常用办公设备的使用

（1）找出打印机的电源线和数据线。 （2）把数据线的一端插入计算机的打印机端口并拧 紧螺丝，把数据线的另一端插入计算机的数据线端口并拧 紧螺丝。 （3）将电源线插入打印机的电源接口，将电源线的 另一端插入交流电插座中。此时，即可将打印机连接到计 算机上。
二、安装打印机驱动程序 将打印机和计算机连接好之后，此时的打印机还不能 使用，必须在计算机中安装打印机的驱动程序后，才能像 使用其他外设一样使用打印机。安装打印机驱动程序的具 体操作如下： （1）选择“开始”→“打印机和传真”命令，打开 “打印机”窗口。在“打印机任务”选项区中选择“添加 打印机”选项，弹出“添加打印机向导”对话框，如图 12.1.1所示。
（3）如果打印的页面产生白线，可将硒鼓取出轻轻 晃动，再放入打印机内，如果打印正常，说明炭粉不多； 如果还有白线，则需要更换新的硒鼓。
（4）当缺纸灯不停闪烁时，表示进纸区有问题，应 先将电源关闭，从进纸架上将纸张取出，如果有纸张卡在 打印机内，应小心将其慢慢拉出。
（5）如果要移动打印机或与其他计算机重新连接时， 应先关闭打印机电源，然后再移动或重连。
一、安装传真机 传真机作为一种方便的通信工具，其功能非常强大， 但它同时又是一种很精密的仪器，因此在安装时要特别小 心。具体的安装过程如下：
（1）将电话受话器软线插入受话器插座（HANDEST 插座）。
（2）用附带的电话软线将电话线路与电话线插座连 接好（LINE插座）。
（ຫໍສະໝຸດ Baidu）将传真机的电缆插入电源插座。 （4）将其他外接电话或应答机器的可用电话软线连 接在传真机的外接电源插座（EXT.TEL插座）上即可。
第一节 打印机的使用
打印机是计算机的主要输出设备之一，使用它，可以 打印各种公文、表格、照片等。在打印机的使用过程中， 还要注意打印机的维护及保养，以延长其使用寿命。
一、连接打印机 计算机上的打印机接口有SCSI接口、EPP接口和USB 接口3种，常用的是EPP接口和USB接口。如果是USB接口， 只要将打印机的数据线与计算机的USB接口相连，然后接 通电源就行。如果是EPP接口，可以按照以下操作步骤进 行连接：
图12.1.4 暂停打印文档
如果要恢复被暂停的打印文档，选择“文档”→“继 续”命令即可。
3．清除打印 如果将某个文档发送到打印机之后出现了错误或要将 某项打印任务取消，可在打印队列中选择要取消打印的文 档，选择“文档”→“取消”命令即可。
4．更改打印顺序 当以后台方式打印文件时，打印文件以作业的形式 按提交时间依次排列在队列中，且通常按照打印的先后 顺序排列。如果用户要将某个文档提前或推后，选中该 任务后将其拖至打印队列的前方或后方即可改变其打印 顺序。
安装传真机时要注意以下事项： （1）使用前要仔细阅读使用说明书，按照说明书 的步骤正确安装机器。 （2）要注意电话线的连接，注意2芯线和4芯线的 区别。
（3）线路通信质量的简单判断。如果线路质量较差， 则在传真机工作时会引起文件内容丢失、通信线路中断等 情况。用户可摘机后听拨号音是否有异常杂音进行判断。
（6）如果要更换喷墨打印机的墨盒，应先按下机箱 上的Reset键3秒钟左右，让墨盒自动移动到墨盒架的换 墨位置处，然后再取出旧墨盒，装上新墨盒。
（7）使用喷墨打印机打印图像文件时，必须确保该 图像尺寸不能太大，这样很容易在打印的过程中出现死 机或乱码现象。
第二节 传真机的使用
传真机可以准确、快速、原样地传送和接收文字、图 像等信息，已经成为企事业单位必不可少的通信工具。
第十二章 常用办公设备的使用
第一节 打印机的使用 第二节 传真机的使用 第三节 复印机的使用 第四节 扫描仪的使用 第五节 刻录机的使用
第一节 工具选项板
工具选项板主要用于快速创建常用的对象，如图案填充 以及图块插入等操作。
一、使用工具选项板 启动工具选项板命令有两种方法： 菜单栏：选择“工具”→“工具选项板窗口”命令。 工具栏：单击“标准”工具栏中的。。。按钮。 命令行：在命令行输入TOOLPALETTES，并按回 车键。
图12.1.1 “添加打印机向导”对话框
（2）用户可根据向导的提示，通过单击“下一步”按钮 来完成打印机驱动程序的安装。安装完成后，选择“开 始”→“打印机和传真”命令，即可查看新安装的打印机，如 图12.1.2所示。
图12.1.2 新添加的打印机
三、管理打印任务 打印管理器是管理打印的Windows应用程序，用户可 以使用它来查看和控制文档的打印。当用户在Windows应 用程序中打印文档时，应用程序将打印机、字体和文档信 息传送给打印机管理器，由打印机管理器控制文档的打印 工作，直到打印结束或发生错误时为止，且它会将发生的 错误提示给用户。
1．激活打印机窗口 要打印任何文件，无论是图像、文字或表格，都要用 一个软件来启动打印设置对话框。一般的软件都有打印命 令，选择该命令，即可激活“打印机管理器”窗口，如图 12.1.3所示。
图12.1.3 “打印机管理器”窗口
2．暂停打印 在打印文件时，如果遇到某些意外情况，如打印纸 用完或打印纸没有放好等情况时，用户可以先暂停要打 印的文件，当这些问题解决后再恢复打印即可。在打印 机窗口中选中要暂停打印的文档，然后再选择“文 档”→“暂停打印”命令，即可将选中的打印文档暂停， 如图12.1.4所示。
（4）常用的传真纸有热敏纸和普通纸两种。热敏纸是 在基纸上涂上一层化学涂料，常温下无色，受热后变为黑 色，所以热敏纸有正反面之分，因此，安装时要按照说明 书或传真机内的指示图将其安装正确。
四、打印机的日常维护 在使用打印机的过程中，要注意其维护及保养，才能在 日常使用中减少问题出现的概率以及延长打印机的使用寿命。 通常，要注意以下几点： （1）使用打印机时，应使用符合标准的打印介质。在 放纸时，应将纸放平整，将左右卡纸片分别卡到纸的两边。 （2）在打印过程中不要打开打印机盖，以免造成卡纸。 如果遇到卡纸，应轻轻将卡纸取出或将打印机送至专业维修 部门检修。