企业文书档案的整理

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企业文书档案整理规则

企业文书档案整理规则
企业文书档案整理规则是企业内部文件的归档和管理规范，以确保企业文档的安全、整洁和便于查找。

以下是一些常见的企业文书档案整理规则：
1. 文件分类：按照文件的性质、用途和重要性进行分类，例如分为行政文件、财务文件、人力资源文件等。

2. 文件编号：为每个文件添加唯一的编号，以便于快速查找和管理。

编号可以按照年份、部门、序号等方式进行设置。

3. 文件命名规范：对于每个文件，应使用清晰明确的命名规范，包括文件名称、日期和版本等信息，避免使用过于笼统或模糊的名称。

4. 文件目录结构：建立标准的文件目录结构，可以按照部门或项目进行分类，确保文件的组织和存储有序。

5. 文件标签和标记：为文件添加标签和标记，如重要、紧急、保密等，以便于识别和处理不同类型的文件。

6. 文档版本管理：对于频繁更新的文档，要建立版本管理制度，确保每个版本都有明确的标识，且能够追溯历史记录。

7. 定期清理和归档：定期清理不再需要的文件，并进行归档。

归档的文件应按照一定的规则进行分类存储，确保备份和保留。

8. 文件保密和权限管理：根据不同文件的保密级别，设置相应的权限管理，确保只有授权人员才能查看和修改相关文件。

9. 文件备份和恢复：定期对重要文件进行备份，确保文件的安全和可恢复性。

10. 文件查找和检索：建立方便快捷的文件查找和检索系统，
包括索引、标签、关键词等功能，以便于快速找到需要的文件。

遵循以上规则，可以有效管理企业文书档案，提高工作效率和信息的安全性。

企业档案管理实用文档文书档案纸质归档文件整理细则

文书档案纸质归档文件整理细则1 范围1.1本《细则》规定了纸质文书档案归档文件整理和整编立卷的原则和方法。

1.2本《细则》适用于公司总部，所属单位参照执行。

2 定义2.1归档文件：各部门在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的各种纸质文件材料。

2.2 整理：将零散的文件材料，根据其相互关系、特征和保存价值，以件为单位进行装订、分类、排列、编号，使之有序化的过程。

2.3 整编立卷：将同类型若干件文件资料汇总整理成卷的过程。

2.4 件：归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件（如定稿过厚不易装订可单独为一件）；正文与附件为一件（如附件数量较多不易装订可各为一件）；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开（但必须标识存放的关联位置）；没有批复的重要请示可视为一件。

2.5卷：归档文件的整编立卷单位，同类型若干件为一卷，也是档案馆的接收单位。

2.6 编目：指卷内目录。

3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4 质量要求4.1 归档文件应齐全完整。

破损的文件应予修复。

4.2 归档文件所使用的书写材料、纸张、固定材料等应符合档案保护要求。

4.3 本单位有文号的文件归档时，必须归有单位领导签发并盖有公章的定稿和正本，附件应同正文一并归档，不得抽存。

计算机起草文件的底稿，应归有修改痕迹的最后一稿和盖有公章的正本。

无修改痕迹的底稿可以不归，但要在备注中说明。

4.4归档文件底稿用纸必须符合档案行业有关规定，并不得在装订线一侧修改、签批。

4.5 归档文件及各种表格的用纸，应符合公文格式的要求，统一采用A4纸。

5整理方法5.1装订5.1.1归档文件应按件装订。

装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。

文书档案整理归档步骤

文书档案整理归档步骤
1.收集：对照本单位收发文本及归档计划表把全年文件材料收集齐全，分出应归档材料和不归档材料。

2.分类：对照保管期限表，把应归档材料分为永久、定期30年、定期10年三大类。

3.整理：
（1）以"件"为单位进行整理，一般一份文件为一件，正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，文件处理单与相关文件为一件；报表、名册、图表等一个自然本（册）为一件。

（2）各单位发文的归档文件需加盖单位公章。

4.排列：归档文件按事由结合时间顺序集中排列；请示与批复集中排列；会议记录、统计报表等成套性文件材料按时间顺序排列。

5.电子录入：归档文件材料目录按照统一格式（见附件2）录入相关内容。

电子稿发送至hbzyjsxyxb@12
.以A4纸打印出纸质稿，加盖公章后上交。

6.装订：各单位档案统一交由综合档案室装订。

7.移交：经以上步骤整理过的归档文件材料移交综合档案室归档保存。

文书档案整理的步骤(新)

