电子档案管理的优化策略
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二、电子档案管理的优化策略
（一）解决好电子文件的保存问题 电子文件以化学磁性材料为载体， 这些材料具有易产生静电而吸引尘埃导 致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复 等缺点,寿命远低于纸质材料，一般磁盘、 磁带不足十年，光盘也只有二三十年的 保存时间。同时电子文件本身还易受到 计算机病毒、电脑黑客的破坏。因此，必 须加快硬件设施建设，解决好电子文件 的保存问题。要建造专用库房、档案柜 存放电子档案，配备专业电子档案机房 和较高的安全性的计算机、扫描仪、光盘 刻录机、互联网设备等现代化办公设备； 避免存储介质受磁场、温度、湿度、细菌 等因素的影响以及防机械磨损和强烈震 动等条件。 （二）做好电子档案数据备份及恢复 工作 电子文件自身特性决定了其更不稳 定、更易损坏的风险，因此对于电子文件 有必要进行备份。备份对象主要有文书、 照片、音频、视频等电子档案，最好实行 双备份制，一份封存，一份供借阅。针对 网络的不安全性，还必须建立数据异地 备份和恢复系统，确保关键信息能在计 算机和网络发生灾难性故障后得以恢 复。 （三）加强网络的安全管理 通过运用目前比较成熟的网络安全 技术，如访问控制技术、防火墙技术、防 御病毒技术、数据加密等技术，以及密匙 管理、数字式签名等先进技术，保证电子 档案管理网络的正常运行。同时强化网 络安全责任，提高电子档案管理人员的 素质，限定不同部门、不同人员的查阅权 限，全程监控所利用的电子档案并自动
记录，防止电子档案被篡改而造成重大 损失。
（四）制定相关的法律法规、规章制 度、技术标准
为防止电子档案管理中出现无章可 循，无法可依，重复、繁杂的混乱局面，保 证电子文件管理的高效和科学，必须有 相关的法律法规和各种标准来支持。其 中，包括与电子档案和网络安全相关的 法律、制度，网络系统保密论证及验收要 求，还有各种密级电子文件的著录、管理 及传输的规定。另外，对计算机和应用 软件的兼容性标准及电子档案保护和存 放的温度、湿度等环境条件进行严格规 定。
参考文献：
[1]冯惠玲.电子文件管理教程.北京：中国人 民大学出版社，2003.
[2]殷素芬.电子档案应用中的利与弊.现代医 院管理，2006，(4)：54-55.
[3]全晓慧.浅谈电子文件档案管理.晋东南师 范专科学校学报，2004,(6):90-91.
4 办公室业务 2012 · 8
算机病毒也给电子档案的管理带来巨大 的安全隐患。
（五）电子档案归档工作难度大 与纸质文件相比，电子档案归档是 一项更为艰苦细致且难度较大的工作。 当前，电子信息和电子文件的数量呈几 何级急剧增加，加上对电子档案归档工 作的忽视、归档保存策略的缺Biblioteka Baidu，很多电 子文件处在自生自灭的状态中，电子文 件缺乏有效的管理。
【关键词】电子档案；管理；策略
近几年，随着计算机技术的飞速发 展，办公自动化、文档一体化获得进一步 的扩展和深化。电子文件档案因具有传 递速度快、易于复制等特点，将成为未来 档案的主体。由于电子档案与传统文件 在载体、使用方法和保存方式上的不同， 使档案管理面临新的挑战。
一、电子档案管理存在的问题
（一）电子档案的真实性和可靠性难 以界定
电子档案从起草、修改到印发都在 计算机上进行，文件可以随时产生和更 改，且修改后不易留痕迹，因而对于电子 文件是否是原件很难鉴别。存储介质的 特性使得电子档案的真实性和可靠性难 以得到保证。
