文件资料管理程序 (whale)
文件与资料控制程序
文件与资料控制程序在当今的工作环境中，文件与资料的管理至关重要。
有效的文件与资料控制程序不仅能提高工作效率，还能确保信息的准确性、完整性和安全性。
下面我们将详细介绍文件与资料控制程序的各个方面。
一、文件与资料的分类首先，我们需要对文件与资料进行分类。
这可以根据其内容、用途、来源等因素进行划分。
常见的分类包括管理类文件、技术类文件、客户资料、内部报告等。
管理类文件通常涵盖公司的规章制度、流程规范、组织架构等方面的信息，这些文件为公司的日常运营提供了指导和约束。
技术类文件则主要涉及产品设计、工艺标准、质量控制等与业务技术相关的内容，是保证产品质量和技术创新的重要依据。
客户资料包括客户的基本信息、交易记录、需求反馈等，对于了解客户需求、提供优质服务具有关键作用。
内部报告如财务报表、绩效评估、项目进展报告等，有助于管理层进行决策和监控公司的运营状况。
二、文件与资料的编号为了便于管理和查找，对每一份文件与资料进行唯一的编号是必不可少的。
编号可以采用一定的规则和体系，例如按照部门、类型、年份、流水号等进行组合。
例如，管理类文件可以以“GL”开头，技术类文件以“JS”开头，后面跟上年份和流水号。
这样的编号方式清晰明了，能够快速定位文件的所属类别和生成时间。
三、文件与资料的编制文件与资料的编制应当遵循一定的规范和标准。
明确的格式要求、语言表达清晰准确、内容完整且具有可操作性是基本的原则。
在编制过程中，需要确保相关的法律法规、行业标准以及公司的政策得到充分考虑和遵守。
同时，编制人员应当具备相应的专业知识和经验，以保证文件与资料的质量。
对于重要的文件与资料，应当经过审核和审批流程。
审核人员要对文件的内容进行仔细审查，确保其准确性、合理性和合规性。
审批人员则根据公司的授权，对文件的发布做出最终决定。
四、文件与资料的存储选择合适的存储介质和存储方式对于文件与资料的安全和有效管理至关重要。
可以采用纸质档案、电子文档或者两者结合的方式进行存储。
文件与资料控制程序
1.目的对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。
2.范围适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。
3.职责3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。
3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。
3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。
3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和保管本部门的文件和资料。
4.名词解释4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。
4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作为工作人员作业时之依据。
4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。
4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。
4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。
分发以及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。
4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
01文件与资料管理程序
01文件与资料管理程序文件与资料管理程序一、引言在现代社会中，文件和资料管理是各个组织和机构必不可少的一项工作。
良好的文件和资料管理程序可以提高工作效率，保护机构的利益，确保信息的准确性和完整性。
本文将介绍一种高效的文件与资料管理程序，旨在帮助组织和机构更好地管理和利用文件和资料。
二、程序概述文件与资料管理程序是一个完整的管理体系，包括文件的创建、分类、存储、检索、保护和销毁等环节。
下面将详细介绍每个环节的具体内容。
1. 文件的创建文件的创建是文件与资料管理的第一步。
在创建文件时，应注意以下几点：- 确定文件的名称和编号，以便于后续的分类和检索。
- 根据文件的内容和用途，选择合适的文件格式，如纸质文件、电子文件等。
- 在文件中标明创建日期和作者，方便追溯和归档。
2. 文件的分类文件的分类是为了方便管理和检索。
可以根据文件的内容、用途、部门等因素进行分类。
一般可以采用以下几种分类方式：- 按照文件的主题进行分类，如财务文件、人力资源文件等。
- 按照文件的用途进行分类，如合同文件、报告文件等。
- 按照文件的部门进行分类，如销售部文件、市场部文件等。
3. 文件的存储文件的存储是保证文件安全和可靠性的重要环节。
可以采取以下几种存储方式：- 纸质文件存储：将文件存放在文件柜、文件夹或文件盒中，按照分类和编号进行归档。
- 电子文件存储：将文件保存在电脑硬盘、服务器或云存储中，建立良好的文件夹结构和命名规范。