港口区文书档案整理步骤和方法本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。

一、文书档案整理的步骤1、收集---2、分年度---3、确定归档范围----4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。

二、文书档案整理的具体方法1、收集。

文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。

第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。

第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。

第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。

如：“白头文件”：（1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。

（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。

（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。

（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)（6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。

2、分年度。

按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。

3、确定归档范围。

（1）、文件材料归档范围（2）、不归档的文件材料的范围不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。

文书档案整理规则

文书档案整理规则一、整理前的准备工作。

在进行文书档案整理之前，需要做好充分的准备工作。

首先要对整理的文书档案进行分类，确定每类文书档案的范围和数量。

其次要准备好必要的整理工具，如文件夹、标签、文件盒等。

同时还需要做好时间安排，确保有足够的时间来完成整理工作。

二、分类整理。

对于大量的文书档案来说，首先要进行分类整理。

按照文书档案的性质、用途、时间等因素进行分类，将相同性质的文书档案放在一起，以便于后续的整理工作。

三、建立档案目录。

在整理文书档案的过程中，要建立相应的档案目录。

档案目录应当清晰明了，包括档案的名称、编号、存放位置等信息，方便日后查阅和管理。

四、整理文书档案。

在进行文书档案整理时，要根据档案目录的要求，将文书档案按照一定的顺序整理好，确保每份文书档案都能够被准确地归档。

五、标注文件信息。

在整理文书档案时，要对每份文书档案进行标注，包括文件的名称、编号、日期、责任人等信息，以便于后续的查阅和管理。

六、建立档案管理制度。

在整理文书档案之后，要建立相应的档案管理制度。

制定档案管理规定，明确档案的保管期限、查阅权限、借阅手续等内容，确保文书档案能够得到有效的管理和保护。

七、定期清理和更新。

对于已经整理好的文书档案，要定期进行清理和更新。

及时清理掉已经过期或无用的文书档案，更新档案目录和管理制度，确保文书档案的整理工作能够持续有效地进行下去。

八、保密工作。

在整理文书档案的过程中，要严格遵守保密规定，确保文书档案的保密性。

对于涉密文书档案，要采取相应的保密措施，确保文书档案的安全。

以上就是文书档案整理的一般规则，希望对大家有所帮助。

在进行文书档案整理的过程中，要严格按照规定进行操作，确保文书档案能够得到有效的整理和管理。

文书档案整理归档规定

文书档案整理归档规定随着现代化建设的快速发展和信息化技术的广泛应用，各行各业的文书档案管理工作变得越来越重要。

文书档案整理归档规定也越发显得必要和关键。

本文将从以下几个方面来探讨文书档案整理归档规定。

一、意义文书档案是组织和领导工作中传达思想、记录事件、保留经验、保证权利、检查责任、承认功绩和科学研究的重要依据。

文书档案的管理规定可以帮助企业实现规范化的存储、归档、利用和保密，有利于全面、真实地反映历史、反映工作和反映人民生活的情况。

文书档案整理归档规定具有重要的意义，如下：（1）保障资料的可用性：规范化的文书档案管理流程可以将已生成的资料进行科学地管理，从而避免遗漏、物品损坏、丢失等问题，保证文书资料完整和可用。

