都成为高效会议。
ppt课件
30
如何开好会
——谈谈开会的沟通技巧
ppt课件
1
开篇语
身为管理人员，相信大家对开会已是身经百战了。不管是参 加会议还是主持会议，我们都已有不少经验了。
那么如何才能使会议高效，当然是效率高，又有效，有没有 需要把握的技巧和方法呢？
让我们一起来讨论讨论，把经验加以总结，如果有些建议对 您有参考价值，那就太开心了！
会议气氛的调节：
熟练运用沟通协调技巧，幽默是很好的润滑剂，恰当的 回应、鼓励能调动与会者的积极性；
主持人不但要会说，还要会问，更要善于听。
ppt课件
11
主持会议
整理意见：
适时整理归纳大家提出的意见； 删除一些离题的意见； 删除目前没有能力做到的意见； 评估各个意见的优缺点， 评估意见能否达到议题的目的。
5
双边会谈或多边会谈
会前各方已充分准备并确定议题；
会谈的特点是：各方往往都有需要弥和的重大分歧；
围绕目标充分表达观点立场，随时注意调节会谈气氛；
充分运用谈判技巧；
各方应有明确的主谈人，其他与会人员不要轻易插话；
会前要设定己方的底线和目标，己方人员会前应十分清 楚明了，既有原则，又有灵活性；
沟通技巧—会议沟通技巧
沟通技巧—会议沟通技巧会议是现代工作中常见的沟通方式，有效的会议沟通技巧可以提高会议的效率和质量。
以下是一些关于会议沟通技巧的建议：1.准备充分：在会议之前，要了解会议的目的、议程和参与者的背景。
准备好相关材料和数据，并确保会议设备正常运行。
2.制定明确的议程：会议议程应确定会议的主题、时间和地点，并列出会议的具体议题和每个议题的时间安排。
通过提前发送议程给与会者，可以让大家有足够的时间准备和整理自己的想法。
3.鼓励参与：会议应该是一个团队成员均有机会发表观点和提出建议的场所。
主持人应鼓励参与者发表意见，并及时给予反馈和肯定。
4.清晰明了的语言：在会议中使用简洁、清晰的语言，避免使用专业术语或复杂的语句。
确保自己的意思能够被其他人理解，并给予足够的解释和例子。
5.身体语言和面部表情：在会议中要注意自己的身体语言和面部表情，保持积极的姿态和微笑。
这样可以传达出友好和专业的形象，帮助顺利进行沟通。
6.注意倾听：学会倾听并尊重其他人的观点和意见。
不要打断别人的发言，也不要随意进行批评或辩驳。
通过提问和合理的讨论，帮助大家理解并接受不同的观点。
7.学会总结和归纳：在会议进行的过程中，可以通过总结和归纳来帮助大家理解和回顾讨论的内容。
总结应包括讨论的主要点和提出的建议，以便于之后的行动计划。
8.尊重时间和尽量减少碎片化的会议：会议应该遵守时间限制，不要浪费时间在无意义或冗长的讨论上。
尽量将会议内容控制在重要和有价值的议题上，避免碎片化的会议。
9.跟进和复盘：会议结束后，应跟进行动计划并确保执行。
定期进行会议复盘，总结会议的效果和改进的空间，以便于下次会议的改进。
10.适应不同的会议模式：不同类型的会议有不同的沟通方式，如项目会议、决策会议、培训会议等。
要根据会议的目的和特点来选择适合的沟通方式，如演示、讨论、互动等。
通过这些会议沟通技巧，可以提高会议的效率和质量，促进团队合作和决策的达成。
同时，也能够提升个人的沟通能力和领导力。
会议沟通
导言在我们的工作过程中，会议可以说是一项最经常的工作。
一项调查表明：大多数商务人士有三分之一的时间是用于开会，有三分之一的时间是用于旅途奔波。
有感于繁重不堪的会议邀请，万科的总裁王石曾经说过一句很形象的话，他说：“我如果不是在开会，就是在去往下一个会议的路上。