4. 文件的检索文件的检索是在需要使用文件时能够快速找到所需文件的关键环节。
可以采取以下几种检索方式：- 纸质文件检索：通过文件编号、文件名称、文件分类等信息，在文件柜中进行检索。
- 电子文件检索：通过文件夹结构、文件名称、关键词等信息，在电脑或服务器中进行检索。
5. 文件的保护文件的保护是确保文件安全和机构利益的重要措施。
可以采取以下几种保护方式：- 纸质文件保护：使用密封袋、文件夹或保险柜等物理措施保护文件的安全。
文件与资料控制管理制度(3篇)
文件与资料控制管理制度一、总则为了加强对公司文件与资料的控制与管理，规范文件与资料的收集、存储、使用和保护，提高管理效率和信息安全性，特制订本制度。
二、文件与资料的定义1. 文件是指公司内部产生或外部收到的书面、电子、影音等载体上记录的各类信息与数据，包括但不限于计划、报告、备忘录、通知、函件、合同、协议、会议纪要等。
2. 资料是指公司内外所有与业务活动有关的各类文字、图片、声音、视频等信息的载体，包括但不限于公司注册文件、商业秘密、经营报告、市场调研报告、竞争对手分析、员工信息等。
三、文件与资料的分类根据不同的内容和用途，文件与资料分为以下几类：1. 机密文件与资料：包括涉及公司商业秘密、竞争优势、员工隐私等敏感信息的文件与资料。
2. 重要文件与资料：包括公司经营计划、战略规划、财务报告等对公司发展具有重要意义的文件与资料。
3. 一般文件与资料：包括员工档案、会议纪要、工作报告等一般性的文件与资料。
四、文件与资料的管理流程1. 收集公司每个部门负责人按照业务需要收集所需的文件与资料，并加密、压缩或打包处理。
2. 转交部门负责人将收集到的文件与资料按照分类整理，并将重要和机密文件与资料转交给公司管理部门负责人。
3. 存储公司管理部门负责人将收到的文件与资料按照分类进行存储，并记录存储的位置和数量。
4. 使用公司内部员工需要使用文件与资料时，需向公司管理部门负责人提出申请，并经过审核后，方可领取使用。
使用完毕后，须及时归还。
5. 传递公司内部员工需要将文件与资料传递给他人时，须经过公司管理部门负责人的批准，并按照相关流程进行传递。
6. 销毁公司管理部门负责人定期对文件与资料进行清理和销毁，保证文件与资料的整洁和安全。
五、文件与资料的保密措施1. 机密文件与资料应采取加密措施，并限制访问权限。
2. 重要文件与资料应采取备份措施，确保数据安全。
3. 一般文件与资料应妥善保管，防止遗失和泄露。
4. 员工离职时，应归还所有文件与资料，并做好相关记录。
资料管理流程
资料管理流程资料管理流程是指在信息管理的基础上，对组织内的各种资料进行科学、合理、高效的管理。
下面是一个典型的资料管理流程：1. 资料收集：首先确定需要收集的资料的范围和内容，然后通过各种途径（如调研、采访、网络搜索等）收集相关的资料。
2. 资料整理：收集到的资料需要按照一定的分类原则进行整理。
可以按照主题、类型、时间等进行分类，同时可以采用编号、标签等方式进行标识。
3. 资料存储：整理好的资料需要存储在一个方便查找和管理的地方。
可以选择使用电子文档管理系统或者专门的资料库进行存储，也可以使用文件柜、书架等物理设备进行存储。
4. 资料检索：当需要某个资料时，可以通过检索系统或者手动查找的方式找到需要的资料。
在电子文档管理系统中，可以使用关键词、标签等进行检索；在文件柜中，可以使用编号、归档日期等进行查找。
5. 资料更新：由于信息的更新很快，某些资料可能需要不断更新以保持其有效性。
在资料管理流程中，需要定期对资料进行审核、更新或者替换，以确保资料的时效性。
6. 资料传递：有时需要将一些资料传递给他人使用，可以通过电子邮件、共享文件夹等方式进行传递。
在传递过程中，需要注意保护资料的机密性和完整性。
7. 资料销毁：当某些资料不再需要使用时，需要进行合规的销毁处理。
可以通过将电子档案删除或者将纸质文件进行安全破坏（如切割、烧毁等）来完成销毁。
8. 资料备份：为了防止数据丢失或者灾害造成的数据损坏，需要定期对重要的资料进行备份。
可以选择将数据存储在云端服务器或者使用外部硬盘、光盘等来进行备份。
以上是一个较为完整的资料管理流程。
不同的组织可能会根据自身的需求和特点进行一些微调和改进，但总的来说，一个科学、高效的资料管理流程可以提高组织的信息管理能力，提高工作效率。
文件和资料的控制程序
文件和资料的控制程序1.0目的对管理体系有关文件进行控制和管理，防止失效和作废文件的使用，确保体系有效运行，特制定本程序。
2.0适用范围本程序适用于与公司有关所有文件与资料的控制。
3.0职责3.1安全环保部负责职业健康安全管理和环境管理体系文件的策划、指导、审核，并编写体系所要求的程序文件。
3.2企管部负责质量管理体系文件的策划、指导、审核，并编写质量管理体系所要求的程序文件。
3.3公司管理者代表负责管理手册（包括管理方针、管理目标）的审核。
3.4公司总经理负责管理手册（包括管理方针、管理目标）的批准。
3.5文控员负责文件的编号控制和收发控制。
3.6档案管理员负责公司所有文件的归档和保管。
3.7 公司各部门负责本部门现场使用文件的管理和控制。
4.0流程图4.1文件控制流程图（详见附一）5.0程序5.1 文件的定义5.1.1受控文件：是用来维持本公司各项业务正常的运作，并有升版的需要，为保证使用者使用最新的有效版本的文件。
