合同档案资料管理
工程合同档案管理措施
工程合同档案管理措施一、合同档案的建立1. 合同签订后，应立即建立合同档案，并由专人负责管理。
2. 合同档案应包括但不限于合同正本、附件、变更协议、相关批复文件、会议纪要、往来函件等。
3. 所有合同文件应当按照项目名称、合同编号等信息进行分类、编号和归档。
二、合同档案的保管1. 合同档案应存放在专门的档案室内，该环境应干燥、通风、避免阳光直射，以防档案材料受潮或褪色。
2. 合同档案应实行封闭管理，非经授权人员不得随意查阅或借阅。
3. 对于电子版的合同档案，应做好数据备份，并设置访问权限，确保信息安全。
三、合同档案的使用与借阅1. 需要查阅合同档案的人员应提前提出申请，并说明查阅的目的和内容。
2. 借阅合同档案时，应填写借阅登记簿，明确借阅人、借阅日期、归还日期等。
3. 借阅人应当爱护档案资料，不得涂改、撕毁或丢失。
4. 借阅结束后，应及时归还档案，并由档案管理人员检查档案的完整性。
四、合同档案的更新与维护1. 合同履行过程中产生的新文件，应及时归档到相应合同档案中。
2. 合同变更或解除时，应更新档案记录，并保存相关变更协议或解除证明。
3. 定期对合同档案进行检查和维护，确保档案的完整性和有效性。
五、合同档案的保密性1. 合同档案中可能包含敏感信息和商业秘密，因此必须严格遵守保密原则。
2. 未经授权，任何单位和个人不得泄露合同档案中的任何信息。
3. 对于涉及国家安全、商业机密等特殊内容的合同档案，应采取额外的保密措施。
六、合同档案的法律责任1. 合同档案管理人员应遵守国家有关档案管理的法律法规，对于违反管理规定造成的后果承担相应的法律责任。
2. 对于故意损毁、篡改或丢失合同档案的行为，将依法追究责任。
合同档案管理规定(定稿)
合同档案管理规定一、目的为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。
二、范围本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。
三、责任部门及责任人合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的合同档案进行清理核对；合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。
四、合同档案流转管理（一）合同资料提交管理：1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。
2、提交的合同资料符合以下要求：（1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如有修改，必须加盖相应的合同修正章。
（2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。
（3）合同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。
（4）修改协议的提交：营业科室需提交修改协议书3份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。
（5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。
（二）、合同资料移交管理：1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下：（1）合同资料的移交：2、移交流程：（1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交；（2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。
3、移交合同签收要求（1）合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收表》，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。
合同档案资料管理情况汇报
合同档案资料管理情况汇报尊敬的领导：我是某某公司的合同档案管理员，现就公司合同档案资料管理情况向领导做一份汇报。
首先，我要感谢公司领导对合同档案管理工作的高度重视和支持。
在公司领导的关心指导下，我和我的团队努力工作，不断完善合同档案管理制度，提高管理水平，确保合同档案资料的安全性和完整性。
一、合同档案管理制度建设。
我们公司建立了完善的合同档案管理制度，明确了合同档案的分类、归档、借阅、销毁等各项管理规定，规范了合同档案管理流程，确保了合同档案管理工作的有序进行。
二、合同档案管理工作情况。
1. 合同档案的归档工作。
我们严格按照管理制度，对公司各类合同档案进行分类、整理、编号，并按照规定的要求进行归档。
归档工作严格按照规定的流程进行，确保合同档案的准确无误。
2. 合同档案的借阅管理。
公司内部各部门对合同档案的借阅申请，均需经过严格审批程序，保证了合同档案的安全性和完整性。
同时，我们还建立了借阅档案的登记制度，对借阅情况进行详细记录，确保档案的流转情况清晰可查。
