文件保存管理制度
电子文件存储管理制度
电子文件存储管理制度
第一章总则
第一条根据国家相关法律法规，保护公司电子文件的安全，合规使用，加强电子文件的整理和管理，制定本制度。
第二条本制度适用于公司全部职工、部门及相关合作伙伴在公司内电子文件存储管理的相关工作。
第三条公司电子文件存储管理应遵循合规、规范、便捷、高效的原则。
第二章电子文件管理的基本原则
第四条电子文件管理应以信息安全、提高工作效率、减少文件混乱为原则。
第五条全员参与，部门协作，建立信息技术与业务管理相结合的文件管理体系。
第六条电子文件存储应当分类管理，根据需求建立不同的文件夹。
第七条严禁删除重要文件，造成不可逆的损失。
第三章电子文件存储管理流程
第八条电子文件的存储应当明确责任人，建立负责人制度。
第九条电子文件存储应当及时备份，确保文件安全。
第十条对于公司机密文件，应当进行加密处理，权限访问控制。
第十一条对于历史文件应当定期归档，合理利用存储资源。
第四章电子文件使用规定
第十二条电子文件使用应当符合相关法规，不能超出授权使用范围。
第十三条电子文件使用应当保护个人隐私信息，严禁泄露。
第十四条电子文件使用要规范操作流程，避免文件误操作。
第五章电子文件违规处理
第十五条对于违反电子文件管理制度的人员，要根据公司相关规定进行处理。
第六章附则
第十六条本制度由公司信息化部门负责解释和修改。
第十七条本制度自发布之日起生效。
以上为公司电子文件存储管理制度，望全体职工严格遵守，确保电子文件的安全和合规使用。
公司规章制度文件保存年限
公司规章制度文件保存年限一、为了规范公司规章制度文件的保存，提高公司文件管理的效率和安全性，特制定以下公司规章制度文件保存年限。
二、公司规章制度文件保存的方式1、公司规章制度文件的保存方式主要包括纸质文件和电子文件两种形式。
所有规章制度文件需分类归档，明确保存地点和责任人。
2、公司规章制度文件的电子文件保存应由专门的信息化部门负责，确保文件的安全性和完整性。
3、纸质文件保存应放置在专用的文件柜中，确保文件的安全性和整洁性。
三、公司规章制度文件的保存期限1、公司规章制度文件的保存期限分为永久保存期限和有限保存期限两种。
2、永久保存期限的规章制度文件包括公司的基本法、章程、组织架构、重要会议的决议等。
这类文件应永久保存，不得销毁。
3、有限保存期限的规章制度文件包括各部门的工作制度、流程规范、员工手册等。
这类文件的保存年限为3年。
四、公司规章制度文件的销毁与归档1、公司规章制度文件的销毁应经过相关部门的审批，并按照规定的销毁程序进行。
销毁后应留存销毁记录并报告上级主管部门。
2、公司规章制度文件的归档应按照规定的程序进行，确保文件的完整性和检索的便利性。
五、公司规章制度文件的保密1、公司规章制度文件中包含公司的核心竞争力和商业秘密，必须严格保密，不得外泄。
2、公司规章制度文件的查阅应经过相关部门审批，并在有关规定的范围内进行。
六、公司规章制度文件的违规处理1、对公司规章制度文件的违规处理，需要根据公司相关规定进行处理，包括警告、记过、降职、罚款等。
2、对于故意销毁公司规章制度文件或泄漏公司重要信息的行为，公司将依法追究其法律责任。
七、公司规章制度文件的审查和修订1、公司规章制度文件的审查和修订需要经过相关领导和部门的审批，并保证文件的合法性和合理性。
2、每年定期对公司规章制度文件进行检查和修订，使其与公司的实际情况相适应。
八、公司规章制度文件保存年限的执行1、公司各部门应严格执行公司规章制度文件保存年限的相关规定，确保文件的安全和完整。
电子文件存放管理制度
电子文件存放管理制度一、总则为规范电子文件的存放管理，保证文件的完整性和安全性，提高文件的查找效率和利用价值，特拟订本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门电子文件的存放管理工作。
三、文件分类1. 根据文件性质和内容，将电子文件分为重要文件、一般文件和废弃文件三类。
2. 重要文件：指公司重要的机密文件、重要合同文件、财务文件等；一旦遗失或损坏可能对公司造成严重影响的文件。
需进行加密存放，并设置备份。
3. 一般文件：指公司日常工作中产生的一般文件，如会议纪要、活动方案、市场调研报告等。
可根据文件内容的重要程度设置不同级别的存放措施。
4. 废弃文件：指已完成工作或失效的文件，应及时删除或归档至废弃文件夹，以便释放存储空间。
四、存放管理1. 建立电子文件存放目录结构，对不同类型的文件进行分类存放。
为了方便管理和查找，可根据部门、日期、项目、文件类型等设立不同的文件夹。
2. 对于重要文件，应设置访问权限，只有经过授权的人员才能查看或修改文件内容。
同时，定期对文件进行备份，以防止文件遗失或损坏。
3. 对于一般文件，可以根据文件的重要程度和使用频率，设定存放期限和归档规定。
长时间未使用的文件，可移至归档文件夹进行存放。
4. 废弃文件应定期清理。
通过查找重复、失效或过期的文件，及时进行删除或归档，以保持存储空间的整洁和有效利用。
五、查找与利用1. 建立电子文件检索系统，为员工提供方便快捷的查找功能。
可通过关键词、文件名、日期等方式进行检索，以提高文件查找效率。
2. 对于重要文件，应提供详细的文件说明和版本记录，确保文件的完整性和一致性。
在必要时，可设置文件审批和修改记录，以追踪文件的变更情况。
3. 对于一般文件，应建立文件共享平台，方便员工之间的文件共享和交流。
同时，定期对文件进行更新和维护，以确保文件的准确性和及时性。
4. 对于废弃文件，应设置归档规则和清理周期，定期对废弃文件进行清理和归档。
同时，建立废弃文件清单，记录清理情况和处理结果。
文件分类存放管理制度
文件分类存放管理制度第一章总则第一条为规范文件的存放管理，提高文件的利用率和保密性，便于查找、借阅和归档，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有的文件管理工作，包括纸质文件和电子文件的分类存放管理。
第三条文件分类存放管理是指按照文件的性质、用途和保密级别等标准，对文件进行分类、编号、存放和管理的全过程。
第四条文件分类存放管理应遵循便捷、规范、安全、可控的原则，确保文件的有序性和完整性。
第五条文件分类存放管理工作由本单位的管理部门负责具体实施，并定期进行检查和评估。