（2）方便查询：严格的文件归档规定，能够使人们更快地找到他们想要的资料和信息，减少信息检索的时间，提高工作效率。

（3）保证信息安全：文件管理规定包括了文件的输送、传递、存储、销毁等环节，可以强化公司对机密性、完整性、可用性、可控制性的管理，保护公司的信息安全。

（4）促进历史的延续性：规范化的文件管理制度，可以使得公司接收到的信息越来越多，也使得公司拥有更多的历史资料。

这些资料可以直接传承给后人，便于有序地管理和传承公司文化，也方便科学记录和研究公司的发展历程和研究方向。

二、整理归档步骤1.分门别类：处理文件前，应将文件分门别类。

首先，要将文件按照他们的性质、类别分类。

对于一些过期的文件，需要立即分类处理。

2.核查清理：检查每个档案的完整性和准确性，对有错误、冗余或者其他异常项的文书档案进行清理。

清理要有记录，写清理条目，便于随时查验。

3.标示门类：对于分类完成的每一个档案，使用标签和分类码进行标记。

标记要明确，一目了然。

4.分类标记：档案装订好后，贴上门类标签和其他标记。

5.过渡存放：处于过渡状态的档案，在存放前需暂时保管在某个过渡区。

6.归档拷贝：对于已经处理完毕的文件，制作归档拷贝，按照门类和字母顺序进行整理归档。

文书档案归档文件整理规则

文书档案归档文件整理规则下面是小编整理的文书档案归档文件整理规则，希望能帮到您。

文书档案归档文件整理规则1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。

同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。

因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。

从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。

企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。

国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。

因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。

档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。

有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。

2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。

文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。

电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。

物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。

电子档案存档的载体、份数:推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

必须是耐久性的载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。

文书档案归档整理规则

文书档案归档整理规则一、范围本标准规定了****旅游分公司归档文件整理的基本要求和整理方法。

二、基本要求（一）保持文件材料之间的有机联系，正确、系统地反映本部门的各项工作活动的全貌，保证归档文件收集齐全完整，分类科学。

2、保存的文件材料必须字迹清楚工整，字迹颜色应为黑色，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。

3、归档的文件必须是原件。

4、任何部门或个人不得将应归档的文件材料据为己有或随便丢失，否则将追究部门和个人的责任。

5、文件材料的归档必须办理移交手续。

三、整理方法（一）归档文件以件为单位进行整理。

（二）一般每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，报批表与报批文件为一件，报表、名册、图册等为一件，来文与复文为一件。

传真件必须复印保存，如传真件上有领导的重要批示，应与复印件一起保存。

（三）每份文件要去掉金属物，破损的要修补，传真件必须复印保存。

四、归档时间（一）文书档案在第二年第一季度内归档。

各部门将上一年度形成的归档文件收集齐全、整理规范后，与归档文件目录一并交给档案室，做好移交清单。

1、合同档案在合同签订后，立即将合同原件和相关材料向档案室移交。

2、工程档案由工程档案负责人在工程竣工验收后，移交给档案室。

3、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部保管三年，期满之后，由财务部编制移交清册，移交公司档案室统一保管。

（二）文件归档年度安排1、一般性文件在其形成年度归档，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

2、年度计划、总结、预算、决算、统计报表等资料应放在内容针对的年度；3、跨年度的规划放在计划开始第一个年度；4、跨年度的总结放在针对的最后年度归档；5、跨年度的请示与批复，放在复文年度归档，没有复文的，放在请示年归档；6、跨年度处理的问题放在问题解决和结案的年度归档；（三）归档份数各类文件材料一般归档一式一份。

重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。

文书档案管理细则（3篇）

文书档案管理细则是指企业或机构对于文书档案管理的具体规章制度，旨在规范和管理文书档案的使用、归档、借阅、保管等工作。

下面是一份简要的文书档案管理细则范本，供参考：一、文书档案的定义和分类1. 文书档案是指机构、部门或个人行为和活动所产生的书面材料，包括各种商务文件、报表、合同、备忘录等。

2. 文书档案可根据其性质、用途、保存期限等进行分类，如行政文件、财务文件、人事文件等。

二、文书档案的使用1. 文书档案使用应符合法律法规和企业规定，遵循实事求是、准确及时的原则。

2. 使用文书档案应填写相应的使用申请表，并经过审核批准后方可使用。

3. 使用后的文书档案应及时归档，不得私自保留或外借。

三、文书档案的归档1. 归档应按照规定的分类和编号系统进行，确保档案的组织和检索便捷。

2. 归档前应对文书档案进行整理、摘要和索引等处理，有必要时应制作文件目录。

3. 归档文书档案应填写相应的归档登记表，并保留归档凭证。

4. 归档的文书档案应有定期检查和整理，确保档案的完整性和可读性。

四、文书档案的借阅1. 文书档案的借阅应填写相应的借阅申请表，并经过相关部门或负责人的审核批准后方可借阅。

2. 借阅文书档案应在规定的借阅区域内进行，并不得影响档案的完整性和安全性。

3. 借阅期限一般不超过一个月，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前申请并获得批准。

4. 归还文书档案时应填写相应的归还登记表，并保留归还凭证。

五、文书档案的保管1. 文书档案应存放在专门的档案室或档案柜中，保持干燥、通风和防火等条件。

2. 档案室或档案柜应设置相应的进出门禁和监控设施，确保档案的安全性和机密性。

3. 定期对档案进行保管检查，防止遗失、损毁和泄露。

4. 长期保存的文书档案应按照规定的保存期限和程序进行销毁或转交档案馆。

以上仅为文书档案管理细则的一些基本要点，实际应根据企业或机构的具体情况进行具体化和细化，并加入对于文书档案管理工作的监督、培训等相关内容。

文书档案整理归档流程与方法

文书档案整理归档流程与方法文书档案整理归档流程与方法1. 为何需要文书档案整理归档流程•提高工作效率：通过有序的整理和归档，可以快速准确地找到所需文书档案，节省时间和精力。

