2016年4月自考文书档案管理大题

2016年4月江苏省自考文书档案管理大题及参考答案四、名词解释题

P32 36、文书工作

文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理，为组织工作服务的工作。

P96 37、文本

文本是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本，也有正本、副本、存本之分。

P329 38、档案证明

档案证明，是指档案馆（室）根据有关档案用户的询问和申请，为核查某种事实在馆（室）藏档案中记载情况而摘抄编写的一种书面证明材料。

P65 39、交拟

交拟是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节，是文件制作的起点。

P139-140 40、内部文件

内部文件是指组织在日常行政办公活动中形成的用于内部信息流通的文件。

五、简答题

P4-6 41、简述文档管理工作的重要性。

1文书、档案工作是国家管理的重要手段；2文书、档案工作是秘书工作重要的组成部分；3文书、档案工作是其他秘书工作的重要辅助手段。

P116-118 42、简述行文规则的具体内容。

1行文要尊重社会组织的隶属关系；2行文要尊重组织职权；3行文要考虑是否确有必要；4行文要明确发文权限；5同级社会组织可以联合发文；6经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

P171-172 43、简述档案收集的作用。

1收集是档案工作的起点；2收集工作是贯彻档案工作基本原则的首要措施；3收集工作直接关系着档案工作的信誉问题。

P130-131 44、简述收文部门对收文的传达应注意的问题。

传达时要注意：第一，掌握好传达的范围。第二，掌握好传达的时间和地点。第三，确定好文件由谁负责传达。

P10-11 45、简述作为文字材料的文书，其定义所包含的内容。

第一，文书的作者是从事社会活动的人。第二，文书具有实用性。第三，文书的记录方式为

文字。第四，文书的载体形式多种多样。第五，文书具有广泛的社会作用。第六，文书是一个类别名词，一般指一类文字材料，而不单指某份或几份材料。

六、案例分析题

46、案例：据《扬子晚报》2010年9月17日报道：传为李白后人的李均泰，一百多年前从安徽来到南京，于清同治三年在今下关区热河路103巷置下一片房产。因面临拆迁，围绕拆迁补偿款分配问题，李均泰的后人走上法庭。下关区人民法院经过几个月的艰苦工作，梳理出了继承人范围内总计130人的李家5支6代族谱，其中在世的70人。后下关法院召开了两次听证会，召集家族中各支代表核对族谱，并根据部分当事人提供的新线索，奔赴湖南、湖北、河南等地，查实了另外5名继承人。经依法追加，最终继承人范围由诉讼时的37人扩大到75人。为确定继承标的的具体面积，下关法院通过查考民国时期、1956年土地改革时期的老档案，结合落实政策发还通知，最终确定了面积。

问题：P14（1）该案例材料体现出档案的何种本质属性？如何理解该本质属性？

体现出档案的原始记录性。主要表现在档案是形成者在自身职能活动中形成的各种文件材料转化来的，不是事后另行编写和随意收集的间接材料。它具有记录和反映机关、组织和著名人物活动的原始性品格，是历史的真迹和凭证，有着重要的参考价值。

P14（2）档案除了上述的本质属性外，还有哪些一般属性？

知识属性和信息属性。

P15（3）该材料所涉及的档案来源主要有哪些？

1是官方性质的机关，如民国时期、1956年土地改革时期的老档案；2是一定的个人，如李家5支6代族谱。

47、材料：某公司在成立之初，就意识到企业档案工具具有的保密性质和重要性。于是，公司高层经研究一致决定把档案库房设在办公楼最顶层西侧和南侧的几个房间里。这几个档案库房虽然地处偏僻，但是光线很好，每天有6小时可以直接接触到阳光，工作人员工作环境也很清静；另外，这几个库房靠近盥洗室，擦洗档案箱（架）等较为便利。此外，为了方便工作，该公司还将机关档案库房与档案人员的办公室和生活间设置在一起。

问题：P288（1）该公司在选择档案库房时存在哪些主要问题？

档案库房设在办公楼最顶层存在高温、潮湿、漏雨的问题；档案库房设在办公楼西侧和南侧的几个房间里存在高温和阳光直射的问题；档案库房靠近盥洗室存在水灾以及有害气体对档案的影响；将机关档案库房与档案人员的办公室和生活间设置在一起，不利于档案的安全保存，存在泄密问题。同时也存在灰尘大、虫害多的问题。

P288（2）档案库房建设的基本原则是什么？

档案库房建设的基本原则是适用、经济、美观。