行政事务管理办法

行政事务管理办法

行政事务管理办法【人事行政部】

9 /9 文件名称：行政事务管理办法文件编号：拟制单位：人力资源部审核：批准发布：版本：发布日照：密级：发布部门：人力资源部发送全体员工说明本办法针对公司日常各种行政事务进行管理。

目录

第一章总则

第二章办公环境设施管理

第三章员工着装要求

第四章日常办公费用管理

第五章办公用品的管理

第六章办公设备的使用管理

第七章图书资料的管理

第八章会议与接待

第九章印章管理

第章名片和胸牌管理

第一章其他行政事务管理

第二章附则

第一章总则

第一条为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，维护良好的办公环境，使公司各项行政工作有章可循，照章办事，同时也为员工提供一个良好舒适的办公环境，特制定本规则。

第二条行政工作是指公司综合行政事务及内部服务等工作，由行政经理统一管理，对公司总经理负责。各区域办事处应指定专人负责行政事务。

第三条行政管理职能范围如下：

一、外部事务处理：

1、与企业协会等社会团体的联系。

2、与其他单位关联事务处理。

二、公司内部行政事务的处理：

1、工作场地设施、环境的配置与管理。

2、设备、固定资产及办公用品的采购、管理与维护。

3、集体活动的组织与协调。

4、邮件的收发管理。

5、其他，办理会务、礼品、票务等。

第二

章办公环境设施管理

第四条办公环境及设施包括工位、通讯、电力、供水、保洁、照明等设施，由行政部规划、配置、登记备案，交使用者管理使用。

第五条办公场地的环境卫生由行政部与保洁公司签订服务协议，确保环境整洁、卫生，行政部定期定时卫生巡视。

第六条办公场地的用电、用水、照明、空调等供给和消防安全管理由行政部与大厦物业管理公司建立联络，出现故障时行政部及时联系解决，在易出现危险场合，采取应急措施或防护措施，行政部定期巡视，及时发现事故隐患。

第七条办公室是公司为职员提供的办公场所，全体员工应爱护公司公物，节约使用物品，提高成本意识，反对资源浪费。对无故损坏公司设备者，将按财务报价罚款。

第八条全体员工应保护公司环境卫生。办公场所内禁止吸烟，保持办公室的整洁卫生,及时清理整顿自己的办公环境，个人使用的办公台下班前要进行整理，作到整齐有序。

第九条工作时间不得闲聊,严禁串岗,搬弄是非,扰乱工作次序。办公室内严禁大声喧哗，吵闹,打架斗殴,不做影响其他员工正常工作的事情。

第条在办公室内接打电话，要求文明用语，语气和缓，尽可能不要影响他人工作。

第一条任何时间不得在工作区域超时间会见私人朋友，业务交流尽量在会议室或洽谈室进行。

第二条员工下班后或上班时外出办事，应及时关闭自己桌上的电脑。最晚离开公司的人员要进行安全检查，做到灯灭、门锁。

第三条办公场地的出入安全管理由行政部与大厦保安部门建立联系，凡大件物品的出门必须经由行政部出具出门条。

第四条在办公室内一律不准做违背公司业务的其它事项。

第三

章员工着装要求

第五条在工作场所及外事活动中要言行得体,仪态大方,服饰整洁,注意工作礼仪。

第六条正装要求：业务人员和部门经理工作时间（周五除外）必须着正装或商务装。

第七条男员工着装：上班时间可穿衬衣、T 恤、长裤、皮鞋，但不能穿圆领衫、圆领毛衣、短裤、凉鞋等。

第八条女员工着装：上班时间不能穿吊带衣、背心、膝上短裤、休闲凉鞋及凉拖鞋、超短裙及薄、露、透的服装。

第九条所有员工必须着装大方、整洁，会见客户应着正装，参加投标、评标等商务活动必须穿西装或套装。

第二条所有员工在工作时间（周五除外）不能穿休闲装。

第二一条所有员工上班时间必须佩戴胸卡。

第四

章日常办公费用管理

第二二条公司日常办公费用由行政部负责管理。

第二三条公司统一要求的办公用品（包括：公司印制的信封、信纸、宣传彩页、胸卡、纸杯，财务报销单据等）由行政部

统筹办理批次采购，各区域办事处依实际需求量申请，行政部再安排配送。

第二四条公司总部房屋租金由行政部统筹办理按期支付。

第二五条办公费用的审批权限：行政部经理&总经理经理的审批权限：年度预算编制内，单价800 元以下的办公用品采购、常规办公费用的出。

度预算编制外，购置单价800 元以上的办公用品，必须报总经理批准后始得购置。

第二六条下列常规事项由行政部审核后即可办理支出。

每月固定支出办公费用：水费、电费、话费、物业管理费。

每月非固定支出费用：名片、制作费、印刷费、相片冲洗费、邮费、快递费、饮用水、图书资料。

办公用品购置费用：如签字笔、笔记本、胶水、文件夹、回形针、剪子、裁纸刀、贴签、擦手纸、清洁用品、茶包、纸杯、灯管、电池灯等，应视使用情形，维持一至二星期的安全存量，以备急需。

第四

章办公用品的管理

第二七条办公用品的使用本着节约的原则，每一个员工应提高成本意识。做到用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、妥善保管，注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事。

第二八条购入的物品必须附有入库清单，当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，保管人员应向交货人提出并通知有关负责人。

第二九条对于耐用期限一年以上，且单位价值在100 元以上的物品须办理入库手续并造册登记，使用者办理领用手续。严格管理台帐资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

第三条共用的耐用物品由行政部负责维护和保管。

第三一条办公用品管理员留存每月办公用品领用统计表，以进行成本核算。

第三二条离职人员在离职前须将个人领用的耐用办公用品返还。

第三三条办公用品的领用

第三四条电话、传真机、复印机、计算机等均属公司公用办公设备，员工在使用上必须遵守公司有关禁止公物私用的规定。

第三五条行政部保障公司通讯线路、电话分机及网络的通畅，如遇故障须及时通知行政部解决。

第三六条公司传真由专人负责，发送与接收均应及时处理。员工将需发送的传真资料用公司专用传真格式写好，交与指定人员，员工加班时发送传真也应自觉做好登记工作。