电子档案的管理(ppt文档)
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档案管理--电子文件归档与管理(ppt 71页)
三、电子文件收集的时间与方法
电子文件一般应在电子文件形成或任务完成 后及时收集。对于跨年度完成的任务和项目，要 分阶段收集。
电子文件的收集，有的用计算机网络系统进 行；有的采取脱机的载体传递；还可建立电子文 件的收集数据库，或在电子文件数据库中对在收 集范围内的电子文件进行标识。无论采用哪种方 式收集，收集的电子文件应集中保管，不得由个 人分散保存。由于电子文件收集是个系统工程， 因此，应在档案管理部门指导下，先制定收集方 案，然后按步骤进行，以便有条不紊地开展收集 工作。
（ 1）按载体形式分的归档范围 A．磁带 B．磁盘 C．光盘 D、 优盘
（ 2）按文件内容分的归档范围（电子文件 归档的变化）
A、本单位的发文。主要指本单位有文号的正 式发文（磁盘、光盘等），本单位形成的 无文号的材料（磁盘、光盘等），本单位 用电子计算机辅助设计（ＣＡＤ）、辅助 制造（ＣＡＭ）的各种电子文件材料。
6、电子文件的格式必须统一。
文本文件：通用格式为： XML 、 RTF 、 TXT ， 并注明文字处理工具，如 WORD 等。
扫描型电子文件：通用格式为： JPEG 、 TIFF ， 如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转 换时，应收集其相关软件。
视频、多媒体、超媒体文件：通用格式为： MPEG 、 AVI ，如为非通用格式，应收集其压缩 算法和相关软件。
二、电子文件的分类
• 一是文本文件（ text,字或表处理文件）。
是指用文字处理软件生成的，由字、词、 数字或符号表达的文件。
• 二是数据文件(date，数据库电子文件)。以
数据库形式存在的具有文件属性的记录。 数据库、记录、字段是其三个层次。
• 三是图形文件（graphic）指根据一定算法
《电子档案管理》PPT课件
管理课件
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3、以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有 FOXBASE(动态数据基地)数据库、FOXPRO(“京通” 软件应用的)数据库、ACCESS(通路)数据库、 ORCAL(“灵通”软件应用的)数据库等。而 无论数据 库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文 件和纯文本文件之分。文本文 件带有一定的格式。超 文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文 本文件是不带格 式的文本文件。 以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文件、 表格文件、图文混排文件、数据库文件 、图形文件、 动态影像文件与声音文件之分。
的文件。
管理课件
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1.2电子文件分类
1、“载体的异同”划分标准，可以把电子文 件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带 文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘 文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过 软 盘驱动器识读，磁带文件要通过磁带机识 读。为适应不同的主、客观需求，人们可以通 过一 定的设备和技术，将这一载体上的文件 移植到那一载体上去。
管理课件
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2电子档案的管理
2.1 电子文件的管理原则包括 1、 完整性原则 2、 可读性原则 3、可靠性原则
管理课件
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2.2电子档案的管理体系
1、 集中统一管理电子档案的问题 2、 纸质文件和电子文件双套归档问题 3、 文书档案管理一体化问题
管理课件
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3电子档案归档
3.1机读文件的归档范围 机读文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡
管理课件
4
2、以“文件的不同用途”分，又可以把光盘文件、 硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据 文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的 文件，数据文件是供人们利用 加工的数据信息的集合。 而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“文件 内数据的组合 形态”为划分标准，数据据文件又有数 据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据 关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。
档案管理培训课件PPT(共-51张)全文
6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 第四条 档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