”虽然大家都很了解会议所带来的资源、人力、物力的巨大耗费，但人们也不得不承认，会议是一种很有效的沟通手段，因为面对面的交流可以传递更多的信息，尤其是很多需要各部门协作的工作，就更是需要会议的纽带来协助运作。
【自检】你在会议沟通活动中是否具有以下行为要点？以上12个问题，可能是你的会议沟通活动中常见的表现，你如果选择了题号是单数的行为表现，请给自己加上一分；你如果选择了题号是双数的行为表现，请给自己减去一分。
最后看看自己的总分吧！3～6分：你的会议沟通技巧是值得称道的。
0～3分：你的会议沟通技巧也还不错，但需要进一步改进。
低于0分：你的会议沟通技巧真不怎么样，赶快努力吧！会议的安排会议安排核查表会议的主持(一)成功地开始会议和其他的很多场合一样,准备工作是避免表现紧张的关键：如果你知道自己将会说些什么来作为开场白，你就会放松下来。
更重要的是,你可以给整个会议带来一个富有组织的、卓有成效的开始。
会议开场秘诀1．准时开会对于每一位职业的商务人士而言，最头疼、最深恶痛绝的事情莫过于对方不准时，不守时。
在高速运转的信息社会，时间意味着抢占的商机，时间意味着金钱和财富，时间意味着一切。
我们说“浪费别人的时间就等于谋财害命”也是毫不夸张的。
对于会议而言就更是如此，因为不准时召开的会议浪费的是所有与会者的时间，这不仅会加剧与会者的焦躁抵触情绪，同时也会令与会者怀疑组织者的工作效率和领导能力。
2．向每个人表示欢迎用宏亮的声音对每个人表示热烈的欢迎。
如果你面对的是一队新的成员，让他们作向大家做自我介绍。
如果他们彼此已经见过面了，也要确保把客人和新来乍到的成员介绍给大家。
《会议沟通》PPT课件
二、会议记录的注意点
1、充分了解会议主题、目的及议程； 2、多种方式记录； 3、记录紧跟会议进程； 4、确认要点，澄清模糊观点； 5、避免个人主观意见； 6、会后校对并及时打印；.ComFra bibliotekany Logo
会议中的角色
1 主持人 2 其他与会者 3 会议秘书
.
会议中的角色职责
.
与会者的座次排列方式
会议沟通
LOGO
.
讨论
某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时， 工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司 管理层采用了三种不同的策略：
策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺 改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限；
.
二、设计步骤
1、突出问题； 2、提出新议题； 3、选择重要议题； 4、分清主次顺序； 5、确定时间； 6、表明顺序； 7、结束议程； 8、确定下次会议的议题和时间。
.
会议议程实例
资料：典型会议议程实例
M计算机公司 一号项目检查会议 日期：2006年10月16日，星期一 时间；下午2：20----3：45 地点：B大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况 议程： 1、公司第四季度销售情况 2、杜民做关于CPU进展报告 3、陈汉做关于CASE设计进展报告 4、李强做关于软件进展报告 附件： 1、软件进展报告，第7号 2、CASE设计进展报告，第2号 3、关于软件问题的短文
返回
.
