外贸流程注意事项

外贸流程及注意事项

一、销售前期

.询盘

发盘

还盘

接受

二、销售中期

取样

不管事小订单还是大订单,都需向工厂取样.一般情况将样品拿到实验室做质检.然后将样品和检测报告一起快递给客户

签订出口合同

跟客户谈妥后,制定合同双方盖章(在发客户出口合同时,一定要确认好合同内容,金额,数量,品名,各项条款内容.合同违约条款一定要注明后,各项条款不能给自己留下后患)

付款方式

一般采用100%TT或70%前TT,30%后TT,以及L/C.若是TT,则款到再进行下一步动作:发货或安排生产.

若是L/C,则需做好下列一系列繁琐工作:

1.催证:一般跟客户签订好合同后,要陆续跟踪信用证到手,这样才能掌握主动权.

2.审证:收到信用证后,一定要跟单证员审查L/C,查出一切含不符点的隐患.

3.取证:审证无误后,拿到有效信用证

签订购销合同

1.跟工厂签订购销合同(落实后费用金额,交货日期,付款方式一定要注意谈好,各项违约条

款)特别要主要产品外形和包装要求,一定要注明好.这样即使产品有出入,也可以凭合同让工厂返工.(在跟工厂发合同前,要将产品要求跟工厂交代清楚,以免收货时发现产品不符,返工延误交货期,避免不必要的风险存在.)

2.平时一定要扫描保管好盖章合同,在联系供应商发货的时候,就要办理好合同签字盖章,以

免时间长了忘记,给退税工作造成不必要的麻烦.

开单

公司产品下浮52个点.已含税

开好后,复印一份给夏萍.

单据一定要分订单类做好,以便日后公司开税票.

验货

1.小订单查看外箱、唛头、打包、箱数、装箱情况是否与装箱资料一致

2.大订单要抽样质检,同时要检查外箱、内盒、箱贴、盒贴、面板、影印、唛头、打包、箱

数、装箱情况是否与装箱资料一致.(大订单特别要注意在生产期间去工厂验货,注意各项细节,不符合的立即让工厂返工,避免交货的时候出现各种问题,耽误船期,产生不必要的风险.)

3.每次验货拍照记录

收货

1.收货前先跟厂商要装箱单,以便做报关资料;另外将唛头发给工厂贴好.(在给工厂下订单

后,就要陆续跟工厂要装箱资料,以便统计整理好唛头.)

2.拆箱验收.查看产品是否符合(小订单看外观,大订单需产品质量测试)

3.验收时,清点货物,确认好后再签字

4.收货时,查看包装、唛头、打包是否符合要求.

5.尽量放在托盘上面,防止雨水受损

6.收货时,拍照记录,并特别拍相关新产品或热销产品、大订单产品,便于以后开发新客户用. 唛头:唛头必须跟装箱资料相对称.在装箱资料中将产品进行分类,然后对应设置唛头序号.最后贴唛头的时候一定要按照装箱单上的唛头顺序贴.唛头就是为了让客户在提货的时候区分货物.

另外较好的唛头要有题头、商品序号、商品名称

报关

1.联系客户取得货代联系方式,再联系货代取得报关行

2.网上报关委托(制定报关委托书、报关单)

3.若不是网上委托,则需向单证员拿一份正本报关委托书,2张报关单,另需取一份报关单代

理委托书,两份报关单,并邮寄相关报关资料(一式三份正本盖章,并附带3张盖章空白A4纸.再一份报关资料留底退税专用.总共4份.)

4.报关2星期后,要跟货代拿提单

报关资料:合同、发票、装箱单、报关单、品名要素、出口明细(退税用)

注意事项:报关资料上HS编码一定要填对.支付方式、交易方式一定要填清楚,这涉及到运输问题、装箱资料

发货

联系货代取得进仓单,如果是FOB,则联系货运公司发到指定港口,每次发票收据都要索要并收好物流凭证.

发货前再次检验好箱数唛头,打包,是否需要托盘提前预定.

一定要提前一天到仓,一般早上去物流找搬运工发货.

发货的时候要拍照记录,并告知客户已发货.

如果是整箱装柜的货,集装箱全开一张,半开一张,闭合一张,封条一张,总共4张.

销售后期

汇款

每笔汇款要及时记录到收入支出表

汇款后,提醒工厂先不开税票,等退税单下来再通知开税票.

退税

1.平时一定要扫描保管好盖章合同,在联系供应商发货的时候,就要办理好合同签字盖章,以

免时间长了忘记,给退税工作造成不必要的麻烦.

2.发货报关一个半月后,要主动跟货代取退税单.税票必须在报关日期后3个月内开,否则退

不了税.

3.税票.退税单下来后,发开票资料给厂家(一定要对照退税单的信息开),对多几次确保与退

税单信息一致;收到税票号,一定要校对退税单信息,不能马虎,避免作废重开以及隔月开红字发票.

4.退税所需文件:出口退税单原件,增值税专用发票原件,税票和退税单复印件2份,报关资料

(合同、发票、装箱单、出口明细)该条形章和提单复印件都一份,购销合同(需盖双方合同章).全部资料留底一份,银行通知单留底,用于年终结算.