1 2 3 4
类列
类系
3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。
如：01-2008-02.1.3-30-03-0001 表示xxx公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件（电子\纸质类型）中的第一件档案。
件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件号从0001开始生成。 件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
A B C D
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类列
类系
3、分类原则 遵循文件的来源特征 保证类目体系的严整性 保证类目体系的可包容性 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。 “01.1.1”
如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001 表示XXX公司塔韩线工程项目，工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件（纸质类型）中的第一卷档案。
案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号号从001开始生成。 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。
企业档案管理管理ppt
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（三）档案的利用
凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行 查阅审批手续，严禁擅自复制，利用者应严 格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
凡未经公布的统计数字，未做结论的内部 调配、考察、评议，不宜公开的方针政策规 定，个人隐私等档案，应做内部管理不得擅 自扩散。
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篇末分享
一个象样的人家都有一本家谱，一个具有 长远发展能力的企业不可能不具有齐全完整 的档案资料。
Page 5
电子文件&电子档案
电子档案是具有保存价值的归档电子文 件和相应元数据、背景信息和支持软 件。
——《企业档案工作规范》
Page 6
企业档案构成类型
Page 7
企业档案业务流程及方式
Page 8
认知企业档案管理 企业档案管理的必要性 公司档案管理制度简介
Page 9
企业档案管理的必要性
（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续1）
日常积累 在日常工作中应根据公司档案归档范围，将能反 映公司科研、生产、经营、管理等活动及岗位工 作真实情况的、对将来工作具有查考利用价值或 指导意义的文件资料按照能体现事务发展规律的 顺序集中留存下来。
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（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续2）
——《档案工作基本术语》
企业档案是企业在研发、生产、经营和 管理活动中形成的具有保存价值的各种 形式的文件。 ——《企业档案工作规范》
Page 4
电子文件&电子档案
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在 处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、 传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同 形式的信息记录。 ——《电子文件管理暂行办法》
（三）档案的利用
凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行 查阅审批手续，严禁擅自复制，利用者应严 格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
凡未经公布的统计数字，未做结论的内部 调配、考察、评议，不宜公开的方针政策规 定，个人隐私等档案，应做内部管理不得擅 自扩散。
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篇末分享
一个象样的人家都有一本家谱，一个具有 长远发展能力的企业不可能不具有齐全完整 的档案资料。
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电子文件&电子档案
电子档案是具有保存价值的归档电子文 件和相应元数据、背景信息和支持软 件。
——《企业档案工作规范》
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企业档案构成类型
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企业档案业务流程及方式
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认知企业档案管理 企业档案管理的必要性 公司档案管理制度简介
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企业档案管理的必要性