什么是会议沟通？会议的目的与类型有哪些？
会议沟通：是群体和组织中相互交流意见的一中形式， 是一种常见的群体活动。
由此可见，会议即可以视作一个集思广益的过程，也可以被当作 一种信息传递的方式。
第4讲 会议沟通
思考题：
1、该部门会议都存在哪些问题？ 2、请分析造成该部门会议低效的原因。
会议沟通技巧第四章
采用合理的程序引导会议召开回顾：之前第三章我们主要对会议开展的基本过程进行了简单概述，让大家学会如何控制开场白，会议讨论以及会议结尾，第三章有一个重要的工具是会议框架表，希望大家好好从中学习，运用到我们实际的会议当中。
请大家思考以下问题：1 以前团队的小组讨论是如何开展和进行的？2 你知道哪些开会时常用的模型或者方法？3 你了解团队小组讨论最后的决策机制吗？小组最终如何做出决策？步步为营的解决问题小组讨论常常因为解决不了问题或者下不了最终结论而被认为是效率低下的方式。
而我们认为小组讨论之所以效果不好，是因为会议组织者和小组成员一样不了解正规的解决问题的流程，也不知道如何利用那些辅助性技巧帮助自己很好的引导会议的进程。
一个成功的会议主导者，不论会议的目标何在，都会首先确保每个小组有关确定问题的症结所在，以及如何找出解决问题的方法，讨论在有条不紊的进行中。
会议主导者的职责是帮助各个小组接受一个既定的目标和成果，也就是说，他需要为与会者指明他们需要努力的方向，使小组成员更有见地。
1、确定理想状态的模样，激发与会者的灵感很多讨论小组因为急着做出最终决定，而忽略了这一点。
对不同问题的定义常常会影响我们对理想状态的理解。
在会议目标实现之前，我们应该知道成功究竟是什么。
小组讨论得出的意见，不论一致与否，都会比一个人在桌前冥思苦想来的全面，然而每个人都会有自己的想法和观点——如此一来，只要给引导员足够的时间来采集组员的意见，这一步就成了能够真正找到并确定症结的关键。
在这个阶段，小组成员应该用最简练的语言将自己的观点传达给其他与会者，引导员应该督促其小组成员将他们的想法描述清楚，说出实例证明其观点的正确性，同时对某些假设提出质疑，并说出自己见解。
2、确定问题所在并仔细分析有时候并非每个与会者都能够明确小组需要讨论的内容，小组成员不可能仅凭个人经验就做某个决定，他们常常需要花费一定的经历，搜集一定的信息，包括相关数据以后才会下最终定论，这些信息，不论是主观的还是客观的，对于小组的最终决定都是紧密相连的。
沟通中的会议沟通
沟通中的会议沟通会议沟通是指在会议过程中进行信息传递、意见交流、问题解决等活动的沟通方式。
在会议沟通中，有效的沟通能够提高会议的效率和质量，促进团队协作和决策的顺利进行。
本文将重点介绍沟通中的会前准备、会议进行中的沟通技巧和会后总结等方面。
一、会前准备会前准备是会议成功的关键之一，它涉及到确定会议目标、制定议程、选择适当的沟通方式等方面。
首先，确定会议目标是会议准备的首要任务。
明确会议的目标有助于明确讨论议题、确定参会人员、制定议程等。
例如，在一个部门会议上，会议目标可能是讨论和解决当前工作中的问题，制定下一阶段的工作计划等。
其次，制定议程是会前准备的重要内容之一。
议程是会议进行的路线图，它可以帮助会议参与人员明确会议的内容和讨论顺序，提前做好相应的准备工作。
在制定议程时，应当充分考虑参会人员的需求和意见，并适时地提前发放给与会人员。
最后，选择适当的沟通方式是成功会议沟通的关键之一。
不同类型的会议可能需要不同的沟通方式。
例如，小型会议可以采用面对面的交流方式，以促进参与人员的互动和讨论；而大型会议可以采用网络或电话会议的方式，以便更好地协调不同地区的人员。
二、会议进行中的沟通技巧在会议进行中，有效的沟通技巧对于顺利进行会议和达成共识起到至关重要的作用。
下面列举一些常用的沟通技巧，以供参考：首先，保持积极的沟通氛围。
良好的沟通氛围是建立信任和开展有效沟通的基础。
在会议中，可以采取一些积极的沟通方式，如鼓励会议参与者提出自己的观点和建议，避免争论和攻击性的言辞等。
其次，注意倾听和理解。
倾听是有效沟通的重要环节，通过倾听可以了解他人的观点和需求，从而更好地协调和达成共识。
在会议中，可以采用积极的倾听方式，如提问、复述对方的观点和建议等。
此外，合理运用非语言沟通。