受控文件由公司文控员统一发放，在发放之前由文控员盖红色“受控”章识别，发放和回收时均应办理登记手续。
5.1.2 非受控文件：与受控文件相对应，此类文件在本公司内部起到告知作用，不存在多个修改版本及状态。
包括通知、通告、决定、通报、质量文件的参考资料等。
非受控文件发放前由文控员加盖“非受控”章标识，发放时应办理登记手续。
5.1.3外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文件、图纸；国家颁发的有关政策、法规。
外来文件发放前由文控员加盖“外来文件”章标识，发放时应办理登记手续。
5.2 文件的分阶用于指导本公司管理体系运行及操作的指导性文件，分四阶：一级文阶：管理手册（质量、职业健康安全、环境）；二级文阶：程序文件（质量、职业健康安全、环境）；三级文阶：a）管理文件：各类管理制度或规章、岗位职责、工作标准等；b）技术文件：各类工艺规程、操作规程、安全规程、应急预案、内控标准（包括《原料、成品、环保职业健康安全使用的各类劳动保护用品、安全环保设备设施工具质量标准》、环境质量标准、安全质量标准）等；c）其他文件：与质量、环境和职业健康安全有关的专题会议纪要、通知等文件。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
(整理)工程档案资料管理程序
工程档案资料管理程序目的对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为完整、系统的现行有效版本。
范围用于公司各部门、各项目所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。
职责项目部的档案管理员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管理，工程完工后，负责把项目资料和竣工资料移交综合办统一管理。
项目经理负责对移交综合办的档案进行审核。
一、施工文件档案管理的资料分类1、工程施工技术管理资料1.1、图纸会审记录文件对已经正式签署的设计文件进行交底、审查和会审，对提出的问题予以记录。
项目部收到工程图纸后，项目经理组织相关人员进行审查，将疑问按专业整理、汇总后报建设单位，由建设单位提交设计单位，进行图纸会审和设计交底准备。
图纸会审由业主组织设计、监理、施工单位负责人及有关人员参加。
设计单位对图纸及设计疑问进行交底，施工单位负责将设计交底内容按专业汇总、整理，形成初步记录。
由建设、设计、监理、施工单位的相关负责人签名并加盖各参加单位的公章，形成正式图纸会审记录。
图纸会审记录属于正式设计文件。
1.2、开工报审表、工程开工报告、施工进度计划报审表收集建设单位与施工单位共同履行的各种基本建设程序证明文件、工程施工工期证明文件。
（附表）1.3、技术、安全交底记录文件施工单位负责人把设计要求的施工措施、安全生产贯彻到基层乃至每个员工。
交底主要项目为：图纸交底、施工组织设计交底、设计变更和洽商交底、分项工程技术交底、安全交底。
技术、安全交底在签字齐全后方可生效，并及时发至施工班组。
1.4、项目管理规划文件承包单位在开工前为工程所做的施工组织、施工工艺、施工计划等方面的设计，用应在会签表上签字，经报审同意后执行并进行下发交底。
1.5、施工日志记录文件项目部有关人员对工程施工过程中的有关技术管理和质量管理活动以及效果进行逐日连续完整的记录。
对工程从开工到竣工的整个施工阶段进行全面记录，内容完整，能全面反映工程相关情况。
IATF16949文件资料管理程序含表单
IATF16949文件资料管理程序含表单开始阅读文件资料管理程序1.0 目的规定公司的文件在受控状态下运行，确保质量管理体系文件在使用及流转过程中的有效性。
保证各使用场所获得适当且为最新版本文件，避免误用失效和作废的文件。
2.0 范围适用于本公司质量管理体系文件，包括适用外来技术和质量文件、电子文件的管理。
3.0 职责部门（个人）职责总经理1、负责质量手册的批准管理者代表1、负责质量手册的审核2、负责程序文件和管理类文件的批准品质部1、负责编制、会审、修订管理手册和程序文件2、负责管理手册、程序文件和管理类受控文件资料的发放、管理和协调作业3、编制和及时更新质量体系《受控文件清单》技术部1、负责技术类受控文件的编制、审核、批准2、负责技术类文件的发放、管制与协调作业3、负责外来技术文件的登记、发放。
各部门1、负责本部门质量体系三、四级文件及记录表格的编制、审核2、所有已生效的文件在本部门得以贯彻执行，并管理本部门的文件3、编制并及时更新本部门《受控文件清单》4.0 程序4.1公司受控文件结构规定4.1.1第一级：质量手册（包含质量目标、过程绩效指标、质量方针）。
将公司质量管理目标与质量保证体系整合，说明做哪些工作来确保质量运行符合TS16949 要求，用字母“A”表示类别。
4.1.2第二级：详述如何进行及完成质量手册内所表达的各类程序文件，用字母“B”表示类别。
4.1.3第三级：各类管理制度，规范等，用字母加数字“C1”表示类别，加工图、工程图纸、作业指导书、质量检验标准、包装作业指导书、QC工程表、工程变更通知书等各类作业文件、标准，用字母“C2”表示类别。
4.1.4第四级：表单、记录。
为验证质量体系有效运作，而对各个事项持续不断加以记录，用字母“QR”表示。