•保护信息安全：妥善的整理归档可以降低文书档案的遗失风险，并保护重要信息的安全性。

•便于知识共享：整理归档过程中的分类和标签化，有助于知识和经验的共享和传承。

2. 文书档案整理归档流程收集与筛选•收集文书档案：将需要整理归档的文书档案分门别类，包括报告、合同、备忘录等。

可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行收集。

•筛选并评估文书档案：根据文件的重要性和紧急程度，对收集到的文书档案进行筛选和评估，确定是否需要进行整理归档。

分类与标记•分类：按照文件的性质和用途，将文书档案进行分类，例如分为合同类、报告类、会议纪要类等，方便后续查找和归档。

•标记：为每个文书档案添加标签或关键词，便于快速查找和检索。

可以采用统一的标签规范，或者根据具体内容进行个性化的标记。

编目与整理•编目：为每个文书档案编写简要的目录或索引，包括文件名、摘要、分类等信息，方便查阅和管理。

•整理：根据分类和标记，将文书档案整理归档到相应的文件夹或数据库中，可采用数字化管理工具，或者传统的文件柜和标签方式。

存储与备份•存储：选择合适的存储介质和设备，如云存储、硬盘、U盘等，将整理归档的文书档案妥善保存。

同时，设定规范的存储路径和文件命名规则。

•备份：定期备份文书档案，以防止意外丢失或损坏。

可以设置自动备份系统，或者手动进行定期的外部备份。

3. 文书档案整理归档方法数字化管理•借助专业的文档管理软件，对文书档案进行数字化管理和归档。

可以设置权限和版本控制，方便多人协同操作和查阅。

文件柜式管理•使用传统的文件柜和文件夹，将文书档案按照分类和标记的方式整理归档，可以采用颜色标签或字母编号等方法。

分区式管理•将文书档案按照不同部门、项目或时间段进行分区管理，方便查找和归档。

可以使用专门的文件夹或标签来划定不同区域。

文书类档案装订整理的步骤和方法

文书类档案装订整理的步骤和方法一、整理的步骤1、收集---2、分年度---3、确定归档范围----4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。

二、整理的方法1、收集。

收集的对象：反映本单位主要职能活动的，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、，出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。

收来文件（收文），本机关收到的从外机关发送来的。

对外文件（发文），本机关对外发出的文件。

内部文件，本机关拟制的，在本机关内部使用的文件。

“白头文件”：（1）、会议文件，本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。

（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。

（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。

（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)（6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。

2、分年度。

按文件形成的年度归档，不同年度的文件不得放在一起归档，跨年度的请示与批复应放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。

3、确定归档范围。

（1）、文件材料归档范围（2）、不归档的文件材料的范围一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。

4、分类。

第一种方法：直接分保管期限。

这种方法适用范围广，多数单位按保管期限来分，每年编一个流水号。

第二种方法：在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，一般采用年度---组织机构（或问题），这种方法对文件资料比较多的单位适用。

公司文书档案整理制度范本

公司文书档案整理制度第一条总则为了加强公司文书档案的管理工作，规范文书档案的整理、归档、保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和《企业档案工作规范》等法律法规，结合公司实际，制定本制度。