第六条所有工作人员都应遵守本制度，做到文件分类存放规范、及时、准确。
第二章文件分类标准第七条文件分类应根据文件的性质、用途和保密级别等因素进行划分。
第八条文件的性质分类包括行政文件、技术文件、财务文件、人事文件等。
第九条文件的用途分类包括日常办公文件、重要文件、备份文件等。
第十条文件的保密级别分类包括绝密文件、机密文件、秘密文件、一般文件等。
第十一条文件的编号应按照一定的规则进行，便于查找和管理。
第三章文件存放管理流程第十二条文件的存放应按照文件分类标准进行，确保分类清晰、有序。
第十三条文件应有专门的存放柜或档案袋，每个文件均应有明确的标签和编号。
第十四条文件的存放位置应有明确的标识，便于工作人员查找和归档。
第十五条文件的借阅应按照规定的流程进行，必须填写借阅登记表，并在规定时间内归还。
第十六条文件的销毁应按照规定的程序进行，绝密文件必须进行专门的销毁处理。
第十七条文件的档案管理应按照规定的时间和方式进行，确保档案的长期保存和安全性。
第四章文件分类存放管理措施第十八条建立健全文件管理制度，明确文件分类存放的标准和流程。
第十九条严格控制文件的借阅权限，必须经过相关负责人的批准方可借阅。
第二十条定期对文件进行检查和整理，清理冗余文件，确保存放空间的有效利用。
第二十一条对文件的使用情况进行定期评估，及时调整存放位置和方式，提高文件的利用率。
学校文件保存管理制度
第一章总则第一条为加强学校文件管理，确保文件的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我校所有纸质文件、电子文件和声像文件的收集、整理、保存、利用和销毁等工作。
第三条学校文件保存管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）安全保密原则；（三）完整、准确、高效原则；（四）便于利用原则。
第二章文件分类与归档第四条学校文件分为以下类别：（一）行政文件：包括学校规章、决议、指示、通知、通报、报告、请示等；（二）教学文件：包括教学计划、教案、教学大纲、考试试卷等；（三）科研文件：包括科研项目申请、研究报告、学术论文等；（四）财务文件：包括财务报表、报销单、合同等；（五）人事文件：包括人事档案、工资表、职称评定等；（六）其他文件：包括会议记录、照片、录音、录像等。
第五条学校文件归档应按照以下程序进行：（一）文件收集：各部门应及时收集应归档的文件，确保文件齐全；（二）文件整理：按照文件分类、编号、装订等要求，对文件进行整理；（三）文件归档：将整理好的文件按照归档要求，提交档案管理部门进行归档。
第三章文件保存与利用第六条学校文件保存应遵循以下要求：（一）纸质文件：按照档案保护标准，妥善保管，防止霉变、虫蛀、火灾等灾害；（二）电子文件：采用可靠的存储介质，确保电子文件的完整性和安全性；（三）声像文件：按照规定格式进行存储，确保声像文件的质量。
第七条学校文件利用应遵循以下原则：（一）合法利用：利用文件必须符合法律法规和学校规章制度；（二）合理利用：充分利用文件资源，提高文件利用率；（三）保密利用：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件，按照保密规定进行利用。
第八条学校文件借阅应办理借阅手续，借阅人应妥善保管文件，按时归还。
第四章文件销毁第九条学校文件销毁应遵循以下程序：（一）文件鉴定：对拟销毁的文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值；（二）审批手续：将鉴定结果报送学校领导审批；（三）销毁方式：按照规定程序，采用焚烧、化浆等方式销毁文件；（四）记录存档：销毁文件时，应做好记录，并存档备查。
工程文件电子文件保存制度
工程文件电子文件保存制度一、总则为规范公司各类工程文件电子文件的管理和保存工作，确保文件的完整性、可靠性和安全性，提高工作效率和效益，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有单位和部门的工程文件电子文件的管理和保存工作。
三、文件类型和管理要求1. 工程文件类型包括但不限于施工图纸、技术规范、工程合同、施工方案、工程日志等，管理要求如下：2. 所有工程文件必须按照文件类型进行分类归档，并按照文件编号进行命名，确保文件的清晰、有序；3. 所有工程文件必须经过审核、签批后方可进行存储、传输和使用；4. 工程文件的存储位置必须设定在网络硬盘或公司专用服务器上，不得使用个人电脑或移动存储设备存储文件；5. 工程文件的备份必须进行定期备份，并确保备份的完整性和可靠性；6. 工程文件的传输必须采用加密传输方式，确保文件的安全性。
四、文件保存期限1. 工程文件的保存期限按照文件类型和重要性进行分类设定，一般存档期限如下：（1）施工图纸和技术规范：永久保存；（2）工程合同和施工方案：存档期限为10年；（3）工程日志和施工记录：存档期限为5年。
2. 超过存档期限的工程文件，必须经过公司文件管理部门批准后方可销毁。
五、文件查阅和借阅1. 员工可以根据工作需要进行工程文件的查阅，但必须进行申请并经过文件管理部门核准后方可查阅；2. 员工可以根据工作需要进行工程文件的借阅，但必须填写借阅登记表，并保证文件的安全、完整性，借阅期限一般不得超过10天；3. 借阅期结束后，借阅人必须按时归还文件，并经过文件管理部门验收确认。
六、文件安全保密1. 所有工程文件必须按照文件重要性进行分级保密，并采取相应的保密措施；2. 所有员工必须严格遵守保密制度，不得擅自泄露工程文件内容；3. 工程文件的传输必须采取加密方式，确保文件的安全性；4. 工程文件的存储位置必须设定在受控的网络硬盘或公司专用服务器上，确保文件的安全性。
七、文件销毁1. 超过存档期限的工程文件必须进行销毁，销毁方式包括但不限于物理销毁和数字化销毁；2. 文件销毁必须由文件管理部门统一组织执行，并制定销毁记录；3. 销毁后的工程文件必须经过文件管理部门确认，确保文件的完全销毁。
存档文件管理制度
存档文件管理制度一、总则为规范存档文件管理工作，加强对存档文件的保管、利用和管理，提高存档文件利用效率，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规和有关规定，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位各部门和工作人员在存档文件管理中的活动。