（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续1）
日常积累 在日常工作中应根据公司档案归档范围，将能反 映公司科研、生产、经营、管理等活动及岗位工 作真实情况的、对将来工作具有查考利用价值或 指导意义的文件资料按照能体现事务发展规律的 顺序集中留存下来。
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（二）档案的移交归档
（一） 归档程序（续2）
——《档案工作基本术语》
企业档案是企业在研发、生产、经营和 管理活动中形成的具有保存价值的各种 形式的文件。 ——《企业档案工作规范》
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电子文件&电子档案
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在 处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、 传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同 形式的信息记录。 ——《电子文件管理暂行办法》
档案数字化管理PPT幻灯片课件
要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提
高档案管理和利用的现代化水平。
1
档案信息化的意义
• 1、更好的收集和管理档案。档案是一个立档单位为 适应职能活动需要，而直接产生的依法归档的具有保存价 值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型 企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档 、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立 档单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴。 实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这 种信息资源。
档案管理软件的使用
DARMS2009档案管理软件介绍
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7
如何做好档案信息化管理
3、有效性原则
是指电子文件应具备可理解性和可被 利用性，包含信息的可识别性、储存系统 的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
8
如何做好档案信息化管理
电子文归档格式 《电子文件归档管理规范》规定保存的电子
文件通用格式为： 文字型：XML、RTF、TXT 图像型：JPEG、TIFF 视频和多媒体：MPEG、AVI 音频：WAV、MP3
什么是档案信息化
•
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统
一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技
术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，
加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化
是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重
心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，
• 档案目录数据库建设 • 电子档案全文数据库建设
电子文件生成方式 1、计算机系统生成 2、数字化扫描
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如何做好档案信息化管理
• 档案利用管理
紫光电子档案管理系统(互联网版)详细介绍2018PPT课件
2012年，贵州电网获国家档案局科技进步三等奖
2013年，国家电网数据挖掘及电子文件项目分别获国家档案局科技进步一、二等奖
2014年，参与起草国家电子文件管理十三五规划、承办中央企业电子文件管理培训项目
2015年，国务院国资委举办第一届中央企业档案技能大赛唯一技术支持方，且参与了培训会务系统、实操系统、
4
电子文件与档案事业部 简介
电子文件与档案事业部是紫光软件直属事业部，档案业务于1994年起源
于清华计算机公司，持续发展20余年。 营销服务网络遍布全国，20余家分支机构。 拥有最大规模的用户和最多的用户保有量。
中央企业近30家总部及二三级公司， 中央国家机关近20家，发改委、国资委、财政部…
6
电子文件与档案事业部 主要荣誉
1994年8月，由清华计算机公司承担国家“八五”重点科技攻关项目“清华图纸自动输入及档案管理系5年5月以来，获得过国家科委、国家教育部、国家档案局奖项，成为国内唯一 一家获此殊荣的电子档案管
理产品。
1999年，参与国家标准《CAD电子光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678-1999）起草。
国家发展和改革委员会 国务院国有资产监督管理委员会 中华人民共和国财政部 国务院食品安全委员会办公室 国家广播电影电视总局 国务院港澳办公室 新华通讯社
光明日报 中国林业科学研究院 中国残疾人联合会 中央电视台 中国科学技术协会 中国外文出版发行事业部 ……
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电子文件与档案事业部 大型集团案例介绍
