公司文件编号原则通用版
文件编制格式及编码规则1
A CFC 第一次发布版本状态修订编制人审核人批准人批准日期中核动力设备有限公司南京分公司文件编码文件名称：部门文件编制格式及编码规则管理规定文件类型文件分类技密级别所属专业发布单位质量管理部编制部门部门内部标识码适用范围质量管理部xxxxxxxx 中核动力设备有限公司南京分公司版权说明：此文件内容属中核动力设备有限公司南京分公司所有，未经同意不得引用、复制、借阅、发表。
目录1.目的 (4)2.适用范围 (4)3.参考文件 (4)4.程序管理 (4)5.职责 (4)5.1质量管理部 (4)5.2综合管理部 (5)5.3文件编制部门 (5)6.详细描述 (5)6.1文件的编制格式 (5)6.2文件编码规则 (10)6.3文件内部标识码编码规则 (10)7.附录 (10)1.目的为了便于文件的管理和控制，统一中核动力设备有限公司南京分公司（以下简称南京分公司）各部门文件格式、标识，规范化、标准化管理生产管理活动中的每份文件，特制定本规定。
2.适用范围本程序适用于南京分公司各部门产生的所有与生产活动有关的管理性、技术性文件（另有规定文件除外），包括但不限于部门制度、程序、规程、工艺技术文件等。
其它文件可参考使用。
3.参考文件1）Q/SQY·G08-0000-2012/A 《质量手册》2）QP/SQY.G08－3000－2012/A 《民用核安全机械设备制造质量保证大纲》3）Q/SQY·G08-401-2012/A 《文件控制管理程序》4.程序管理本程序由质量管理部编制、修订和解释，并具有以下签名：编制：编制人；审核：质量管理部负责人；批准：主管经理。
5.职责5.1质量管理部1）负责文件编制格式及编码的统一管理；2）负责文件符合性的审查；3）负责对文件编码进行准确性检查；4）负责范围内文件内部标识码流水号的管理。
5.2综合管理部1）负责文件格式的审查；2）负责文件的印制、装订、存档。
公司文件编号管理规定-TX-GW-03-001-201X
非受控受控受控号：绝密机密秘密一般文件发行/修订履历1 目的为了规范公司各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本管理规定。
2 适用范围适用于公司所有文件和制度的编号。
3 参考文件无4 定义根据文件性质分为质量体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。
4.1 体系文件指质量手册、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。
4.2 技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。
4.3 合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。
4.4 文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。
5 职责5.1 行政人事部负责行政文书、各种文件的编号和归口管理。
5.2 财务部、业务经营部负责合同文件的编号和归口管理。
5.3 生产部负责技术、工艺以及质量体系文件的编号和归口管理。
6 程序6.1 文件编号规则6.1.1 外来文件执行原编号。
6.1.2 体系文件编号管理6.1.2.1 文件类别6.1.2.2 部门简称6.1.2.3 质量手册编号（Q/TX-QM9001-XXXX）Q/TX-QM9001-XXXX发布年号质量手册代号公司标准代号6. 1.2.4 程序文件编号（Q/TX -QP-XXXX-XXXX）Q/TX–QP - XX-XXXX发布年号顺序号程序文件代号公司标准代号 6.1.2.5 管理文件编号（TX-GW-××-×××-××××）TX-GW-XX- XXX-XXXX发布年号顺序号部门代号管理文件代号公司代号6.1.2.6 作业文件编号（TX-ZW-XX-XXX-XXXX）TX-ZW-XX-XXX-XXXX发布年号顺序号部门代号作业文件代号公司标准代号6. 1.2.7 管理通知编号（TX-T-XX-XXX-XXXX）TX-T-XX-XXX-XXXX发布年号顺序号部门代号管理通知代号公司标准代号6.1.2.8 质量记录（TX-JL-XX-XXX）TX-JL-XX-XXX顺序号记录文件顺序号质量记录代号公司标准代号6.1.2.9 表单编号（TX-BD-XX-XXX-XXXX）TX-BD-XX-XXX-XXXX发布年号顺序号部门代号管理通知代号公司标准代号6.1.3 文件分类：一阶文件（质量手册）二阶文件：（程序文件）三阶文件：（体系支持文件、作业文件、技术文件、制度管理文件等）四阶文件：（表单、记录等）；一阶、二阶文件以及公司级通用文件无需注明部门代号，三阶文件及各部门发布的内部文件需注明部门代号。
