校园常用应用型公文写作

“三讲”：各有侧重
一讲工作内容，工作成就，侧重于实
概括为主，讲大方面，只针对个别事例 介绍细节。
所有表述都要突出介绍事件过程的核心 要素，不计流水数字和例证要画龙点睛介 绍内容要有逻辑安排，有时可分为几个步 骤、几个方面，也可以针对几个对象。
二讲评价和分析，侧重于深 报告不是表格，不是新闻，应有深刻性和思想性。
校园常用应用型公文写作
江西师范大学科学技术学院 余小军 二○一四年四月
• 主要和大家交流四个方面： • 一、公文的三个特点 • 二、好的公文应具备的四个要素 • 三、写好公文的五个步骤 • 四、五种常见的公文写作要求 • 五、几个需要注意的问题
• 一、公文的三个特点 白话文 情景文 个体文
• 白话文
3.与其它机关单位就某个问题有分歧，需 要上级裁决。总之是在不知如何是好的情 况下使用。
（二）求批性请示：请求上级的批准，以下 情况使用：
1.请求批准有关规定、方案、规划,项目、 指标等；
2. 请求批转有关办法、措施。
五、请示的结构 （一）主送机关：
只能有一个，可抄送其它机关
（二）正文： 1.缘由（为什么提出请示）：充分、具体、恰当，以便上 级充分了解情况，做出决策。
• 错误之三：内容与逻辑 • 对发生事项概括不全、不清 • 提出的理据不充分 • 提出的要求不成熟，不成型 • 多件事项同时请示 • 先斩后奏
错误之四：结语 无结语，语气不恭
错误之五：文句 使用不得体，一般用比较可行，较佳方案， 较为稳妥等修辞，不可过于绝对。
一、概念
• 总结
是机关团体在实施计划或完成任务之后，对 已做工作进行概括及评估的文书。
• 个体文 与作者身份相符
正所谓“是什么人说什么话”
注意事项：
1、与作者身份相符。不能让村长讲总理的话，也不 能让总理讲村长的话
2、与当时的身份相符。主讲人，主持人，上级领导 指示，下级作汇报，同级祝贺
3、与个人的语言风格相符。要有自己的话，语言风 格的一贯性，文如其人
• 二、好公文应具备的四个要素
（四）结语： 由单向性的特点所决定，报告结尾不可出
现期望对方答复的语句，如“以上报告是 否妥当，请批示”
1.工作报告、情况报告： “特此报告、以上报告请审阅”；
2.建议报告： “以上报告如无不妥，请批转各地执行”。
5、报告的写法 （一）三个维度 时间、空间、事件 工作报告，情况报告中开头必须围绕这 三个方面展开。
（四）批转性通知：用于上级机关批转下级 机关的公文，给所属人员，让他们周知或 执行。
（五）转发性通知：用于转发上级机关和不 相隶属的机关的公文给所属人员，让他们 周知或执行。
（六）任免性通知：用于任免和聘用干部。
• 3、通知的特点 （一）适用广泛 （二）主题单纯 （三）时效通用 （四）便于操作 （五）表述灵活
（二）“纲目带动式”：
是一种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议 论为纲目，带动具体材料的陈述，内容的几个层 次之间是并列关系。
四.总结的写作要求
（一）回顾工作情况要实事求是。 （二）总结经验教训要着眼未来。 （三）纲目要清晰，文风要平实，要点要突
出，材料要详实。
• 讲话稿
一.讲话类文书的概念
是人们在各种特定的场合发言时依据的各类文 稿的总称。
• 情感的力量
要求：感动自己方能感动别人 技巧：
把自己摆进去，作为受众来感受
• 三、写好公文的五个步骤
看 记 思 练 磨
•看
三样东西必看 上级的会议材料——领悟上级精神 报纸评论员文章——学习写作技巧 领导的日常讲话——了解领导习惯
•记 三样东西必记 好的文章体例
好的语句 好的例子
•思
三个过程必思 边看边思考 边记边思考 边写边思考
（二）正文
不同类型有不同写法。
1.简短型： 只要把需要周知或执行的事写清楚就行。如写明发布什么 规章，请贯彻执行就行了。
2. 办文型： 写明批转、转发什么文件，请贯彻执行就行了。
3.指示型： 应把工作来由、工作内容、工作要求三方面讲清楚。
先用一段或几段说明为什么要做这件工作；工作内容和工 作要求一般结合起来写，内容多的要分条列出；最后一段 或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。
二.总结的特点
（一）回顾性：总结的内容是回顾已经做过的 工作。