2004年，成功开发了国内首个企业数字档案馆—江苏电力数字档案馆，05年获国家档案局科技进步一等奖
2007年，成功开发了国内规模最大数字档案馆—国家电网数字档案馆，09年获国家档案局科技进步二等奖
电子档案管理工作总结PPT
单位实际需求
提高档案管理效率，确保 档案信息安全，满足单位 实际业务需求。
工作目标
建立电子档案管理体系
完善电子档案管理制度，规范电子档案管理 流程。
保障档案信息安全
采取技术手段和管理措施，确保电子档案信 息不被泄露、篡改或损坏。
实现档案数字化
将传统纸质档案转化为电子档案，提高档案 利用率。
提高档案管理效率
改进措施与建议
加强资金投入
增加档案管理资金投入，确保 档案数字化转换和管理系统升
级工作的顺利进行。
提高重视程度
加强领导和员工对档案管理工 作的重视，提高档案管理意识 和责任感。
引进先进技术
关注档案管理技术发展动态， 及时引进新技术，提高档案管 理效率和安全性。
加强人员培训
定期组织档案管理人员参加培 训，提高技能和知识水平，确 保档案管理工作的专业性和规
鼓励和支持在电子档案管理领域开展创新实践和技术研发，引领电 子档案事业不断发展。
06
CATALOGUE
结论与致谢
对电子档案管理工作的总结
成效显著
通过本次电子档案管理 工作，实现了档案数字 化、信息化，提高了档 案利用效率和管理水平 。
经验教训
在实施过程中，遇到了 一些技术和管理上的挑 战，但通过团队协作和 不断学习，成功克服了 困难。
访问权限控制
实施了严格的访问权限控制策略，保障了电子档 案的安全性和保密性。
安全审计与监控
加强了对档案管理系统的安全审计和监控，及时 发现并处理安全隐患。
03
CATALOGUE
工作成果与亮点
档案管理系统优化升级
系统功能完善
新增了全文检索、在线预览、数据统计等功能，提高了档案管理 效率。
档案管理系统ppt
3.够提高高校的档案综合管理的办公效率，更好的节 约各种资源，提高工作效率。
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
课题研究的内容
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
需求分析
功能需求
•服务器端档 案管理
•网络端档案 管理
本校的实际情 况
其他高校的开 发经验
国家对档案管理的 新规定
性能需求
服务器端档案管理
用户注册登录：本系统有四类用户，分别是高级管理员、各系部档案管理员、各系 部档案录入人员和其他用户。
档案录入管理查询：该模块是系统的核心部分。 档案统计：以对每一类别的档案进行相关关键字的统计。
档案借阅：可以对档案的借阅情况进行记录，并能够方便相关人员进行查询借阅情 况。
档案打印：方便档案系统管理员对各类档案进行打印输出。
3.现有的B/S结构的档案信息管理系统不能很好的实现 信息的共享，并且需要相对较多的费用。
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
课题研究的目的和意义
1.B/S模式的档案管理系统支持档案资源的共享，真正 实现了一体化办公，方便着人们的工作。
2.一定程度上减轻了档案管理工作人员的负担，可以 不出办公室，仅仅依托于网络快速查看档案的情况。
Server 编程语言：ASP
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
功能总体设计
服务器端档案管理
用户 基 注册 本 登录 数 模块 据
模 块
档案 录入 管理 查询 模块
档档网系 案案络统 统打归维 计印档护 模模模模 块块块块
党 行 出 外 科 教 基 会设 群 政 版 事 研 学 建 计备 类 类 类 类 类 类 类 类类
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
课题研究的内容
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
需求分析
功能需求
•服务器端档 案管理
•网络端档案 管理
本校的实际情 况
其他高校的开 发经验
国家对档案管理的 新规定
性能需求
服务器端档案管理
用户注册登录：本系统有四类用户，分别是高级管理员、各系部档案管理员、各系 部档案录入人员和其他用户。
档案录入管理查询：该模块是系统的核心部分。 档案统计：以对每一类别的档案进行相关关键字的统计。
档案借阅：可以对档案的借阅情况进行记录，并能够方便相关人员进行查询借阅情 况。
档案打印：方便档案系统管理员对各类档案进行打印输出。
3.现有的B/S结构的档案信息管理系统不能很好的实现 信息的共享，并且需要相对较多的费用。
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
课题研究的目的和意义
1.B/S模式的档案管理系统支持档案资源的共享，真正 实现了一体化办公，方便着人们的工作。
2.一定程度上减轻了档案管理工作人员的负担，可以 不出办公室，仅仅依托于网络快速查看档案的情况。
Server 编程语言：ASP
高校电子档案综合管理系统的设计与实现
燕山大学
功能总体设计
服务器端档案管理
用户 基 注册 本 登录 数 模块 据
模 块
档案 录入 管理 查询 模块
档档网系 案案络统 统打归维 计印档护 模模模模 块块块块
党 行 出 外 科 教 基 会设 群 政 版 事 研 学 建 计备 类 类 类 类 类 类 类 类类
档案管理程序幻灯片.ppt
档案管理程序
中原输油气分公司档案室
所属各单位档案管理部门
• 负责本部门各类文件材料的收集、整理和归档，确保归档 文件材料的齐全、完整、真实和有效。
• 事故档案归口管理部门按照事故、未遂事故管理程序，负 责建立并移交事故档案。