【编号规则】系统集成有限公司文件编号规程(WORD3页)
1. 目的将公司制作的所有文件,基于一定的体系进行编号,使文件能有效地被使用。
2. 适用范围适用于公司内制作的所有文件,但不包含电子媒体的标识方法。
3. 定义公司业务相关的一切书面资料(包括小册子，票据，图表，规范书，说明书，记录,议事录等)称为文件，文件与文件保存媒体（纸张，电子媒体）无关。
赋予这些文件的编号称为文件编号，又称为发行编号。
4. 职责（1)管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由项目管理部人员担当；（2)一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；（3)文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。
5. 程序5.1公司内制作的文件的种类参照附表。
以下为各种文件的编号规则。
5.1.2规程文件－管理总则，细则参照《规程管理规程》（R-02000）。
R-ssnnn5.1.3作业标准－各种业务的实施办法，指南参照《作业标准管理规程》（R-05007）。
S-ssnnn5.1.4质量记录－与质量有关的记录参照《质量记录实施规程》（R-16000）。
QP-kkyymmdd-nn,QP-kkxxxxxx-nnkk－相关部门种类码。
当kk为00时，随后的xxxxxx为项目编号，表明此质量记录为某项目的质量记录，当不能指定项目或用于通用质量记录时，kk为部门编码时，随后的xxxxxx为日期yymmdd。
其他部门发出的与产品有关的质量记录编号为QP-kkxxxxxx-nn-kk,此处最后一个kk为相关部门种类码。
5.1.5设计文档－产品业务的成果参照《设计文档管理规程》（R-05004）。
D-ppppppcc-nnn5.1.6 用户提供的文档的编号U-ppppppcc-nnn5.1.7其它文件的编号方法NETS-ssyymmdd-nn其它文件包括：(1)业务通知－限定期限的指示事项的通知(2)技术报告书－技术成果的记录与报告(3)培训资料－培训用资料，手册等如果使用资料（作业标准等）已经编号时，已使用的编号优先。
文件编号规则
4、行政部 Administration Department （简写AD）
5、市场部Sales Department （简写SD）
6、生产部Pproduction department(简写PD)
7、物控部ProductionMaterialControl (简写PMC)
4、表单记录编号 F
4.1.4文件类别分为七类：
MR ┄┄┄ 公司管理职责
MM ┄┄┄ 管理手册
QM ┄┄┄ 质量手册
PD ─── 公司级管理文件（程序及其支持文件）
MI ┄┄┄ 部门级管理规定、管理办法、管理职责等
WI ─── 作业指导书
RT ┄┄┄ 报告
ED ─── 外来文件
4.1.5序号
按文件公布的年月份顺序号，同类文件依此按先后排序
Wing'S Optical MFR, CO., LTD
颖视眼镜制品厂
文件编号
FM-HR-P-PD-120601
程序文件
文件编号规则
版本 A/0
页数1/3
1.目的
确保质量体系文件编制、发放的规范性、相容性和有效性。
2.适用范围
适用于质量体系《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》的编制、审核、批准、发布、发放及标识的实施。其他类文件如通告、通知等不在此规程适用范围内。
3.职责
3.1总经理负责批准《质量手册》和《程序文件》。
3.2管理者代表负责组织编写和审核《质量手册》和《程序文件》,批准作业文件。
3.3各部门负责人负责编写或组织编写并审核本部门的作业文件。
3.4品质部是程序文件和作业文件编写的组织部门并负责编写程序文件和公司通用的作业文件，负责公司通用作业文件的审核。
文件编号及格式规定
文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。
2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。
3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。
并保证文件编号、书写符合本规范。
4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。
原则上为纸的右上角。
4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。
4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。
4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。