4.1.5受控文件：分发、修订或更换均须按书面规定程序进行控制的文件，以保证文件始终反映现行要求。
4.1.6非受控文件：分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求的文件。
文件往来管理程序
附件15：文件资料往来管理工作程序1.0编制依据根据合同条款的有关规定，编制本管理办法。
2.0目的对监理工程师与承包人、业主之间的文件和资料往来事宜进行控制，确保监理工作的顺利开展。
3.0适用范围适用于一切与本工程有关的监理和承包人、业主之间的文件往来。
4.0工作程序4.1文件往来4.1.1监理分两级体制进行管理，即总监理工程师办公室和驻地监理办公室。
驻地监理工程师办公室作为总监理工程师办公室的代表机构，在授权范围内开展监理工作。
4.1.2承包人向总监理工程师办公室报送文件时，一般应直接报至本合同段所在的驻地办，由驻地办在授权范围内进行处理，超出其授权范围的事宜，由驻地办提出初步处理意见后，上报总监办。
在总监办要求时，驻地办在其授权范围内处理的事宜，需报总监办备案。
在特殊情况下，承包人可在向驻地办报送文件的同时，直接抄报总监办，以便总监办及时处理或督办。
4.1.3当总监办向承包人发送文件时，一般都通过驻地办转送，总监办和承包人之间不直接发生文件往来，驻地办应视为承包人获取监理文件的唯一来源。
在极特殊情况下，总监办可以在给驻地办发送文件的同时，直接抄送承包人。
4.1.4文件要求承包人的文件或监理的文件，均应有文件台头、标题、文号、签151发人、签发日期、签发单位公章、抄报单位和抄送单位。
文件均采用A4复印纸张打印后报送（详细格式参见附件一）。
文件应主题明确、内容简洁，叙述清楚，附有必要的原始记录或数据。
4.1.5文件办理总监办或驻地办将在合同规定的期限内以书面形式回复承包人的文件，如在处理该文件过程中需要承包人提供更进一步的资料，承包人必须在监理工程师要求的时间内予以满足。
总监办或驻地办在所发文件中对承包人提出的各种要求，承包人应认真执行，并将执行情况书面报总监办或驻地办。
承包人和各级监理机构应及时整理并妥善保存这些文件，以便日后查阅和编制竣工文件。
4.2资料往来4.2.1承包人必须严格按照合同条款和监理工作程序的要求按时填报监理要求的各种资料。
文件与资料管理控制程序
文件与资料管理控制程序文件编号版次作成日期1.0目的确保质量管理体系所用文件处理迅速、有效应用及管理．2.0适用范围本公司所有质量管理体系所使用的文件资料，包含外来文件的管理和控制均适用．3.0职责3.1总经理：质量手册、程序文件的承认．3.2管理者代表：质量手册的检认，作业指导书、检验基准书等文件的承认、质量记录格式审核．3.3品管部担当：质量手册的作成、程序文件、作业指导书的检认．3.4各部门：程序文件、作业指导书、检验基准书等文件作成及各种质量记录格式的制定．3.5文控：质量手册、程序文件、作业指导书、检验标准书、质量记录等文件排版及原件保存．4.0定义4.1一阶文件：质量手册---纲领性文件．4.2二阶文件：程序文件---管理性文件．4.3三阶文件：作业指导书、各岗位职责、检验标准书、工厂管理制度及外来文件等---操作性文件．4.4四阶文件：质量记录---证据性文件．4.5外来文件：客户提供的仕样书资料或图纸、参考的国家/国际标准、适用的法律法规等．5.0程序内容5.1文件与资料管理控制程序流程图(见附件一)．5.1.1文件页面统一用A4纸张，质量手册和程序文件首页为批准页，页眉有工厂标志、文件名称和编号、版次号、作成日期、受控状态等内容；程序文件内容规定为八大方面：1.目的2.适用范围3.职责4.定义5.程序内容6.相关文件7.相关记录8.附录．5.2文件的作成、修订与作废5.2.1文件的作成：由相关部门指定专人完成编制后，责任部门按本程序各类文件作成、检认、承认权责办理．5.2.2文件的修订：质量体系文件在实际使用过程中，有不符合现状必须修改或讨论的，由发现部门或作成部门填写《文件修订/作废申请表》，提出修订原因交原作成部门修改，修订完成后文件的检认、承认、颁布发行等作业程序同5.2.1项条文．文件与资料管理控制程序文件编号版次作成日期5.2.3文件的作废：文件作废的申请，承认等作业同5.2.2项条文(文件的修订)但文件作废后，原文件编号的版本/版次号不可重复使用，须重新编号管理．5.2.4修订内容记录于《文件修订/作废申请表》,并于被修改文件页面右上角版次栏内注明最新版次；工作文件内容的修订在“文件改版履历”上进行更新和登录.5.3文件编号原则：各类文件的作成、修订均由文控按文件编码原则编号管理．5.3.1文件编码系统□-□□□□-□□--□□□识别代码+工厂代码+文件类别代号+流水号备注：质量手册文件为一个文件编码：识别代码（N）+工厂代码（IMAI）+文件代码（QM）A：质量体系文件代码[识别代码（N）]质量手册：QM程序文件：QP作业指导书、检验基准书、岗位职责：WI质量记录：FM外来文件：WAB：流水号：均用阿拉伯数字从001-999.C：文件分发号:品管部用“1”表示、制造部挂镀课用“2”表示、滚镀课用“3”表示、生管部用“4”表示、总务部用“5”表示、制造部化学分析用“6”表示．D：文件中有管理号码标识的按管理要求进行编号,并按文件进行分发和回收.5.3.2文控对体系的文件，以《文件管理总览表》列表管理，不得有重复或误用的情形发生．