三、文件分类根据《中华人民共和国档案法》的相关规定以及本单位的实际情况，将存档文件分为以下几类：1. 公开文件：经过审批、公开发布的文件。
2. 内部文件：仅供本单位内部使用的文件。
3. 临时文件：临时性用途的文件，使用后应及时清理。
4. 重要文件：对本单位工作具有重要意义的文件。
四、文件保管1. 文件柜：本单位应当配备专门的文件柜，用于存放和保管各类文件。
2. 密封保管：对于重要文件和机密文件，应采取密封保管措施，防止文件的泄露和损坏。
3. 责任人：每个文件柜应指定专门的责任人，负责对柜内文件进行管理和维护。
4. 存档期限：根据文件的不同性质和用途，设置不同的存档期限，对于过期的文件应及时清理归档。
五、文件利用1. 借阅：经过审批的借阅申请，可以到指定的借阅室进行借阅。
2. 复制：对于需要复制的文件，应填写复制申请单并按规定程序进行复制。
3. 借阅期限：对于借阅的文件，应遵守借阅期限，逾期未归还的应承担相应责任。
六、文件管理1. 文件编号：对于重要文件应进行编号，以便管理和查找。
2. 变更记录：对于经常更新的文件，应建立变更记录，记录每一次的变更内容和日期。
3. 文件备份：重要文件应进行定期备份，以防文件意外丢失或损坏。
七、档案管理1. 档案整理：对于过期的文件，应进行整理归档，建立清晰的档案目录。
2. 档案保管：已归档的档案应存放在指定的档案馆中，并进行保管和管理。
3. 档案查阅：对于需要查阅的档案，应填写申请表并经过审批方可查阅。
八、责任追究1. 对于因存档文件管理不当造成的损失，应追究相关责任人的责任。
2. 对于因存档文件泄露造成的危害，应追究相关责任人的刑事责任。
工程类文件保存保管制度
工程类文件保存保管制度一、目的和适用范围为了规范工程类文件的保存和保管工作，保证文件的完整性和可靠性，提高工程项目管理效率，根据相关法律法规和公司制度，制定本制度。
本制度适用于公司所有的工程项目文件的保存和保管工作，涉及公司工程项目的人员必须遵守本制度。
二、文件的分类和编号1. 项目文件分类根据文件的内容、性质和用途，将工程项目文件划分为以下几类：（1）设计文件：包括工程设计图纸、设计说明、设计变更通知等。
（2）施工文件：包括工程施工合同、施工方案、施工实施图、竣工验收报告等。
（3）验收文件：包括验收合格证、验收报告、验收记录等。
（4）工程变更文件：包括工程变更申请、审批文件等。
（5）其他文件：包括工程进度计划、工程会议记录、工程资料汇总等。
2. 文件编号规定为了保证文件的清晰和有序管理，公司对工程项目文件进行编号管理，编号规定如下：（1）每份文件均须有唯一的编号，编号由公司指定部门负责统一规划。
（2）编号应包括项目编号、文件分类编号和顺序编号，例如：项目编号-文件分类编号-顺序编号。
（3）文件编号必须在文件封面或首封页上清晰标注，以便查阅和识别。
三、文件的保存和归档1. 文件保存（1）负责人要对相关文件进行分类整理，确保文件存放在专门的文件柜或柜子中，并定期清点。
（2）对于重要文件，应采取电子存档和实物存档相结合的方式，确保数据的安全性和完整性。
（3）对于涉及机密信息的文件，应严格控制访问权限，并建立相应的安全措施。
2. 文件归档（1）负责人要按照文件编号规范进行文件归档，确保文件的追踪和检索。
（2）对于已完成的项目文件，应及时进行归档处理，避免影响现有文件的管理和使用。
（3）对于长期保存的文件，应制定专门的归档计划，定期清理和整理文件，确保文件的存档品质。
四、文件的借阅和查询1. 文件借阅（1）借阅人需提前提交借阅申请，并经过负责人批准后方可借阅文件。
（2）借阅人需在指定的借阅时间内归还文件，避免延误他人的使用。
制度文件存档管理制度
制度文件存档管理制度一、总则1.1 目的和意义本制度的目的是为了保证企业制度文件的合理管理、有效使用以及方便查阅，确保制度文件的归档、备份、保密和安全，并为企业的规范运作供应支持和依据。
1.2 适用范围本制度适用于我公司全部制度文件的存档管理，包含但不限于企业章程、管理方法、规范流程等。
1.3 遵从原则制度文件的存档管理应遵从以下原则：—准确性原则：确保制度文件的准确性和完整性。
—安全性原则：保证制度文件的保密性和安全性。
—查阅便利原则：供应方便快捷的查阅方式，提高工作效率。
—管理全都性原则：确保各部门制度文件的全都性和相互协调性。
二、存档管理流程2.1 文件命名规范制度文件的命名应符合以下规范：—采用英文或数字，不使用特殊字符；—文件名应简明扼要，能反映文件的内容和所属部门；—文件名中包含发文日期，格式为年月日，例如：“20220101”。
2.2 分类归档制度文件依照不同类别进行分类归档，重要包含以下类别：—公司章程类：包含公司章程、法律法规等；—组织管理类：包含公司架构、部门职责、人员流程等；—生产管理类：包含产品质量管理、生产流程等；—安全管理类：包含安全生产与职业健康管理等；—财务管理类：包含财务制度、报表管理等。
2.3 归档流程制度文件的归档流程如下：—制度订立部门在制度生效前供应原始文件并填写存档申请表；—存档管理部门依据申请表内容进行初步审核；—存档管理员对制度文件进行编号，并将文件转化为电子版格式；—电子版制度文件存入存档系统，并进行分类归档；—存档管理员将电子版存档文件进行备份，并定期进行系统数据备份。
2.4 存档标识管理制度文件的存档标识应符合以下要求：—存档编号：每个存档文件都应有唯一的编号，便于查找和管理；—存档日期：记录制度文件存档的日期，便于追溯；—存档责任人：记录存档文件的责任人，便于跟踪；—存档状态：记录存档文档的状态，包含已归档、审核中、废弃等。
三、存档文件查阅与借阅3.1 查阅管理•存档文件应设定权限，仅授权人员可查阅；•存档管理员应供应便捷的查阅方式，包含指定电子文档路径、电子文档检索等；•查阅者填写查阅申请表，经主管审核后方可查阅；•查阅者应注意保密，不得将存档文件复制、外借或泄露。
文档留存管理制度
文档留存管理制度第一章总则第一条为了加强文档留存管理，做到科学规范、便于查阅，提高工作效率，规范管理工作，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位内所有文档的留存管理工作。
