电子档案的管理(ppt文档)

（三）鉴定程序
1. 划分密 级和保管
期限
参照国家 关于纸质 文件材料 密级和保 管期限的 有关规定 执行
2.档案室 接收时全 面鉴定
3.期满 鉴定
（四）归档电子文件的销毁
参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定 执行，且应在办理审批手续后买施。
属于保密范围的归档电子文件，如存储 在不可擦除载体上，应连同存储载体一 起销毁，并在网络中彻底清除。
2003年3月至2005年10月期间， 白宫服务器上超过500万封电子邮 件没有得到保存，2007年针对美 国两家独立机构起诉白宫销毁数百 万份电子邮件记录案件，美国一名 联邦法官11月12日裁定，要求白 宫必须保存所有的电子邮件备份。
案例
摩根斯坦利的秘密武器
在2001年911事件中，美国纽约和华盛顿的许多公司 遭到重创，不仅夺取了许多人的生命，而且他们赖以 生存的文件等数据资料被摧毁。有人预言：某些公司 可能就此永远消失。 但是摩根斯坦利公司却在第二天就恢复了正常运作。 其秘密武器就在于采用了先进的技术对电子文件等数 据资料实施了防灾备份。除在公司内部建立文件备份 之外，还在离世贸中心数英里之外专设了一个办事处 不间断地及时备份它们的电子文件数据。
（三）电子档案利用中注意的问题 1. 使用权限的审核 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。 2．归档电子文件的封存载体不应外借 未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。 3.利用时应使用拷贝件 提供复制品时对其可靠性进行审核。 4.利用时应遵守保密规定，注意安全防范 5.利用时要尊重知识产权 6．防止误操作
进行分类。
（三）存储
按电子文件类别代码相对 集中组织存储载体。 存储载体：光盘、磁带、 硬盘等
（四）编目
1. 填 写 《 归 档 电 子 文 件登记表》 2. 填 写 《 归 档 电 子 文 件管理登记表》
二、电子档案的鉴定
（一）内容鉴定
（二）技术鉴定
真实性、完整性、有效性
1.可读性鉴定 2.无病毒鉴定 3.介质状况鉴定
小资料
原程序资料缺失 新软件无法读出
2001年美国航天总署发现在 其20世纪70年代中期形成的 有关火星资料的计算机档案已 经无法读取，当初撰写该档案 格式的软件工程师已去世或无 法回忆起当年的工作，旁人也 无法解读当年的程序原始码。
三、 电子文件的收集
（一） 收集范围
1.字（表）处理文件——数字技术形成的文字文件T 2.图像文件I 3.图形文件G 4.影像文件V 5.声音文件A 6.多媒体文件M 7.数据文件D 8.程序文件P 9.超媒体链接文件O
（2） 移交手续
填写《归档电子文 件移交、接收检验 登记表》（一式二 份） ，签字，盖章，移 交。
注：归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
电子档案的整理与鉴定
一、电子档案的整理
（一）整理单位
（二）分类
件
按照年度一保管期限一
机构(问题)或保管期限
一年度一机构(问题)等
（二） 收集积累要求
1
记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价
值的均应被保留
2
保证电子文件不被非正常改动
3
要与相同内容的纸质文件间建立准确、可靠的标识关系
4
应转换成规范格式，和有关的数据一同收集
5
定期制作电子文件的备份
思考
文件为什么要备份？ 不备份可能会有什么后果？
9
小资料 美联邦法官裁定白宫必须保存所有电子邮件备份
小资料
诺顿误杀事件
2007年5月18日，诺顿杀毒 软件的一次正常升级带来了灾 难性的后果：诺顿升级到最新 的病毒库后，WindowsXP的关 键系统文件被当作病毒予以清 除，重启电脑后系统将会瘫痪。
课外延伸
根据国家档案局《电子文件种类格式 及归档技术方法现状调查表》开展一
次社会调查。
作业
课后练习
（三） 电子文件的收集方法
01
应有形成部门 集中管理
要按规定进行 登记、签署
02
每份电子文件均应在《电子 文件登记表》中登记；
电子文件登记表应与电子文 件同时保存。
一、归档要求
（一）总体要求
电子文件的归档
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过 鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移 交，并按档案管理要求的格式将其存储到符 合保管期限要求的脱机载体上。
（二）具体要求
1
真实有效，齐全完整
2
格式规范
3
经过鉴定
4
多套归档
5
编制归档说明
必须转换为标准的格式