5.4文件的版次号及内容的更新第一次制定的原版以A/0表示，A版第一次修订以A/1表示，依此类推；为避免版次修订次数太多，影响文件的真实内容，凡某版本中20个文件均有5次修改的或年度复审质量体系文件变动较大时，由品管部责任人统筹更换新版本，发行第B版、第C版等；工作文件的版次或内容的更新登记于“文件改版履历”上,文件的分发与回收由文控按本程序5.5条款执行，并在《文件管理总览表》上更新记录．5.5文件的分发与回收5.5.1经承认的质量体系文件原稿在文件反面盖“正本”章后由文控保存于品管部，文件原稿内页不再加盖“受控文件”章，仅将其存档，以便文件的更改或补发；以《文件管理总览表》列表管理，并复印适当份数于封面及各内页右上角处盖红色“受控文件”章，记录于《文件分发/回收记录表》请受领部门负责人签收；未加盖红色“受控文件”印文件与资料管理控制程序文件编号版次作成日期章或“仅供参考”印章的文件均为非受控文件，对非受控文件则盖“非受控文件”章．5.5.2文件修订及作废时，文控按原分发部门记录回收所有旧版文件并在上面盖“作废”章标识，回收时须注意数量及内容的完整性，并记录于《文件分发/回收记录表》上.5.5.3外来文件的管理和控制1）客户提供的各类技术质量文件、外来管理类标准和规范．2）各类供应商提供的原材料的MSDS安全数据资料．3）客户提供的加工图样或仕样书原稿加盖“外来文件”章编号后保存于品管部．4）相关的国家、国际的质量技术标准或适用的法律法规性文件资料．5）所有的外来文件受领后加盖“外来文件”章编号保存于品管部，并作成“外来文件管理一览表”列表管理；对于有保密要求的外来文件按公司制订的“保密管理制度”的相关条款执行；若相关部门需使用外来文件，由文控以《文件分发/回收记录表》分发至各部门负责人签收，该部门使用完后必须立即归还文控，并做好外来文件的回收记录．5.6文件保存、销毁作业5.6.1文件保存1）各类别文件原稿的保存A：经承认发行的质量手册、程序文件、作业指导书及检验标准书文件及各质量记录原稿，均由文控列表保管．B：有关外来的资料原稿由品管部保管．2）分发及作废文件的保存A：各类质量体系文件(一、二、三阶文件)的保存由各部门负责人管理，发放至班组的工作文件由各线班长负责．质量记录按《质量记录管理控制程序》规定保存．B：作废文件回收时，文控须记录回收情形，于《文件分发/回收记录表》回收栏上记录；任何部门或个人均不得保存有盖“受控文件”章旧版正式文件，但文控则对历次版本制定及修订的原稿盖“作废”章后予以保存，并与有效文件分开保存，以便查阅参考.C：如文件有参考价值须保留时，由文控盖“仅供参考”章保存．D：各部门必须在月底把本部门当月所有的质量记录分类装订并加装封面保存文件与资料管理文件编号版次控制程序作成日期5.6.2文件销毁1）从各部门回收的旧版及作废文件，由文控负责统一销毁．2）超过规定保存期限的记录或文件资料，由各类记录或资料的保管部门自行销毁.5.7文件的档案管理5.7.1本公司质量管理体系文件均以复印发行的书面资料作管理和控制，除文控按规定复印适当份数发行外，使用部门不准复印任何正式文件．5.7.2文件如发现有遗失、缺页、破损、字迹模糊或分发份数不够等情况，使用部门负责人可向文控申请补发，不得借其它部门文件以影印方式自行处理，而文控对于破损、字迹模糊等情况的页次，应于补发的同时进行回收（按5.5项各条文规定办理）并销毁．5.7.3各部门收到新文件时，文控必须每季度发行其保管文件的《文件管理总览表》，供各使用部门核对其所使用文件是否为最新版本/版次．5.7.4现场使用的工作性文件须放置于作业场所由现场班长管理，确保作业员能够随时取阅，非现场使用文件则由各部门负责人或指派专人集中管理，任何人均不得于正式文件上加注标记或书写任何文字、符号等，以确保文件的正确性．5.7.5本公司发行的所有文件原稿由文控专业管理，且其文件的管理必须纳入内部质量审核项目中，以确保文件与资料的正确使用和控制．5.8质量记录的保存质量记录由文控统筹建档发行，质量记录的管理按《质量记录管理控制程序》的要求执行．6.0相关文件6.1《质量记录管理控制程序QP-002》7.0相关记录7.1《文件管理总览表FM-023》7.2《文件分发/回收记录表FM-025》7.3《文件修订/作废申请表FM-026》8.0附录8.1见附件一文件与资料管理控制程序文件编号版次。
文件与资料管制程序
文件与资料管制程序在企业中，文件和资料的管制也是一项非常重要的工作，因为这些文件和资料与企业的日常运转和业务紧密相关。
因此，建立一套完善的文件与资料管制程序，不仅可以提高企业的工作效率，还可以保护企业信息的安全性。
文件与资料的分类在建立文件与资料管制程序之前，我们首先要对企业内部文件和资料进行分类，以便更好地管理和维护。
一般来说，文件和资料可以分为以下几类：1. 机密文件和资料这些文件和资料包含的内容较为敏感，需要特别保护，并且只有特定的人员可以查看和使用。
2. 重要文件和资料这些文件和资料在企业日常工作中比较关键，需要定期备份，并且只有特定的人员在必要时可以查看和使用。
3. 普通文件和资料这些文件和资料不属于机密或重要范畴，但也需要进行管理和维护，以免造成混乱和丢失。
文件与资料管制程序的建立在对文件和资料进行分类之后，我们需要建立一套完整的文件与资料管制程序，以确保文件和资料的安全性和合规性。
下面是建立文件与资料管制程序的一些基本步骤。