部门技术文件的编号规定
部门技术文件的编号规定1、目的：使我公司各部门技术文件的编号统一、规范并处于受控状态。
2、适用范围：适用于我公司各部门技术文件等。
3、编号原则：本编号方法是借鉴国家有关标准，结合我公司实际情况，力求简明扼要，通俗易懂，使用方便。
4、编号方法：4.1各部门技术文件的编号a、各部门技术文件的编号由汉语拼音字母和数字编号方法。
共有五部分组成：即公司简称、部门名称简称、部门技术文件简称、技术文件顺序号、编制年号。
如图1所示。
编制年号技术文件顺序号部门技术文件简称部门名称简称公司简称（TYXNY）图1各部门工艺装备编号b、部门名称简称见表1。
表1 部门名称汉语拼音字母代号c、部门技术文件汉语拼音字母代号见表2。
表2 部门技术文件汉语拼音字母代号4.2 技术文件编号方法：a、技术文件的编号由汉语拼音字母和数字编号方法。
共有三部份组成：即用产品型号作分子，以尾注号加设计顺序号加细实线，与编写年号隔开作分母。
必要时可在序号后边加两位数字，以区别零件。
形式如图2。
技术文件部分代号见表2。
编制年号零件在总成中的序号文件的设计序号文件的简称产品型号图2 技术文件的编号表2 技术文件部分代号表b、通用技术文件编号办法：通用技术文件编号由汉语拼音字母和数字编号方法。
共有三部份组成：即用通用技术文件汉语拼音字母＋年代号＋序号。
通用技术文件部分代号见表3。
如技术便函：J B14-01；产品更改通知单：GT14-01；工艺更改通知单GY14－01；试制计划：SJ14－01；通用技术文件：TY／技术文件代号＋类别（汉语拼音简写）＋年代号。
4.3、第三层次文件编号方法：TYXNY/ QC —0101-代表文件顺序号QC-代表作业文件代号TYXNY-代表公司代号4.4、企业技术标准编号方法：Q /TY . X XXX -- XXXX批准年号标准序号技术标准J，通用标准T企业名称代号企业标准代号编制／日期：审核／日期:批准／日期：。
文件分类及编码规则
审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
【精选】公司文件编号管理制度1通用.doc
【精选】公司文件编号管理制度1文件编号管理制度1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
3.总则1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。
2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
4. 文件类别4.1 文件1.管理制度2.技术文件3.合同(招投标)4.外来文件4.2记录1.会议记录2.检查记录3.工作总结(周报、月报)4.工作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则5.1.1公司名称公司全称：湖南华熠智能工程有限公司简称：HNHY5.1.2部门代号QF--企业发展部ZH--综合部ZX--管理咨询部GC--硬件研发部RJ--软件研发部5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“1101”代表该文件是2011年1月制定的。
5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。
5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。
例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。
一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。
版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。
5.2文件编码结构LYKJ/XX—XX—XX—YYXX—nnn流水号(000-999)日期代号(年年月月)文件类型部门代号企业代号/文件(记录)5.3文件分类编码规则5.3.1规章制度和管理文件格式：LYKJ/WJ-QF-ZD-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号5.3.2合同(招投标)协议格式：LYKJ/WJ-QF-T-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号T：合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；T-技术开发合同；O-其他合同）5.3.3外来文件格式：LYKJ/WJ-AA-RM-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号5.3.4技术文件格式：LYKJ/WJ-RJ-（AB）BB-yyxx-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-（项目名称）工作过程名称-年月-版本号相应工作过程名称的简称（例如SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。