第二条适用范围本制度适用于公司总部及所属各单位（以下简称“各单位”）在文书档案管理过程中的整理、归档、保管和利用等工作。

第三条档案管理组织公司设立档案管理部门，负责公司文书档案的管理工作。

各单位应设立相应的档案管理组织，明确责任人，负责本单位的文书档案管理工作。

第四条档案整理1. 文书档案应按照文件的形成时间、类别和内容进行整理。

整理时应保持文件之间的历史联系和有机联系，确保文件的真实性、完整性和准确性。

2. 文书档案的整理应采用国际通用的档案分类和编目方法，编制档案目录，便于检索和利用。

3. 整理好的文书档案应按照档案的类别、形成时间等进行编号，并建立档案索引，方便管理和利用。

第五条档案归档1. 各单位应当及时将形成的文书档案归档。

归档的文书档案应符合国家关于档案质量的要求。

2. 归档的文书档案应经过审核，确保档案的的真实性、完整性和准确性。

3. 归档的文书档案应按照档案管理部门的要求进行整理和装订，确保档案的整洁、有序。

第六条档案保管1. 档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案的安全、保密和防火防盗。

2. 档案管理部门应定期对档案进行检查、维护，发现问题及时处理，确保档案的完整和完好。

3. 档案管理部门应根据档案的类别、形成时间等条件，合理确定档案的保管期限，并报公司领导批准。

第七条档案利用1. 档案管理部门应建立健全档案利用制度，提供档案查询、借阅等服务，满足公司内部和外部对档案的需求。

2. 档案管理部门应根据档案的保密等级和利用范围，合理确定档案的利用方式，确保档案的安全和保密。

3. 档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计和分析，提高档案利用的效率和效果。

第八条培训和考核1. 公司应定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力。

文书档案收集整理归档规范（最终版）

文书档案收集整理归档规范（最终版）第一篇：文书档案收集整理归档规范（最终版）文书档案收集整理归档规范范围本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。

本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。

2 文书档案的归档范围2.1 文件材料的归档范围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。

2.2 文件材料的不归档范围其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。

2.3 各部门档案的归档范围2.3.1综合办a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等；b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等；c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等；d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等；e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等；f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等；g)其他具有保存价值的文件材料。

2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；营销部a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等；c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；成本部a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等；c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；工程技术部2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等； 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；文书档案收集整理归档规范1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

文书档案整理方法

文书档案整理方法文书档案整理是一项需要耐心和细心的工作，它不仅关系到个人的工作效率和形象，更关乎单位的管理和运行。

下面将介绍一些文书档案整理的方法，希望能对大家有所帮助。

首先，整理文书档案时，要先对文书进行分类。

可以根据文书的性质、用途、时间等因素进行分类，将相似性质的文书放在一起，这样可以方便后续的整理和查找。

分类可以采取文件夹、盒子、标签等方式进行，根据实际情况选择最合适的方式。

其次，对于已经分类好的文书，需要进行归档整理。

归档整理时，可以采取按时间顺序、按重要性顺序、按编号顺序等方式进行，具体方法可以根据实际情况进行选择。

在整理过程中，可以使用文件夹、文件盒、文件夹袋等工具进行整理，同时要注意标注清楚每个文书的名称、时间、编号等信息，以便于后续的查找和管理。

另外，文书档案整理时，要注意保持文书的完整性和准确性。

在整理过程中，要注意文书的数量和内容是否齐全，如果有遗漏或错误，要及时进行补充和更正。

同时，要保持文书的清晰可读，可以使用文件夹袋、透明文件夹等工具进行保护，防止文书被弄脏或损坏。

最后，整理完文书档案后，要进行定期的检查和更新。

定期检查可以帮助及时发现问题并进行调整，同时也可以保持文书档案的整洁和有序。

在更新过程中，可以根据实际情况对文书进行调整和重新整理，以保持文书档案的及时性和有效性。

综上所述，文书档案整理是一项需要细心和耐心的工作，但是它对于个人和单位都是非常重要的。

通过合理的分类、归档整理、保持完整性和定期更新，可以帮助我们更好地管理和利用文书档案，提高工作效率和整体形象。

希望大家在工作中能够重视文书档案整理，做好相关工作，为工作和单位发展做出贡献。

文书档案整理规范

文书档案整理规范文书档案整理规范是指对电子文书和纸质档案的整理和管理进行规范化的要求。

合理的文书档案整理规范可以提高工作效率，方便信息的查找和共享，保护重要数据的安全，以下是一些常见的文书档案整理规范：一、电子文书整理规范1. 文件命名规范：文件名应简明扼要，能够准确反映文件内容。

