集团一年级接待实施方案

集团一年级接待实施方

案

Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998

四川兴事发门业集团文件

兴事发集行字〔2016〕70号

集团一级接待实施方案

（草案）

根据集团《外来参观人员接待管理办法》相关内容，为进一步细化一级接待流程，完善接待措施，特制定本方案。

一、一级接待领导小组

组长：集团总经理，成员：集团行政管理中心总经理、集团业务对口中心和公司总经理、业务对口主管副总经理、集团行政部长、集团和各公司业务对口部门负责人。

二、一级接待对象

1、国家、省、厅级干部；

2、县（市）级主要领导；

3、大型企业董事长、总经理；

4、集团董事长、总经理确定的其他需一级接待的人员；

5、各公司重要客户、战略合作伙伴。

三、接待主管部门

集团行政部或对口接待部门，或董事长、总经理临时确定的部门。

四、接待人员工作职责：

总联络员：信息提供人员为此次接待的总联络员，负责此次接待内外衔接工作，在向领导汇报信息时，应明确外来人员单位、人数、姓名、职位、到公司时间、到公司的交通工具、迎接外来人员方位。此人员工作很重要，影响到整个接待流程是否顺利。

总指挥：一级接待总指挥为集团总经理，对口接待单位总经理、集团行政管理中心总经理协助集团总经理开展接待工作，主要职责负责确定参加参观、调研的陪同人员，会场主要汇报人员及参会人员。

总调度：一般为对口接待单位副总经理或行政部长，负责汇报材料拟制、会场布置、参观现场布置及后勤工作，接待结束后第二天新闻拟制报批后网上发布。

五、接待陪同人员

集团总部：董事长、总经理和董事长、集团总经理指定陪同人员及对口接待部门人员。

各公司：对口公司总经理（负责人）、被参观公司总经理和公司总经理指定陪同人员及对口接待部门人员。

六、接待流程

（一）接待信息内部处理流程：

各公司、集团总部各中心接到省、地、市、厅级领导参观、调研通知→第一时间向集团总经理汇报，同时知会集团行政管理中心行政部→集团总经理向董事长汇报→董事长、集团总经理确定参与接待人员，明确主要接待部门→确定迎接来宾位置

（二）接待部门接待工作流程：

拟制参观调研所需资料→报集团总经理、董事长审核资料→根据参会人数确定调研所需会议室→坐签准备→协调集团行政管理中心会议室留用、拍照、摄像、车辆、陶瓷茶杯、茶、水果、托盘、标语准备→接待现场准备→接待后清理会议室归还集团行政管理中心相关用品→新闻拟制经总经理审核后按程序报集团行政管理中心企划部发布（接待完成第二天内上网发布）

（三）会议室座谈接待准备流程：

1、接待用坐签准备流程：

接待部门根据总联络员提供的参观调研人员姓名打印坐签（含集团内部参与调研人员）→坐签使用A4粉色纸打印→将粉色坐签卡入统一的坐签牌→按职务高低摆放，外来人员坐签摆放在进门的对面。

2、接待茶水准备流程：

接待部门根据调研人数安排1-2名女性茶水人员，统一服装→茶水人员摆放茶杯→内、外部人员使用统一的茶杯→一个坐签对应一个茶杯，多预备3个茶杯放侧桌备用→茶杯内先放好茶叶→外来人员入场落座后，一名茶水人员负责给外来方掺茶，从主要领导开始；一名茶水人员负责给内部人员掺茶

3、接待水果准备流程：

接待部门根据调研人数申报购买易剥皮的水果→将水果洗干静装盘→二会摆放四至六盘，一会摆放四盘→摆放抽巾纸、牙签、烟灰缸

4、接待视频准备流程：

根据调研对象及内容确定是否播放集团宣传视频→确定播放后接待部门协调集团行政管理中心企划部借用宣传视频→播放视频→将视频归还集团行政管理中心企划部

（四）接待厂区参观流程：

被参观公司总经理制订厂区参观路线报集团总经理审批→厂区车间、绿化带、大坝、通道全面清扫干净→悬挂参观标语（视参观对象而订）→确定参观解说人员→解说词拟制报总经理审批→参观线路提前1天检查并预演解说→修正未到位工作→正式接待

（五）接待展厅参观流程：

接待单位至少提前4小时知会展厅→展厅LED屏调整为接待对象欢迎词→安排展厅解说员位于浮雕门处迎接→按文化大厅至产品展示区顺序参观解说→送出大厅

七、接待保障

1、集团行政部和各公司行政（综合管理）部负责接待区域交通秩序、停车场协调、环境卫生督促、会场布置、茶杯等接待物料准备、会场服务、接待车辆调配等工作。

2、集团行政管理中心企划部和各公司行政（综合管理）部负责会标（含电子会标）的印制悬挂、展板设计制作安放、照相摄像、随行新闻人员接待、宣传报道、接待视频准备播放、会场音响播放设备调试等工作。

照片拍摄时，对方有多位领导，需对每位领导进行一个正面的拍摄。

3、各业务对口部门负责汇报材料的拟制报审印发、接待方案拟定、客人联系接洽、主客双方引见介绍、座次安排、餐饮安排、行程统筹、新闻稿件拟制、本次接待所有资料装袋（含接待申报表、汇报材料、解说词、新闻稿、照片、录像片等）报行政部存档。

4、门窗公司展厅负责产品和企业文化介绍、饮水（料）发放、洽谈室筹备、视频播放、产品资料准备，督促搞好展厅清洁卫生。

5、被参观单位总经理负责参观区域清洁卫生、环境打造、秩序规范、人员召集、生产经营情况介绍、场内交通疏通管理等。

八、考核标准

1、以上工作流程由集团行政部及各公司行政部每季度检查1次，凡未按以上要求及流程办理的，考核相关部门主管50-100元/次。

2、门窗公司展厅要随时保持智能设备正常使用，若在接待时无法正常使用，按200元/次考核门窗公司总经理。

附：接待申请表

二〇一六年十月二十六日

主题词：集团接待方案

抄报：董事长、集团总经理、集团副总经理、董事长助理、集团工会

四川兴事发门业集团行政管理二〇一六年十月二十七日印发

（共印0份）

接待申请表

申请单位申请部门（时间）

申请人联系电话来访单位联系人及电话

来访人数及姓名（不够另附）人数姓名职务姓名职务姓名职务