制定有效的日程表

制定有效的日程表

作为现代企业的领导人，他们工作的一个最大特点就是“忙”，从内部的人事安排到外部的市场竞争，几乎是无所不包，可以说是千头万绪。因此，为了抓住大事、抓住重点，提高工作效率，他们的工作本身也需要有个计划，否则，在繁杂的事务中就会出现紊乱，顾了这头忘了那头。所以，作为领导的助手，为领导安排工作日程是秘书一项很重要的工作。

前提：兼顾效率与健康

在安排工作日程时，要考虑各项工作的轻重缓急，各项工作之间的联系，特别是要考虑如何提高工作效率！但是，在安排工作日程时，不能只顾工作的效率，因为领导的年龄一般偏高，在体力上连续作战的能力是有限的，还必须考虑领导本身对工作的承受能力，所以要讲究弛张之道。因此，秘书在为领导安排工作日程时，既要考虑如何最大限度地提高工作效率，又要在时间上留有充分的余地，有利于领导的身体健康，充分做到劳逸结合。

1、制定日程表

日程安排的内容是把领导的每月、每周、每日的主要活动纳入计划，并下发给相关部门。做好时间安排，有利于内部工作的协调，可以按部就班地安排工作，避免出现“撞车”，同时也方便了其他工作部门。请示、汇报工作可以提前“预约”，同时与其他单位的工作联系也可以提前做好准备。及时掌握领导活动的线索，及时作出相应的调整。

领导日常工作安排一般以下内容：

（1）各种接待、约会。包括接待和会见本单位员工、外单位来宾。

（2）商务旅行活动。企业领导经常到各地、各国去联系合作事宜，进行市场调研和参观学习。

（3）参加各类会议。各类单位都会经常举行不同类型的会议，领导部署重要的任务，听取员工的建议，组织各类表彰会议，等等。

（4）到项目进行实地检查和指导。

（5）组织的各类重大活动的安排。

（6）领导私人活动的安排。比如去休假，替领导安排好接待领导私人亲朋的日程表等。

制定日程表的注意事项：

（1）日程表编写以记叙、说明为主要表达方式，不加评论，不做过多分析，简洁具体，使人一目了然。

（2）月计划、周计划、日计划不要安排的太满，尤其是后两者。因为环境随时变化，领导要根据不同的情况做出一定的改变，所以编写要留有余地。

（3）所有的日程安排都应按领导的意思去办。经领导审核通过打印成表并送给相关部门，

同时要留有备份。

（4）活动与活动之间要有一定的空隙时间，以避免一些时间冲突。

（5）适当保密。领导的日程安排，一般都是自制成一览表的形式。日程表给领导一份，给秘书部门负责人或其他综合部门负责人一份，再就是给有关部门和汽车司机复印几份。但是，给业务部门和司机的日程表，内容不能太详细，以防泄密。

（6）对已经处理完的工作，一般应注明结果，对没处理的也一样，这样避免漏掉一些重要内容，并帮助领导随时掌握信息。

2、执行日程表

领导工作日程表基本定好以后，送领导本人审核，领导同意后，制成一览表，给领导一份，给秘书部门负责人或其他综合部门负责人一份，再就是给有关部门和汽车司机复印几份。但是，给业务部门和司机的日程表，内容不能太详细，以防泄密。根据这个表来具体安排工作。

在所有的日程表中，当天的日程表要非常具体，如领导外出办事，在把日程表交给领导时，提醒他不要忘了约会等一些重要工作；这张表必须在头一天就让领导确认；当天早晨上班后，复印一份让领导再次确认；对于经常外出的领导，还要复印一份让领导自己带在身上，把对方的电话号码等一些注意事项记在上面。

3、应变情况变化

日程表安排好以后，不可能一成不变，因为事情的发展有很多时候是出人意料的，因此一个好的日程表，要能适应各种情况的出现。

面对突如其来的变化，在涉及到约会、拜访客户等对外活动时，秘书要及时与对方联系，尽可能诚实地把实情告诉对方，得到他们的谅解，重新约定时间。

原定的工作日程变了，那么就要及时修改自己手中的日程表。修改好日程表之后，给领导审核一下，如果同意，将领导的日程表也更改过来，这样，就可以迅速通知有关部门作相应的调整。

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