商品采购及销售跟进工作流程

商品采购及销售跟进工作流程

总则

一、为达到有效地降低采购成本，控制出品质量，保证日常销售正常运作，最大化地增加公司盈利，逐步开源创新，需规范日后工作中的正确采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性可以符合公司整体的日常管理规定要求。

二、本流程适用于全公司各人

采购流程

1、采购申请。采购部门根据生产或经营的需要并切合当时实际情况，向部门主管提出商品采购计划申请，在得到部门主管和上级领导同意后方能展开采购工作；

2、选择供应商。根据商品的品质、价格、交货期、是否符合自身品牌的形象和经营方式，商家是否具有良好信誉和合法经营资格而作出正确的选择。如为本来已有合作关系的供应商，则无需考虑以上条件；

3、采购订单下达。在选择好正确的供应商后，由负责该项目的采购员向供应商提出采购要求，确定好商品的具体品种、规格、单位、数量、包装、金额，与供应商订立好适当的交货日期和物流方式、费用以及结算方式和结算日期，确认对方的相关联系人员，作好相关的采购记录并要求供应商提供送货单。必要时需要与供货商订立采购合同，保障该采购项目能顺利按计划进行；

4、采购项目跟踪。采购员在成功向供应商下达采购订单后，要保留好对方的相关联系方式，方便在等待交货期间可以根据实际需要适时地向供应商查询该商品的动向，其中包括生产进度，具体发货时间，物流跟踪等；如在生产过程中供应商产生任何关于该商品的疑问，负责该项目的采购员应予以全力配合解决相关问题，保证供应商能及时交货；

5、商品验收、入库。当所订购的商品送达公司仓库后，相关负责采购员和仓库人员应及时对商品进行验收程序；若为新品入库，则应先在系统中设定好商品编码、商品名称、销售定价（价格需由上级领导同意批准）。

采购员根据供应商所提供送货单开具采购入库单，交由仓库人员检查商品的品种、数量是否与所订购的一致，质量是否符合既定的要求，配套和包装是否完整。检查商品质量时对于大批量低价值产品进行抽样检查，抽检率不低于10%；高价值产品则需要进行逐件细致检查。经检查后的合格商品由负责采购员和仓库人员进行包装、配套、贴标、保存，以保证商品上架时已有完整的包装。完成

上述步骤后由仓库人员签名作实，仓库主管审批采购入库单，完成入库。（检验标准详情请参考附件X及附件XX）。

若供货商无提供送货单，则先进行验货步骤，再开具采购入库单，然后交由仓库人员签名作实，仓库主管审批通过完成入库。如遇到品种、数量、质量等出现不合格情况，向领导请示后做进一步处理，负责采购员需及时与供应商联系，安排相关事宜；

6、货款结算。合格商品完成入库事宜后，负责采购员应与供货商联系，确定货款结算日期，并将已审核采购入库单（白联）交到会计处进行挂账记录；到期日填写好所需付款单据，连同已审核采购入库单（红联）以及供应商提供的送货单等单据一并交采购主管复核，会计审核，副总经理/总经理审批，再交到出纳处安排汇款；款项汇出后应由负责采购员通知供应商相关事宜。特定商品生产款项支出按公司有关财务制度办理。

商品上架销售

在商品完成入库步骤后，采购员应按照公司安排和规定通知销售部、电商部和门店进行上架销售或补货事宜；新品可按公司规定，通知仓库主管安排调货至门店；协助各部门解决销售过程中出现的各类问题（例如损坏，部件缺失，由于存放过久而出现变质、变形等现象）。

销售情况跟踪

1、定期跟进商品销售情况，如在销售过程中出现问题应及时与供应商或销售人员协商解决并记录相关问题与情况；

2、针对畅销商品需定时留意其库存数量，及时向部门主管提出采购计划，防止商品出现供不应求的情况；

3、对于库存积压商品应与销售人员共同协商对策，作促销等一系列活动，防止商品积压过量。

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