邦永科技PM项目管理软件之协同办公模块功能说明

协同办公系统功能说明一、整体解决方案说明

邦永PM2协同办公系统是以开放、先进的Intranet/Web技术为核心的新一代信息处理集成系统;通过它的建设将以计算机最新并成熟的技术为依托,提高企业信息化水平,在单位内部实现信息资源共享和流通,为各级领导及时了解情况,为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务,单位员工及时掌握各方面动态,改善办公条件,使得单位的管理更加高效化、规范化和科学化;

PM2协同办公系统提供开放、安全和可管理的信息共享、业务处理和协同工作的平台,能够满足单位内部事务处理需要;它主要是面向单位计算机网络规模在几十台到几百台,主要应用为：信息共享、资料管理、业务数据查询、公文处理、审批处理、电子邮件、报表数据管理、数据挖掘等业务处理、内部办公和协同工作,使单位内部信息管理和办公水平更加规范和快捷,提高工作效率;

邦永科技依据多年来为企业用户实施企业管理信息化的经验,在总结了大量行政和企事业单位对日常办公、审批流转、以及领导辅助决策需求的基础上,自主开发出业界领先的协同工作平台;该系统的目标是建立一个完全辐射公司员工,覆盖绝大部分日常事务的一体化协作综合办公管理信息系统,以实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化;

协同办公系统在企业应用和发展定位上主要以“办公自动化”为核心,传统OA系统主要包括了公文审批、通知、公告、会议管理、车辆管理

等功能,其特点是以企业在行政办公上审批、批阅文件为线索,实现符合企业行政管理要求的审批结构体系,达到“审批自动化”的目的,从而节省纸质文件传递在时间和人力成本上的浪费,提高审批的工作效率;

但随着企业信息化水平的提高、应用深度的增加,客户往往对即时审批、即时通信的提出了更高的要求,因此邦永PM2协同办公系统加大了对此类功能的开发力度,融入了手机短信、腾讯通、MSN等功能,实现了不论身处何地,都能随时掌握通知公告、审批需求、随时审批等;

灵活,是PM2协同办公系统的一大特色,这一特点很好的体现在了强大的工作流程管理功能方面,客户可以按照公司业务情况,个性化设置各类表单审批流程的步骤、审批人、审批方式、审批时限等等参数,还可以方便实现顺序流、分支流、同步流、双向流、任意流、跨节点回退等不同流程,同时,针对日常审批工作中经常出现的授权委托、步骤回退、临时插入审批人、跳过步骤等各类情况,邦永PM2协同办公系统都提供了很好的解决方案;

二、部分功能举例说明

1.信息中心

信息中心是一个针对个人的信息提示中心,只要用户在线,信息中心就会提示各类与该用户有关的待审批信息或其他相关提示,防止疏忽造成的工作遗漏、工作拖期,如公司公告、新的审批、审批回复、新的邮件、备忘录提示等等;系统同时支持提示信息的穿透处理,直接双击提示就可以处理其他功能模块的审批、消息查看、公告查看等所有业务;也可以看

本人发起的相关审批,目前审批到何种程度;真正做到及时快捷、方便无忧;

2.手机短信与MSN信息提醒

系统支持信息中心的提示与手机短信的连接,做到即使不在公司、不启动PM2系统,照样轻松处理业务,做到一个不漏,井井有条;

如果用户使用了MSN这一款即时通信工具,也可在用户没有登录PM2系统的情况下,将相关的提示信息发生到MSN上进行提醒;

客户可自定义设置允许手机或者MSN进行提醒的模块功能,还可以设置哪些人有权限发送短信或者MSN信息进行提醒,最大限度的保证用户使用的灵活性;

3.邮件系统

功能强大的电子邮件系统,支持POP3、SMTP等各种协议,拥有高度的开放性和标准性,可以与各类邮件系统互连互通;支持企业内部邮件、外部邮件的统一使用,实现邮件的起草、发送、接收、转发、回复等业务,同时也可以支持手机短信邮件,完全满足用户的各类需求;其中,邮件提示功能可以通过声音、动画等各种方式主动告知用户,大大降低了用户的劳动强度,废弃以往被动的文件共享方式;

邮件接收人可以按照部门、角色、自定义组等分类方式在系统内部选取,同时,可以将邮件关联到文档管理系统中,将相关文档以附件形式发送给接收人;

4.公司公告

实现公司新闻、公告的发布;可以使所有员工了解、查阅公司的新闻、

公告等公开信息;

发布过程中,可以选择公告的发布范围、指定有效期限,并关联文档资料作为附件或者上传文件作为附件;

公告查看界面如下：

5.公司讨论BBS

公司级的BBS,让员工就某个话题,充分发表个人意见,进行讨论,可以粘贴图片,上传附件等操作;

6.我的发文

我的办文处理发起单据审批的发起,如行政单据、文件、公文的发起;支持模版表单,用户可选择办文模版,填写单据内容;或者上载一个文档发出去让其他人审批、修改;同时系统的一个特色就是支持修改留痕,让不同的审批人针对这一个文件的修改,每次都能留痕迹,做到我的文档在审批过程中被谁修改过,修改了那些内容,最终的版本是什么;目前审批到那一步,审批人什么时候收到、什么时候审批、审批意见是什么,一目了然; 7.我的收文

文件按照流程步骤提示给相关的处理人员,经办人员处理之后,会自动流转到下一步骤,支持登记、拟办、批示、承办、协办、阅知、归档等环节;

流程到达某经办人步骤时,可通过手机短信或者MSN进行提醒;

PM2协同办公系统可详细记录各步骤经办人的处理时间和处理意见,以方便后期查找核对,永久保留处理痕迹;

8.工作委托

通过流程委托规则设置,可以在自己出差之前,将所有工作自动委托给其他人办理;这样如果在某段时期内,转交来的工作,都可以由被委托人办

理;系统管理员还可以为其他人设置委托规则;

9.会议管理

实现会议室管理、会议申请、审批、计划、准备、记录、查询的功能;在会议召开前可以对会议的议题和内容进行审批和准备,准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题,准备会议文件,发放会议通知等;对已召开的会议可以对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议纪要,同时该模块还对所有的会议室的规模、设备服务配置和使用时间安排进行管理;

会议批准之后,可在系统中对相关参会人员进行提醒;

对指定会议室在某一时间段内的状态作检索,指出了各种时间某会议室的使用情况,包括空闲、占用、冲突;由会议室管理员对会议室的使用情况做统一调度,根据实际情况对会议室的申请做出处理;

10.车辆管理

车辆管理主要基于单位车辆档案管理、使用申请与审批,调度与车辆状态查询、出车返回管理、记录统计、数据导出、打印、分类管理;所有车辆经过档案录入后即可进行车辆调度查询与分配,同时对日常维修记录与维修单及费用统一管理；同时支持车辆数据导出到Excel文件,按照部门使用情况对数据进行分类,支持在线打印派车单等办公自动化处理;

车辆使用申请：

11.工作计划

主要实现个人或者的周、月、年工作计划的填写上报,根据公司组织架构的汇报关系,使上级能够看到下属员工的工作计划及工作完成情况;