第三条本单位负责文档留存管理的相关工作人员应严格遵守本制度，履行管理职责，严守机密，维护安全。
第四条本制度内容包括文档的分类、整理、留存、借阅、销毁等方面的规定，并严格按照国家档案管理部门的有关规定执行。
第五条本单位应当加强对文档留存管理工作的督导和检查，确保制度的有效实施，不断完善和提高管理水平。
第二章文档的分类第六条文档应当按照文件编号、发文单位、文件类型、主题内容等要素进行分类管理并建档。
第七条文档应当分为机密级、秘密级、内部级、一般级等级别，根据级别不同分别进行保管。
第八条机密级和秘密级文档应当在特定的保密设施中保存，严格控制查阅和借阅权限。
第九条文档必须按照规定的期限时间存放，并按时整理和清点。
第三章文档的整理第十条文档应当按照一定的规范进行整理，包括装订、编号、盖章、归档等工作。
第十一条文件的装订应当严格按照规定的格式和要求进行，确保文件的完整性和安全性。
第十二条文档的编号应当按照统一的编号规范进行，以便于查找和管理。
第十三条文档应当盖章确认，并在文件上注明接收人、日期和地点。
第四章文档的留存第十四条文档的留存应当根据文件的重要性、保密级别和保存期限进行相应的存放。
第十五条文档的留存工作应当建立相应的档案室和档案柜，确保文档的安全和完整。
第十六条文档的留存期限应当按照国家档案管理部门的规定进行，超过期限的文档应当及时进行销毁。
第五章文档的借阅第十七条对于一般级文档，可以根据工作需要进行借阅，但必须填写借阅登记表，并保证不会泄露机密信息。
第十八条机密级和秘密级文档的借阅必须经过严格的审批程序，并在特定的场所和时间进行，严禁擅自带出或复制。
第十九条文档借阅完毕后必须按时归还，并由主管部门进行检查确认。
部门存档文件管理制度
部门存档文件管理制度第一部分：总则为规范部门的存档文件管理工作，提高档案利用效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二部分：适用范围本制度适用于部门内所有涉及存档文件管理的工作。
第三部分：存档文件管理基本要求1. 遵守相关法律法规和部门规章制度，做到合法合规。
2. 落实存档文件管理责任，各级领导要明确存档文件管理的责任，部门设立专门负责存档文件管理的机构或岗位。
3. 制定完善的文件管理制度，明确文件的分类、编号、存储、检索、销毁等方面的规定。
4. 规范文件的编制、审批和签发，确保文件的真实性和准确性。
5. 加强文件的保密管理，对涉密文件进行严格保密，设立保密级别和权限管理。
第四部分：存档文件管理流程1. 文件的收集：各部门按照规定，每日将涉及存档的文件进行梳理并统一交由文件管理部门。
2. 文件的分类：文件管理部门根据文件的性质、用途等对文件进行分类，确保文件的整齐有序。
3. 文件的编号：对每一个文件进行编号，建立档案目录，并编制电子档案目录。
4. 文件的存储：对不同级别的文件采取不同的存储方式，保证文件的安全性和长久保存。
5. 文件的检索：建立健全的文件检索系统，提高文件检索的效率和准确性。
6. 文件的借阅：部门内部需要借阅文件时，需提出书面借阅申请，并经相关负责人审批同意。
7. 文件的销毁：对已经失效、过期或废弃的文件进行统一销毁，确保信息安全和环保。
第五部分：档案管理监督1. 由部门设立专门的档案管理督察组进行档案管理工作的监督检查。
2. 对档案管理不规范、不到位的情况进行整改和处理。
3. 定期对档案管理工作进行评估，及时发现问题并加以解决。
第六部分：档案管理教育培训1. 针对新员工和现有员工进行档案管理知识的培训，提高全员的档案管理意识和能力。
2. 组织开展档案管理知识竞赛和培训活动，激发员工学习档案管理的积极性。
第七部分：附则1. 本制度自颁布之日起执行。
2. 对本制度的解释权归本部门最高领导机构。
规范性文件存放管理制度
规范性文件存放管理制度第一章总则第一条为了规范文件存放管理工作，提高文件管理效率，保护文件安全和完整性，制定本制度。
第二条本制度适用于所有单位内的文件存放管理工作，包括文件的归档、存储、检索、销毁等环节。
第三条文件存放管理应当遵循合法、规范、科学的原则，建立健全的制度，明确责任、明确权限，落实责任，确保文件管理工作安全、有序进行。
第四条文件存放管理应当坚持信息化管理的原则，借助先进的技术手段，提高工作效率和管理水平。
第二章文件的归档管理第五条文件的归档应当按照文件的时间顺序和类别进行分类，建立分类索引，以方便文件的检索和管理。
第六条文件的归档应当按照国家和单位规定的保管期限进行归档，超过保管期限的文件应当及时清理整理。
第七条文件的归档应当标注文件编号、日期、标题、责任单位和责任人等基本信息，并制定文件归档手册，明确归档流程和标准。
第八条文件的归档应当定期进行检查和整理，对不合格的文件及时进行整改，确保归档的准确性和完整性。
第三章文件的存储管理第九条文件的存储应当根据文件的特点和保管期限进行分类存放，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，保证文件的安全。
第十条文件的存储应当建立档案柜、档案袋等专用设备，并标注文件的存放位置和保管期限，便于查找和管理。
第十一条文件的存储应当定期进行巡查和清理，对已经过期的文件及时进行处理，确保存储空间的有效利用。
第十二条文件的存储应当采用数字化存储的方式，建立电子档案库，加强文件的备份和保护措施，确保文件的安全和可靠性。
第四章文件的检索管理第十三条文件的检索应当根据文件的编号、日期、标题、责任单位和责任人等信息进行检索，建立便于查找的查询系统。
第十四条文件的检索应当建立规范的查询流程和权限管理制度，严格控制查阅范围，防止文件泄密。
第十五条文件的检索应当及时、准确，对重要文件可以建立索引目录，方便全面的查找和使用。
第十六条文件的检索应当建立查阅登记制度，记录查阅人、查阅时间和查阅内容，保证文件的安全和不丢失。
公司文件存储安全管理制度
一、目的为确保公司文件资料的安全，防止信息泄露、丢失或损坏，特制定本制度。
本制度适用于公司所有纸质文件、电子文件及各类存储介质的管理。
二、适用范围1. 本制度适用于公司各部门、各岗位及全体员工。
2. 本制度适用于公司所有纸质文件、电子文件及各类存储介质。
三、职责1. 文件管理部门负责制定、实施和监督本制度。