（二）经验性：从工作中引出经验教训，为以 后的工作提拱借鉴。
（三）自我主体性。
三.总结的常用写法
（一）“分层展开式”：
是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这 样的：总体概括、主要成绩及做法、存在问题、 经验教训、今后努力方向五层内容。
（三）请示项目的设计 可以用对比，也可以用优选法 可以引介以往经验或他人做法
（四）请示结语必不可少
1.请示中有提议的，用“妥否，请批示” 2.提示中没有提议的，可以用“以上请示， 请审批”“请复、盼复”等
• 五、请示常见错误举要 错误之一：标题混乱
请示、报告、汇报、请示报告混用
错误之二：主送机关 不列，多列，不逐级上请
（四）写作结构不同：
报告一般先概况基本情况，主要成绩、经 验、 教训、存在问题，解决问题的对策、 今后的计划安排；
请示先说明请示原因、请示事项、结束 语。报告不能夹带请示内容，请示可以带 有报告内容。
（五）内容范围不同：
报告内容可以宽泛（综合性报告），也可 以集中（专题报告）；请示只能一事一文。
（三）陈述性 内容和语言都是陈述性的，时间、地点、人物、 事件、数据、原因、结果等要素叙述清楚，并在此 基础上提出建议。
3、报告的分类
（一）工作报告：工作情况、进展、成果、问题、经验、 综合专题
（二）情况报告：正常情况工作秩序之外的情况，多为 事故、问题或突发、新生的新动向新趋势
（三）建议报告：对职权范围内某方面工作有深思熟虑、 切实可行的设想，将其归纳为意见、办法、方案，上报给 上级，希望采纳。上级可以采纳也可以不采纳。
2.报告的语气 第一人称 在介绍本部门的部分人员的事迹时，或者
是紧急情况报告时，也用第三人称。 语气要恭
3.角色意识
抓住阅读报告者的心理，了解上级最关 心什么
分析阅读者对这份报告的预熟悉程度， 是有所了解、还是知之甚少、一无所知、 还是全盘掌握，以决定工作背景、工作困 难、主客观条件这些内容的编排
三.请示和报告的区别
（一）行文目的不同： 请示需要上级机关做出明确答复，具有呈请性； 报告不需要答复，具有呈报性。 （二）行文时间不同：
请示在工作行动之前行文； 报告在工作结束或进程中、以及情况发生之后 行文。
（三）结尾写作不同：
请示一般为“当否，请批复”，不可用 “请批转各地执行”；
报告可用“以上意见如无不妥，请批转各 地执行”
大家都能听懂 正所谓“思维如智者，说话如常人” 注意事项： 1、少用专业术语 2、少用复杂推理 3、少造新的名词 4、少用模糊语言
• 情景文 强烈的现场感
正所谓“到什么山唱什么歌”
注意事项：
1、场合的不同。表彰会、总结会、研讨会、代表大 会、仪式庆典均不同
2、听众构成的不同。是老师多还是学生多
3、会议开法的不同。是最先讲还是最后讲亦或中间 讲，有没有别的领导讲，是坐主席台讲还是圆桌 会议
报告人的评析是报告的“文胆”，是上级关注的重 评
析主要是谈成绩取得、工作局面打开的原因、动力 及其意义， 也可以谈问题的表征、关联性、深层次、 浅层次原因、影响评述顺序上讲究逻辑，要么并 列，要么递进、总分
三讲计划和展望，侧重于新 比如:新起点、新规划、新思路 目标：人无我有，人有我新
（三）报告的详与略，多与少
（四）答复报告：回答上级机关询问，要求针对性强， 不能答非所问。
（五）报送报告：向上级报送文件、物品。
4、报告的内容
（一）主送机关： 只能有一个，不可多头主送。 一般是送给机关机构，不送领导个人
（二）开头（导语）： 背景介绍，根据式、叙述式
（三）主体： 总结式（成绩、经验、作法、体会、安 排）； 反思式（情况、原因、教训、补救措施）； 指导式（系统完整的方法措施要求）
•练
在战斗中成长 平时自己写得出东西——练笔 重要时候拿得出东西——练稳 紧急时刻赶得出东西——练快
•磨
文章是改出来的 最头疼的是——改体例 最麻烦的是——改观点 最劳神的是——改文字
• 四、五种常见的公文写作技巧
• 通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相 隶属的机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单 位周知或者执行的事项，任免人员。
