公文处理的常见错误分析

公文中的数字，除结构层次序数、词、词组、惯用语、缩略语等 必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。有的应该使用阿拉伯数 字的用了汉字，如“20世纪90年代”写成“二十世纪九十年代”。 有的用应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十八大”写成 “党的18大”等。
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三、公文处理的常见错误分析
对同一个部门的称呼不统一，有时是全称，有时 是简称。如前面用“人力资源和社会保障局”后 面用“人社局”，前面用“环保局”后面用“环 境保护局”等 地名表述不规范。如县前面可以不加XX市，直接 表述为XX县，但是区前面一般应加XX市，表述为 XX市XX区。“市州”一般写为“市（州）”， “县市区”一般写为“县（市、区）” 有的因为机构合并等原因更名后，仍在使用旧名 称，如“区卫生局”和“区计生局”应为“区卫 计局”，“区土地局”应为“区国土资源局”
标点符号标注错误。附 件名称后不加标点符号 （常见错误是名称后加 标点符号）
多个附件时标注不规范。 正确的标识方法是： 附件：1.XXXXXXX 2.XXXXXXXXXX
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字体 使用不当
正式公文一般第一层用黑体，第二层用楷 体，第三层仿宋加黑，第四层用仿宋体
标点使用 不规范
正式公文中第一层一般情况下单独成行， 标题后不加标点符号。第二层以下的标题 后打句号
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三、公文处理的常见错误分析
法定计量单位和数据使用不规范
在同一文件中，要求单位统一，前后表述一致，使用国家法定的 计量单位。如同一公文中有时用“亩”、有时用“平方米”、有 时用“公顷”。
● ● ● ● ● 指导工作，传达意图 联系工作，交流情况 请示工作，答复问题 总结工作，推广经验 记载工作，积累史料
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一、公文的特点和类别 类别
①行政公文②党务公文③法规公文④外文公文 ⑤司法公文⑥计划公文⑦军用公文
①法规性公文 ②计划性公文 ③指导性公文 ④陈述性公文 ⑤请求答复性公文 ⑥沟通情况性公文 ⑦宣传教育性公文 ⑧商洽性公文
部门和地方名称 表述不统一
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字符使用常见错误
汉字“О”用阿拉伯数字“0”或英文字母“o”代替 公文发文字号用的六角括号“〔〕”用中括号“[]”或者小括号 “（）”代替 单书名号“〈〉”用大于、小于号合在一起形成“<>”代替 分隔符“· ”用小数点“.”代替 代替“某”的“×”符号用英文大写字母“X”代替 解决以上问题，可从文档“插入”功能的“特殊符号”中查找。 另外，在行文中遇到领导人姓名、数字、“%”、字符和英文人 民在转行时候，应压缩或扩大字符间距，放在同一行，不得分开
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三、公文处理的常见错误分析
公文标题由发文机关、公文内 容、文种三部分组成，一般格 式为“发文机关+关于XX（事 由）的+文种”
要素 不全
把握 不准
标题排列 不美观
标题常见错误
文字 累赘
滥用 标点符号
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三、公文处理的常见错误分析 结构层次及字体、标点常见错误
结构层次 表示错误
一般而言，结构层次序数分为“一、”“（一） ”“1.”“（1）”四个层次。三级标题“1.”是 用“.”而不是“、”，每一级标题序数用字以及 标点符号等应当前后文保持一致。（一）和（1） 后应该不加标点符号，有的加了顿号。
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二、公文的格式和规范
公文的组成部分（18个） 份号 发文字号 正文 印章 印发机关和印发日期 密级和保密期限 签发人 附件说明 附注 紧急程度 标题 发文机关署名 附件 页码 发文机关标志 主送机关 成文日期 抄送机关
最低组成部分（8个）
发文机关标志 发文字号 标题 主送机关
正文
发文机关署名 （印章）
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二、公文的格式和规范
10.附件说明 11.发文机关署名 12.成文日期 14.附注
16.抄送机关
17.印发机关和印发日期
（四号仿宋体，左右各空半字， 必须放置在偶数页）
18.页码
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二、公文的格式和规范
注意
公文密级用3号黑体 发文字号用小2号仿宋体 主标题用2号方正小标宋 副标题用3号楷体 版记用4号仿宋体 其它用3号字。 正文中结构层次序数为“一、” “（一）”“1.”“（1）”
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数值范围表述常见错误
用分数和整数 表述数字范围 时不规范 表示时间 范围时不 规范
表示概数 时不规范
如“5万-10万人” 不能写成“5-10万 人”，“18岁至20 岁”不能写成“18 至20岁”，“4%6%”不能写成“46%”
可用“2000-2005 年”、“3-4月”， 但不能“20002005年度”、 “3-4月份”
成文日期
版记
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二、公文的格式和规范
1.份号 2.密级和保密期限 4.发文机关标志
3.紧急程度
5.发文字号
（居中，小二号仿宋体）
6.签发人 7.标题
8.主送机关
（三号仿宋体）