• 按照“谁主办、谁备案、谁确认”的原则，由主办单位负 责重大活动的备案， 文书档案：按照《归档文件整理规则》（DA/T222000）,以件为单位进行整理，并按归档时间顺序排列。 件内排列顺序为：各单位制发的文件，正文在前，发文 稿纸居中，底稿附后；归档的收文，收文处理单在前， 正文在后。
• 科学技术研究档案：以项目为保管单元，进行组卷或按 件整理，并按研究准备、研究试验、总结鉴定、成果申 报、推广应用阶段的顺序排列。
• 建设项目档案：以项目为保管单元，进行组卷或按件整 理。组卷原则及方法参见《基本建设项目档案管理规 定》。
•
归档整理
• 设备仪器档案：以单台（套）为保管单元，进行组卷或按 件整理，并按使用说明书、图样、操作规程、装箱单、配 件目录的顺序进行排列。随机文件较多时可按部件、组件 为单位进行整理。
• 会计档案：应保持原卷（册）的封装，以卷为单位进行 整理。个别破损、缺页、装订不牢固的帐册应进行修补和 重新装订。对未了结的债权、债务凭证和原始单据要抽出， 由会计机构单独保管，待了结后再归档。如有若干个机构 和核算单位，同一年度内先按机构或核算单位的先后顺序 排列，再在同一机构或核算单位中按形成的先后顺序排列。
归档要求
• 公司各级归档部门（单位）的主要领导负责本部门（单位） 归档工作的统筹协调和归档审核；各兼职档案员负责本部 门形成档案的收集、系统录入、实体档案整理和向档案部 门移交等具体业务工作。
• 归档文件材料必须齐全、完整、准确。齐全是指按照归档 范围应归档的文件材料全部归档；完整是指每件文件材料 的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与 被转发件、实体档案与相对应的归档电子文件齐全；准确 是指归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规 范，实体档案与相对应的归档电子文件在内容、相关说明 及描述上保持一致。
中原输油气分公司档案室
所属各单位档案管理部门
• 负责本部门各类文件材料的收集、整理和归档，确保归档 文件材料的齐全、完整、真实和有效。
• 事故档案归口管理部门按照事故、未遂事故管理程序，负 责建立并移交事故档案。
• 按照“谁主办、谁备案、谁确认”的原则，由主办单位负 责重大活动的备案， 文书档案：按照《归档文件整理规则》（DA/T222000）,以件为单位进行整理，并按归档时间顺序排列。 件内排列顺序为：各单位制发的文件，正文在前，发文 稿纸居中，底稿附后；归档的收文，收文处理单在前， 正文在后。
• 科学技术研究档案：以项目为保管单元，进行组卷或按 件整理，并按研究准备、研究试验、总结鉴定、成果申 报、推广应用阶段的顺序排列。
• 建设项目档案：以项目为保管单元，进行组卷或按件整 理。组卷原则及方法参见《基本建设项目档案管理规 定》。
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归档整理
• 设备仪器档案：以单台（套）为保管单元，进行组卷或按 件整理，并按使用说明书、图样、操作规程、装箱单、配 件目录的顺序进行排列。随机文件较多时可按部件、组件 为单位进行整理。
• 会计档案：应保持原卷（册）的封装，以卷为单位进行 整理。个别破损、缺页、装订不牢固的帐册应进行修补和 重新装订。对未了结的债权、债务凭证和原始单据要抽出， 由会计机构单独保管，待了结后再归档。如有若干个机构 和核算单位，同一年度内先按机构或核算单位的先后顺序 排列，再在同一机构或核算单位中按形成的先后顺序排列。
归档要求
• 公司各级归档部门（单位）的主要领导负责本部门（单位） 归档工作的统筹协调和归档审核；各兼职档案员负责本部 门形成档案的收集、系统录入、实体档案整理和向档案部 门移交等具体业务工作。
• 归档文件材料必须齐全、完整、准确。齐全是指按照归档 范围应归档的文件材料全部归档；完整是指每件文件材料 的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与 被转发件、实体档案与相对应的归档电子文件齐全；准确 是指归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规 范，实体档案与相对应的归档电子文件在内容、相关说明 及描述上保持一致。
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高职文秘专业核心技能课程《档案管理》—— cy
主要内容
1 电子文件的收集积累 2 电子文件的归档 3 电子档案的整理与鉴定 2 电子档案的保管与利用
教学目标
知识目标
技能目标
了解电子文件的含义、 特点
掌握电子档案的管 理方法
能够知道电子档案的 管理方法并能对其进 行管理
电子文件的收集积累
一、认识电子文件和电子档案
（二） 收集积累要求
1
记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价
值的均应被保留
2
保证电子文件不被非正常改动
3
要与相同内容的纸质文件间建立准确、可靠的标识关系
4
应转换成规范格式，和有关的数据一同收集
5
定期制作电子文件的备份
思考
文件为什么要备份？Байду номын сангаас不备份可能会有什么后果？
9
小资料 美联邦法官裁定白宫必须保存所有电子邮件备份
（三）电子文件信息维护
制度
管理
1.电子文件信息维护体系
人员
2.电子文件信息维护的关键技术
技术
（1）加密
（2）身份认证
3.权限控制
4.长期可存取
5.备份
6.物理隔离
7.防火墙
(四)电子档案的迁移和移交进馆 1.迁移 随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子 文件进行迁移操作并填写《归档电子文件迁移登记表》 2.移交进馆 （1）移交方式：介质移交和网络移交。 （2）移交时间：定期移交和实时移交。 （3）移交要求：格式、载体规格、元数据。 （4）移交手续：检验、填写《归档电子文件移交、 接收检验登记表》、签字确认。