（二）电子档案对系统具有高度依赖性 电子文件的编码和解码过程需要借 助于一定的硬件设备、操作系统和应用 软件，否则电子文件既无法产生，也无法 阅读。由于电子文件对系统的依赖性， 加上很多档案系统和软件的开发通用性 差，致使很多电子文件无法读取或难以 实现格式转换。 （三）载体安全性难以保障 电子档案通常以磁盘、光盘为载体， 这类载体成分比较复杂，对环境温度、湿 度、防磁、防机械损伤等条件要求较高， 可能出现档案失真的问题。同时由于电 子文件内容可以通过拷贝依附在多个载 体上，如果在读取时稍有疏忽，就破坏了 电子文件的完整性和系统性。 （四）网络安全问题威胁电子档案的 传输安全性 网络的发展使电子档案在更大的范 围内得到共享，但同时非授权访问、冒充 合法用户、网络黑客以及防不胜防的计
（五）加强专业人才的培养 电子档案管理专业人才的培养是亟 待解决的又一问题。由于电子文件归档、 电子档案保存及开发利用是新生事物， 专业管理人员缺乏，因此，急需培养和造 就一批即悉计算机知识又有一定档案管 理知识的专业电子档案管理人员。同时 要树立档案工作者的风险意识，提高政 治素质、职业道德水平，强化保密意识、 加强对密码、口令、机房安全管理及应用 软件、数据库管理的维护工作，系统掌握 现代管理知识和档案专业知识，努力优 化知识结构，推动电子档案工作的现代 化进程。 总之，电子档案是档案家族中的一 个新成员，它的出现给传统档案管理工 作带来了很大挑战，对其管理尚处于探 索阶段。随着档案信息化的不断发展， 必须从现在开始加强对电子档案管理问 题的研究和创新，尽快掌握现代化管理 的有关知识和技术，能把电子档案的收 集、管理以及归档等各项工作做得更好， 适应未来对档案事业的发展要求。
办公室业务·档案学研究 office opertions
文/广东省惠州市公用事业管理局 叶珊珊
电子档案管理的优化策略
【摘要】本文阐述电子档案管理中存在着 真实性和可靠性难以界定、对系统具有高度依 赖性、体安全性难以保障、网安全问题威胁电 子档案的传输安全性、电子档案归档工作难度 大等问题，提出解决好电子文件的保存问题、 做好电子档案数据备份及恢复工作、加强网络 的安全管理、制定相关的法律法规和技术标准 以及加强专业人才的培养等优化策略。
（一）解决好电子文件的保存问题 电子文件以化学磁性材料为载体， 这些材料具有易产生静电而吸引尘埃导 致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复 等缺点,寿命远低于纸质材料，一般磁盘、 磁带不足十年，光盘也只有二三十年的 保存时间。同时电子文件本身还易受到 计算机病毒、电脑黑客的破坏。因此，必 须加快硬件设施建设，解决好电子文件 的保存问题。要建造专用库房、档案柜 存放电子档案，配备专业电子档案机房 和较高的安全性的计算机、扫描仪、光盘 刻录机、互联网设备等现代化办公设备； 避免存储介质受磁场、温度、湿度、细菌 等因素的影响以及防机械磨损和强烈震 动等条件。 （二）做好电子档案数据备份及恢复 工作 电子文件自身特性决定了其更不稳 定、更易损坏的风险，因此对于电子文件 有必要进行备份。备份对象主要有文书、 照片、音频、视频等电子档案，最好实行 双备份制，一份封存，一份供借阅。针对 网络的不安全性，还必须建立数据异地 备份和恢复系统，确保关键信息能在计 算机和网络发生灾难性故障后得以恢 复。 （三）加强网络的安全管理 通过运用目前比较成熟的网络安全 技术，如访问控制技术、防火墙技术、防 御病毒技术、数据加密等技术，以及密匙 管理、数字式签名等先进技术，保证电子 档案管理网络的正常运行。同时强化网 络安全责任，提高电子档案管理人员的 素质，限定不同部门、不同人员的查阅权 限，全程监控所利用的电子档案并自动
记录，防止电子档案被篡改而造成重大 损失。
（四）制定相关的法律法规、规章制 度、技术标准
为防止电子档案管理中出现无章可 循，无法可依，重复、繁杂的混乱局面，保 证电子文件管理的高效和科学，必须有 相关的法律法规和各种标准来支持。其 中，包括与电子档案和网络安全相关的 法律、制度，网络系统保密论证及验收要 求，还有各种密级电子文件的著录、管理 及传输的规定。另外，对计算机和应用 软件的兼容性标准及电子档案保护和存 放的温度、湿度等环境条件进行严格规 定。
参考文献：
[1]冯惠玲.电子文件管理教程.北京：中国人 民大学出版社，2003.
