展会筹备计划
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展会筹备计划
时间参展筹备工作重点
每年年终(11-12月)制定新的一年国内外主要展会参展计划全年参展计划和参展
财务预算
如可以提前预定地理位置优越展位
确定参展财务预算
开展前三个月前成立参展筹备委员会并指定负责人及协同
人员展位特装等前期准备工作
筹备委员了解展位具体规格,设计展位装
修,取得展会主办方特装批准(根据具体要
求处理)
选择并着手准备计划参展样品及样品报价
设计制作参展宣传册、产品手册及易拉宝
开展前两个月跟进展览前期准备工作确认样品、礼品和设计
方案落实
最后确定参展样品和样品截止日期
着手准备赠送现场客商的特色礼品或样品
最终落实展位设计方案
开展前一个月检查确认前期准备工作的不足、落实前期工
作落实参展的必备物料,与会人员培训邀约客户等工作
最终检查参展样品和礼品准备工作
最终确定参展宣传册、产品手册及易拉宝设计方案并交付印刷
培训参展人员(产品知识、报价原则、相关礼仪)
初步拟定展会现场活动节目(根据具体情况安排舞蹈合唱或请代言等)
支付展位及展位装修等其它所需费用(根据具体情况定)
通知国内外客户公司的参展计划并邀约到场观展洽谈
开展一周前确认参展所需物料全部齐备,打包好宣传画
册、产品画册已及参展样品等一切物品最后确认准备工作:员工、客户、展品、展位、画册、报价、活动资料等
确认物流公司或公司车辆,根据具体情况确
认参展所需物品发货时间,落实后发往参会
所在地
开展两天前视察展厅及场地,确认展位装修
确定所有参展物品抵达参展地并运送至参
展现场
检查所定设备及所有物品和功能
布展
最后落实展会现场活动节目
开展前一天检查展位所有设备和样品摆放,以及礼品画
册的准备情况
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最后落实参展人员每人的职责
开展期间
现场活动的把控
宣传推广、信息收集和处理以及现场洽谈
详细记录每一个到访客户的情况和要求 对参展现场进行拍照,以备以后使用 将潜在商机和客户资料及时发给相关负责人,以便及时处理和跟进(趁热打铁创造展会最大价值)
展览结束
处理撤展事宜,所有参展用品分类整理,安排运回公司并妥善处理 撤展、下期展位预定、信息追踪(主动出击) 根据参展情况预约下期参展
处理跟进展会期间收集更重客户资源及信息
评估参展效果,总结参展过程中的不足,加以改进完善
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