（三）电子档案利用中注意的问题 1. 使用权限的审核 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。 2．归档电子文件的封存载体不应外借 未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。 3.利用时应使用拷贝件 提供复制品时对其可靠性进行审核。 4.利用时应遵守保密规定，注意安全防范 5.利用时要尊重知识产权 6．防止误操作
02
转存
对磁性载体上的 归档电子文件， 应每4年转存一 次。原载体同时 保留时间不少于 4年。
案例
日本海上自卫队电脑泄密事件影响美日情报合作
2006年，2月16日，日本网上最火的BBS上出 现了“海上自卫队机密泄露”的帖子。机密文件 内容包括“朝雪”驱逐舰使用的呼叫信号、密码 使用表、紧急呼救电话甚至“朝雪”舰艇人员的 年龄、身高等细节，共有290份电子文档在网上 公布。泄露机密的罪魁祸首是“朝雪”驱逐舰自 卫队队员41岁的海曹长。他擅自把驱逐舰的机密 数据带回家，拷贝到个人电脑上。没想到电脑遭 病毒攻击，所有机密文件全被自动传到网上。
小资料
诺顿误杀事件
2007年5月18日，诺顿杀毒 软件的一次正常升级带来了灾 难性的后果：诺顿升级到最新 的病毒库后，WindowsXP的关 键系统文件被当作病毒予以清 除，重启电脑后系统将会瘫痪。
课外延伸
根据国家档案局《电子文件种类格式 及归档技术方法现状调查表》开展一
次社会调查。
作业
课后练习
2003年3月至2005年10月期间， 白宫服务器上超过500万封电子邮 件没有得到保存，2007年针对美 国两家独立机构起诉白宫销毁数百 万份电子邮件记录案件，美国一名 联邦法官11月12日裁定，要求白 宫必须保存所有的电子邮件备份。
案例
摩根斯坦利的秘密武器
在2001年911事件中，美国纽约和华盛顿的许多公司 遭到重创，不仅夺取了许多人的生命，而且他们赖以 生存的文件等数据资料被摧毁。有人预言：某些公司 可能就此永远消失。 但是摩根斯坦利公司却在第二天就恢复了正常运作。 其秘密武器就在于采用了先进的技术对电子文件等数 据资料实施了防灾备份。除在公司内部建立文件备份 之外，还在离世贸中心数英里之外专设了一个办事处 不间断地及时备份它们的电子文件数据。
小资料
原程序资料缺失 新软件无法读出
2001年美国航天总署发现在 其20世纪70年代中期形成的 有关火星资料的计算机档案已 经无法读取，当初撰写该档案 格式的软件工程师已去世或无 法回忆起当年的工作，旁人也 无法解读当年的程序原始码。
三、 电子文件的收集
（一） 收集范围
1.字（表）处理文件——数字技术形成的文字文件T 2.图像文件I 3.图形文件G 4.影像文件V 5.声音文件A 6.多媒体文件M 7.数据文件D 8.程序文件P 9.超媒体链接文件O
（三）鉴定程序
1. 划分密 级和保管
期限
参照国家 关于纸质 文件材料 密级和保 管期限的 有关规定 执行
2.档案室 接收时全 面鉴定
3.期满 鉴定
（四）归档电子文件的销毁
参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定 执行，且应在办理审批手续后买施。
属于保密范围的归档电子文件，如存储 在不可擦除载体上，应连同存储载体一 起销毁，并在网络中彻底清除。
（三） 电子文件的收集方法
01
应有形成部门 集中管理
要按规定进行 登记、签署
02
每份电子文件均应在《电子 文件登记表》中登记；
电子文件登记表应与电子文 件同时保存。
一、归档要求
（一）总体要求
电子文件的归档
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过 鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移 交，并按档案管理要求的格式将其存储到符 合保管期限要求的脱机载体上。
进行分类。
（三）存储
按电子文件类别代码相对 集中组织存储载体。 存储载体：光盘、磁带、 硬盘等
（四）编目
1. 填 写 《 归 档 电 子 文 件登记表》 2. 填 写 《 归 档 电 子 文 件管理登记表》
二、电子档案的鉴定
（一）内容鉴定
（二）技术鉴定
真实性、完整性、有效性
1.可读性鉴定 2.无病毒鉴定 3.介质状况鉴定
四、归档的方式和程序
(一)归档方式 1 逻辑归档
2 物理归档
将电子文件的管理权从网络上 转移至档案部门，在归档工作 中，存储格式和位置暂时保持 不变。
把电子文件集中下载到可脱机 保存的载体上，向档案部门移 交的过程
（二）归档程序
1
2
3.移交、接收
逻辑归档
物理归档
（1）检验
载体有无划痕，是否清 洁； 有无病毒； 核实归档电子文件的真 实性、完整性、有效性 及审核手续； 核实登记表、软件、说 明资料等是否齐全
不属于保密范围的归档电子文件可进行 逻辑删除。
案例
不及时清理涉密电子文档成为严重的泄密隐患
某泄密事件责任人孔某在谈到为什么计算 机中存储大员过去处理的涉密文件资料时， 说道：“我本是想写完了就删掉的，但写 完后觉得花这么大功夫去校对、整理的文 件资料，删掉太可惜了，以后还可能用到， 注意保存就行了。久而久之，资料积累越 来越多，就更舍不得删掉了。
（2） 移交手续
填写《归档电子文 件移交、接收检验 登记表》（一式二 份） ，签字，盖章，移 交。
注：归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
电子档案的整理与鉴定
一、电子档案的整理
（一）整理单位
（二）分类
件
按照年度一保管期限一
机构(问题)或保管期限
一年度一机构(问题)等
（二）具体要求
1
真实有效，齐全完整
2
格式规范
3
经过鉴定
4
多套归档
5