建议采用日期+文件名的形式进行命名，如“20220101_销售合同.doc”。

2. 文件目录结构规范：根据工作的性质和需求，合理设置文件夹，建立层次清晰的目录结构。

可以按照项目、部门、时间等进行分类。

3. 文件分类标准：将文件进行分类，如合同文书、报告文书、会议文书等，根据工作需要设立合适的分类。

4. 建立索引：建立文档索引，方便进行全文检索和快速定位。

5. 限制权限：对涉密的文书进行权限限制，确保重要信息的安全性。

6. 定期备份：定期对电子文书进行备份，确保数据的安全性和可靠性。

二、纸质档案整理规范1. 文件归档：按照时间、地点、部门等标准对纸质档案进行归档，建立起一个清晰的档案分类体系。

2. 文件编号：对每个纸质档案进行编号，便于查找和管理。

3. 清单备查：建立每个文件的清单备查，记录文件标题、编号和位置等信息，便于快速查找。

4. 质量管理：确保纸质档案的质量，如使用防潮、防虫、防尘等措施进行保护。

5. 存档环境：确保档案保存的环境干燥、清洁、温度适宜，并定期进行检查和维护。

6. 借阅管理：对档案的借阅进行登记和管理，避免遗失和损坏。

三、电子文书与纸质档案的整合规范1. 档案数字化：对纸质档案进行数字化处理，方便存储和共享。

2. 关联索引：建立电子文书和纸质档案的关联索引，实现电子文书和纸质档案的互通互用。

3. 档案标识：在电子文书中对相关纸质档案进行标识，便于实现纸质档案的快速查找和定位。

4. 统一存放：电子文书与纸质档案应统一存放，避免信息的分散和混乱。

5. 安全备份：对电子文书和纸质档案进行定期的安全备份，确保文件的安全性和可靠性。

文书档案整理操作方法

文书档案整理操作方法以下是 6 条关于文书档案整理操作方法：1. 首先啊，咱得把那些文书档案都像宝贝一样收集起来呀！就好比你整理自己心爱的邮票一样，可不能有遗漏哟。

比如说，你的工作合同、成绩单等等，都得一份份找全喽！然后给它们分分类，按照时间或者重要程度，这多简单呀，大家肯定都能做好嘛。

2. 接下来，咱得给这些档案找个合适的“家”呀！就像给你的玩具找个收纳盒一样。

你可以用文件夹、文件盒啥的，把它们整整齐齐地放进去，别乱七八糟地堆着呀！你想想，如果你找个东西半天找不到，那得多恼火呀，是不是？3. 哎呀，标签可太重要啦！这就像是给每个小“家”写上名字一样。

你得清楚地写上档案的类别呀，时间呀之类的信息，这样找起来不就方便多啦？比如说，写上“2023 年工作资料”，那不就一目了然啦，多好呀！你不会这点事儿还做不好吧？4. 然后呢，要定期去检查检查你的这些宝贝档案呀！就像你会时不时看看你的存钱罐少没少钱一样。

看看有没有放错地方的，有没有损坏的，及时处理一下。

不然等要用的时候发现坏了，那不就傻眼啦？可别不当回事儿哟！5. 还有哦，和别人一起分享档案的时候可得小心点呀！可别把重要的东西给弄丢了或者弄混了。

就好比你借别人心爱的书，肯定得小心翼翼地还回去嘛。

尤其是一些敏感信息，更得注意保管好呀，出了问题可不得了，你说呢？6. 最后呀，记住要保持一个好心情去整理档案呀！别觉得这是个苦差事。

把它当成一个有趣的游戏，整理好了会有满满的成就感哟！这样以后再找东西就轻松愉快啦！其实文书档案整理真的不难呀，大家只要用心都能做好哒！我的观点结论：文书档案整理确实需要我们认真对待，掌握好这些方法，就可以让我们的整理工作轻松又高效。