二.讲话类文书的特点
(一）口头性 （二）针对性 （三）艺术性 （四）情感性
三.发言讲话稿的类型
（一）会议主题讲话稿 （二）开幕词、闭幕词 （三）欢迎词、欢送词、答谢词、祝辞
（三）结尾 结语一般用“特此通知” 署名和日期不可缺少
• 报告
• 1、概念
向上级机关汇报工作，反映情况，答复上 级机关的询问的文体。也可以用于转送文 件物品。
2、特点
（一）单向性 不要求上级机关给予答复，
（二）事后性 产生于工作开展一段时间以后或完成以后、情
况发生以后。建议性报告应当超前，但它也产生于 先期工作基础上；
或文件，让对象知道或执行的公文。
2、分类
根据适用范围的不同，通知可以分为六大类：
（一）指示性通知：用于上级机关指示下级机关 如何开展工作。
（二）发布规定性通知：用于发布行政规章制度 及党内规章制度。
（三）事务性、知照性通知：用于处理日常工作 中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知 的形式传达给有关机构或群众。
（六）处理方式不同：
上级必须答复下级的请示，不必一定答复 下级的报告。
（七）报送制度不同：
报告可以月报、季报、年报等定期报告； 请示只有在必要时才发出。
四.请示的分类
（一）求示性请示：向上级寻求指示，遇到 以下情况使用：
1.新问题、新情况，无章可循；
2.对上级的政策、方针、规定、指示有疑 问或把握不准；
思想的力量 逻辑的力量 语言的力量 情感的力量
• 思想的力量
要求：言之有物 技巧： 中心思想
• 逻辑的力量
要求：符合人的思维习惯
技巧：做好二级标题
• 语言的力量
要求：看上去顺眼，听上去顺耳
技巧：
1、Hale Waihona Puke Baidu用长句，多用短句（除非你想把领
导憋死）
2、多用排比（注意排比句的顺序，一般用递
增语意更好）
3、处理好语境（自己念几遍）
2.事项（怎么做）：请求的具体项目，是请示的最重要的 内容，要求清楚确切，一般分项叙述。
3.结语：以上意见当否，请批复。以上要求，请审批。
• 六、请示写作的注意事项 （一）梳理出所请示事项 一般而言，请示的起因有四种
1.无章可循 2.界限不清 3.职权不足 4.能力有限 行文之前应先考虑好
（二）交待好请示事项的来龙去脉 1.研判上级是否全面知悉 2.界定好事件的性质、症结、紧迫程度 3.抓主要矛盾、谈主要方面
主要行文方式：概要式、平铺直叙式 开头结尾部分、讲主体部分用概要式， 其余部分用平铺式
多些集体，少些个人，多写总体，少写局 部，多抽象，少写实，
多对比，但适当用“最…..
（四）报告的场合区分，语气与角色意 识
1.报告的使用场合： 是汇报全面工作还是汇报专题工作 是检查、调研后形成的报告还是临时紧
急情况报告 是主动报告还是被动答复报告
预测上级的领导风格，以决定排成绩的 度，谈问题的方式方法，因时因事制宜。
（五）有主见
介绍情况要归纳，简洁 陈述问题清楚、扼要，有因有果 表达观点清晰精炼，有据有理
• 请示
1、概念
向上级机关请求指示、批复的上行文。
二.特点
（一）期复性：发出请示意味着将得到一份 批复，与批复对应。 （二）单一性：一事一文，多事多文。不 可将不同的几件事项集中在一份请示中。 （三）必要性：不能动辄请示，不可将职 责全部推卸给上级。 （四）时效性：及时写作、发出请示。
• 报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级 机关的询问。
• 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
• 总结：是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工 作进行概括及评估的文书。
• 讲话稿：是人们在各种特定的场合发言时依据的各类文稿 的总称。
• 通知
1、概念和类型 是向特定受文对象告知或转达有关事项
• 4、具体格式写法
（一）标题 正规通知应是发文机关＋事由＋通知 简略用法多用“发文单位＋文种”或 “事由＋文种”两种形式。 可以加上紧急等限定语 转发型通知的标题简略问题，一般是省掉重复的 “关于”、“通知”、“转发”等字，保留主干， 如“发文机关＋转发＋上级机关＋关于…….事项 的通知”即可。