在财务管理中的应用简介

【必读】Access在财务管理中的应用简介

1. Access概述

Access是微软OFFICE中的一个组件，一般开发人员是将它用做数据库保存数据，其实它也是一款开发工具，可以用来开发各类管理软件,可以利用Access来开发企业管理系统,实现企业办公自动化.

Access可以用来创建:数据表,窗体(人机交互界面,用来制作ERP软件界面),查询,报表,宏,模块等, 可以和Excel之间相互的导入导出数据.

2. 企业财务管理系统的重要性:

2.1 企业管理系统的思想体现：

现代企业的竞争已经不是单纯的企业之间的竞争，而是一个企业供应链与另一个企业供应链之间的竞争，即企业不但要依靠自己的资源，还必须把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中，才能在市场上获得竞争优势。

企业管理系统正是适应了这一市场竞争的需要，实现了对整个企业供应链的管理。在供应链上有五种基本“流”在流动：物流、资金流、增值流和工作流。物料、资金、都不会自己流动，物料的价值也不会自动增值，要靠人的劳动来实现，要靠企业的业务活动——工作流或业务流程使它们流动起来。企业业务流程重组是保障各种流程顺利运行的基础。

企业管理系统提供各种行之有效的业务流程，而且可以适应市场竞争形势的发展，随着企业工作流的改革在应用程序的操作上做出相应的调整，最终实现五“流”的统一。

在这个大的管理平台上，财务管理享有了及时、充分、完整的，可以洞察企业业务流程中的每一个蛛丝马迹，使视野更开阔、控制更有力、分析更透彻。

企业管理系统中的计划体系主要包括：主生产计划、物流需求计划、能力计划、采购

计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等，而且这些计划功能与价值控制功能已经完全集成到整个供应链系统中，形成“牵一发而动全身”的格局。

此外，企业管理系统通过定义与事务处理相关的会计核算科目和核算方法，在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录，不仅降低了会计人员的劳动强度、人为出错率，而且保证了资金流与物流的同步记录和数据的完全一致性，从而实现了根据财务报表数据可以追溯资金的来龙去脉、追溯所发生的相关业务活动直至最细微的环节，便于实现事中控制和实时做出决策。

2.2 企业管理系统在财务中的使用：

2.2.1 企业管理系统功能对毛利预测、合同管理更加准确和及时。

销售合同报价计算在企业管理系统中自动完成，每更改一次产品的配置，系统都会瞬间、准确地计算出销售收入、成本和毛利，为包括财务部在内的合同评审者、决策者提供可靠的数据支持。

销售合同的评审也从各个部门轮流的书面评审变为在企业管理系统中的电子评审，不仅不受地域的限制，而且评审时间由原来的５～１０天缩短为１天，大大提高了工作效率。

2.2.2 企业管理系统功能实现了对财务预算的实时控制和多角度分析。

在企业管理系统中，所有的费用项目全部设置在费用明细层。同时，将需要考核的单位设置成不同的“成本中心”，然后根据不同的管理或查询需要建立起不同的“成本中心组”，这样就可以灵活、方便、快捷地查询出不同的期间费用总额、部门费用总额、公司费用总额、任意组合的“成本中心组”的费用总额等。

企业管理系统对费用的管理还可以实现同时按部门和项目统计，这就大大方便了对研发项目成本管理或某个阶段性产品项目成本管理的需求。获利能力分析是企业管理系统提供给企业的又一个强大的财务管理功能。

具体而言，公司将内部组织根据管理和考核的需要设置成不同层次的“利润中心”和“成本中心”，并将公司年度整体预算逐层解到每个被考核的“利润中心”和“成本中心”。当业务实际发生时，系统会将每一笔业务的收入、成本、毛利、费用及时地归集在预先设置好的“利润中心”和“成本中心”名下。

管理者可以从系统的报表工具中逐层查询每个“利润中心”和“成本中心”的财务预算执行情况，分析产生偏差的原因，从而实现了对整体经营指标的分解、落实、监督、分析和考核，拓展了财务管理的视角，提高了财务管理的透明度、及时性和有效性。

2.2.3 企业管理系统功能使资产管理水平大大提高。

企业管理系统可以详细记载资产购进、转移、组建以至于到最后处理的所有业务细节和过程。

电子资产卡片替代了书面的卡片；一项资产在系统中拥有唯一的代号；同一资产在各部门间的流动都将记录起始时间；系统对组建的资产自动计算其新的价值；资产折旧不再是按类别而是按每项资产分别自动计提，并且按照记载的资产在部门间流动的起始时间分别列支在不同的部门名下。

财务人员甩掉了繁重的核算工作，把主要精力放在对资产使用有效性和安全性的监督、控制和分析工作上，强化了管理职能。

2.2.4 企业管理系统功能提高了成本管理水平。

企业管理系统作为一个高度集成的系统，将不同业务部门的高度交汇，各业务部门使用权限的控制，达到各数据的完整录入使用，体现物流、资金流的统一。它强调事前计划、事中控制、事后反馈的统一，一套预测、计划、决策、控制、分析、考核的管理模式也体现在成本管理中。

从具体的管理方法来看，企业管理系统强调能够实现标准成本的预先确定、实际成本

发生后成本差异的分析、以成本中心为主体的责任成本管理等功能，而这些都是管理会计的重要内容。它并非停留在仅仅能够完成计算机化的成本记录、归档等传统任务，更多贯穿于企业管理系统成本管理中的是管理会计的原则和思想。

具体而言，标准成本的制定与企业年度预算紧密相连；实际成本的核算从最底层物料的材料费开始，逐层向上将每一件物料的材料费、人工耗用、机器耗用和制造费用累积，得出每一层零部件直至最终产品的成本。

对于成本分析来说，彻底摆脱了月末结账的限制，变事后分析为可随时查询某个生产定单在不同工序上实际成本与标准成本的比较情况；可随时通过查询“成本中心报表”来观察每个生产工序上实际成本与标准成本的对比情况；可监督生产部门工时确认的准确性等等。它最终实现了成本管理的及时性。

3. Access适合的行业

3.1 处理数据量过万条数据的企业

企业信息化过程中避免不了的一道槛,即使用excel进行数据处理,仅初期用用还可以应付得了,过万后,处理效率急剧下降,适合个人用用,一旦公司内部联网使用效率将不复存在,access的出现解决了这种顾虑,设计之初就是部门级使用的共享数据库应用.

3.2 ACCESS在工厂使用比较广泛

工厂企业如生产型企业,涉及财务\仓库\采购\销售等一整套运行环节,Access可以从权限功能进行控制。

4. 为什么要使用Access来制作企业管理系统:

4.1 Access的普遍性\易用性：

Access是微软OFFICE中的一个组件,用ACCESS开发，具有易学、易用、开发效率高的特点，很适合不是学计算机专业的人士，供这些人士用较短的时间学会开发，来提高工