文件编号规则
文件编号规则在企业管理中的应用
文件编号规则在企业管理中的应用
• 科研项目的管理 • 财务管理 • 人力资源管理 • 市场营销管理
文件编号规则在企业管理中的重要性
• 提高企业管理的规范化和标准化 • 便于企业的信息沟通和共享 • 提高企业的竞争力
文件编号规则详解
DOCS SMART CREATE
CREATE TOGETHER
DOCS
01
文件编号规则的基本概念与重要性
什么是文件编号规则及作用
文件编号规则是一种对文件进行唯一标识的方法
• 通过一定的规则为文件分配一个唯一的编号 • 便于文件的分类、检索和管理 • 提高工作效率和减少信息混乱
文件编号规则的作用
监控文件编号规则的 执行情况
• 监控文件编号规则的执行情况 • 定期检查文件编号是否符合规则 • 对违反编号规则的情况进行纠正 • 分析编号规则执行过程中存在的问题
定期评估文件编号规则的有效 性并进行调整
• 定期评估文件编号规则的有效性并进行调整 • 收集员工对编号规则的反馈 • 分析编号规则对工作效率的影响 • 根据评估结果对编号规则进行调整和优化
制定具体文件编号规则的步骤
• 制定具体文件编号规则的步骤 • 确定编号规则的基本框架 • 制定具体的编号规则 • 对编号规则进行测试和优化 • 对员工进行编号规则的培训
04
文件编号规则的实施与维护
对员工进行文件编号规则的培 训与指导
• 对员工进行文件编号规则的培训与指导 • 提供编号规则的培训资料 • 进行编号规则的现场指导 • 定期评估员工的编号规则掌握情况
文件编号规则对工作效率的影响
文件格式和编号管理规范
1. 目的：规范公司各类文件的格式和编号。
2. 合用范围：本规范合用于公司各管理体系的手册、程序、规范、技术文件、作业指导书、外来文件、记录表单等。
3. 职责3.1 总经理室：负责制定本规范。
3.2 各部门：编制文件时应按本规范要求执行。
4. 定义同《文件管理程序》5. 内容：5.1 管理文件的编写格式：5.1.1 管理文件的封面格式参照本文件的附件一，流程文件正文格式参照附件二，程叙文件正文的格式参照附件三。
5.1.2 文件编写条目按以下格式:1.1.11.1.11.1.1.12.2.12.1.12.1.1.1(如此类推，最多不超过 4 层)5.1.3 文件的页次格式为:页次/总页数。
5.1.4 版次:版次号/修订数，可以进行单页修改。
在一个版次内只能修订四次,超四次后,变更版本号:A/0 →A/1→A/2→A/3→A/4B/0 →B/1→B/2→B/3→B/4 (如此类推)5.1.5 文件的字体5.1.5.1 文件大标题----黑体小二加粗5.1.5.2 文件“1--5”标题----黑体小四加粗5.1.5.3 文件“1--5”内容----宋体小四5.1.5.4 流程表框内----宋体五号5.1.6 文档类型为 word 文档，表单不限；5.1.7 文档行距：文档自设最小行距 12 磅5.1.8 文档页面设置：上 2cm，下 1.8cm左 2cm ，右 1.8cm5.1.9 若流程是流程文件，流程框内的表格设为虚线，不设明格；5.1.10 页眉页脚及其他部份的未尽事宜以附件范本为准。
5.1.11 文件中须包含以下内容：1 目的：介绍编制此文件的作用和意义。
2 合用范围：介绍文件合用的范围，如：按使用的场所(组织别、) 产品、职能等进行界定。
3 职责：按文件的相关方分别介绍在此文件中所承担的职责。
(已发行的流程文件中暂时保留“流程相关方”的写法，文件进行修订时均改用“职责”的形式来编写。
)4 定义：在此文件中引用，属公司特定含义的名词或者较难理解的则需要进行解释。
(完整版)技术文件编号规则
日本电产凯宇汽车电器（江苏）有限公司技术文件编号规则受控编号版本与更改记载 版本号 编制（修订）日期 更改单号 编制审核 批准 A 2013-10-30/质量管理体系文件文件编号 WI-R01- 版本 A发布日期 2013-10-30 实施日期2013-11-011、目的统一公司的技术文件的编号规定，便于文件分类识别。
2、适用范围适用公司范围内所有产品技术管理类文件。
3、名词定义通用技术文件是指与产品型号无关的通用技术标准类文件。
4、职责4.1研发中心负责在新产品开发时与顾客共同确定产品的产品特殊特性。
4.2项目小组在产品先期策划中确定过程特殊特性（如需由项目小组组长与顾客进行过程特殊特性确定）。