1. 建立文件与资料管理制度在企业内部制定一套文件与资料管理制度，包括文件和资料的分类，流程管理，使用权限等内容，以确保文件和资料的管理和使用符合相关法规要求。
2. 建立文件与资料审批制度对机密和重要文件和资料的审批应制定相应的流程和标准，并将文件和资料审批流程纳入文件与资料管理制度中，以便实施统一管制。
3. 建立文件与资料存档制度对所有文件和资料按照分类和标准进行存档，并为每份文件和资料建立完整的档案信息，便于查询和使用。
4. 建立文件与资料安全保护制度对机密和重要文件和资料加密存储，并为每份文件和资料设置合适的访问权限，以保证文件和资料的安全性和机密性。
5. 建立文件与资料备份制度针对重要文件和资料，应该建立定期备份的制度，以免数据丢失。
同时，应该测试备份数据以确保数据可靠。
文件与资料管制程序的执行建立完善的文件与资料管制程序后，我们还需要执行和监控每个环节的操作，以确保文件和资料的管理和使用符合要求。
文件资料控制程序
文件和资料控制程序1.目的对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件均为有效版本。
2.适用范围适用于质量体系有关的文件和资料的控制，包括公司文件资料和部门文件资料的控制活动。
3.职责3.1质量手册和程序文件由总经理组织有关部门进行编写；3.2质量体系的支持性文件（规范）由相关部门编制，部门经理审核，总经理批准。
3.3质量记录模版和技术文件由各职能部门组织编制，各部门经理审核、批准。
3.4办公室负责质量体系文件发放、更改、回收和管理。
3.5办公室负责除顾客提供的技术文件之外的外来文件的收集、保存和借阅。
3.6各职能部门负责顾客提供的技术文件的管理，负责本部门质量记录和技术文件的发放、更改、回收和管理。
4.工作程序4.1受控文件的分类4.1.1本公司受控文件包括：（1）质量体系文件：质量手册、程序文件、规范和其它质量文件；（2）技术文件：项目实施过程中产生的技术性文件；（3）外来技术文件：项目实施过程中所依据的资料。
4.1.2办公室负责质量体系文件的管理；各职能部门负责技术文件的管理；受控质量体系文件必须由办公室在其封面或首页加盖“受控”印章；其他受控文件用【受控文件清单】的形式进行控制。
4.1.3受控文件的编号受控文件的编号参见《文件编号规则》。
4.2文件的编写4.2.1质量手册、程序文件由总经理组织本公司各部门编写；质量体系的支持性文件（规范）由相关部门编写。
4.2.2各职能部门负责组织编写本公司产品所使用的技术文件。
4.3文件的审批4.3.1质量手册由总经理审核、批准；程序文件及支持性文件（规范）由相关部门编制，部门经理审核（如文件编制人为部门经理，则由管理者代表审核），总经理批准。
4.3.2技术文件拟定者对技术文件的准确性、可靠性、安全性、完整性、经济性等方面负责。
4.3.3技术文件由各职能部门经理审核批准并对技术文件的正确性、技术要求的合理性、完整性、齐套性、协调性、形式格式以及贯彻标准法定计量单位使用的正确性等负责；并对技术文件完整性、齐套性、协调性以及形式格式负责。
文件管理程序
文件管理程序在当今数字化和信息化的时代，文件管理成为了我们日常工作和生活中不可或缺的一部分。
无论是企业的重要商业文件，还是个人的珍贵资料，都需要一个高效、可靠的文件管理程序来保障其安全性、有序性和便捷性。
文件管理程序，简单来说，就是一套用于组织、存储、检索和处理文件的规则和流程。
它就像是一个无形的管家，默默地为我们打理着文件的方方面面。
首先，一个好的文件管理程序要明确文件的分类标准。
这就像是给不同的文件安排不同的房间，让它们各得其所。
比如，在企业中，可以按照部门、项目、时间等维度进行分类；对于个人来说，可以根据工作、学习、生活等方面来划分。
分类的目的是为了让我们在需要的时候能够迅速找到对应的文件，而不是在茫茫的文件海洋中迷失方向。
有了分类标准，接下来就是制定合理的文件命名规则。
文件的名字就像是它的身份证，清晰、准确、有意义的文件名能够让我们一眼就知道文件的大致内容。
例如，“2023 年销售报告华北地区第一季度”这样的文件名，就比“报告1”要清晰得多。
同时，为了避免混淆，还应该统一命名的格式，比如使用日期、关键词、版本号等元素。
存储位置也是文件管理程序中至关重要的一环。
我们需要选择合适的存储介质，如硬盘、云盘等，并根据文件的重要性和使用频率来决定存储的位置。
经常使用的文件可以放在容易访问的地方，而重要但不常用的文件可以进行备份存储。
在文件的创建和编辑过程中，也要遵循一定的规范。
比如，使用统一的文档模板、格式设置，以及标注作者、创建时间等信息。
这样不仅能够保证文件的美观和专业性，还方便后续的管理和追踪。
检索功能是文件管理程序的核心之一。
一个强大的检索系统能够让我们通过关键词、日期、作者等条件快速找到所需的文件。
这就好比在图书馆中，通过索引能够迅速找到想要的书籍。
同时，还应该支持模糊检索和高级检索选项，以满足不同的需求。
权限管理也是不容忽视的部分。
不同的人员对于文件可能有不同的操作权限，比如只读、编辑、删除等。
文件资料管理流程
文件资料管理流程文件资料管理是一项重要的任务，涉及到文件的创建、存储、检索以及销毁等多个环节。
一个良好的文件资料管理流程可以帮助组织高效地管理和利用文件资料，提高工作效率和信息管理的质量。
