技术文件和资料管理控制程序

技术文件和资料管理控制程序

1.目的：

对与本公司产品生产运行有关的技术文件和资料进行控制，确保现场使用文件为现行有效。

2.范围：

适用于本公司产品生产运行中所有技术文件和资料的控制

3.职责：

3.1工程部负责技术文件和资料的编制、发放、更改和归档管理。

3.2各有关部门负责本部门专用技术文件及资料的实施与管理。

4.工作程序：

4.1技术文件及资料（以下简称文件和资料）的分类及编号

4.1.1文件和资料的分类

4.1.1.1文件分为内部文件和外部文件:

a.内部文件包括企业标准、产品图样、工装、工艺图样等；

b.外部文件包括上级标准、客户来图、技术会议文件和资料等。

4.1.2文件和资料的编号:

文件和资料的编号由工程部统一规定，编号应层次分明，条理清楚，做到一物一号，既不重复又不漏编。外部文件编号可以按原文件。

4.1.3文件和资料分为受控和非受控两种，产品标准（包括国家标准、企业标准）、产品图样、工艺文件（工艺单）、工装图样、技术文件更改通知单等为受控文件；其余文件和资料为非受控文件。受控文件加盖红色"受控"及"归档部门代号"和"使用部门"印章。

4.2文件的编号及审批

4.2.1为提高产品质量，增加竞争能力，企业标准可高于国家标准。企业产品标准由总经理批准。

4.2.2产品图样、工艺文件、工装图样、技术文件更改通知单等技术文件由工程部有相应技术资格的人员进行编制、校对、审查，总工程师审核、总经理批准。审查内容为产品结构、尺寸、编号方法等。

4.3文件的发放与接收

4.3.1在文件批准后，按技术文件发放范围发放，不得多发或漏发，文件领用人在文件收／发登记表上签名，受控文件加盖红色"受控"及"归档部门代号"和"使用部门"印章。

4.3.2当文件严重破损影响使用时，应到工程部办理更换手续，交回破损文件，并填写文件收／发登记表，在备注栏注明"更换"字样，由总工程师审批后，换发新文件。当使用部门将文件丢失时，由使用部门向工程部提出书面申请，并填写文件收／发登记表，在备注栏注明"重发"字样，经总工程师审批后补发丢失的文件，在文件上注明"重发"字样，并在"重发"字样上加盖红色"受控"及"归档部门代号"印章和"使用部门"印章。若原文件重新找到，应将原文件送回工程部，统一销毁，以防误用。

4.3.3工程部列出技术文件清单，接收部门收到文件后，在技术文件清单上做好记录。

4.4 文件的更改

4.4.1各部门在执行文件过程中，对文件的不适用处可向编制部门

提出修改建议，由工程部对修改建议进行分析，评价其适用性和可操作性，如需修改则由工程部进行修改，并填写技术文件更改通知单。经审批后，按文件收／发登记表到有关部门更改文件，更改完成后，由使用部门有关人员在技术文件更改通知单上签名。

4.4.2 若技术文件更改内容较多，不便在原文件上更改时，可按更改要求重新编制新的技术文件，由资料管理员按原文件收／发登记表发放，并填写文件收／发登记表，原登记表备注栏中注明"更换收回"字样，同时收回旧文件。原文件及一份复印件加盖红色"保留"印章后存档备查，其余统一销毁。

4.4.3 技术文件更改时，涉及到在制品原有工装及于此相关制品有冲突时，相关部门应提出相应的处理意见。

4.4.4 技术文件更改时，与此相关的其他技术文件也应同时更改，以保证文件正确、统一。

4.4.5 由于技改、生产试验验证或新产品试制而引起的临时性更改或一次性更改的项目，可先不更改技术文件，而以《工艺单》的形式作为临时更改或一次性更改依据，《工艺单》经总工程师审核、总经理批准后生效实施。

4.4.6 技术文件更改方法

4.4.6.1 将需要更改的内容用细实线划掉，被划掉部分应仍能清楚地看出未更改前的情况，在适宜部分填写更改后的内容，在靠近更改部位写上更改标记，其标记符号用加圆圈的小写英文字母或阿拉伯数字表示，如 a b c d ……或①②③……

4.4.6.2 在文件更改栏中填写本次更改的标记、更改处数、日期和更改人签名。

4.4.7 文件更改通知单应装订成册，并保存五年，涉及安全性的更改文件应保留15年，以便备查。

4.5 文件的管理

4.5.1 文件和资料由工程部统一保管，收发文件填写收／发登记表，归档文件填写归档登记表。

4.5.2 技术文件和资料应进行分类编号、建立总目录（或台帐）及分目录清单，便于检索查询。

4.5.3 文件原件一律不准外借，任何部门未经批准，不准擅自复制受控文件。若要查阅，经总工程师同意后，查阅复制件。公司外需复制，经总经理批准后，填写文件收／发登记表，文件加盖红色"更改不通知"印章。

4.5.4 外协件技术文件由采购部发放并填写文件收／发登记表，文件加盖红色"外协" 印章。

4.5.5 进行计算机辅助产品设计时，应把相应文件应在硬盘上备份，备份文件名应较易辨认。

4.5.6 外部文件应填写收／发登记表，需归档的填写归档登记表。

4.5.7 文件应妥善保管，防霉、防蛀。如发现破损应及时修补。工程部每年对保管的文件检查一次。

4.5.8 工程部每三年对公司技术文件及企业标准复审一次，对不适用的文件进行修订，对适用的在文件右上角加盖红色"＊＊＊＊年

确认"印章。

4.5.9 工程部应及时收集上级的文件资料及相关标准，确保公司使用最新的有效版本。每年根据上级年度《标准目录》，对公司所有标准进行复查，及时更换和作废过期标准。若新版标准与旧版标准内容相同，只是标准号有所变动的，可把旧版本标准号改为新版本标准号，同时加盖红色 "＊＊＊＊年确认" 印章。

5.相关文件:

无

6.相关表单:

6.1 受控技术文件清单

6.2 技术文件发放清单

6.3 技术文件发放/接收表

6.4 技术文件更改通知单

6.5 技术文件更改台帐

6.6 技术文件作废通知单

6.7 技术文件领用/复制申请单

6.8 技术文件借阅登记表

6.9 技术文件销毁记录表

6.10 技术外来文件清单