3. 合同档案的销毁管理。
合同档案的销毁工作，我们坚持按照规定的期限和程序进行，严格执行销毁审批程序，确保合同档案的安全销毁，杜绝了档案的遗漏和泄露。
三、合同档案管理存在的问题及改进措施。
在合同档案管理工作中，我们也发现了一些问题，主要包括，档案管理流程不够严密、档案管理信息化水平较低等。
针对这些问题，我们已经制定了相应的改进措施，加强了档案管理流程的监督和审查，加大了档案管理信息化建设力度，提高了档案管理的效率和准确性。
四、合同档案管理工作的展望。
未来，我们将继续加强合同档案管理制度的建设和完善，推动档案管理信息化建设，提高档案管理工作的科学化、规范化水平，确保公司合同档案管理工作更加规范、高效。
以上就是我对公司合同档案资料管理情况的汇报，希望领导能够给予指导和支持，共同推动公司合同档案管理工作取得更大的成绩。
谨此报告。
合同档案管理员，XXX。
合同档案的管理(集合9篇)
合同档案的管理（集合9篇）合同档案的管理第1篇为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。
二、档案资料管理原则1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。
①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理；②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印件留存备查。
2、原则上所有原件只作存档，不予外借；3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。
4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。
三、档案资料的移交1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查；投标文件由成本部存档备查。
2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档；项目部及成本部分别留存影印件备查。
3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。
4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档；项目部留存影印件备查。
5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。
6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案的使用效率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于：合同文本、附件、审批文件、往来函件等。
第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案的管理应符合国家法律法规和公司内部规章制度的要求。
（二）完整性原则：合同档案应包括合同的所有相关资料，确保档案的完整性。
（三）准确性原则：合同档案的内容应真实、准确，不得伪造、篡改。
（四）安全性原则：合同档案应采取有效措施，确保档案的保密性和安全性。
（五）便捷性原则：合同档案的管理应方便查询和使用。
第二章管理职责第四条公司设立合同档案管理小组，负责合同档案的日常管理工作。
合同档案管理小组由以下人员组成：（一）组长：负责合同档案管理的全面工作；（二）成员：负责合同档案的具体管理、整理、归档和查询工作。
第五条合同档案管理小组的主要职责：（一）制定合同档案管理制度，并组织实施；（二）对合同档案进行分类、整理、归档；（三）负责合同档案的查询、借阅和保密工作；（四）对合同档案的保管设施进行维护和更新；（五）对合同档案的管理工作进行监督和检查。
第三章合同档案的归档与保管（一）公司签订的各类合同；（二）合同相关的审批文件、附件、往来函件等；（三）合同执行过程中产生的相关文件。
第七条合同档案的归档程序：（一）合同签订后，合同承办人应将合同文本、审批文件、附件等材料报送合同档案管理小组；（二）合同档案管理小组对归档材料进行审核，确认材料齐全、完整、准确；（三）对审核通过的合同档案进行分类、编号、整理，并填写归档登记表；（四）将整理好的合同档案存入档案柜，并做好标识。
第八条合同档案的保管期限：（一）一般合同档案的保管期限为5年；（二）涉及国家秘密、商业秘密等特殊合同的保管期限，根据相关规定执行。
合同档案资料管理情况汇报
合同档案资料管理情况汇报一、背景介绍。
合同档案资料管理是企业管理工作中的重要环节，对于企业的经营发展和风险控制起着至关重要的作用。
合同档案资料管理情况汇报是对企业合同档案管理工作的一次全面总结和报告，旨在全面了解合同档案管理的现状和存在的问题，为进一步完善合同档案管理工作提供依据和参考。
二、工作开展情况。
1.合同档案管理制度。