（二号方正小标宋）
9.正文（用三号字，
第一层用黑体， 第二层用楷体， 第三层用仿宋加黑， 第四层用仿宋体， 文种结构层次为 “一、”、“（一）”、 “1.”、“（1）”）
常用（7种）
通知
意见
决定
函
通报
请示
报告
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一、公文的特点和类别
适用范围
下行文：决议、决定、命令（令）、公报、公告、 通告、通知、通报、批复、纪要、意见 上行文：报告、请示、议案、意见 平行文：函
我局正在使用的红头
《孝感市孝南区国土资源局》 《孝感市孝南区国土资源局文件》 《中共孝感市孝南区国土资源局党组文件》 《中共孝感市孝南区国土资源局党组会议纪要》 《孝感市孝南区国土资源局办公室文件》
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三、公文处理的常见错误分析
平行单位间 使用上、下 行文文种 直接报送领导 同志个人
违反行文规则
请示事项 一文数事
越级行文
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三、公文处理的常见错误分析
上行文种 使用不当
缺少文种
文种重叠
文种使用 常见错误
拿“请示”当“函 ”用
生造文种
“请示”与“报告 ”混用、并用、连 用
把文种作为标题
按制法机关 性质分
按公文送达 和办理时间 分
①特急公文 ②加急公文 ③一般公文
Baidu Nhomakorabea
按作用分 按公文重要 程度分 按行文关系 分
①绝密公文 ②机密公文 ③秘密公文
①上行文 ②下行文 ③平行文
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一、公文的特点和类别
公文的文种（15种） 决议 公告 通报 议案 决定 通告 报告 函 命令（令） 意见 请示 纪要 公报 通知 批复
如“三四天”不 能写成“三、四 天”，“七八十 年代”不能写成 “七、八十年代”
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三、公文处理的常见错误分析 “附件说明”常见错误
1 标注位置和字体易出 错。国家标准规定： 公文如有附件，在正 文下空一行（常见错 误是在正文下空两行 或多行处标注）左空2 字用3号仿宋体字标识 “附件：”（常见错 误是标识为“附：” 或者“附表”），后 标注附件名称 2 3
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二、公文的格式和规范
总体要求
用纸：采用60g/m2--70g2胶版纸或复印纸，纸张白度在90度以上。 开本：采用国际标准A4型，成品尺寸为297毫米×210毫米，允许 误差±2毫米。不采用16开型（长260毫米、宽184）。 版心：版心尺寸为225毫米×156毫米（不含页码），每页22行， 每行26个字，行间距用3号字的4/5个，版面上空约39毫米，下空 约33毫米，左空约27毫米，右空约27毫米。为方便印制，每面行 数可视情况增加或减少1至2行，增减行数时适当调整行间距，保 持版心高度不变。 页码：用4号半角白正体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行， 左右各放一条4号一字线。一般情况采用正反双面印制，单页码 居右，双页码居左。 标点：采用规范全身标点，注意符合中文排版规范。 装订：左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订
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公文处理知识及常见错误分析
办公室、人事股 肖彬彬 2017年4月27日
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公文的特点和类别
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公文的格式与规范
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公文处理的常见错误分析
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一、公文的特点和类别
定义
党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务 的具有特定效力的规范格式的文书，是传达贯彻党和国家 方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请 示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 五大作用
发文机关标志、发文字号、发文机关署名等一定要一致
版记部分文件印发机关一定要用“孝南区国土资源局办公室”， 印发日期后面一定要加“印发”。
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二、公文的格式和规范
行文规则
行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。提倡发 短文，文件一般不超过3000字。报送市局和区委、区政府的请示、 报告一般控制在1000字以内。要执行行文程序规则，不得直接报 送领导同志个人（领导直接交办事项除外）。严格按照隶属关系 和职权范围发文。我局不得向乡镇场街党委、政府发布公文，也 不得要求乡镇场街党委、政府向我局报文。 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特 殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。具体说， 上行文时只能采用请示、报告、上行的意见等，下行文时只能用 决议、决定、通知、通报、公报、批复、纪要、下行的意见等， 向平级单位或没有隶属关系的单位行文，主要用函。