下面将介绍一个常见的文件资料管理流程。
一、文件资料创建二、文件资料存储文件的存储是文件资料管理的核心环节，主要包括文件的归档、传输和保管等。
首先，需要将文件进行归档，即按照一定的分类标准和顺序进行存放，例如按照时间、部门、项目等进行分类。
其次，需要确保文件的传输安全，可以使用加密、备份和存储技术来保护文件的机密性和稳定性。
最后，需要明确文件的保管责任人，并建立文件保管制度，确保文件的安全和可靠性。
三、文件资料检索四、文件资料利用文件的利用是文件资料管理的重要目标，主要包括文件的传阅、交流和使用等。
在文件的传阅和交流过程中，需要确保文件的安全和机密性，可以使用加密、权限等措施来保护文件的安全。
同时，还需要确保文件的有效性和可靠性，例如通过文件审批、会签等程序来保证文件的准确性和合法性。
在文件的使用过程中，还需要遵循一定的权限和规范，例如禁止外传、遵守文件保密政策和法律法规等。
五、文件资料销毁文件的销毁是文件资料管理的最后一步，主要包括文件的清理、销毁和备案等。
首先，需要对文件进行清理和整理，即对不再需要的文件进行筛选和处理。
其次，需要选择合适的方式来销毁文件，例如烧毁、碾压、化学处理等。
最后，还需要及时备案文件的销毁情况，并保留相关的证明和记录，以备查阅和审计。
综上所述，文件资料管理流程是一个涉及多个环节和程序的复杂过程，需要组织和个人共同努力来完成。
通过建立一个良好的文件资料管理流程，可以提高工作效率、提升信息管理的质量，促进组织的发展和进步。
1.文件和资料控制程序
1.文件和资料控制程序1、文件和资料控制程序在当今的工作环境中，无论是企业运营、项目管理还是日常的行政事务，文件和资料都扮演着至关重要的角色。
它们是信息的载体，是决策的依据，也是工作流程的记录。
为了确保文件和资料的准确性、完整性、可用性和安全性，建立一套有效的文件和资料控制程序是必不可少的。
一、文件和资料的分类首先，我们需要对文件和资料进行清晰的分类。
这可以基于它们的性质、用途、来源或者所属的部门等因素来划分。
例如，在企业中，可以将文件分为管理文件（如规章制度、岗位职责等）、技术文件（如产品设计图纸、工艺规范等）、质量文件（如检验标准、质量控制计划等）以及合同文件（如采购合同、销售合同等）。
资料则可以包括市场调研报告、客户信息、行业标准等。
分类的目的是为了便于管理和查找，使得在需要的时候能够快速准确地获取到所需的文件和资料。
二、文件和资料的编号为了实现文件和资料的唯一性标识，编号是一个关键的环节。
编号应遵循一定的规则和体系，以确保其清晰、有序且易于识别。
例如，可以采用部门代码+文件类型代码+流水号的方式进行编号。
通过编号，可以方便地对文件和资料进行登记、归档和检索，同时也有助于防止文件的重复和混淆。
三、文件和资料的编制文件和资料的编制应当遵循一定的规范和标准。
这包括格式的统一（如字体、字号、行距等）、内容的完整性（包含必要的标题、正文、签名、日期等要素）以及语言的准确性和清晰性。
在编制过程中，应当明确责任人和审批流程。
责任人负责确保文件和资料的内容准确、有效，而审批流程则可以保证文件和资料的质量和合规性。
四、文件和资料的审核与批准审核和批准是确保文件和资料质量的重要环节。
审核人员应具备相应的专业知识和经验，能够对文件和资料的内容进行全面、细致的审查，包括准确性、完整性、合规性以及与其他相关文件的一致性等方面。
批准人员则通常具有更高的决策权，他们根据审核意见决定文件和资料是否可以发布和使用。
只有经过审核和批准的文件和资料才能正式生效。
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编写：文件号：
审核：版本/修改：A/1
批准：页次：1/5
1.0目的
本程序规定了与质量管理体系运行有关的任何媒体形式的所有文件和资料的控制要求及方法，确保各工作场所使用有效版本的文件。
2.0范围
本程序适用于我公司质量管理体系运行有关的所有文件和资料的控制，也适用于顾客提供的图样或规范等外来文件的控制。
3.0定义
狭义文件是指书面文件；广义文件是指书面文件、电脑软件、光盘（磁盘）、样品等。
本公司所指为广义文件。
4.0职责
4.1质量部文控文员(DCC)负责受控文件的登记、发放(范围确定)、回收和组织外来技术文件
的评审工作的汇总；
4.2 质量部质量系统工程师(QSE)负责协调相关部门对QMS文件的编制，修改；
5.0程序
5.1 文件的编制和审批(如上描述)
5.2 文件的编号及标识
5.2.1文件的编制准则：
a）质量手册（一级文件）
b）程序文件（二级文件）
c）管理办法、制度、规范、规程等（三级文件）
d）技术文件和相关资料（包括外来文件和资料）（四级文件）
e）与管理体系有关的记录表单
5.2.1.1质量手册、程序文件、各部门编制的管理办法、制度、规范、规程，以及技
术部编制的、外来的技术文件和相关资料，由质量部按如下要求对其进行编
号，并建立《文件清单》。
各部门需严格执行文件的编号申请、受控登记、统
一发放等。
编写：文件号：
审核：版本/修改：A/1
批准：页次：2/5
一级文件：质量手册：CP- ISO/TS-2006
CP---企业名称；ISO/TS---质量手册；2006---年份。
二级文件：程序文件：CP-QP -XX-1
CP---企业名称；QP---程序文件；XX---ISO标准章节号；1-流水号.