物理归档一式三份 一式二份，可兼作移交 清单
二、 归档范围
三、 归档时间
参照国家关于纸质文件材料归 档的有关规定执行，并应包括 相应的背景信息和元数据。
逻辑归档可实时进行， 物理归档应按照纸质文 件的规定定期完成。
02
转存
对磁性载体上的 归档电子文件， 应每4年转存一 次。原载体同时 保留时间不少于 4年。
案例
日本海上自卫队电脑泄密事件影响美日情报合作
2006年，2月16日，日本网上最火的BBS上出 现了“海上自卫队机密泄露”的帖子。机密文件 内容包括“朝雪”驱逐舰使用的呼叫信号、密码 使用表、紧急呼救电话甚至“朝雪”舰艇人员的 年龄、身高等细节，共有290份电子文档在网上 公布。泄露机密的罪魁祸首是“朝雪”驱逐舰自 卫队队员41岁的海曹长。他擅自把驱逐舰的机密 数据带回家，拷贝到个人电脑上。没想到电脑遭 病毒攻击，所有机密文件全被自动传到网上。
高职文秘专业核心技能课程《档案管理》—— cy
主要内容
1 电子文件的收集积累 2 电子文件的归档 3 电子档案的整理与鉴定 2 电子档案的保管与利用
教学目标
知识目标
技能目标
了解电子文件的含义、 特点
掌握电子档案的管 理方法
能够知道电子档案的 管理方法并能对其进 行管理
电子文件的收集积累
一、认识电子文件和电子档案
（一）电子文件
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式 存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字 设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 电子文件归档后即成为电子档案。
二、电子文件的特点
信息的非人工识读性 信息的系统依赖性 信息与特定载体之间的可分离性 信息的可操作性 多种信息媒体的集成性 信息存储的高密度性 信息的可共享性
（三）电子文件信息维护
制度
管理
1.电子文件信息维护体系
人员
2.电子文件信息维护的关键技术
技术
（1）加密
（2）身份认证
3.权限控制
4.长期可存取
5.备份
6.物理隔离
7.防火墙
(四)电子档案的迁移和移交进馆 1.迁移 随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子 文件进行迁移操作并填写《归档电子文件迁移登记表》 2.移交进馆 （1）移交方式：介质移交和网络移交。 （2）移交时间：定期移交和实时移交。 （3）移交要求：格式、载体规格、元数据。 （4）移交手续：检验、填写《归档电子文件移交、 接收检验登记表》、签字确认。
电子档案的保管与利用
一、电子档案的保管
（一）保管要求
01 归档载体应作防改写处理 02 应避免擦、划、触摸载体的记录涂层
03 单片载体应装盒，竖放，避免挤压
04 应远离强磁场、强热源，与有害气体隔离， 保持环境清洁卫生
05 保持适宜的温湿度。温度：17℃～20℃； 相对湿度：35％～45％。
（二）电子档案的日常管理
01
02
03
检查登记
每年应对电子 文件的读取、 处理设备的更 新情况进行一 次检查登记
兼容性转换
抽样检验
设认的应换不少兼库对备，于容存其环原3性载原境载年；体载更体。如与体新保不新进时留兼设行应时容备转确间，对满每一检不低磁验次2满年于性，抽4 1、年载抽样0％进光体样机 行盘每率读
应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》
二、电子档案的提供利用
（一）电子档案利用的特点
1
快捷、高效
2 复用性好
3 利用服务形式多样
4 便于传输 5 外借利用的限制性
（二）电子档案提供利用的方式
1．阅览 阅览是电子档案最基本的利用方式，电子档案
的阅览通常分为联机阅览与脱机阅览。 2．复制 复制是电子档案利用中最常见的方式。 3．网上展览 4．网上咨询 5．计算机编研
不属于保密范围的归档电子文件可进行 逻辑删除。
案例
不及时清理涉密电子文档成为严重的泄密隐患
某泄密事件责任人孔某在谈到为什么计算 机中存储大员过去处理的涉密文件资料时， 说道：“我本是想写完了就删掉的，但写 完后觉得花这么大功夫去校对、整理的文 件资料，删掉太可惜了，以后还可能用到， 注意保存就行了。久而久之，资料积累越 来越多，就更舍不得删掉了。
四、归档的方式和程序
(一)归档方式 1 逻辑归档
2 பைடு நூலகம்理归档
将电子文件的管理权从网络上 转移至档案部门，在归档工作 中，存储格式和位置暂时保持 不变。
把电子文件集中下载到可脱机 保存的载体上，向档案部门移 交的过程
（二）归档程序
1
2
3.移交、接收
逻辑归档
物理归档
（1）检验
载体有无划痕，是否清 洁； 有无病毒； 核实归档电子文件的真 实性、完整性、有效性 及审核手续； 核实登记表、软件、说 明资料等是否齐全