企业文书档案的整理

三、根据《工业企业档案分类试行规则》进行实体分类的企业，党群工作、行政管理工作、经营管理工作和生产技术管理工作四类的文件材料可参照执行《归档文件整理规则》的规定，按“件”进行整理；年归档量较少的企业，可将上述四类合并为一类整理，暂称为管理类。产品、科研、基本建设、设备仪器四类的文件材料仍执行《科学技术档案案卷构成一般要求》的规定，按“卷”整理。没有按《工业企业档案分类试行规则》进行实体分类的企业，其管理性的文书档案可参照执行《归档文件整理规则》，科技档案可执行《科学技术档案案卷构成一般要求》。四、同时执行这两个标准的企业，有些内容可统一。 1.卷盒规格统一为310mm×220mm(长×宽)，厚度可根据实际需要在10、 20、30、40、50、60mm中选择使用。 2.备考表统一采用《科学技术档案案卷构成一般要求》的要求，按“件” 整理的可将备考表中的“立卷人”改为“整理人”。 3.《归档文件整理规则》的归档文件目录与《科学技术档案案卷构成一般要求》卷内目录用途不同，应分别按各标准的要求使用。目录规格可选用A4 型297mm×210mm和16开型 (260mm×l85mm)两种形式。 4.企业档案全宗号的使用统一按《科学技术档案案卷构成一般要求》的要求执行。五、事业单位可参照上述意见执行。 • • 国家档案局经科司二00三年三月十三日
（三）装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
装订方法： 1、粘贴法。2-3页的文件采用此种方法，要求左、上侧对齐。 2、使用不锈钢装订。4-10页的文件的可采用此种方法，要求左、上侧对齐。 3、线装法。10页以上的文件可采用此种方法，采用“三孔一线”选择粗细适中的棉线进行装订，要求左、下侧对齐。 4、特殊情况，如装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。

公司文书档案管理工作总结

公司文书档案管理工作总结
随着公司规模的扩大和业务的增多，文书档案管理工作成为了公司运营中不可
或缺的一部分。

文书档案管理工作的质量直接关系到公司的运营效率和信息安全，因此对于文书档案管理工作的总结和改进显得尤为重要。

首先，文书档案管理工作需要有明确的规范和流程。

公司需要建立起完善的文
书档案管理制度，明确各类文书档案的归档、存储、检索和销毁流程，确保文书档案的管理工作能够有章可循，规范有序。

同时，公司还需要对员工进行相关的培训，使他们能够熟练掌握文书档案管理的规范和流程，提高文书档案管理工作的专业水平。

其次，文书档案管理工作需要有专门的管理人员负责。

公司可以设立文书档案
管理部门或者委派专门的管理人员负责文书档案管理工作，这样可以确保文书档案管理工作能够得到专业化的管理和监督，提高文书档案管理工作的效率和质量。

另外，文书档案管理工作还需要借助信息化技术来提高效率。

公司可以引入文
书档案管理系统，利用现代化的信息技术手段对文书档案进行管理和存储，实现文书档案的电子化管理，提高文书档案管理工作的效率和便捷性。

最后，文书档案管理工作需要定期进行总结和改进。

公司可以定期对文书档案
管理工作进行评估和总结，发现问题和不足，并及时采取措施进行改进，不断提高文书档案管理工作的水平和质量。

总之，文书档案管理工作是公司运营中至关重要的一环，公司需要重视文书档
案管理工作，建立完善的管理制度和流程，配备专业的管理人员，借助信息化技术，定期进行总结和改进，以提高文书档案管理工作的效率和质量，为公司的发展提供有力的支撑。

企业文书档案的整理方法

第一讲企业文书档案的整理一、基本概念(一)归档文件归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

1、职能活动中形成：与本单位职能有关的上级、同级、下级发来的及自身形成的文件材料。

2、办理完毕：文件相应的文书处理程序已经完毕。

3、文书档案保存：此整理方法仅限于文书档案使用，其它专业性档案不适合使用本办法，仍按国家相关规定整理归档。

4、纸质文件材料：此整理方法仅限于纸质材料的文件归档，其它特殊载体档案如照片、声像、电子文件等暂不适用。

(二)归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

1、以件为单位：与传统的“立卷”相对应，它突破了传统“卷”的概念。

2、整理基本环节：包括装订、分类、排列、编号、编目、装盒等。

3、有序化：以上环节无论以什么顺序进行，最后目的就是要达到文件材料能够按顺序排列归档。

(三)件即归档文件的整理单位。

和传统的“案卷”相对应。

一般以每份文件为一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、存根等一册(本)为一件，来文(请示)与复文(批复)为一件，(跨年度来文、复文各为一件)，会议记录一次会议为一件。

二、归档文件整理原则及质量要求(一)整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

l、遵循文件的形成规律：企业各项职能活动存在着各方面的联系，所形成的文件之间必然有一定的规律，整理时应遵循其基本规律和特点。

2、文件之间的有机联系：文件之间规律决定了文件之间存在着有机联系，这种联系更明确地反映机关职能活动的历史面貌，同时也为归档后查找、利用提供方便。

3、区分不同价值：依据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定，将应归档的文件材料，根据其不同的价值划分出不同保管期限，然后分别进行整理归档。