公司建立了合同档案管理制度，明确了合同档案的归档、保管、利用和销毁等方面的管理规定，确保了合同档案管理工作的规范性和系统性。
2.合同档案管理人员。
公司配备了专门的合同档案管理人员，负责合同档案的整理、归档、查询和借阅等工作，保证了合同档案管理工作的专业性和高效性。
3.合同档案管理系统。
公司引进了先进的合同档案管理系统，实现了合同档案的电子化管理，提高了合同档案管理的便捷性和安全性，为合同档案管理工作提供了有力的技术支持。
三、存在的问题。
1.合同档案管理流程不畅。
在实际工作中，合同档案管理流程存在不畅的情况，导致了合同档案管理工作的效率不高，需要进一步优化和完善。
2.合同档案管理信息化水平有待提高。
尽管公司引进了合同档案管理系统，但是在实际使用中，仍然存在一些技术障碍和人员培训不足的情况，需要进一步提高合同档案管理的信息化水平。
3.合同档案管理安全风险较大。
由于合同档案管理涉及到大量的企业重要信息，存在一定的安全风险，需要加强合同档案管理的安全保密工作，防范合同档案信息泄露的风险。
四、改进措施。
1.优化合同档案管理流程。
公司将进一步优化合同档案管理流程，简化操作步骤，提高工作效率，确保合同档案管理流程的畅通和高效。
2.加强合同档案管理人员培训。
公司将加强对合同档案管理人员的培训，提高其专业素养和技术水平，确保合同档案管理工作的专业化和高效化。
3.加强合同档案管理安全保密工作。
公司将加强合同档案管理的安全保密工作，建立健全的安全管理制度，加强合同档案信息的加密和权限控制，确保合同档案信息的安全性和完整性。
合同部档案管理制度
一、总则第一条为了加强合同部档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于合同部所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条合同部档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性原则；3. 真实性原则；4. 安全性原则；5. 有效性原则。
二、档案的分类与归档第四条合同部档案分为以下类别：1. 合同文件类：包括各类合同、协议、授权委托书等；2. 附件类：包括合同附件、相关证明材料、审批文件等；3. 会计凭证类：包括合同执行过程中的发票、收据、付款凭证等；4. 其他类：包括合同执行过程中的会议纪要、通讯记录、咨询意见等。
第五条合同档案的归档应按照以下程序进行：1. 归档前，合同部门负责人应对档案材料的完整性、准确性进行审核；2. 归档时，应按照档案类别、时间顺序进行排列，并填写档案登记表；3. 归档后，由档案管理员进行编号、编目，并建立档案目录。
三、档案的整理与保管第六条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案类别、时间顺序进行排列；2. 档案卷内文件应保持原貌，不得随意拆散、篡改；3. 档案卷内文件应按顺序排列，并在文件首页标注页码；4. 档案卷内文件应填写卷内目录，包括文件名称、页数、备注等信息。
第七条档案保管应遵循以下要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗；2. 档案柜应使用符合国家标准的档案柜，并定期检查档案柜的完好性；3. 档案应按照类别、时间顺序存放，并保持整洁；4. 档案管理人员应定期检查档案的保管情况，发现问题及时处理。
四、档案的利用与查阅第八条合同档案的利用应遵循以下规定：1. 合同档案的查阅应遵守国家档案法律法规和本部门档案管理制度；2. 查阅档案应填写查阅登记表，明确查阅目的、时间、查阅人等信息；3. 查阅档案应遵守保密原则，不得泄露档案内容；4. 查阅档案应在档案保管员陪同下进行。
合同档案管理方法(最新13篇)
合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。
二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。
特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。
合同_资料_档案管理制度
第一章总则第一条为规范合同资料档案管理，确保合同资料的完整、准确、安全，提高合同资料的使用效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同资料的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等环节。
第三条本制度遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：公司合同资料实行集中统一管理，确保合同资料的完整性和准确性。
（二）分类管理原则：根据合同资料的性质、类别、用途等进行分类管理，便于查阅和利用。
（三）安全保密原则：对合同资料进行严格的安全保密管理，防止泄露公司商业秘密。
第二章合同资料的收集与整理第四条合同资料的收集范围：（一）公司签订的各类合同、协议、承诺书等法律文件；（二）公司内部形成的与合同相关的文件、函件、会议纪要等；（三）合同履行过程中的相关凭证、证明材料等。
