怎样做好印信管理工作

第十五讲怎样做好印信管理工作

印信是公私印章（不含篆刻艺术品）的总称，是行使权力的信物，故称“印信”。

一、印信管理工作源流

印章的产生源于制陶。中国陶器产生于新石器时代早期，距今有八千多年历史。最原始的制陶即模制法，就是在模子里置竹篮条或绳子，接着用泥涂在模子里，待半干后取出，陶坯的表面就留下清晰的篮或绳的印纹。受此启示，先民们直接在陶拍上刻纹饰，陶拍原先是以拍打方式弥合泥坯裂缝的简单工具，上雕纹饰之后，陶玺由此脱胎而出。陶玺有两种涵义，其一指玺印的质地为陶，由粘土的混合物经成型、干燥、烧结而成；其二指用以戳压出泥陶上文字或徽记的经印。这些文字或徽记往往是器物主人或家族的名称或标记。印玺是私有制的产物。《后汉书〃祭祀志》记载：“三皇无文，结绳以治，自五帝始有书契。至于三王，俗化雕文，诈伪渐兴，始有印玺以检奸萌，然犹未有金玉银铜之器也”。“三王”指夏禹、商汤、周文王。“诈伪”、“奸萌”显然是指私有制出现后的诈骗、冒认、偷盗、侵夺等不正当的行为。因此，在器物上戳压记号，以证明物品归谁的印章是随着私有制出现应运而生的。

春秋战国至秦以前，篆刻印章称为“玺” (也作”钤” )。秦始皇统一六国后，规定“玺”为天子专用，大臣以下和民

间私人用印统称“印”。由此逐步形成了帝王用印称“玺”或“宝”，官印称“印”，将军用印称“章”，私人用印称“印信”的制度。唐代武则天时因觉得“玺”“死”同音，改称“玺”为“宝”，其后沿旧制而“玺”“宝”并用。

印章根据历代人民的习惯有“印章”“印信”“印鉴”“记”“朱记”“合同”“关防”“图章”“符”“契”“押”“戳子”等多种称呼。印于文件上表示鉴定或签署的印章被成为印鉴，从事或者参与财务交易的人必需有印鉴证明。

春秋战国时期，上至国君，下至普通官吏，印章大都由自己保管。一般用绶带穿系在印章纽上的小孔里，绑束于腰带间，走到哪里带到哪里，这就是所谓“怀黄金之印，结紫绶带于要（腰）”的“佩印”。秦代“玉玺”归专门掌管印章的官员“符玺令”管理。秦末，天下大乱，会稽郡守殷通召项梁叔侄共商应变之策，项梁指挥项羽拔剑砍下殷通首级，“佩其印绶”，然后便自封为新的郡守，行令各县，“得精兵八千人”。这一凭印绶当官、认印不认人的制度，又为汉朝所继承。汉武帝时，穷得连老婆也养活不起的朱买臣忽然被任命为故乡会稽郡守，当其回到下榻的会稽郡驻京办事处时，吏员们仍把他当穷汉看待，不予理睬，及至发现他怀里揣着印绶，才马上排好队，一起跪拜。汉朝印章管理除了沿用秦的制度外，还规定官印是“一官一印”，卸官时印与绶都要上缴，在颁发新印时，同时宣布旧官印废止，皇帝的印

则归中央秘书官御史大夫管理。东汉的印章归尚书台（中央集权的秘书部门）管理。唐代管理印章的办法有了改进。据《因话录》记载：“尚书省二十四司印，悉纳值厅，每郎官交值时，吏人悬之于臂以相授。”可见守夜值班护印之严。唐代对官印的使用程序也有严格规定。以唐代中书门下即政事堂的“堂印”为例，凡需要用印的公文，必须经主管长官判署、签押，并经誊写、校对后，再由“堂头”（相当于政事堂的办公厅主任）审核，审核无误后，方可用印。宋代对印章的尺寸进行了明确规定。元代将官印分为皇族印和臣下印两类。明代朱元璋为防止部下用印章营私舞弊，下令将官印一分为二，分开管理。清代六部下设“当月处(相当于现在的秘书处)”，专门管理印章，凡军机处的文件都要送“当月处”盖章后方能发出。我国古代历朝历代对印章的管理办法，值得我们学习借鉴。

二、印信管理工作实务

（一）印章的刻制。印章通常是在机关、单位被正式批准成立后，由上级机关颁发或经批准持上级机关证明制作。印章必须在县以上公安机关指定的刻字社制作，非公安机关指定的刻字社不准承揽此项业务。验收合格的印章，要进行详细的登记，并留下印模，以备查考。印章的形体规格（尺寸、字体、样式等）要严格按照国务院的有关规定执行。

（二）印章的颁发。上级机关发给下级机关的印章，称

为颁发印章。印章的颁发要手续完备并确保完全，取送印章要按取送机要文件的规格加以对待。

（三）印章的启用。是指印章从何时开始生效使用。在印章启用前，应将印模及启用时间通知有关机关、单位，并上报上级机关备案。

（四）印章的使用。

1、审批。单位或个人来办公室办理盖章事务，要了解其用印的内容和目的，确证符合要求的，由印信管理人员按用印规格和审批权限送有关领导审签。

2、用印。根据领导签署意见用印。用印时，握法要标准（印迹符合阅读习惯），印泥（油）要适度，用力要均匀，落印要平稳，使字形清晰，以求庄重、美观、有效。

3、登记。对领导同意用印的事项，应将用印时间、用印部门或个人、用印事由及数量、批准人、经手人、监印人等在印章使用登记簿上逐项纪录，以备查。

（五）印章的停用。当机关、单位名称变更或机构撤销时，印章自行停用。停用印章要发文通知有关机关、单位，说明停用的原因，标明停用印章的印模和停用时间。停用的废印不得在原机关、单位长期留存，要及时送交原颁发机关。

（六）印章的存档和销毁。制发印章的机关回收废旧印章后，要进行登记销账。对具有保存价值的旧印章要妥善保存；对保存价值不大的旧印章，应定期销毁。销毁印章时，

应经主管人员批准，并有监销人；销毁的废旧印章，要留有印模，以备查考。

三、当前办公室在印信管理工作中存在的问题

印信管理人员对印信的权威性、印信效力的法定性、印信管理的严肃性认识不足，存在把关不严、程序缺失、存放及使用随意等问题。

四、如何进一步做好印信管理工作

（一）实行“专人专柜保管”，做到安全存放。印信应存放在安全、有保密设施的地方，做到“专人专柜保管”。当印信管理人员出差、休假需交给其他同志保管时，应经过单位负责人批准，并做好交接工作。

（二）完善相关制度，严格印信使用管理。未按审批权限送有关领导审签之前，不得擅自用印。严禁在空白介绍信、空白便函上加盖各类印章；印章严禁外借，一般不得拿出办公室使用。原则上盖哪一级机关的印章，应由哪一级负责人批准。