5、作业流程5.1图纸、产品明细表等图纸、产品明细表以零部件编号实施5.2通用技术类文件编号规则通用技术文件四位流水号(0001、0002、0003……)（可选）技术文件代码部门字母代号G：总务部General Affairs Dept.Q：品质保证部Quality Assurance Dept.B：企划室Business Planning Dept.M：制品制造部Product Manufacturing Dept.R：研发中心R&D Center P：生产管理部Production Management Dept.S：市场营销部Sales Dept.T：体系管理统括室System Management Dpet.其中研发中心细化部门代码，研发一课为“R1”、研发二课为“R2”、研发中心办公室为“R3”、 实验室为“R4”通用技术文件四位流水号(0001、0002、0003……)（可选）产品型号简称（可选）技术文件代码部门字母代号G：总务部General Affairs Dept.Q：品质保证部Quality Assurance Dept.B：企划室Business Planning Dept.M：制品制造部Product Manufacturing Dept.R：研发中心R&D Center P：生产管理部Production Management Dept.S：市场营销部Sales Dept.T：体系管理统括室System Management Dpet.其中研发中心细化部门代码，研发一课为“R1”、研发二课为“R2”、研发中心办公室为“R3”、 实验室为“R4”5.3工艺类文件编号规则工艺类文件包含：过程流程图、FMEA、控制计划、作业指导书等工艺类文件产品型号简称技术文件代码部门字母代号5.4产品工程更改申请单编号规则产品工程更改两位流水号（01,02,03……)部门字母代号日期（年月日，八位数字）产品工程更改四位流水号（0001，0002，0003……）日期（年月日，八位数字，如：20131010）部门字母代码G：总务部General Affairs Dept.Q：品质保证部Quality Assurance Dept.B：企划室Business Planning Dept.M：制品制造部Product Manufacturing Dept.R：研发中心R&D Center P：生产管理部Production Management Dept.S：市场营销部Sales Dept.T：体系管理统括室System Management Dpet.其中研发中心细化部门代码，研发一课为“R1”、研发二课为“R2”、研发中心办公室为“R3”、实验室为“R4”5.5技术文件代号：5.6产品类型、型号见“产品型号编制方法”。
文件编号原则1【范本模板】
文件编号原则一般公司这样编号:一层文件：质量手册公司英文缩写+QM+序列号/版本号二层文件:程序文件公司英文缩写+QP＋序列号/版本号三层文件：作业指导书公司英文缩写+WI＋部门编号+序列号/版本号四层文件:记录表单公司英文缩写+QR+部门编号+序列号/版本号一般开头是以公司名称拼音第一个字母组成：例三星SX-QＭ—001QＭ质量手册文件QＰ程序文件ﻫWI三级文件WＩ—SＯP产品作业指导书ＷI—ＳＩＰ检验类作业指导书ＱF四级文件记录表单类一. 质量体系文件的作用ﻫ１。
质量体系文件确定了职责的分配和活动的程序,是企业内部的“法规"．2。
质量体系文件是质量体系审核的依据．ﻫ3.质量体系文件是企业开展内部培训的依据．ﻫ4.质量体系文件使质量体系改进有一个基础。
ﻫﻫ二。
质量体系文件的层次ﻫ第一层:质量手册ﻫ第二层:程序文件ﻫ第三层:作业指导文件,通常又可分为：第四层:质量记录表格ﻫ三. 编写质量体系文件的基本要求ﻫa) 系统性b) 符合性c) 协调性ﻫ四. 编写质量体系文件的文字要求a) 职责分明，语气肯定b) 结构清晰、文字简明、文风一致。
;c) 遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；ﻫ五。
文件的通用内容a）文件名称、编号；ﻫｂ）受控状态、版本号、分发号ﻫc) 编制、审核、批准；ﻫd）生效日期；ﻫﻫ六．质量手册的编制ﻫａ) 质量手册的常见结构:l 封面—公司的名称;—手册标题；ﻫ—文件编号、手册版本、受控章及分发号；ﻫ—起草人、批准人签名、生效日期；ﻫｌ颁布令ﻫ—以简练的文字说明本公司质量手册已按选定的标准编制完毕，并予以批准发布和实施。
颁布令必须以公司最高管理者的身份叙述,并予亲笔手签姓名、日期。
l 手册说明(适用范围）－适用的产品；-生产该产品的组织领域或区域；ﻫ-手册依据的标准；l 手册目录ﻫ-列出手册所含各章节入题目。
ｌ修订页ﻫ—用修订记录表的形式说明手册中各部分的修改情况。
l 定义部分（如需要)—首先使用国家标准中的术语定义;ﻫ-对特有术语和概念进行定义。
公司流程文件命名与编码规则范例
3.1.2.各部门按规定正确命名、使用版本与编码。
4.
无
5.