第五条合同资料的整理要求：（一）对收集到的合同资料进行分类、编目、归档；（二）对合同资料进行编号，确保编号的唯一性；（三）对合同资料进行数字化处理，建立电子档案。
第三章合同资料的归档与保管第六条合同资料的归档：（一）合同资料收集完毕后，由归档人填写《合同资料归档登记表》；（二）归档人将合同资料提交给档案管理员，由档案管理员进行审核、归档；（三）档案管理员对归档的合同资料进行编号、登记，建立档案目录。
第七条合同资料的保管：（一）档案管理员负责合同资料的保管工作，确保合同资料的安全；（二）合同资料应存放在通风、干燥、防潮、防虫、防鼠的档案室；（三）档案管理员应定期检查合同资料，确保其完整、完好。
第四章合同资料的借阅与销毁第八条合同资料的借阅：（一）借阅人需填写《合同资料借阅登记表》，说明借阅目的、期限等；（二）档案管理员审核借阅申请，批准后办理借阅手续；（三）借阅人应妥善保管借阅的合同资料，按时归还。
第九条合同资料的销毁：（一）合同资料达到销毁条件时，由档案管理员提出销毁申请；（二）档案管理员将销毁申请提交给公司负责人审批；（三）经批准后，由档案管理员组织销毁合同资料，并做好销毁记录。
2024年合同档案管理办法
合同档案管理办法一、总则1.1 为加强合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。
1.2 本办法适用于公司内部各类合同档案的管理，包括合同签订、履行、变更、解除、终止等环节所形成的文件材料。
（1）及时性：合同档案应及时收集、整理、归档，确保档案的完整性；（2）准确性：合同档案应真实、准确地反映合同签订、履行等实际情况；（3）安全性：合同档案应妥善保管，防止丢失、损毁、篡改等情况发生；（4）保密性：合同档案涉及商业秘密和国家秘密的，应按照相关法律法规进行保密；（5）便捷性：合同档案应便于查询、利用，提高档案使用效率。
二、合同档案的收集与整理2.1 合同档案的收集（1）合同草案、修改稿、会签稿等；（2）合同谈判记录、会议纪要等；（3）合同签订依据，如招投标文件、中标通知书等；（4）合同评审意见、法律意见书等；（5）其他与合同签订有关的文件材料。
（1）合同履行过程中的往来函件、通知、报告等；（2）合同履行过程中的变更、解除、终止等文件材料；（3）合同履行过程中的验收、结算、支付等文件材料；（4）其他与合同履行有关的文件材料。
2.2 合同档案的整理2.2.1 合同承办部门应按照合同签订、履行等环节，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订。
（1）文件材料应按照时间顺序排列；（2）文件材料应按照重要程度、利用频率等因素进行分类；（3）文件材料应确保字迹清晰、完整，易于识别；（4）文件材料应采用统一规格的装订材料，便于查阅。
三、合同档案的归档与保管3.1 合同档案的归档3.1.1 合同承办部门应在合同履行完毕后，及时将合同档案归档。
（1）合同档案应按照合同类型、签订时间等因素进行分类；（2）合同档案应填写归档目录，包括合同名称、签订日期、合同编号等基本信息；（3）合同档案应按照编号顺序，依次装入档案盒，并在档案盒上标注合同名称、编号等；（4）合同档案归档后，应进行编号、编目，确保档案的有序性。
合同档案管理及档案利用管理制度内容
合同档案管理及档案利用管理制度内容第一章总则第一条为了加强合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保合同档案的真实性、完整性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有合同档案的管理和利用工作。
第三条合同档案管理应遵循统一领导、分级管理、集中保管、分散利用的原则。
第四条单位应当设立专门的合同档案管理机构，负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第二章合同档案的收集与整理第五条合同档案的收集（一）合同档案的收集范围包括：单位对外签订的各类合同、协议、备忘录等具有法律效力的文件。
（二）合同档案收集时应确保合同文本齐全、内容真实、签字盖章完整。
（三）合同档案收集应及时，原则上在合同签订后5个工作日内完成。
第六条合同档案的整理（一）合同档案整理应按照合同类型、签订时间、合同当事人等要素进行分类。
（二）合同档案应按照以下顺序排列：合同封面、合同正文、附件、补充协议、变更协议、解除协议、终止协议等。
（三）合同档案整理时应确保档案内容完整、字迹清晰、装订整齐。
第三章合同档案的归档与保管第七条合同档案的归档（一）合同档案归档应按照以下程序进行：1. 合同档案整理完毕后，由合同管理部门负责人进行审核。
2. 审核合格后，将合同档案交由档案管理部门进行归档。
3. 档案管理部门应在收到合同档案后5个工作日内完成归档工作。
（二）合同档案归档时应填写《合同档案归档登记表》，内容包括：合同名称、合同编号、签订时间、合同当事人、归档日期等。
第八条合同档案的保管（一）合同档案保管应确保安全、保密、防火、防盗、防潮、防虫蛀。