2. 各部门负责人对本部门文件存储安全负总责。
3. 各岗位员工负责遵守本制度，确保文件安全。
四、文件存储安全要求1. 纸质文件存储要求：（1）纸质文件应分类存放，根据文件性质、密级等划分存放区域。
（2）重要文件应使用保险柜存放，并设置密码。
（3）文件柜应放置在安全、通风、干燥的地方，防止火灾、潮湿等危害。
（4）文件柜钥匙由专人保管，不得随意借阅。
2. 电子文件存储要求：（1）电子文件应按照文件性质、密级等分类存放，并设置文件夹名称。
（2）重要电子文件应加密存储，并设置密码。
（3）电子文件存储设备应定期检查、维护，确保设备安全。
（4）员工使用电子文件存储设备时，应遵守操作规程，防止病毒感染、误删等。
3. 存储介质安全要求：（1）存储介质（如U盘、光盘等）应妥善保管，防止丢失、损坏。
（2）重要存储介质应加密存储，并设置密码。
（3）存储介质使用完毕后，应及时清理痕迹，防止信息泄露。
五、文件存储安全检查1. 文件管理部门定期对各部门文件存储安全进行检查，发现问题及时整改。
2. 各部门负责人定期对本部门文件存储安全进行检查，确保文件安全。
3. 员工在日常工作中，应自觉遵守文件存储安全规定，发现问题及时上报。
六、奖惩1. 对遵守本制度，确保文件安全无事故的部门和个人给予表彰和奖励。
2. 对违反本制度，造成文件信息泄露、丢失或损坏的，视情节轻重，给予通报批评、经济处罚等处理。
七、附则1. 本制度由文件管理部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
保密文件存放管理制度
保密文件存放管理制度一、总则为了保障保密文件的安全性和保密级别，提高文件管理工作的效率和规范度，确保国家的安全和利益不受损害，制定本制度。
二、保密文件的分类根据国家保密标准，保密文件分为绝密、机密、秘密和一般文件四个级别。
1.绝密文件：对国家的核心机密进行标记的文件。
2.机密文件：对国家重要机密进行标记的文件。
3.秘密文件：对国家一般机密进行标记的文件。
4.一般文件：对不涉及国家机密的文件。
三、保密文件存放的管理要求1.存放地点：（1）绝密文件应存放在专用保密文件室内，防火、防盗、防水，必须保证存放密件的环境安全、完整。
（2）机密文件应存放在专用文件柜内，密件柜必须符合国家保密标准，门锁、密码、指纹等多重保密措施必须齐备。
（3）秘密文件应存放在专门的密件柜内，密件柜也必须符合国家保密标准。
2.存放要求：（1）存放绝密文件的密件柜必须有专人管理，密钥由专人保管，确保绝密文件不外泄。
（2）机密和秘密文件的存放人员必须经过保密教育和培训，熟悉保密规定，严禁私自带出文件。
（3）保密文件的查阅和借阅必须经过审批，并且记录在案。
四、保密文件的流转管理1.文件传递：（1）绝密文件的传递必须由特定的人员负责，采取专车运送或者专人送达的方式，严禁邮寄、携带、快递等方式传递。
（2）机密和秘密文件的传递也必须由特定的人员负责，并且采取密封、签字确认等措施。
2.文件备份：（1）保密文件应定期备份到指定的备份设备上，确保文件的安全性和完整性。
（2）备份设备也必须符合保密要求，存放在安全的地方，备份数据的访问权限也必须受到严格控制。
五、保密文件的销毁管理1.销毁程序：（1）绝密文件应由专人负责销毁，采取专用的销毁设备或者方法，确保文件的完全销毁。
（2）机密和秘密文件应按照国家相关规定进行销毁，实行审批制度，确保销毁工作符合规定。
2.销毁记录：（1）销毁文件的记录必须保存在案，包括销毁时间、销毁人员、销毁方式等信息。
（2）销毁记录应经相关部门审核签字确认，以备日后查证。
文件档案管理制度规定(7篇)
文件档案管理制度规定(7篇)为了员工的职责管理,对于文件档案的管理工作,需要设立制度来加强规范。
那么,我们该怎么拟定制度呢下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度规定7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度规定（篇1）一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。
二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。
三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。
同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。
四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。
五、根据档案库房情况需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。
温度基本保持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。
六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。
七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。
八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，不得丢失。
文件档案管理制度规定（篇2）第一条归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备。
第二条归档的文件必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。
第三条归档文件应为原件。
第四条科技成果鉴定、基建工程验收必须保存档案的完整性。
文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。
第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交目录，双方履行签字手续文件档案管理制度规定（篇3）一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。