非语言沟通是一种重要的沟通方式，它包括面部表情、姿势、眼神等。
在会议中，可以通过适当的面部表情和姿势，来表达自己对他人观点的认同或不认同，增加沟通的效果。
会议沟通技巧
会议沟通技巧格罗夫曾说，会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段。
在我们的工作过程中，会议可以说是一项最经常的工作。
通过开会，可以满足人们深层次的需求。
会议是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动，同时会议也是为发挥特定功能进行的一种多项沟通方式，也是一种很有效的沟通手段，因为面对面的交流可以传递更多的信息，尤其是很多需要各部门协作的工作，就更是需要会议的纽带来协助运作。
会议的召开不是随便坐一起，随便说说就可以。
团队大了，总有各种会议和讨论，沟通成本上升不少。
但是我们不能只是抱怨，如何提高开会的效率，掌握开会的技巧才是关键。
接下来我们从以下几方面来探讨。
究竟怎样的情境宜采用会议沟通的方式进行呢？首先，需要统一思想或行动时如项目建设思路的讨论、项目计划的讨论等;其次，需要当事人清楚、认可和接受时如项目考核制度发布前的讨论、项目考勤制度发布前的讨论等;第三，传达重要信息时如项目里程碑总结活动、项目总结活动等;第四，澄清一些谣传信息，而这些谣传信息将对团队产生较大影响时;最后，讨论复杂问题的解决方案时(如针对复杂的技术问题，讨论已收集到的解决方案等)当我们明确了在何种情境中选择会议沟通的方式解决面临的问题后，我们就需要对会议沟通有所安排与准备。
会议最大的成本是时间成本，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。
究竟需要怎样的步骤流程才能让会议效果接近完美呢？1、议程安排要在会议之前明确清楚的会议议程，会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。
每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。
2、挑选与会者首要原则是少而精,根据会议内容决定哪些人参加，要有目的性，如果是信息型会议，你应该通知所有需要了解信息的人都参加，如果是决策型会议，你需要邀请能对问题的解决有所贡献，对决策有影响的权威人士，以及能对执行决策做出承诺的人参加。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
会议议程
编排会议议程时应 遵守的原则
会议的宗旨、日期、时间、 地点 按照议案的轻重缓急编 与会者姓名 排议程 例行公事的讨论 每一个议案应预估所需 比较难解决或有争议的问 的处理时间并明白地 题 标示出来 下次会议的日期 会议的总结和休会时间
生物燃烧发电项目组会议议程 会议时间：上午10：30~11：30，会议地点：第一会议室 1、进度安排与决定（20分钟） 讨论：各子项目组工作近况介绍 着重通报项目进展中存在的问题 措施： 2、确定向电网送电的日期（15分钟） 讨论：并入电网期间各部门相互协同的预案 措施： 3、高热卡植物推广种植及收购政策（20分钟） 讨论：（1）确保生物燃料供给的两个预案 （2）高热卡植物种植技术的培训及财务预算 措施： 4、下次会议安排（2分钟） 日期：———— 时间：———— 地点：——————
第4讲 会议沟通
主要内容：
会议的目的与类型 会议的组织 会议议程 会议中的角色 有效会议的组织
引导案例：
理查德· 希尔顿是一位部门领导，他所领导的部 门中有14位聪明能干的员工。希尔顿只是名义上的 领导，因为这十几位员工都非常负责。在大多数情 况下，部门成员之间都非常配合，大家互相协作与 支持。然而惟一让希尔顿头痛的问题就是开会。 在希尔顿领导的部门里，没有固定的时间开 会。只是有人感觉到需要对某个问题进行讨论时， 会议才开始召开、会议的主持者并不总是希尔顿， 而是那个需要开会的人。
确定会议主持人 确定与会人员 预定会议会场 确定会议时间 发放会议通知
挑选与会者的原则
少而精
与会者对于会议有重要意义
不同性质会议的人数构成：
