内业资料的整理与管理
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2、及时进行文函的处理，具体负责处理文函 的技术人员要提高工作效率，特别是对有时限要 求的文件要抓紧拿出处理意见供项目经理裁定。
3、要严肃纪律、明确责任，对文函处理需要 保密的要绝对保密，需要传达的要传达到位，做 到每份文件要有详细的处理结果，并对处理完的 文件及时存档、备查。
4、建立严格的文件拟稿、核稿、签发制度。
第二节 文函的管理制度
一、一般规定
1、项目部行文、用印由项目经理负责，发 出的各种报告必须书面化、专业化。
2、文档管理必须由专人负责，发文和转发 文件要亲手交给收件人，并做好签收记录。
3、收文应做好登记，应及时送交负责人批 阅处理，并及时归档。
4、上级部门下发的与工程施工有关的文件、 通知等资料，应建立“文件读知”制度，并传阅、 签认。
(1)主送单位和抄送单位不分。
(2)字体、字号、行距不正确。
(3)印章不规范，甚至漏盖章。
(4)错字、病句重复出现。
(5)附件不全。
(6)发送时间不规范。
2、内容表述不清：行文的目的不明确，文 字表述专业性不强，不简练，答复要求的报告针 对性不强，甚至答非所问。
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二、文函处理注意事项
1、健全文函阅办制度，一是对项目部所有来 文必须建立详细的登记传阅制度；二是项目经理 对文件的批阅必须清楚明了，该阅处的阅处，该 阅知的阅知，该指定谁处理的要列明。
内业资料的整理与管理
山东恒建工程监理咨询有限公司
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目录
第一章 第二章 第三章 第四章 第五章
概述 文函管理 施工资料管理 竣工资料整理与归档 资料整理提纲
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第一章 概 述
1、内业资料的作用 公路工程内业资料是直接反映施工过 程工程质量控制的重要载体，是日后公路 通车运营管理的重要依据，加强和规范施 工阶段的内业资料整理是当前公路工程施 工管理的一项重要内容，也是反映公路工 程施工管理水平的主要方面。
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2、内业资料存在问题的原因
一是平时不重视内业资料的管理，普遍存 在“重外业、轻内业”的现象，且对内业资料 的整理阶段性的进行，只“整”不“理”，导 致内业资料逻辑性、数据性错误“百出”；二 是工程实施过程中，专业化的施工队伍调动频 繁，如路基工程作业队伍，在进入路面铺筑时 已撤离现场，造成路基资料缺失或出现不连贯 错误，逻辑性较差；三是工程管理人员和档案 管理人员对相互的业务不熟悉，工作责任心差， 且工作岗位不固定，工作连续性差，前后脱节， 导致内业资料整理中的重复返工现象经常出现。
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4、内业资料构成和分类
(1)合同文件：施工合同协议书（含问题澄 清）、投标书、招标文件（含补遗书）以及施工招 标、施工合同有关资料。
(2)日常资料分类：质量控制资料－检验、试 验，以及有关质量文件；进度控制资料－总体进度 计划、旬、月度计划及其完成情况，进度计划调整， 以及有关计划的文件；费用控制资料－工程量统计、 核定、计量与支付、工程费用变更资料，以及有关 费用控制文件；合同管理资料－有关工程分包、变 更、索赔、延期的往来文件；项目部内部管理资料 －规章制度、工程费用、工作考核、奖惩等；安全 生产资料－包括各种安全生产活动实施及机械设备 检验检测记录。
6、自检结论填“经自检符合规范及设计要求”。
7、监理评语填“符合规范管理及ppt设计要求”。
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二、资料排放顺序的基本要求
1、路基工程
按路线前进方向1～3km或按结构物分段分别 装盒，盒内资料按施工顺序存放，即填前压实检 测资料在上，路基填筑和路槽检测资料在下。
2、路面工程
按路线前进方向1～3km或按结构物分段（基 本同路基分段划分）分别装盒，盒内资料按桩号 里程由小到大顺序存放，左、右幅共放一盒的左 幅在上，右幅在下。
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3、内业资料整理要求
“全”、“准”、“严”：“全”就 是在内业资料齐全上下功夫，做到文件、 资料项目齐全，不出现缺少文件和频率不 足等现象。“准”就是在内业资料整理上 严把准确关，确保资料填写的内容和数据 的准确性，经得起推敲和检查。“严”就 是在内业资料格式和组卷上，严把审查关， 不合格的内业资料严禁进入工程档案室。
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3、桥梁工程
按路线前进方向，按每座结构物分别装 盒。结构物下部结构资料按墩、台编号由小 到大排列，每墩、台资料按施工先后顺序排 列，即基础在上，桥面系工程在下。
4、试验资料中的施工检测部分（如砼 强度、路面强度等）归到相应检测资料之后， 各种试验配合比、原材料检测等资料独立装 盒。