三级文件：管理办法、制度、规范、规程等：CP–QE-01；CP-QE-RS-01
四级文件：技术文件、工艺文件等：JS-BM-LB01
JS---部门简称；BM---文件类型，LB01---客户代码(客户代码在《客户名录》
5.2.2
文件的标识以印章来表示受控状态
a）管理文件/技术文件发放给公司职能部门或供方，外协图样及外来法律、法规、技术资料−−“受控文件”。
b）试制用图样/文件−−“试制”。
c）作废文件——“作废”
5.2.3 外来标准和文件的确认
5.2.3.1外来文件、标准、检验规范和图样，经接收部门经理评审签字确认，接收部
门认为必要时，进行文件评审，记入《文件评审记录》并交由质量部DCC
备案保存；文件由DCC登录在《文件清单》中，实际生产中需使用时由其
复印，受控发行。
(需要评审的文件一般包括：法律法规，质量协议，客户
通用产品标准，产品测试方法，供应商手册，技术类文件等)
5.2.3.2外来标准及法律、法规的编号为FG-XXX，FG为法律、法规的代号；外来
技术文件编号为JS-XXX，JS为技术文件代号；XXX为流水号。
外来图纸
依据图纸标识。
5.2.4技术文件编号
5.2.4.1 使用范围：
编写：文件号：
审核：版本/修改：A/1
批准：页次：3/5
本公司技术文件包括：BOM表、产品图纸、作业指导书、包装方法书、工
艺基准书、工序流程图、控制计划，检查基准书，等；
5.2.4.2编号方式：
1）当客户提供图纸，本公司制图员进行转化合成的产品图纸直接采用客户提供的图纸编号；
2）当客户提供样品，本公司制图员进行设计的模具或产品图纸编号方式同四级文件编号。
5.2.5 所有发放的文件必须保持清晰，易于识别。
5.3 文件的发放、检查和更换
5.3.1 质量管理系统相关的质量手册、程序文件、不进行纸档的下发工作；全部最终版本
的文件在文件服务器上共享，由DCC负责文件的最终状态。
DCC必须保留签字
版本的原文档。
作业指导书由制定部门在文件上确定发放范围后，质量部登记、
发放、回收，并填写《文件发放/回收记录》。
5.3.3质量部发放文件时，正本需分类、归档、妥善保管，需加盖”受控文件”章，所有发
放到相关部门的文件均为副本，需要受控的加盖“Copy”章。
5.3.4为确保作业场所必须使用有效文件，由质量部每半年进行一次有效版本文件的检
查、核对。
5.3.5当文件使用人员的文件破损严重，影响使用时，应由部门文件管理员到文件发放部
门（以旧换新）更换。
5.3.6当文件使用人将文件遗失时，应填写《文件申请单》，经管代批准后，方能补发文
件。
5.3.7当有关部门需增发或纸档文件时，由所在部门向质量部提出申请，经管代批准后，
按上述5.3.1条款办理。
5.4 文件的更改
5.4.1 本公司所制订受控文件的初始版本均为A0，对文件的某一页或某一章节的内容进
行变更则版本号依次升版为A1、A2、A3表示，而整个文件版本号仍为A0；
当文件变更次数超过9次后，整个文件版本号升版为B0；依次类推。
5.4.2文件更改，应由原制定部门填写《文件申请单》，说明更改原因及修改页的栏目，
文件同时经批准后方有效。
5.4.3文件的更改由文件的编制部门进行，并由原审批部门进行审批，若需由其他部门进
行审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料，必要时注明更改性质。
5.4.4当管理文件和技术文件更改后，凡涉及相关的其它的工艺文件、图样、检验规范等
必须同步进行相应的更改，以确保文件的一致性和可操作性。
5.4.5 更改后的文件应按5.1条款进行审核和批准，并按5.3条款执行发放手续。
5.4.6 当工程标准/规范需更改时，技术部应组织相关部门启动ECN工作流。
5.4.7当文件类别更改时，由技术部发文通知产品的代号及文件类别代号。
5.5 文件的回收和处理
文件一经更改或修订时，原版本文件加盖“参考”章后由质量部统一保存，在发放COPY 文件的同时，向接收人回收失效版本的旧文件并撕毁。
5.6 文件的归档和保管
编写：文件号：
审核：版本/修改：A/1
批准：页次：4/5
5.6.1 文件的原件（包括电子文档和多媒体文件）一律由质量部保存，电子档应当每三月
一次对文件进行光盘刻录分开保存。
5.6.2 各类文件归档后，由文件相关部门进行整理、编目、组卷保存。
5.6.3 质量管理体系文件的保存期限按新文件发行后才能取消。
5.6.4 文件保存应符合防火、防水、防蛀、霉变等规定的环境要求，以防损坏和丢失。
6.0 相关文件
无
编写：文件号：
审核：版本/修改：A/1 批准：页次：5/5。