文件命名规则
5.1.1.文件名称是表达该系统文件主旨的短语或词组
5.1.2.明确具体、但不宜过长，一般采用名词/动词组合，说明文件所描述的业务中心内容；
5.1.3.不得使用特殊字符；
5.1.4.各级文件命名规则
文件级别
LIC
质量管理
Quality Management
QM
支持流程
财务管理
Financial Management
FIN
人力资源管理
Human Resources
HR
行政
Administrative
ADM
业务流程
Business Process
BP
信息技术
Information Technical
IT
5.1.8.事业部代码
命名规则
一级
企业战略地图
二级
XX程序
示例：质量管理程序
三级
流程类文件：XX流程
规范类文件：XX规范或XX规则，如《物料编码规则》
四级
XX表，XX单，XX模版，XX报告
版本控制规则
5.1.5.文件必须有版本,以便区别文件状态。
5.1.6.正式文件版本以A、B、C……Z形式递增，版本超过Z后，先取消该份文件，再以新文件（新的文件编号）的A版新发行。
序号
内容
页码
/
变更履历
2
1
目的
3
2
名词解释
3
3
功能权责
3
4
作业流程图
3
5
作业说明
公司文件公文格式通用版
公司文件公文格式通用版一、概述公司文件公文是商务活动中常见的书面文件，用于传达重要信息、决策结果、业务安排等。
为了保证公司文件的规范性和统一性，特编制该通用版公司文件公文格式，以便广泛应用。
二、纸张和版面设置1. 纸张大小：A4（210mm × 297mm）2. 页边距设置：上边距2.5cm，下边距2.5cm，左边距3cm，右边距3cm3. 字体设置：正文使用宋体，字号12，标题使用黑体，居中，字号16加粗4. 行间距：正文为多倍行距1.5，标题为多倍行距2三、页眉页眉位于每一页的上方，包含公司名称、文件标题和页码。
页码格式可使用阿拉伯数字，从第一页开始编号。
示例：公司名称：ABC公司文件标题：XXX文件页码：1四、文件标题文件标题位于每一页的正文之前，使用居中对齐的黑体字来突出文件名称。
示例：XXX文件五、正文内容1. 文章主体文件正文以简洁明了的语言表达主要内容。
一般可以分为引言、主体和结论三个部分，可以根据实际情况进行调整。
在写作过程中，要注意以下几点：- 采用段落分节，每一段落的首行空两个字符。
段落之间用空格或空行隔开。
- 可使用项目符号或编号来列举事项，使内容更加清晰易读。
- 文章要简洁明了，措辞准确，注意用语得体，避免使用含糊不清或太生僻的词汇。
- 需要引用他人观点、数据或事实时，务必注明出处，遵循知识产权相关规定。
2. 字号和格式设置- 正文内容使用宋体字体，字号12，多倍行距1.5。
- 特殊内容如表格、图表、公式等应根据实际情况进行排版，并在正文中进行引用。
六、文末格式1. 结束语正式文件一般包含结束语，用于总结全文主旨或呼吁相关行动。
- 可使用诸如“敬请配合”、“望尽快处理”等词语表达。
- 结束语应简短明了，行文态度礼貌得体。
2. 签署人信息正文下方空一行，署名人信息左对齐。
一般包括署名人全称、职位、日期等。
如果需要附上联系方式或其他附注信息，可根据实际需求添加。
示例如下：署名人：[姓名]职位：[职位]日期：[日期]七、附件如果在文末需要附上其他相关文件或资料，可在文末签名人信息下方使用“附件”一词进行标注，并在正文中提及具体附件的名称。
有限公司管理体系文件编号字体和字号规则
用于支持一级程序文件的二级程序文件时在一级排序号后以“.”连接二级程序排序号；
用于记录表式时以2位阿拉伯数字表示排序。
示例：QDY/QM-2002，2002版质量管理手册；QDY/ND/QMP-05.01，纳电项目质量管理体系第5号一级程序文件下第1号二级程序文件；QDY/ORE08.录表式。
2 其他文件的编号
2.1 作业指导文件
□□-□□-□-□-□□□
文件排序号
文件代码
机组号
编制部门缩写
项目名称缩写
项目名称缩写：“×D”，×--承建项目的首写拼音字母，当一个字母可能造成歧义时应予以区别；
编制部门缩写：“GL”锅炉工程处，“QJ”汽机工程处，“DZ”电自工程处，“ZH”综合工程处，“JZ”建筑工程处，“JX”机械工程处，“DS”电气试验室，“WS”物理试验室，“TS”土建试验室，“ZL”质量管理科，“WZ”物资处，“SG”施工管理科，“HT”合同预算科，“X□”协作□队（□为1、2、3…）。以此类推；
机组号：机组编号。1号机组为“1”，2号机组为“2”…，各机组通用为“0”；