信息研讨：30人 正式报告：不限 研讨培训：15人 问题识别：10人 关键问题解决和决策制定：5人
安排会议时间应考虑：
准确把握会议召开时机 根据需要确定会议时间 兼顾成本和效率
主持人 其他与会者 会议秘书
会议主持人的职责
会前
会议期间
会后
１、明确会议的目的 １、准时开会 １、审查会议记录 ２、批准议程草案 ２、阐明主题 ２、会后监控 ３、决定与会人员 ３、控制会议进程 ４、确定会议的时间、 ４、有效决策 地点和分发的材料
与会者的职责
会前 １、告知需要列入 议程的事项 ２、阅读有关资料 ３、如果合适，准 备自己的支持性材 料 ４、明确会议的时 间和地点 会议期间 １、准时出席 ２、按照要求发言 ３、记录会议决议 及需要采取的行动 会后 １、阅读、审核会 议记录 ２、执行行动计划 ３、必要时汇报执 行情况
在会议结束的时候，经常会陷入以下的局面： 除了再开会讨论外，会议没有达成任何共识。 发现了额外的任务，并分配成员继续解决。 任务确定下来了，但是没有人去具体负责解决。 会议达成了一定共识，但是却不能清楚表述共识 是什么。
以上局面带来的后果是：
再开一次会议意味着浪费大家的时间。 额外任务通常不会被重视。往往会被更重要的事 情挤掉。 由于无人负责，结果任务无法完成。 共识由于没有被成员理解而变得不合理。
会议秘书的职责
会前
１、准备会议资料 ２、起草会议议程 并报主持人审阅 ３、发送会议通知 和议程
会议期间
１、提前达到会场 并做好一切准备 ２、记录会议讨论 进程 ３、记录会议做出 的决策
会后
１、整理记录 ２、向主持人递交 会议纪要 ３、向与会者分发 会议纪要
六、与会者的座次排列方式
七、有效会议的组织
在至少7人到场后主持人才开始会议。因为总是 有人迟到，会议总是在预定时间的5~10分钟后才 可以开始。开始后的前10分钟总是讨论一些与会议 无关的话题。当会议正式开始后，主持人口头说明 一下开会的原因。这些说明就成为会议的议程，然 后组织对议题展开无目的的讨论。发言很零散，也 很容易偏离主题。对议题不感兴趣的人往往会进行 脱离主题的发言，还有人会大声打断别人的谈话， 观点不同的人会争论不休，受到攻击的人往往不愿 意再表露自己的观点。
有效会议的要求
目标具有价值 短时间内实现目标 与会者对会议满意
会议效果的影响因素
１、会议目的不明确 ２、会议持续太久 ３、简单问题复杂化 ４、发言者过于健谈
组织有效会议的策略
１、不搞形式主义 ２、明确会议的目的 ３、提前分发会议备忘录 ４、选择合适的与会者 ４、控制好会议的时间及进程 ５、分发会议简报
会议进程的控制
宣布会议的主题和目的 依次讨论会议议题 让每个人都有表述自己意见的机会
控制讨论进程 控制会议时间 总结会议成果，让与会者确认各项结论 及分工
会后工作
下发会议记录或会议简报 对执行工作进行监督和检查
三、会议议程
会议议程的设计步骤
提出议题 选择重要议题 分清主次顺序
确定时间 结束议程
会议八戒
不开无主题的会 不开多中心的会 不开无准备的会 可开可不开的会坚决不 开
开会不离题 无关人员不请 发言不重复 不要议而不决或一言堂 个人决定
情景模拟 作为主持人，你将如何处理以下的困境？ 为什么？ 1、小张喜欢拖拖拉拉，开会总是迟到。 2、小王在会上默不作声。 3、小李和老陆在会上争执起来。 4、在讨论中，与会者缺乏参与意识。 5、大家讨论得很热烈，但在会议结束时， 五个议题只完成了两个。
四、会议记录
会议记录的内容
会议名称 日期 起止时间 地点
主办者 出席人员 缺席人员 每个议题的讨论过程 会议决议 下次会议的时间及地点
会议记录时应注意的问题
充分了解会议主题、目的及议程 可采用手记、录音、照相或摄影等方式记录 记录速度要紧跟会议进程 避免夹杂自己主观意见 会后应及时校对并打印
五、会议中的角色
思考题：
1、该部门会议都存在哪些问题？ 2、请分析造成该部门会议低效的原因。
一、会议的目的与类型
会议是群体或组织 中相互交流意见 的一种形式，是 一种常见的群体 活动。
会议的目的
交流信息 给予指导 解决问题 作出决策
会议的类型
谈判 通知 解决问题 决策 交流
二、会议的组织
会前准备
审查开会的必要性 确定会议目标 拟定会议议程 准备会议文件 分发预阅资料