[2]殷素芬.电子档案应用中的利与弊.现代医 院管理，2006，(4)：54-55.
[3]全晓慧.浅谈电子文件档案管理.晋东南师 范专科学校学报，2004,(6):90-91.
4 办公室业务 2012 · 8
算机病毒也给电子档案的管理带来巨大 的安全隐患。
（五）电子档案归档工作难度大 与纸质文件相比，电子档案归档是 一项更为艰苦细致且难度较大的工作。 当前，电子信息和电子文件的数量呈几 何级急剧增加，加上对电子档案归档工 作的忽视、归档保存策略的缺Biblioteka Baidu，很多电 子文件处在自生自灭的状态中，电子文 件缺乏有效的管理。
【关键词】电子档案；管理；策略
近几年，随着计算机技术的飞速发 展，办公自动化、文档一体化获得进一步 的扩展和深化。电子文件档案因具有传 递速度快、易于复制等特点，将成为未来 档案的主体。由于电子档案与传统文件 在载体、使用方法和保存方式上的不同， 使档案管理面临新的挑战。
一、电子档案管理存在的问题
（一）电子档案的真实性和可靠性难 以界定
电子档案从起草、修改到印发都在 计算机上进行，文件可以随时产生和更 改，且修改后不易留痕迹，因而对于电子 文件是否是原件很难鉴别。存储介质的 特性使得电子档案的真实性和可靠性难 以得到保证。
（二）电子档案对系统具有高度依赖性 电子文件的编码和解码过程需要借 助于一定的硬件设备、操作系统和应用 软件，否则电子文件既无法产生，也无法 阅读。由于电子文件对系统的依赖性， 加上很多档案系统和软件的开发通用性 差，致使很多电子文件无法读取或难以 实现格式转换。 （三）载体安全性难以保障 电子档案通常以磁盘、光盘为载体， 这类载体成分比较复杂，对环境温度、湿 度、防磁、防机械损伤等条件要求较高， 可能出现档案失真的问题。同时由于电 子文件内容可以通过拷贝依附在多个载 体上，如果在读取时稍有疏忽，就破坏了 电子文件的完整性和系统性。 （四）网络安全问题威胁电子档案的 传输安全性 网络的发展使电子档案在更大的范 围内得到共享，但同时非授权访问、冒充 合法用户、网络黑客以及防不胜防的计
（五）加强专业人才的培养 电子档案管理专业人才的培养是亟 待解决的又一问题。由于电子文件归档、 电子档案保存及开发利用是新生事物， 专业管理人员缺乏，因此，急需培养和造 就一批即悉计算机知识又有一定档案管 理知识的专业电子档案管理人员。同时 要树立档案工作者的风险意识，提高政 治素质、职业道德水平，强化保密意识、 加强对密码、口令、机房安全管理及应用 软件、数据库管理的维护工作，系统掌握 现代管理知识和档案专业知识，努力优 化知识结构，推动电子档案工作的现代 化进程。 总之，电子档案是档案家族中的一 个新成员，它的出现给传统档案管理工 作带来了很大挑战，对其管理尚处于探 索阶段。随着档案信息化的不断发展， 必须从现在开始加强对电子档案管理问 题的研究和创新，尽快掌握现代化管理 的有关知识和技术，能把电子档案的收 集、管理以及归档等各项工作做得更好， 适应未来对档案事业的发展要求。
办公室业务·档案学研究 office opertions
文/广东省惠州市公用事业管理局 叶珊珊
电子档案管理的优化策略
【摘要】本文阐述电子档案管理中存在着 真实性和可靠性难以界定、对系统具有高度依 赖性、体安全性难以保障、网安全问题威胁电 子档案的传输安全性、电子档案归档工作难度 大等问题，提出解决好电子文件的保存问题、 做好电子档案数据备份及恢复工作、加强网络 的安全管理、制定相关的法律法规和技术标准 以及加强专业人才的培养等优化策略。