文件代码：“A”项目施工组织总设计/施工组织专业设计，“B”质量检验计划/试验计划，“C”施工方案（措施），“D”作业指导书，“E”其他；
文件排序号：各文件编制部门按顺序 “001，002，…”编号。
示例：纳电工程锅炉专业1号机组002号施工方案 ND-GL-1-C-002。
□□-□□–第□□□号
排序号
填写部门缩写
项目名称缩写
项目名称缩写、填写部门缩写、排序号编号方法同2.1 。
c) 设计图纸、主要设备图纸（锅炉、汽机、发电机、主变压器、电除尘等）的发放编号和标识采用图册编号章“1—8”表示。其中“1”总工，“2”施工管理科，“3”质量管理科，“4”合同预算科，“5、6、7”施工部门，“8”留资料室查阅。
受控文件编码规则【范本模板】
如果“受控文件”章不是红色的，那么此文件未经DCC受控管制，为无效文件。
1.目的规范公司各类文件的格式、编码及缩写要求，确保文件的有效性得到适当的标识。
2. 范围适用于质量、环境和社会责任管理体系各级文件.3。
定义3。
1 公司部门代号：3。
2 质量管理体系作业文件类别码：3.3 通用文件：是指同一份文件同时适用于两个或以上管理体系.3.4 通用表格:是指同一份记录表格同时适用于两个或以上管理体系.4。
权责无5。
程序5.1质量管理体系文件格式5.1.1 质量手册的格式按照标准的条款，排列顺序编订各章节及项目，并明确体现章节内项目所对应的程序文件.5.1.2 质量管理体系程序文件的格式程序文件格式的基本结构有以下8项:..。
目的.。
范围..。
定义..。
权责。
.。
资格与培训。
.。
程序。
..相关文件。
.附件5.1。
3 质量管理体系作业文件的格式本公司质量管理体系作业文件没有统一的格式，但所有作业文件必须要有文件名称、文件编号、版本/改次、页码数、文件生效日期、文件修改日期、文件制订人和文件审批人。
5.2 质量管理体系文件编号5。
2.1 质量手册的编号为：MOBSZQM00。
5.2。
2 质量管理体系程序文件的编号规则如下：MBSZ/COP □。
□-□□□流水号001—999。
与标准要素对应的序号。
程序文件的缩写。
5。
2。
3 质量管理体系作业文件的编号规则如下:MBSZ/□□—□-□□□/□□□文件流水号,可根据实际需要增加位数及制定编号规则产品编号如为通用文件则编000，如不针对产品则不编部门代号(见本文件3.1）。
作业文件类别代码(见本文件3。
2）。
XXX(深圳）有限公司缩写。
塑胶部工艺规格,通用作业指导书，工艺流程图，PFMEA,控制计划的编号规则见附件一.生产工程部作业指导书，工艺流程图, PFMEA，控制计划的编号规则见附件二.5。
2。
4 质量记录表格的编号规则如下：QRPch □.□- □□□5.3 环境管理体系文件格式5。
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公司文件编号原则通用
版
Document number：BGCG-0857-BTDO-0089-2022
2.适用范围：
适用于公司内部所有文件及表单记录文件的管理. 2011
3.文件用语定义：
3.1一阶文件：管理手册；
3.2二阶文件：程序文件；
3.3三阶文件：作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC工程图，技术文件等，
凡在制程上须使用
的文件均属之；
3.4四阶文件：表单、记录
4.文件编号原则：
4.1文件编号要求：
一般文件编号由企业标准代号Q、公司名称（用公司拼音最前一个字母大写）、
文件
型(文件级别)、部门代码（用部门英文字母最前一个字母大写）、文件日期/文件名
称代码（三到四个数字或字母）、文件编号/版本号（用三个数字/A0~Z0表示）组成.
4.2文件编号格式：
4.2.1主文件编号格式——管理手册（Ⅰ级文件）
4.2.2程序文件编写格式——程序规范要求（Ⅱ级文件）
4.2.3操作文件编写格式——日常使用文件（Ⅲ级文件）
4.2.4记录文件编写格式——日常使用表单（Ⅳ级文件）
5.标准文件类型代码：
6.部门英文代码如下：
HO——公司 HRD——人力资源部 GAD——财务部
R&D——研发部 END——工程部 TD——技术部 PD——生产部POD——采购部 GW BD——国外业务部 GL BD——国内业务部
QP——品管部 GW PD——国外电源生产部 GL PD——国内电源生产部7.记录表单代码如下：2011。