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（2）自检、抽检、试验资料对同一施工工序而言，时 间、内容上不对应，特别应注意砼浇注日前与试件的 制件日期。
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三、资料填写中的常见错误及注意事项
1、签字人员不统一，字迹不一致。
（1）同一负责人在各种资料中的签字字迹不一致。
（2）不同负责人所填写的资料内容字迹一致。
2、自检资料、抽检资料、试验资料之间不对应。
（1）自检资料中的各种检验未按根据施工工序的顺序 来填写。钢筋检验、模板检验、砼浇注三者之间的时 间先后不对应。测量资料与工序检验资料在时间和日 期上不对应。
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第三Байду номын сангаас 施工资料管理
第一节 质检资料的整理与注意事项
一、填制说明
1、表格一律用碳素笔（中性笔）填写。
2、承包单位、监理单位分别填写法人单位的全称。 （可以采用电脑统一打印方式）。
3、合同号：填写“合同段代号”，如二合同为 “二”。
4、编号：暂不填写。
5、表格中的“工程名称”填“招标工程的全称”。
(3)竣工文件 。
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5、内业资料管理注意事项 (1)明确职责、协调配合。 (2)加强督促检查，规范档案管理。 (3)学习业务、提高管理水平。
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第二章 文函的管理
第一节 文函的一般规定 1、基本要求 纸张、颜色、字体、印章、装 订、各要素要求。
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2、式样
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5、文档管理者应认真记录文档处理过程和 结果，并做好分类整理归档。
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二、函件传递程序
业主
业主
—
总监代表处
○●
驻地监理处
○●
承包人
●
注：●主送 ○抄送
总监代表处
驻地监理处
○●
○●
—
○●
○●
—
○
○●
承包人 ○● ○● ○●
—
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第三节 文函的常见问题与注意事项
一、文函常见问题
1、格式错误
3、要严肃纪律、明确责任，对文函处理需要 保密的要绝对保密，需要传达的要传达到位，做 到每份文件要有详细的处理结果，并对处理完的 文件及时存档、备查。
4、建立严格的文件拟稿、核稿、签发制度。
第二节 文函的管理制度
一、一般规定
1、项目部行文、用印由项目经理负责，发 出的各种报告必须书面化、专业化。
2、文档管理必须由专人负责，发文和转发 文件要亲手交给收件人，并做好签收记录。
3、收文应做好登记，应及时送交负责人批 阅处理，并及时归档。
4、上级部门下发的与工程施工有关的文件、 通知等资料，应建立“文件读知”制度，并传阅、 签认。
(1)主送单位和抄送单位不分。
(2)字体、字号、行距不正确。
(3)印章不规范，甚至漏盖章。
(4)错字、病句重复出现。
(5)附件不全。
(6)发送时间不规范。
2、内容表述不清：行文的目的不明确，文 字表述专业性不强，不简练，答复要求的报告针 对性不强，甚至答非所问。
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二、文函处理注意事项
1、健全文函阅办制度，一是对项目部所有来 文必须建立详细的登记传阅制度；二是项目经理 对文件的批阅必须清楚明了，该阅处的阅处，该 阅知的阅知，该指定谁处理的要列明。
内业资料的整理与管理
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第一章 第二章 第三章 第四章 第五章
概述 文函管理 施工资料管理 竣工资料整理与归档 资料整理提纲
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第一章 概 述
1、内业资料的作用 公路工程内业资料是直接反映施工过 程工程质量控制的重要载体，是日后公路 通车运营管理的重要依据，加强和规范施 工阶段的内业资料整理是当前公路工程施 工管理的一项重要内容，也是反映公路工 程施工管理水平的主要方面。
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2、内业资料存在问题的原因
一是平时不重视内业资料的管理，普遍存 在“重外业、轻内业”的现象，且对内业资料 的整理阶段性的进行，只“整”不“理”，导 致内业资料逻辑性、数据性错误“百出”；二 是工程实施过程中，专业化的施工队伍调动频 繁，如路基工程作业队伍，在进入路面铺筑时 已撤离现场，造成路基资料缺失或出现不连贯 错误，逻辑性较差；三是工程管理人员和档案 管理人员对相互的业务不熟悉，工作责任心差， 且工作岗位不固定，工作连续性差，前后脱节， 导致内业资料整理中的重复返工现象经常出现。
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4、内业资料构成和分类