二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托人，经过相关审批流程后方可借阅。
文件存储管理制度
文件存储管理制度为了规范公司内部文件的存储管理工作，提高文件管理的效率和安全性，制定本文件存储管理制度。
第一章总则第一条为了加强文件管理工作，规范文件存储，提高工作效率，确保信息安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国信息安全法》等相关法律法规，结合本单位实际，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有的文件管理工作，包括文件的收集、整理、存储、检索和销毁等环节。
第三章文件的收集和登记第三条各部门、单位及其工作人员要按规定办理文件收集和登记手续，确保文件收集的真实、准确、完整。
第四条文件的收集要求明确，应当有明确的文件收集来源，文件的内容要完整、准确、真实，并且在规定的时间内办理。
第五条文件的登记，应当在文件到达单位后立即办理登记手续，明确文件的来源、内容、日期、页数、保管地点、保管人员等情况。
第六条文件呈批件的文件、合同协议和重要文件要及时移交文件管理部门，办理相关手续。
第七条对重要文件，必须按规定办理立卷立室手续，并编制文件目录和档案目录，清晰标注文件年限、存档期限、保管人员等信息。
第四章文件的整理和存储第八条文件的整理是对文件内容的确认、文件页次的核对、整理的完整性和修整，必要时通过复印、交换、翻卷等手续使文件成册、成卷。
第九条文件的存储要求存储环境良好、仓位利用率高、存储安全、提取方便、检索准确。
第十条对文件的存储场所，应当按规定安排，并根据文件类型、保管期限、密级等情况分类存放。
第十一条对重要文件，需加强装裱、加固、密封封存，以保证文件的安全。
第十二条对重要文件采用光盘、网络存储等电子存储方式，同时要进行数据备份，并在存储过程中加强管理和保护。
第十三条对于文件存储检查，每周应当至少进行一次检查，并在检查时记录检查情况，发现问题及时整改。
第五章文件的检索和利用第十四条文件的检索和利用，应当按照文件管理制度和规范办理，确保文件的安全和准确利用。
第十五条文件的检索，要求使用规范的检索程序和规范的检索工具，保障文件的安全。
文件存档流程管理制度
文件存档流程管理制度第一章总则第一条为规范公司文件存档流程，提高文件管理效率，保障信息安全，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门和员工，针对公司文件的存档、归档、整理、查阅和销毁等工作提出明确要求。
第三条公司文件包括各类书面文件、电子文件、磁介质、图文档案等形式的记录资料。
第二章存档管理流程第四条公司文件存档应当按照文件分类、编号、归档、查阅、管理等基本流程进行。
第五条文件存档应当先将文件分类，根据不同的内容和形式分为不同的文件类别，如行政文件、财务文件、人事文件等。
第六条文件存档应当统一编号，按照文件编号系统进行编号，确保每一份文件都有唯一的标识。
第七条文件存档应当及时归档，按照文件分类和编号，将文件进行整理、归档，存放在专用的文件柜中。
第八条文件存档应当定期清点，对已归档的文件进行定期清点，确保文件的完整性和安全性。
第九条文件存档应当分类保管，对不同级别的文件进行分类保管，确保机密文件的安全性。
第三章查阅管理流程第十条公司文件的查阅应当经过审批，按照文件查阅申请流程进行。
第十一条文件查阅应当登记，对文件查阅进行登记，记录查阅人、查阅时间、查阅目的等信息。
第十二条文件查阅应当规范操作，查阅人应当严格按照查阅规定进行操作，不得擅自篡改、复制文件内容。
第十三条文件查阅应当及时归还，查阅人应当在规定的时间内及时归还文件，不得擅自带出文件。
第十四条文件查阅应当保密，查阅人应当保守文件内容，不得泄露文件内容。
第四章管理制度第十五条公司文件存档管理应当建立相应的制度和规范。
第十六条公司文件存档管理应当定期进行审核，确保存档管理制度的有效性和合规性。
第十七条公司文件存档管理应当建立相应的技术支持体系，如文档管理系统、电子文件保管系统等。
第五章监督检查第十八条公司文件存档管理应当进行定期的监督检查，发现问题及时整改。
第十九条公司文件存档管理应当建立健全的监督机制，确保文件存档管理的规范性和有效性。
第二十条公司文件存档管理在进行监督检查时应当给予相应的奖惩措施，对遵守规定的部门和员工给予奖励，对违规者进行严肃处理。
公司文件仓库存放管理制度
第一章总则第一条为规范公司文件仓库的管理，确保文件资料的安全、完整和高效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有文件资料的存放、保管、借阅、销毁等工作。
第三条文件仓库的管理应遵循安全、规范、便捷、保密的原则。
第二章仓库设置与管理第四条文件仓库应设置在安全、通风、干燥、防潮、防虫蛀、防霉变的地点。
第五条文件仓库应配备必要的消防设施、安全通道、照明设备等。
第六条文件仓库的管理人员应具备一定的文件管理知识和技能，负责仓库的日常管理工作。
第七条文件仓库应设立明确的分类分区，对文件资料进行分类存放，便于查找和管理。
第八条文件资料的存放应按照编号、名称、日期等顺序排列，保持整齐有序。
第九条文件资料的存放应使用防尘、防潮、防火的包装材料，确保文件资料的安全。
第十条文件仓库应定期检查文件资料的存放情况，发现破损、霉变等问题应及时处理。
第三章文件资料的借阅与归还第十一条公司员工需借阅文件资料时，应填写借阅单，经批准后方可借阅。
第十二条借阅文件资料时，应爱护文件，不得涂改、撕毁、损坏。
第十三条借阅文件资料应在规定时间内归还，逾期未还者，应承担相应的责任。
第十四条文件资料的归还应按照原样、原处、原顺序放回，不得擅自改变存放位置。
第四章文件资料的销毁第十五条文件资料达到销毁期限或不再具有保存价值时，应进行销毁。
第十六条文件资料的销毁应按照国家有关法律法规和公司规定执行。
第十七条文件资料的销毁应采用焚烧、碎纸机等安全、环保的方式。
第十八条文件资料的销毁应由文件仓库管理人员负责监督，确保销毁工作顺利进行。
第五章奖惩第十九条对遵守本制度、工作认真负责的仓库管理人员，给予表彰和奖励。
