基于工作流的职业技能培训管理平台分析与设计

基于工作流的职业技能培训管理平台分析与设计摘要:随着我国现代化建设、城镇化建设的飞速发展,大量农村剩余劳动力不断涌向城市,这些农村转移劳动力的培训问题日益凸显出来。在解决该问题中,高职院发挥了积极的作用,为区域企业培养了大批技术技能型人才。但是采用传统方式进行数据采集和管理,使得工作效率和管理水平很难提高。为此,本文根据地方政府、高校培训管理政策,结合实际业务流程,提出了一种基于工作流的培训管理平台设计方案,并将之整合至高职院已有的OA平台,实现了教学管理信息化、网络化、现代化,大大提高了工作效率和管理水平。

关键词:职业技能培训管理平台工作流设计

高职院校积极落实党的“十八”大精神,坚持培养高质量技术技能型人才服务地方经济,为推进社会主义现代化服务,通过举办各种形式的非学历教育,补充完善终身教育体系,为建设学习型社会增砖添瓦。随着高职院开展职业技能培训服务不断加强,培训业务日益增加,申报数据越来越繁杂,管理工作量显著增加,保持原有的经办人跟单的申报管理方式,已不能保障管理质量和效果。借助信息化手段,让多人参与协同办公成为可能,使不同角色分担各环节工作,让培训班申报和管理工作轻松明了,高效便捷。

1 高职院协同办公现状与工作流

1.1 协同办公与工作流

协同办公是指通过网络以工作流的方式实现单位内部员工共享数据信息,共同参与工作流程中的事件处理,共同采集和处理数据,为管理决策提供科学的依据。协同办公帮助单位办公、运行、管理实现自动化,达到信息、业务、资源等协同,避免信息的冗余和浪费。

工作流是指整个或部分经营过程在计算机支持下的全自动或半自动化。在实际情况中可以更广泛地把凡是由计算机软件系统(工作流管理系统)控制其执行的过程都称为工作流[1]。工作流是对工作流程及其各操作步骤之间业务规则的抽象、概括性描述。它是把工作中固有的常规活动分解成任务,分别由相应角色的操作员按照规则和既定工作流程执行或监控作业,达到提高生产组织水平和工作效率的目的。

不同的工作业务,需要进行不同的工作流建模,即把工作流程中的工作按照一定逻辑、规则和时间顺序在计算机中以恰当的模型进行表示并对其实施计算。

1.2 高职院OA办公系统使用及现状

随着计算机技术及网络技术的推广和普及,办公自动化已成为高校办公的发展趋势。高校OA办公系统主要包括了工作流管理、任务管理、知识管理、公文管理、信息门户等功能,还结合了电子邮件、即时通讯、语音电话、移动通信等协同工具,为高校办公提供一个高效、无缝、协作的信息管理平台[2]。

一方面OA(Office Automation)办公系统为高校管理提供了便捷的渠道;另一方面也存在各种问题。一是管理系统零碎分散,需要整合。目前,国内许多高校建立的OA系统功能较少、作用面比较窄。通常会开发财务系统、人事管理系统、学生管理系统、教务管理系统、公文管理系统等,这些系统相对独立分散,完成单个部门的工作游刃有余,但全院协同尚需要统筹规划、调整整合。二是加密技术和电子签名技术尚未普及使用,需加强系统安全。学生学籍信息、财务信息、科研项目、公文等敏感信息需密文发送、存储;申报审批程序、公文扭转等需要用电子签名预防中途篡改;控制不同角色对应不同的数据访问权限等诸多现实问题要求我们要加强系统安全。

1.3 培训管理系统软件与OA整合现状

各地、各高校对培训管理的思路和政策不尽相同,审批流程、报批数据大相径庭。校内二级院(系)或部门开办横向班,在校内逐级审批完后,与校内职业技能培训中心(部)开办的纵向班等办班数据、培训计划、收费标准等审批表需要从学校层面向当地财政部门、教育主管部门及职业技能培训鉴定中心报送。高校为了方便管理,都根据自己的教育培训办学方式开发或购买管理软件。这些软件专业性较强,使用独立的数据库和管理系统,其数据与学院统一规划的OA办公系统无法直接接入,导致培训相关数据游离与监控之外,成为了数据孤岛。

2 高职院技能培训管理现状

2.1 高职院开展职业技能培训组织机构基本健全

高职院面向社会开展职业技能培训由来已久,长期的实践证明,职业技能培训与职业技术教育融合较好,得益于顶层设计科学和组织机构健全。高职院培训管理的基本框架主要由学院主管领导牵头,培训管理职能部门负责实施和管理,二级院(系)设置兼职管理人员,负责本部门的培训管理工作,同时，二级部门还为培训提供师资和培训项目。

2.2 高职院开展职业技能培训管理模式基本成熟

培训管理主要抓住项目开发、培训过程及评价反馈三个主要环节,由此形成了较为成熟的培训管理模式[3]。加强主要环节的管理,能够较好的控制培训质量,有效解决培训目的不明确、针对性不强、培训的计划性和系统性差、培训方法不当、培训效果缺乏检查和评估等问题。

项目开发主要由承办培训的二级部门负责,主要开发环节为:(1)组织市场需求调研;(2)确定受训群体;(3)拟定培训方案;(4)组建培训队伍;(5)制定培训计划;(6)培训实施准备。

培训过程管理关系着培训质量优劣。过程管理主要起到把握政策导向、坚持办学方针,贯彻服务理念等核心作用。申报开班需要的各

类审批手续,统一招生口径,督查培训过程,检查整理各类培训过程材料等。

培训项目评估评比是培训后期管理的关键,不仅给受训者带来知识上的收益,也会使培训实施部门在不断开拓培训领域、培训项目过程中积累经验。评估包含对培训过程资料、培训组织管理、培训服务质量、培训鉴定通过率等情况进行综合考评,考评小组应包含受训学员、同行专家、企业人事部门、高校职能部门等,实施评价反馈。

3 培训班管理平台需求分析

3.1 需求分析

通过调研几所高职院培训办班管理模式,存在项目开发、审批、运行、监督、分配等环节。将现实业务规定按照审批政策和时间顺序进行工作流建模,在工作流的各个节点对数据逐步采集,记录审批痕迹,生成数据报表,为管理者监控和决策提供准确、实时、科学的数据。培训管理业务流如图1所示。

3.2 设计目标

根据现实的业务规定和工作流程,利用完善的网络和成熟的.Net 开发技术,实现高职院校培训办班管理系统无缝接入OA办公系统。可靠的进行数据实施交换,达到公用、开放、共享的目标,推行网络审批制度,逐步实现无纸化办公。