电子档案制作流程

电子档案制作流程

一、操作流程

档案整理→著录建库→档案扫描→图像处理→图像存储→数据质检→数据挂接→数据验收→数据备份

1、档案整理：扫描前对档案进行核实、案卷拆分，扫描后将档案重新装订，恢复其原貌的整理工作。

2、著录建库：利用档案目录数据库建库软件经过数据准备工作后的符合标准的档案目录输入计算机。（一般通过政务网录入该单位档案管理账户）

3、档案扫描：根据档案原件的不同特点，使用相应的扫描仪和扫描方式对档案进行扫描。

4、图像处理：检查所扫描的图像是否清晰、完整，有无缺漏页，影像方向是否正确等，并视需要对所扫描的图像进行纠偏、去污等技术处理。

5、图像存储：存储时按全宗、目录、案卷分级建立文件夹存储，其中的一份文件也需要单独创建文件夹。并根据不同的扫描格式选择适当数据存储格式。

6、数据质检：对建成的目录数据库、图像的质量分别进行质量检查和技术把关。

7、数据挂接：建立目录数据库和档案图像信息之间的一一对应关系。

8、数据验收：对扫描的图像与相应数据信息挂接的准确性进行抽样检查并对合格数据提交甲方验收。

9、数据备份：将挂接后的目录数据库和扫描的图像信息及时地刻录光盘或依据甲方要求的介质和份数进行备份。

流程图

二、操作规范

1、档案整理

（1）双方指定专人档案交接员，负责原始档案的交接工作，填写《档案交接单》（表一）。

（2）必须对档案进行核实，察看有无缺页现象，如有缺页应及时报告管理人员，并在《档案扫描登记单》中填写清楚，规范卷内目录内容。

（3）对影响扫描仪扫描的装订物（订书钉、别针、其他固定器具）、装订线要先拆除，拆除原件的装订物时应注意保护原件。如拆除后不能复原的珍贵原件，应请示管理人员再决定是否拆除。

（4）破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先压平再进行扫描。

（5）重新装订档案时，应注意保护档案的实体不被损坏，同时还应注意保持案卷内文件的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

2、著录建库

索引信息，按照《档案数字化处理技术要求》进行，符合《纸质档案数字化技术规范标准》和《档案著录规则标准》的验收标准，对于某些内容和形式特殊的文件档案，可根据需方档案管理人员的指点进行著录将建好的档案目录数据库导入服务器，以保证数据库索引的准确性。填写《档案著录登记单》。

3、档案扫描

（1）根据档案原件幅面的大小和纸张质量选择相应的扫描方式，页面有彩色信息，使用彩色扫描模式，页面无彩色信息，使用黑白扫描模式。（页面为黑白两色，并且字迹清晰，不带插图的档案可以采用黑白二值模式进行扫描。页面

为黑白两色，但字迹清晰度差并带插图的档案，以及页面为多色文字的档案，采用灰度模式进行扫描。页面有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式扫描（无特殊需要也可以采用灰度扫描，要征求单位意见定。）

（2）扫描技术质量规范以《档案数字化处理技术要求》为标准，符合《纸质档案数字化技术规范标准》和《档案著录规则标准》的验收标准。

（3）影像以按原尺寸显示后是否清晰可见、信息完整和节约存储空间为标准。

（4）扫描过程中必须逐卷核对卷内文件的件数及件内文件的页数和影像数。认真填写《档案扫描登记单》，做到不漏扫、不重扫，核对案卷内每一份文件的实际扫描张数与处理前时填写的文件张数是否一致，不一致时应在备注栏填写具体原因，应及时报告管理人员，并在《档案扫描登记单》中填写清楚，规范卷内目录内容。

（5）做到日清、月结，及时统计扫描的卷数和影像量，填写《档案扫描登记单》。

4、图像处理

（1）对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合电子文件的阅读习惯。

（2）对出现偏斜的图像进行纠偏处理，保证偏斜的角度小于0.5度。

（3）对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑框、黑边等应进行去污处理。处理应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

（4）对扫描质量不理想的图像应进行相应参数的调整，如亮度、对比度、饱和度、色阶平衡等，调整所选择的参数类型和力度，以调整后的图像效果最清晰完整为准。填写《影像处理登记单》。

5、图像存储

每份档案文件与其图像文件通过档案号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。图像文件的命名和文件格式、压缩品质以甲方要求为标准。

6、数据质检

（1）目录数据库质量检查：对目录数据库的建库质量进行检查，发现不合格的数据应要求进行修改或重录，目录数据库的准确率应达到99，完整率应达到99.5%。

（2）文件扫描质检：

重大错误：全宗、目录、案卷、文件四级文件夹是否正确，文件夹名字是否正确，文件夹的名字与数据库中该题名所对应文件的档号及实体档案是否一致。

一般错误：扫描的每张图像是否符合要求，包括分辨率、扫描模式、存储格式是否符合扫描标准的要求;图像在计算机放大到原始尺寸后是否可以看清原件的内容;是否旋转、纠偏、去黑框;是否认真填写《档案扫描登记单》。

每卷检查重大错误率不能超过1处，一般性错误3处合并为一处重大错误计算。否则视为不合格，填写《返工登记单》要求返工重新处理。

7、数据挂接

根据文件的档号将目录数据库与图像文件进行挂接。挂接过程中应通过参看图像文件，检查图文内容与目录数据信息是否一致。如在出入，应找出原因，在

《返工登记单》中做好记录，准确记录不合格现象，并根据记录进行修改。图像文件与目录数据的挂接要做到准确无误。

8、数据验收

定期或定量以抽检的方式检查已完成的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据对接的总体质量。发现错情应在《返工登记单》中做好记录，并通知有关人员及时进行修改。一个全宗的合格率未达到99以上将不予以验收。自检合格后，提交甲方验收，填写《档案验收单》。

9、数据备份

（1）完整数据应及时进行备份。

（2）备份过程中也应进行备份质量的检查。备份质量检查的内容有图像文件能否打开、图像信息是否完整，文件数是否准确等。

（3）数据备份后应在相应的备份介质上做好标签。

（4）认真填写《数据备份登记表》。

三、进度管理

1、进场前，项目经理须按照甲方的要求，提交总体工作计划，对项目进度、设备、人员等进行规划，安排人员培训，包括各工作流程的操作规范、工作现场安全和档案安全保密制度的教育。

2、在扫描过程中，项目经理应及时发现生产流程中的“积压任务”情况，合理调配人员，防止生产中发生“停工”或“积压”等现象，保证生产的高效、稳定和安全，提高工作效率，保证生产进度计划的要求。

3、在扫描过程中，项目经理要恪尽职守，合理安排，降低成本，缩短工期，提高工效。每周向公司提交一次工作报告（包括日工作量统计表），对本周工作