物业品质部工作手册(51页)

编号：－16006

一、文件控制程序

1.0目的

对与质量环境职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保各部门、各岗位使用的文件为有效版本。

2.0适用范围

适用于与质量环境职业健康安全管理体系有关的所有文件的控制工作。

3.0职责

3.1总经理负责批准发布一体化管理手册、程序文件和各部门管理标准。

3.2管理者代表负责一体化管理手册与程序文件的审核。

3.3安全品质部负责质量环境职业健康安全管理体系一体化管理手册与程序文件的编制、发布、修订与更新工作。

3.4公司各部门经理负责审核各部门工作标准。各部门经理负责编制本部门的工作标准。

3.5 安全品质部是公司文件控制的归口管理部门，负责组织对各类工作标准的编制、发布、修订、更新与评审工作，在公司内发放、更新适用版本的一体化管理手册与程序文件。

3.6 安全品质部负责根据本程序的要求，建立文件控制人员网络与管理策划/规范，并进行培训、指导与检查。

4.0程序要点及实施

4.1 文件编号及版本标识规定

4.1.1文件编号规定

4.1.1.1一体化管理手册

4.1.1.2程序文件

4.1.1.3支持性文件

1）工作标准

2）支持文件（规范、指引）

规范序号

对应的程序文件的序号/策划编号

对应的文件类别

支持文件的代号

3）记录：

记录序号

对应的程序文件的序号/策划编号

对应的文件类别（工作标准代号）

表格的代号

4.1.2文件版本标识

为确保管理体系文件的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号来控制最新版本，版本号采用英文字母A，B，C..........表示第一版、第二版..........;用阿拉伯数字0，1，2..........表示未经修改、第一次修改、第二次修改…….。

版本号与修改状态号之间的关系为：“版本号”适用与更大范围（整本标准或整分程序文件），“版本状态号”适用于标准中单个文件或程序文件的某一页修改。每一版之管理体系文件和资料可以允许修改9次，即修改状态号最高是9，当第10次修改时，该标准或程序文件换版,即由A 版升为B版，B版升为C版……以此类推。特殊情况下如一次性大规模修改文件，换版可不受此限制。

4.1.3文件的格式

4.1.3.1页眉

4.1.3.2页脚

4.1.3.3页面

a)文字类文件

页边距：上下左右页边距均为2.5，页眉距边界1.5 ，页脚距边界1.75 。

字体：文章标题为黑体三号字加黑，其他为宋体小四号字，行距22磅，一级标题加粗。

b)记录表单

页边距：上下左右页边距均为2。

字体：表格标题为黑体三号字加黑，表格编号和序号为宋体小五号字且在表格的右上角页眉处。

4.2 文件发放编号

管理层01 管理者代表02 安全品质部03

客服部04 安管部05 工程部 06

环境部07 行政部08

注：当向同一部门发放两份以上同一文件时，在部门发放号加顺序号：如向管理层发放三份相关

文件，其编号分别为0101、0102、0103。

4.3文件的发放

4.3.1质量环境职业健康安全一体化手册、程序文件由安全品质部负责登记、发放；

4.3.2 发放文件前，均应在该文件封面上加盖表明其状态标识的印章及注明分发号；文件发放要填写《受控文件发放回收登记表》。

4.4文件的受控状态

4.4.1公司与质量环境职业健康安全体系运行有关的文件，分为受控和非受控两类。

4.4.2向公司所有部门/人员发放的文件为“受控”版本，向主管部门、业户和认证、咨询公司发放的文件为“非受控”版本，非受控版本不受文件修改与回收控制。

4.5文件的保存、更改、借阅复制、作废和销毁

4.5.1文件的保存

4.5.1.1与质量环境职业健康安全管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥、通风、安全的地方，任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.5.1.2安全品质部负责汇总建立公司的《受控文件清单》，并指导、检查各部门《受控文件清单》的建立与文件保管工作。

4.5.1.3安全品质部应建立有效的电子文档的管理方法，防止作废电子文档的非预期使用。

4.5.2文件的更改

4.5.2.1对质量环境职业健康安全管理体系一体化手册或程序有修改建议时，填写《文件修改审批单》，经安全品质部审批后更改。由安全品质部负责新版本（含电子表单）的发放。

4.5.2.2各部门对质量环境职业健康安全管理体系文件相关工作标准有修改建议时，填写《文件修改审批单》，安全品质部经理审核，必要时组织相关部门进行评审，报总经理批准后更改，由安全品质部负责旧版本（含电子表单）的回收与新版本（含电子表单）的发放，并报安全品质部备案。保留文件更改、回收与发放的记录。

4.5.3文件的借阅和复制

管理体系文件仅限本部门使用，借阅、复制与质量环境职业健康安全管理体系有关的文件，需至安全品质部办理手续。

4.5.4 文件的作废和销毁

4.5.4.1所有失效和作废的文件由相关部门及时从发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，防

止作废文件的非预期使用。

4.5.4.2为某种原因需保留的任何已作废的文件，应进行适当的标识加盖“作废”和“参考”印章。

4.5.4.3对要销毁的作废文件，由安全品质部统一回收销毁。

4.6外来文件的控制

与管理体系相关的外来文件主要指法律法规、规范标准，政府主管部门及上级公司的发文、批文等。安全品质部负责识别法律法规，建立法律法规清单；行政部负责对政府部门及上级公司文件建立《外来文件清单》。

4.7文件的评审

4.7.1 管理评审时，由安全品质部组织对现有管理体系文件进行评审，各部门结合平时使用情

况进行适当评审，必要时予以修改，执行4.5条款的规定。

4.7.2当公司组织结构、服务、工作流程、法律法规发生变化时，安全品质部应组织对现有管理

体系文件进行适当评审，以确定是否需要更新，若修改则文件需经再次批准。

5.0 相关/支持性文件

5.1 《记录控制程序》

6.0 记录

6.1 《受控文件发放回收登记表》

6.2 《受控文件清单》

6.3 《文件修改审批单》

6.4 《文件销毁申请单》

6.5 《外来文件清单》

二、记录控制程序

1.0 目的

对质量环境职业健康安全管理体系所要求的记录予以控制，以提供符合要求和管理体系有效

运行的证据。

2.0 适用范围

适用于为证明服务符合要求和质量环境职业健康安全管理体系有效运行的记录。