酒店会议安排一览表

酒店会议安排一览表

１、出席人数

预计出席总人数

２、日期

□团队到会日期

□团队离会日期

□最后订客数目确定期限

３、住宿

□大约所需客房数、包括单人间、双人间、套房

□与会者的客房入住价格

□客房预订确认：与会代表房间、团队主席或主办机构秘书房间□客房预订复印文件

４、免费设施与套房

□接待室－价格

□酒吧、小吃部等的开放时间及日期

□预订接待室客人的姓名、地址及电话

□检查房间、小费

５、宾客

□是否已邀请地方要人并收到回函

□随邀请函赠送入场券

□安排发言者及当地要人的交通往返

□是否提醒每位发言人做好发言准备

□安排迎接贵宾入场

６、设备及设施

□置于贵宾席上的专用便笺

□饭店提供的设备名单及使用价格

□登记处、接待室、“非代表请勿入内”、旅行社、接待处等的标志□照明设备－聚光灯、泛光灯、操作人员

□舞台－面积大小

□黑板、法兰绒板、磁板

□图表架及板架

□有照明演讲台、演讲提示机、小木槌、响板

□扩音设备－麦克风，其型号及数量

□录音设备、操作人员

□幻灯设备、灯光控制、操作人员

□特殊花卉及植物

□（已调好音调的）钢琴、风琴

□电唱机、唱片

□打印服务

□表演者化妆室

□停车及修车设施

□装饰品－检验其是否符合消防要求

□特殊设备

□额外服务的总体价格协议书

□电话

□摄影师

□速记员

□旗帜、横幅、标语

□广播及电视

□实况转播及操作费用

□闭路电视

７、会议

（会议前检查事项）

□提供会场平面示意图

□每次会议的正确日期和时间

□每一次的会议室：其租金数额

□会务筹委会总部

□每次会议的座位总数、座次安排以及演讲桌

□错开会议的时间安排，保证交通、包括电梯服务的顺畅□演讲台－大小

□每次会议所需的设备（按照设备与设施列表核对）

□其他特殊要求（即将开会前核对以下事项）

□确保会议室已开放并配备了工作人员

□座位已按要求摆放

□会场座位充足

□制冷、加热糸统运转正常

□扩音设备正常运转、话筒齐备

□录音设备正常运转

□麦克风－数量、类型齐备

□演讲台就绪、照明设施良好

□小木槌、模具

□讲台上水瓶、水、水杯

□与会者用水瓶、水、水杯

□入口处警卫执勤

□烟灰缸、衣架、火柴

□投影仪、屏幕、支架就绪、放映员待命□演讲提示机正常运转

□铅笔、笔记本、纸页

□图表支架、板架、黑板及相关设施就绪□钢琴、风琴

□标记、旗帜、横幅

□照明设施齐备

□特殊花卉、植物齐备

□其他特殊设施

□（若会议室不易找寻）指向标记齐备

□（若临时更改会议室）通知已在显要位置张贴

□速记员到会

□摄影师到会

（会议结束后、立即分配人员办理以下事项）

□移走主办单位设施

□检查是否有被遗忘财物

８、展览信息

□展览数目及平面示意图

□展览开放时间

□开展日期

□闭展日期

□展览地点

□参展商名称

□日租金

□指向标记

□劳务收费

□电工及木工服务

□电力、能源、蒸汽、煤气、供水、排污一条龙服务□电费

□屏风、背景幕布

□托运货箱的存放

□保安措施

９、报到

□报到时间

□登记表，其内容和份数

□登记桌，数量及大小

□坐椅

□烟灰缸

□打字机，数量及型号

□工作人员－饭店或会务机构人员

□水瓶、水杯

□照明设施

□布告牌，数量及大小

□标牌

□便笺、钢笔、铅笔以及其他文具

□收银柜，数量大小

□文件柜，数量及大小

□保险柜

（报到即将开始前检查以下事项）

□工作人员是否到位、是否熟悉报到程序□文件柜，数量及大小

□收取支票的指导原则

□退款规定

□登记表应包含的内容

□代表证上的内容

□票券价格、相关规定

□客人及贵宾的接待

□节目及其他材料就绪

□单程票销售

□应急客房供给

□接待处

□废纸篓

□印刷的报到名单

（如果代表们自已填写登记表，准备好以下事项）

□接待站旁另设桌椅

□登记表、铅笔就绪

□填表说明张贴在易于填表人查询的位置

□填表桌要照明适度

（登记处应有人负责以下事项）

□能够做出原则性决定

□在登记结束时核对款额

□为在报到处工作结束前来登记入住的代表安排住宿10、音乐

□招待会播放录音或者现场演奏

□宴会播放录音或者现场演奏

□特别活动播放录音或者现场演奏

□演出播放录音或者现场演奏

□表演者和管弦乐团的预演

□乐队或乐团的乐谱架

11、其他

□是否为男女老幼都安排了精彩的娱乐节目.

□是否安排有临时照看小孩者

□是否提供租车服务

12、新闻宣传

□新闻中心、打字机、电话

□是否建立了强有力的宣传委员会

□亲自拜访报社主编、广播及电视节目编导

□准备一个综合性的旨在增加入会人数的宣传性节目□准备有新闻价值的出版物

□为主办机构安排摄影并为公共宣传做准备

□预先印制发言稿