第二十条对违反本制度、造成文件资料丢失、损坏的，给予批评教育，情节严重的，给予纪律处分。
第六章附则第二十一条本制度由公司行政部门负责解释。
第二十二条本制度自发布之日起施行。
注：本制度可根据公司实际情况进行调整和补充。
公司文件存储管理制度
公司文件存储管理制度1.引言本文件旨在规范公司文件的存储管理，确保文件的安全性和可访问性。
本制度适用于全体员工和相关部门。
2.文件分类和命名规则为了方便文件的管理和检索，所有文件应按照其内容进行分类，并采用统一的命名规则。
具体规则如下：- 文件分类：将文件分为公共文件和部门文件两类。
公共文件适用于全体员工，部门文件仅适用于相关部门。
- 文件命名：文件名称应明确、简洁，并包括文件内容和版本号。
版本号格式为“vX.Y”，其中X表示主版本号，Y表示次版本号。
3.文件存储和访问权限管理为了保障文件的安全性和可控性，公司采用以下措施对文件的存储和访问权限进行管理：- 存储介质：文件应存储在公司指定的网络存储设备或云存储平台上，不得存储在个人电脑或其他移动设备上。
- 访问权限：根据员工的岗位和职责划分不同的访问权限，并由信息技术部门负责进行设置和更新。
员工应严格按照权限操作文件，不得非法复制、删除或泄露文件。
4.文件备份和恢复为了避免文件丢失或损坏造成的损失，公司应定期进行文件备份，并保证备份数据的可用性。
具体措施如下：- 定期备份：公司应每周定期备份所有文件，并将备份数据存储在安全可靠的地方。
- 备份测试：定期对备份数据进行测试和恢复操作，确保备份数据的完整性和可用性。
- 灾难恢复：对于关键文件，公司应制定灾难恢复计划，以便在意外情况下快速恢复文件。
5.文件归档和销毁为了节约存储空间和合规要求，公司应定期对不再需要的文件进行归档和销毁。
具体措施如下：- 归档规则：根据法律法规和公司规定，将不再需要的文件进行归档。
归档的文件应按照一定的分类和索引规则进行存储。
- 销毁程序：定期对已归档的文件进行审核，并根据合规要求进行销毁操作。
销毁的文件应以安全、可追溯的方式进行销毁。
6.文件管理监督和培训为了保证文件管理制度的有效执行，公司应进行文件管理的监督和培训。
具体措施如下：- 监督检查：信息技术部门应定期对文件管理情况进行检查和监督，发现问题及时纠正并提供改进措施。
文件归档与保存规定
文件归档与保存规定第一章总则第一条本规定旨在规范我公司的文件归档与保存工作，确保文件的真实性、完整性、及时性和可追溯性，提高公司管理效率和风险防范能力。
第二条本规定适用于我公司所有部门和员工在日常工作中产生的各类文件，包括但不限于电子文件和纸质文件。
第三条我公司应建立健全文件归档与保存制度，明确各部门的职责和权限，确保文件归档与保存工作得到有效执行。
第二章文件归档第四条文件归档工作应遵循文件的生命周期原则，即将文件从产生、使用到归档、销毁的全过程进行有效管理。
第五条文件归档应遵循分类清晰、层级分明、易于检索的原则，确保文件能够在需要时迅速找到。
第六条文件归档应包括以下内容：1.文件原文：确保文件内容的准确性，不得篡改、删除或隐藏文件原文中的关键信息。
2.文件附件：与文件相关的图表、数据、图片等附件应一并提供。
3.文件批注：记录文件在审批、传阅过程中的重要意见和决策。
4.文件修订版本：文件在修改、更新过程中的每一个版本都应予以保留。
第七条电子文件归档应采用专业的电子文件管理系统，确保文件的安全性、稳定性和可追溯性。
第八条纸质文件归档应采用符合国家档案保管标准的档案盒，分类、分级存放，确保文件不受损坏。
第三章文件保存第九条文件保存应遵循安全、保密、便于查阅的原则，确保文件在保存过程中不受损坏。
第十条文件保存环境应满足以下条件：1.温度：控制在16℃-22℃之间，相对湿度：控制在45%-60%之间。
2.防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防有害气体及尘埃。
3.确保文件存储设备（如硬盘、U盘等）的安全性，防止数据丢失。
第十一条文件保存期限应根据国家档案法规和企业具体情况确定，按照文件的重要性、用途和性质进行分类保管。
第十二条每隔一段时间，应对文件进行定期检查和清理，确保文件保存的完整性和准确性。
第十三条对于重要文件，应进行备份，备份文件应存放在安全的地方，以便在原文件受损或丢失时能够迅速恢复。
第四章文件查阅与借阅第十四条文件查阅与借阅应遵循快速、高效、安全的原则，确保文件在查阅、借阅过程中的完整性。
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归 档 文 件 目 录
件 号 责任者 文号 题 名 日期 页 数 备 注
1
武进区 档案局
武档发 [2005]0 09号
关于印发《武进 区社区档案管理 暂行办法》的通 知 关于表彰2004年 度全区档案工作 先进的决定[赵 一]
20050 429
19
2
武进区 档案局
武档发 [2005]0 02号
20050 114
（6）（总）页数：填写每一件归档文 件中有图文的页面的总数。若这份文件有 页码的则不必重新编页码；若无页码则在 文件的右下角用铅笔编页码；若此件归档 文件是由几份文件组成的，且每份文件本 身有页码的，则不必重编页码，只要将每 份文件的页数相加；若无页码，则需通编 页码。 • 若档案人员实行随办随归，大多数文 件此环节可在文件收发时一并完成。
盒签例图：
全宗号 0308 年度 2005
保管期限 永久 机构（问题） 室 起 止 件 号 盒号 2
5 — — 18
馆
用铅笔填写
档案盒封面的填写：
填写全宗名称
备考表的填写：
备 考 表
盒内文件情况说明 无情况一般不填
整理人： 检查人： 年 月 日
九、档案排架
1、排架方法：从左至右、从上至下。 2、编制盒号：用铅笔分保管期限编制年度 流水号。
三、按时完成整理归档工作，及时 报送相关材料。今年各单位文件材料整 理归档工作要求于四月底前结束。并将 归档文件目录（纸质和电子版）、机构 人员变动情况表*、整理归档工作小结、 单位2005年度工作总结和各单位2005年 度始发电子文件（用3.5寸软盘保存）等 材料装盒后于五月底之前报送区档案局。
2、归档章具体栏目的填写：
