文件资料管理程序 (whale)

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审核：版本/修改：A/1
批准：页次：1/5
1.0目的
本程序规定了与质量管理体系运行有关的任何媒体形式的所有文件和资料的控制要求及方法，确保各工作场所使用有效版本的文件。

2.0范围
本程序适用于我公司质量管理体系运行有关的所有文件和资料的控制，也适用于顾客提供的图样或规范等外来文件的控制。

3.0定义
狭义文件是指书面文件；广义文件是指书面文件、电脑软件、光盘（磁盘）、样品等。

本公司所指为广义文件。

4.0职责
4.1质量部文控文员(DCC)负责受控文件的登记、发放(范围确定)、回收和组织外来技术文件
的评审工作的汇总；
4.2 质量部质量系统工程师(QSE)负责协调相关部门对QMS文件的编制，修改；
5.0程序
5.1 文件的编制和审批(如上描述)
5.2 文件的编号及标识
5.2.1文件的编制准则：
a）质量手册（一级文件）
b）程序文件（二级文件）
c）管理办法、制度、规范、规程等（三级文件）
d）技术文件和相关资料（包括外来文件和资料）（四级文件）
e）与管理体系有关的记录表单
5.2.1.1质量手册、程序文件、各部门编制的管理办法、制度、规范、规程，以及技
术部编制的、外来的技术文件和相关资料，由质量部按如下要求对其进行编
号，并建立《文件清单》。

各部门需严格执行文件的编号申请、受控登记、统
一发放等。

编写：文件号：
审核：版本/修改：A/1
批准：页次：2/5
一级文件：质量手册：CP- ISO/TS-2006
CP---企业名称；ISO/TS---质量手册；2006---年份。

二级文件：程序文件：CP-QP -XX-1
CP---企业名称；QP---程序文件；XX---ISO标准章节号；1-流水号.
三级文件：管理办法、制度、规范、规程等：CP–QE-01；CP-QE-RS-01
四级文件：技术文件、工艺文件等：JS-BM-LB01
JS---部门简称；BM---文件类型，LB01---客户代码(客户代码在《客户名录》
5.2.2
文件的标识以印章来表示受控状态
a）管理文件/技术文件发放给公司职能部门或供方，外协图样及外来法律、法规、技术资料−−“受控文件”。

b）试制用图样/文件−−“试制”。

c）作废文件——“作废”
5.2.3 外来标准和文件的确认
5.2.3.1外来文件、标准、检验规范和图样，经接收部门经理评审签字确认，接收部
门认为必要时，进行文件评审，记入《文件评审记录》并交由质量部DCC
备案保存；文件由DCC登录在《文件清单》中，实际生产中需使用时由其
复印，受控发行。

(需要评审的文件一般包括：法律法规，质量协议，客户
通用产品标准，产品测试方法，供应商手册，技术类文件等)
5.2.3.2外来标准及法律、法规的编号为FG-XXX，FG为法律、法规的代号；外来
技术文件编号为JS-XXX，JS为技术文件代号；XXX为流水号。

外来图纸
依据图纸标识。

5.2.4技术文件编号
5.2.4.1 使用范围：
编写：文件号：
审核：版本/修改：A/1
批准：页次：3/5
本公司技术文件包括：BOM表、产品图纸、作业指导书、包装方法书、工
艺基准书、工序流程图、控制计划，检查基准书，等；
5.2.4.2编号方式：
1）当客户提供图纸，本公司制图员进行转化合成的产品图纸直接采用客户提供的图纸编号；
2）当客户提供样品，本公司制图员进行设计的模具或产品图纸编号方式同四级文件编号。

5.2.5 所有发放的文件必须保持清晰，易于识别。

5.3 文件的发放、检查和更换
5.3.1 质量管理系统相关的质量手册、程序文件、不进行纸档的下发工作；全部最终版本
的文件在文件服务器上共享，由DCC负责文件的最终状态。

DCC必须保留签字
版本的原文档。

作业指导书由制定部门在文件上确定发放范围后，质量部登记、
发放、回收，并填写《文件发放/回收记录》。

5.3.3质量部发放文件时，正本需分类、归档、妥善保管，需加盖”受控文件”章，所有发
放到相关部门的文件均为副本，需要受控的加盖“Copy”章。

5.3.4为确保作业场所必须使用有效文件，由质量部每半年进行一次有效版本文件的检
查、核对。

5.3.5当文件使用人员的文件破损严重，影响使用时，应由部门文件管理员到文件发放部
门（以旧换新）更换。

5.3.6当文件使用人将文件遗失时，应填写《文件申请单》，经管代批准后，方能补发文
件。

5.3.7当有关部门需增发或纸档文件时，由所在部门向质量部提出申请，经管代批准后，
按上述5.3.1条款办理。

5.4 文件的更改
5.4.1 本公司所制订受控文件的初始版本均为A0，对文件的某一页或某一章节的内容进
行变更则版本号依次升版为A1、A2、A3表示，而整个文件版本号仍为A0；
当文件变更次数超过9次后，整个文件版本号升版为B0；依次类推。

5.4.2文件更改，应由原制定部门填写《文件申请单》，说明更改原因及修改页的栏目，
文件同时经批准后方有效。

5.4.3文件的更改由文件的编制部门进行，并由原审批部门进行审批，若需由其他部门进
行审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料，必要时注明更改性质。

5.4.4当管理文件和技术文件更改后，凡涉及相关的其它的工艺文件、图样、检验规范等
必须同步进行相应的更改，以确保文件的一致性和可操作性。

5.4.5 更改后的文件应按5.1条款进行审核和批准，并按5.3条款执行发放手续。

5.4.6 当工程标准/规范需更改时，技术部应组织相关部门启动ECN工作流。

5.4.7当文件类别更改时，由技术部发文通知产品的代号及文件类别代号。

5.5 文件的回收和处理
文件一经更改或修订时，原版本文件加盖“参考”章后由质量部统一保存，在发放COPY 文件的同时，向接收人回收失效版本的旧文件并撕毁。

5.6 文件的归档和保管
编写：文件号：
审核：版本/修改：A/1
批准：页次：4/5
5.6.1 文件的原件（包括电子文档和多媒体文件）一律由质量部保存，电子档应当每三月
一次对文件进行光盘刻录分开保存。

5.6.2 各类文件归档后，由文件相关部门进行整理、编目、组卷保存。

5.6.3 质量管理体系文件的保存期限按新文件发行后才能取消。

5.6.4 文件保存应符合防火、防水、防蛀、霉变等规定的环境要求，以防损坏和丢失。

6.0 相关文件
无
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审核：版本/修改：A/1 批准：页次：5/5。