(1)合同文件：施工合同协议书（含问题澄 清）、投标书、招标文件（含补遗书）以及施工招 标、施工合同有关资料。
(2)日常资料分类：质量控制资料－检验、试 验，以及有关质量文件；进度控制资料－总体进度 计划、旬、月度计划及其完成情况，进度计划调整， 以及有关计划的文件；费用控制资料－工程量统计、 核定、计量与支付、工程费用变更资料，以及有关 费用控制文件；合同管理资料－有关工程分包、变 更、索赔、延期的往来文件；项目部内部管理资料 －规章制度、工程费用、工作考核、奖惩等；安全 生产资料－包括各种安全生产活动实施及机械设备 检验检测记录。
6、自检结论填“经自检符合规范及设计要求”。
7、监理评语填“符合规范管理及ppt设计要求”。
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二、资料排放顺序的基本要求
1、路基工程
按路线前进方向1～3km或按结构物分段分别 装盒，盒内资料按施工顺序存放，即填前压实检 测资料在上，路基填筑和路槽检测资料在下。
2、路面工程
按路线前进方向1～3km或按结构物分段（基 本同路基分段划分）分别装盒，盒内资料按桩号 里程由小到大顺序存放，左、右幅共放一盒的左 幅在上，右幅在下。
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3、内业资料整理要求
“全”、“准”、“严”：“全”就 是在内业资料齐全上下功夫，做到文件、 资料项目齐全，不出现缺少文件和频率不 足等现象。“准”就是在内业资料整理上 严把准确关，确保资料填写的内容和数据 的准确性，经得起推敲和检查。“严”就 是在内业资料格式和组卷上，严把审查关， 不合格的内业资料严禁进入工程档案室。
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3、桥梁工程
按路线前进方向，按每座结构物分别装 盒。结构物下部结构资料按墩、台编号由小 到大排列，每墩、台资料按施工先后顺序排 列，即基础在上，桥面系工程在下。
4、试验资料中的施工检测部分（如砼 强度、路面强度等）归到相应检测资料之后， 各种试验配合比、原材料检测等资料独立装 盒。
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（2）自检、抽检、试验资料对同一施工工序而言，时 间、内容上不对应，特别应注意砼浇注日前与试件的 制件日期。
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三、资料填写中的常见错误及注意事项
1、签字人员不统一，字迹不一致。
（1）同一负责人在各种资料中的签字字迹不一致。
（2）不同负责人所填写的资料内容字迹一致。
2、自检资料、抽检资料、试验资料之间不对应。
（1）自检资料中的各种检验未按根据施工工序的顺序 来填写。钢筋检验、模板检验、砼浇注三者之间的时 间先后不对应。测量资料与工序检验资料在时间和日 期上不对应。
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第三Байду номын сангаас 施工资料管理
第一节 质检资料的整理与注意事项
一、填制说明
1、表格一律用碳素笔（中性笔）填写。
2、承包单位、监理单位分别填写法人单位的全称。 （可以采用电脑统一打印方式）。
3、合同号：填写“合同段代号”，如二合同为 “二”。
4、编号：暂不填写。
5、表格中的“工程名称”填“招标工程的全称”。
(3)竣工文件 。
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5、内业资料管理注意事项 (1)明确职责、协调配合。 (2)加强督促检查，规范档案管理。 (3)学习业务、提高管理水平。
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第二章 文函的管理
第一节 文函的一般规定 1、基本要求 纸张、颜色、字体、印章、装 订、各要素要求。
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2、式样
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5、文档管理者应认真记录文档处理过程和 结果，并做好分类整理归档。
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二、函件传递程序
业主
业主
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总监代表处
○●
驻地监理处
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承包人
●
注：●主送 ○抄送
总监代表处
驻地监理处
○●
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○
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承包人 ○● ○● ○●
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第三节 文函的常见问题与注意事项
一、文函常见问题
1、格式错误