商务信函格式

(1) Letterhead 信纸的信头（指信纸上端所印的寄信人的姓名地址或电话等文字) 概念：信头也称信笺抬头，由寄信人公司名称、地址、电话号码、E-mail地址和传真等构成。信头通常位于信纸的最上端。

目的:一方面为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。

书写原则主要注意：地址的书写顺序标点符号的使用

地址的书写顺序应遵循从小到大的原则。

第一行写门牌号和街名；

第二行写区名、市（县）名、省（州、邦）名，往国外寄的信，还要写上国家的名称；国家名称的前面加上邮政编码，其后可写上电话号；

地址中的标点符号需正确使用：

行末一般不加标点符号；行中间该加标点的地方不应省略。

门牌号码与街道名称之间不加标点；城市与国家名称之间必须用逗号分开。

商务信函信头的形式主要有并列式和斜列式两种:

并列式：每行开头要左对齐（从目前情况来看，更为常用）。

斜列式：每行开头逐次向右移二三个字母的距离

(2) Date 日期（写上发信的日期）对于文件存档及信息查有重要意义

书写原则：

年份必须全部写出，如2010，不能简写成10 。

月份最好用英文全拼，也可以用公认的缩写式，但不提倡。May, June, July, 因为较短，不可缩写。

日期可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基数词，简单明了。

英式信函日期按日、月、年的顺序，且中间没有逗号，如：12 July 2006；

美式信函日期按月、日、年的顺序，中间加逗号，如：July 12，2006。

日期切忌全部用数字表示。

(3) Inside Address 收件人姓名、地址

信内地址：包括收信人的姓名、头衔、单位名称、营业地址以及城市、国家名称

和邮政编码。

书写规则：

信内地址一般在信纸左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于日期一二行的地方。书写顺序是由小到大。一般次序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行。

由于不同国家书写地址的习惯不同，收件人地址应按照对方公司信纸中的信头书写，切勿擅自更改。

(4) Salutation 称呼

如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:” （美式）。

在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager这样的称呼。

如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr. Smith。Dear纯属公务上往来的客气形式。

(5) Subject 主题（能令对方一目了然的内容主题）

目的:书写标题能便于收件人迅速了解信的主要内容。

主题位于称呼下空一行。

一般有三种书写形式：直接书写、Re: 和Subject: 。

为了突出还可以加全大写、底线、加粗等。

(6) Main Body 信的正文（信函之主体）

正文是信函的核心内容。一封内容得体的商务信函，不仅能够达到把事情办

好的目的，而且还能促进双方的友谊。正文的写作并不要求使用华丽优美的

词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，

让对方可以非常清楚的了解您想说什么。

一般正文写作要遵循5个C的原则分别为：

Clarity(清楚) 用词要肯定准确，切忌含糊。

词语摆放位置要正确。

Conciseness(简洁) 用常用单词替换短语。

Correctness(准确) 数字表达要准确

商业用语要准确的使用：

Completeness(完整) 邮件是否完整,可以用5W1H来检验，即who，when，where,

what, why和how。

Courtesy(礼貌) 在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。

正文一般遵循三段式的格式。

第一段一般是引入主题第二段详细讨论第三段以总结或建议来结束全文

需两页或更多的信纸时，在前一页最后一行的右边写上to be continued。续页应采用不带信头的信纸，并注明收信人名称、页数和日期。

(7) Complimentary Closing 结尾语（结尾的致候）

几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。它写在正文下面，第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。

(8) Signature 签名（可写上发信者的姓名、职称）

签名代表了写信人，所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。

(9) Enclosure 附件，简写为Encl. 或Enc. （若有附寄物须告知）

如果信函中有附件，在信纸的左下角，与签名间隔1行或是2行的位置打上“Enclosure”或其缩写Encl.或Enc.。如果附件不止一项，应写成Encls.或Encs.，并应注明有几个附件，以方便收信人查点。

(10) Carbon Copy 副本（要寄送同一内容给其它公司时，要填写其它公司名）如果本信函需要抄送他人阅览，则须注明抄送人的名称

(11) Postscript (略作P.S.) 附笔（补充说明内容）附言

用来说明没有包括在信中的想法和内容。有时一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时可用附言填补遗漏内容。在促销和私人信件中，附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑。附言应尽量做到简明扼要。附言通