编制归档说明
必须转换为标准的格式
物理归档一式三份 一式二份，可兼作移交 清单
二、 归档范围
三、 归档时间
参照国家关于纸质文件材料归 档的有关规定执行，并应包括 相应的背景信息和元数据。
逻辑归档可实时进行， 物理归档应按照纸质文 件的规定定期完成。
二、电子档案的提供利用
（一）电子档案利用的特点
1
快捷、高效
2 复用性好
3 利用服务形式多样
4 便于传输 5 外借利用的限制性
（二）电子档案提供利用的方式
1．阅览 阅览是电子档案最基本的利用方式，电子档案
的阅览通常分为联机阅览与脱机阅览。 2．复制 复制是电子档案利用中最常见的方式。 3．网上展览 4．网上咨询 5．计算机编研
电子档案的保管与利用
一、电子档案的保管
（一）保管要求
01 归档载体应作防改写处理 02 应避免擦、划、触摸载体的记录涂层
03 单片载体应装盒，竖放，避免挤压
04 应远离强磁场、强热源，与有害气体隔离， 保持环境清洁卫生
05 保持适宜的温湿度。温度：17℃～20℃； 相对湿度：35％～45％。
（二）电子档案的日常管理
01
02
03
检查登记
每年应对电子 文件的读取、 处理设备的更 新情况进行一 次检查登记
兼容性转换
抽样检验
设认的应换不少兼库对备，于容存其环原3性载原境载年；体载更体。如与体新保不新进时留兼设行应时容备转确间，对满每一检不低磁验次2满年于性，抽4 1、年载抽样0％进光体样机 行盘每率读
应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》
（一）电子文件
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式 存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字 设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 电子文件归档后即成为电子档案。
二、电子文件的特点
信息的非人工识读性 信息的系统依赖性 信息与特定载体之间的可分离性 信息的可操作性 多种信息媒体的集成性 信息存储的高密度性 信息的可共享性
主要内容
1 电子文件的收集积累 2 电子文件的归档 3 电子档案的整理与鉴定 2 电子档案的保管与利用
教学目标
知识目标
技能目标
了解电子文件的含义、 特点
掌握电子档案的管 理方法
能够知道电子档案的 管理方法并能对其进 行管理
电子文件的收集积累
一、认识电子文件和电子档案
（二） 收集积累要求
1
记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价
值的均应被保留
2
保证电子文件不被非正常改动
3
要与相同内容的纸质文件间建立准确、可靠的标识关系
4
应转换成规范格式，和有关的数据一同收集
5
定期制作电子文件的备份
思考
文件为什么要备份？Байду номын сангаас不备份可能会有什么后果？
9
小资料 美联邦法官裁定白宫必须保存所有电子邮件备份
（三）电子文件信息维护
制度
管理
1.电子文件信息维护体系
人员
2.电子文件信息维护的关键技术
技术
（1）加密
（2）身份认证
3.权限控制
4.长期可存取
5.备份
6.物理隔离
7.防火墙
(四)电子档案的迁移和移交进馆 1.迁移 随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子 文件进行迁移操作并填写《归档电子文件迁移登记表》 2.移交进馆 （1）移交方式：介质移交和网络移交。 （2）移交时间：定期移交和实时移交。 （3）移交要求：格式、载体规格、元数据。 （4）移交手续：检验、填写《归档电子文件移交、 接收检验登记表》、签字确认。
（三）电子档案利用中注意的问题 1. 使用权限的审核 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。 2．归档电子文件的封存载体不应外借 未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。 3.利用时应使用拷贝件 提供复制品时对其可靠性进行审核。 4.利用时应遵守保密规定，注意安全防范 5.利用时要尊重知识产权 6．防止误操作
02
转存
对磁性载体上的 归档电子文件， 应每4年转存一 次。原载体同时 保留时间不少于 4年。
案例
日本海上自卫队电脑泄密事件影响美日情报合作
2006年，2月16日，日本网上最火的BBS上出 现了“海上自卫队机密泄露”的帖子。机密文件 内容包括“朝雪”驱逐舰使用的呼叫信号、密码 使用表、紧急呼救电话甚至“朝雪”舰艇人员的 年龄、身高等细节，共有290份电子文档在网上 公布。泄露机密的罪魁祸首是“朝雪”驱逐舰自 卫队队员41岁的海曹长。他擅自把驱逐舰的机密 数据带回家，拷贝到个人电脑上。没想到电脑遭 病毒攻击，所有机密文件全被自动传到网上。
小资料
诺顿误杀事件
2007年5月18日，诺顿杀毒 软件的一次正常升级带来了灾 难性的后果：诺顿升级到最新 的病毒库后，WindowsXP的关 键系统文件被当作病毒予以清 除，重启电脑后系统将会瘫痪。
课外延伸
根据国家档案局《电子文件种类格式 及归档技术方法现状调查表》开展一
次社会调查。
作业
课后练习
2003年3月至2005年10月期间， 白宫服务器上超过500万封电子邮 件没有得到保存，2007年针对美 国两家独立机构起诉白宫销毁数百 万份电子邮件记录案件，美国一名 联邦法官11月12日裁定，要求白 宫必须保存所有的电子邮件备份。
案例
摩根斯坦利的秘密武器
在2001年911事件中，美国纽约和华盛顿的许多公司 遭到重创，不仅夺取了许多人的生命，而且他们赖以 生存的文件等数据资料被摧毁。有人预言：某些公司 可能就此永远消失。 但是摩根斯坦利公司却在第二天就恢复了正常运作。 其秘密武器就在于采用了先进的技术对电子文件等数 据资料实施了防灾备份。除在公司内部建立文件备份 之外，还在离世贸中心数英里之外专设了一个办事处 不间断地及时备份它们的电子文件数据。