（1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编 制的代号。有全宗号的可照实填写，如“3-8” 写成“0308”；没有全宗号的暂空不填。 （2）年度：填写文件归档年度，以4位阿 拉伯数字标注公元纪年，如“2005”，不必加 “年”。 （3）保管期限：填写归档文件保管期限的 简称，即：永、长、短，不可用“1、2、3” 等代码表示。七、编制 Nhomakorabea档文件目录
编目是指对归档文件编制归档文件目录 的工作。编目应做到准确、全面、详细、深 入，以适应档案管理现代化及计算机检索的 需要。 此项工作在手工管理条件下，需要档案 人员手工录入；若实行文档一体化管理模式， 此工作在文件收发时可一并完成。归档文件 归档文件 目录可作为盒内目录放置于每个档案盒内最 前面。 前面。
3、文号：填写文件的发文字号，一 般由机关代字 、 年度 、 顺序号 机关代字、 机关代字 年度、 顺序号组成，须填 写完整。如武档发[2005]15号。没有文号 的空着不填，不得填写诸如“会议文件之 一”或“某刊第几期”等。 4、 题名：即文件标题。一般应如实 填写。 （1）没有题名或题名不规范的可自拟 标题，外加“[]”号；如干部任免、表彰先 进等文件； （2）在计算机辅助管理条件下，若标 题较为笼统，需进一步细化著录，以便二 次检索。如一组介绍信作一件。
归档文件目录
全宗名称 常州市武进区文化局 年 度 2005
保管期限 永久、 长期、 短期 机 构 （问题） ——————————
八、装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并 填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时应 注意以下问题： 1、不同归档年度的文件不应放入同一档案盒； 2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档 案盒； 3、装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放置文 件，并做到下边齐，防止文件在盒内弯曲。 4、统一使用省档案局监制的无酸化档案盒。 有2、3、4公分的档案盒。一个单位使用的档案盒 应厚度相对统一。
5、日期：文件形成时间，以阿拉伯数 字标注年月日，如“20050224”，若文件无 日期，可用“0000” 代替。若此件是由几 份文件组成且日期不一致，则按排在最前面 的文件形成时间填写。 6、页数：填写归档文件有字（有内容） 页面的总页数。 7、备注：注释文件需说明的情况。 • 归档文件目录可一年装订一本或按保管 期限分装数本。 期限分装数本。并在首页用规范的归档文件 目录封面装订。 封面下图所示） 目录封面装订。（封面下图所示）用永乐文 档一体化管理软件形成的归档文件目录数据 须脱机备份。 须脱机备份。
2
填写归档文件目录的要求：
1、件号：填写室编件号。作为一件看待 的文件只编一个件号，但一组会议材料等应 一组会议材料等应 分别编件号。 分别编件号 2、 责任者：填写制发文件的组织或个 人，即文件的发文机关或署名者的名称。可 写通用简称或全称，注意不要用“本部、本 局、本镇”等。若是几个文件组成的一件， 只填写排在最前面的文件责任者。
二、认真做好归档文件的整理，确保归档质 量。今年的归档整理工作在具体整理过程中要注 意以下几个问题： 1、保管期限确定要准确，应尽量避免“以 长带短”现象； 2、档案整理完毕装盒后，应在每个档案盒 内放置盒内文件目录（盒内文件目录用归档文件 目录代替放于盒内最前面）； 3、目录输入时应尽量细化，以便检索。尤 其是涉及干部任免、先进表彰、项目审批和介绍 信（存根）等内容的文件应进一步加以标识； 4、归档文件目录应以A4幅面打印后统一装 订成册，前面放置统一格式的归档文件目录封面 后放入档案盒内保管。
“年度—保管期限”分类方法对归档文 件进行排列就是在同一保管期限内一般按文 同一保管期限内一般按文 件形成或收到的先后顺序进行排列，实行随 件形成或收到的先后顺序进行排列 办随归。 具体情况处理： 1、来文与复文虽作为两件，但排列时 应排在一起，复文在前、来文在后； 2、归档结束后交来的零散文件材料， 可排在同一保管期限归档文件的后面，而不 必插入其中；但这种情况应在备考表中加以 说明，在实际整理中应尽量避免。
2、按保管期限归档：
文书档案分为三种保管期限即永久 、 永久、 永久 长期和短期。 长期和短期 保管期限划分标准： （1）属永久保管的文件材料有：凡反 映本单位机构、领导人员、编制、职能、 行政区域变化，综合性、年度性总结、会 议材料，本单位制定的各种规章制度、业 务标准或规定等。
（2）属长期保管的文件材料有：凡 反映本单位主要职能活动的文件材料， 本单位一般性的人员变动、工资调整材 料，本单位编印的简报，受表彰的文件， 基层上报的年度性、综合性重要文件， 上级条线部门下发的法规性、政策性文 件等。
（4）件号：填写归档文件的排列顺序号。 包括室编件号和馆编件号。在档案室只要求 大家编制室编件号，若统一采用“年度-保管 期限”分类方法，则一个单位每年永久、长 期和短期三个流水号，每年都是从“1”开始 编。馆编件号进馆时按标填写，现暂空不填。 实行文档一体化管理模式时，件号系统会自 动给定。 （5）机构或问题栏：若统一采用“年度保管期限”分类方法，此栏不必填写。
六、编制归档号
归档号是将归档文件排列顺序加以固 定的一组标识符号。在每份归档文件上的 体现就是加盖归档章。
1、盖章要求：
（1）归档章一般采用红色印泥 红色印泥，盖在 红色印泥 归档文件首页上端的空白处。一个单位归 档章加盖的位置应统一； （2）归档章不要遮盖领导批示、收文 章或文件内容； （3）若归档文件前有文件处理单（办 文单），归档章可加盖在文件处理单（办 文单）上。
（3 ）属短期保管的文件材料有：凡 上级部门、同级兄弟部门分发的一般普 发性文件材料、简报，本单位形成的一 般性、过程性文件材料等。 凡本区各部、委、办、局印发的非 专指性且不属于本单位主要职能范围， 但也需贯彻执行的普发文件一律作短期 保管。
五、“件”的排列
排列是将每份归档文件先后排列有序 化的过程。即在同一保管期限内按事由结 合时间对归档文件进行排列。 事由是指一件具体的事，或一个具体 的问题，或一段较为紧密的工作过程。一 般一份文件就是一个事由。