小资料
原程序资料缺失 新软件无法读出
2001年美国航天总署发现在 其20世纪70年代中期形成的 有关火星资料的计算机档案已 经无法读取，当初撰写该档案 格式的软件工程师已去世或无 法回忆起当年的工作，旁人也 无法解读当年的程序原始码。
三、 电子文件的收集
（一） 收集范围
1.字（表）处理文件——数字技术形成的文字文件T 2.图像文件I 3.图形文件G 4.影像文件V 5.声音文件A 6.多媒体文件M 7.数据文件D 8.程序文件P 9.超媒体链接文件O
（三）鉴定程序
1. 划分密 级和保管
期限
参照国家 关于纸质 文件材料 密级和保 管期限的 有关规定 执行
2.档案室 接收时全 面鉴定
3.期满 鉴定
（四）归档电子文件的销毁
参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定 执行，且应在办理审批手续后买施。
属于保密范围的归档电子文件，如存储 在不可擦除载体上，应连同存储载体一 起销毁，并在网络中彻底清除。
（三） 电子文件的收集方法
01
应有形成部门 集中管理
要按规定进行 登记、签署
02
每份电子文件均应在《电子 文件登记表》中登记；
电子文件登记表应与电子文 件同时保存。
一、归档要求
（一）总体要求
电子文件的归档
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过 鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移 交，并按档案管理要求的格式将其存储到符 合保管期限要求的脱机载体上。
进行分类。
（三）存储
按电子文件类别代码相对 集中组织存储载体。 存储载体：光盘、磁带、 硬盘等
（四）编目
1. 填 写 《 归 档 电 子 文 件登记表》 2. 填 写 《 归 档 电 子 文 件管理登记表》
二、电子档案的鉴定
（一）内容鉴定
（二）技术鉴定
真实性、完整性、有效性
1.可读性鉴定 2.无病毒鉴定 3.介质状况鉴定
四、归档的方式和程序
(一)归档方式 1 逻辑归档
2 物理归档
将电子文件的管理权从网络上 转移至档案部门，在归档工作 中，存储格式和位置暂时保持 不变。
把电子文件集中下载到可脱机 保存的载体上，向档案部门移 交的过程
（二）归档程序
1
2
3.移交、接收
逻辑归档
物理归档
（1）检验
载体有无划痕，是否清 洁； 有无病毒； 核实归档电子文件的真 实性、完整性、有效性 及审核手续； 核实登记表、软件、说 明资料等是否齐全
不属于保密范围的归档电子文件可进行 逻辑删除。
案例
不及时清理涉密电子文档成为严重的泄密隐患
某泄密事件责任人孔某在谈到为什么计算 机中存储大员过去处理的涉密文件资料时， 说道：“我本是想写完了就删掉的，但写 完后觉得花这么大功夫去校对、整理的文 件资料，删掉太可惜了，以后还可能用到， 注意保存就行了。久而久之，资料积累越 来越多，就更舍不得删掉了。
（2） 移交手续
填写《归档电子文 件移交、接收检验 登记表》（一式二 份） ，签字，盖章，移 交。
注：归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
电子档案的整理与鉴定
一、电子档案的整理
（一）整理单位
（二）分类
件
按照年度一保管期限一
机构(问题)或保管期限
一年度一机构(问题)等
（二）具体要求
1
真实有效，齐全完整
2
格式规范
3
经过鉴定
4
多套归档
5
编制归档说明
必须转换为标准的格式
物理归档一式三份 一式二份，可兼作移交 清单
二、 归档范围
三、 归档时间
参照国家关于纸质文件材料归 档的有关规定执行，并应包括 相应的背景信息和元数据。
逻辑归档可实时进行， 物理归档应按照纸质文 件的规定定期完成。
二、电子档案的提供利用
（一）电子档案利用的特点
1
快捷、高效
2 复用性好
3 利用服务形式多样
4 便于传输 5 外借利用的限制性
（二）电子档案提供利用的方式
1．阅览 阅览是电子档案最基本的利用方式，电子档案
的阅览通常分为联机阅览与脱机阅览。 2．复制 复制是电子档案利用中最常见的方式。 3．网上展览 4．网上咨询 5．计算机编研
电子档案的保管与利用
一、电子档案的保管
（一）保管要求
01 归档载体应作防改写处理 02 应避免擦、划、触摸载体的记录涂层
03 单片载体应装盒，竖放，避免挤压
04 应远离强磁场、强热源，与有害气体隔离， 保持环境清洁卫生
05 保持适宜的温湿度。温度：17℃～20℃； 相对湿度：35％～45％。
（二）电子档案的日常管理
01
02
03
检查登记
每年应对电子 文件的读取、 处理设备的更 新情况进行一 次检查登记
兼容性转换
抽样检验
设认的应换不少兼库对备，于容存其环原3性载原境载年；体载更体。如与体新保不新进时留兼设行应时容备转确间，对满每一检不低磁验次2满年于性，抽4 1、年载抽样0％进光体样机 行盘每率读
应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》
（一）电子文件
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式 存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字 设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 电子文件归档后即成为电子档案。
二、电子文件的特点
信息的非人工识读性 信息的系统依赖性 信息与特定载体之间的可分离性 信息的可操作性 多种信息媒体的集成性 信息存储的高密度性 信息的可共享性