（二）合同档案应存放在专门的档案库房，库房应符合国家档案保管标准。
（三）合同档案保管期限应按照以下规定执行：1. 重要的合同档案保管期限为合同期限届满后5年。
2. 一般的合同档案保管期限为合同期限届满后3年。
合同资料档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司合同资料档案管理，确保合同资料的真实性、完整性和安全性，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同资料档案的管理工作。
第三条合同资料档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格按照国家法律法规和公司内部规定，确保合同资料档案的合法性。
（二）真实性：确保合同资料档案内容真实、准确，不得篡改、伪造。
（三）完整性：全面收集、整理合同资料，确保档案的完整性。
（四）安全性：采取有效措施，确保合同资料档案的安全，防止丢失、损坏。
第二章适用范围第四条本制度适用于公司所有合同资料档案，包括但不限于以下类型：（一）合同文本：包括各类合同、协议、备忘录等。
（二）合同附件：包括合同履行过程中产生的各类文件、单证、函电等。
（三）合同变更文件：包括合同签订、履行、终止过程中的变更文件。
（四）合同执行情况报告：包括合同履行情况、违约情况、争议解决情况等。
第三章档案管理职责第五条公司设立合同资料档案管理部门，负责合同资料档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第六条合同资料档案管理部门的主要职责：（一）制定合同资料档案管理制度，并组织实施。
（二）对合同资料档案进行分类、编号、归档。
（三）建立健全合同资料档案查阅、借阅、销毁等手续。
（四）定期对合同资料档案进行清理、核对，确保档案的完整性。
（五）对合同资料档案进行保密，防止泄露公司商业秘密。
第四章档案管理流程第七条合同资料档案的收集：（一）合同签订时，合同签订人应将合同文本及相关附件报送合同资料档案管理部门。
（二）合同履行过程中，合同执行人应将合同变更文件、执行情况报告等报送合同资料档案管理部门。
第八条合同资料档案的整理：（一）合同资料档案管理部门对收集到的合同资料进行分类、编号。
（二）对合同资料档案进行登记、归档。
第九条合同资料档案的保管：（一）合同资料档案应存放在安全、干燥、防潮、防虫蛀的场所。
合同档案管理
合同档案管理合同档案管理是指对企事业单位与各类合作伙伴签订的合同进行统一管理和归档的工作。
合同档案管理的目的是为了保护合同的合法权益，确保合同的履行和执行，并且保证合同的信息安全和便捷查询。
一、合同档案管理的重要性合同是企事业单位在开展经济活动中的一种重要法律文书，在合同签订后，需要按照法律规定的期限和程序进行存档。
合同档案管理的重要性体现在以下几方面：1.保护合同的合法权益：通过档案管理，可以确保合同的完整性和真实性，避免纠纷和风险。
2.提高合同执行效率：通过档案管理，可以追踪和监督合同的履行进程，并及时提醒相关部门和人员履行合同义务。
3.保证信息的安全性：通过档案管理，可以对合同信息进行加密储存和访问权限控制，保证信息的安全性和机密性。
4.方便查询和利于决策：通过档案管理，可以方便地查询和获取合同信息，为企事业单位的决策提供参考依据。
二、合同档案管理的流程合同档案管理的流程主要包括合同登记、存档管理、归档销毁等环节。
1.合同登记：合同签订后，需要进行登记，包括合同编号、签订日期、合同类型、合同金额等信息。
2.存档管理：将合同进行归类，并按照档案管理规定的期限和程序进行存储和管理，包括合同的分册、分类、编号、归档盒管理等。
3.归档销毁：合同存档期满或者有特殊需要时，需要按照档案管理规定的程序进行归档销毁，包括申请、审批、销毁记录等。
三、合同档案管理的要求合同档案管理需要遵循以下几个原则：1.合同档案管理应符合法律法规和企事业单位的相关规定，确保合同的合法性和真实性。
2.合同档案管理应具有完整的流程和相应的制度，确保合同的存储和管理符合要求。
3.合同档案管理需要建立相应的信息技术支持系统，方便管理和查询。
4.合同档案管理需要建立相应的安全和保密措施，保证合同信息的安全性和机密性。
四、合同档案管理的优势合同档案管理通过建立统一规范的流程和制度，以及相应的信息系统，可以提供以下优势：1.提高工作效率：通过合同档案管理，可以减少合同的遗失和漏签现象，提高合同的处理速度和准确性。
合同档案管理方法和技巧
合同档案管理方法和技巧一、引言合同档案管理是企业日常运营中不可或缺的一环，好的合同档案管理能够提高企业内部协调和外部合作的效率，保障企业利益。
本文将从文件归档、信息录入、存储方式、保密措施等多个方面介绍合同档案管理方法和技巧。
二、文件归档1. 文件分类将合同按照类型进行分类，如销售合同、采购合同、服务合同等。
同时，还可以根据签订时间或者客户名称等方式进行细分。
2. 文件编号对每份文件进行编号，以便于查找和管理。
编号可以包括日期、类型及序号等信息。
3. 文件标记对于重要的合同文件，可以在文件上进行标记，如加盖“重要”、“机密”等字样，并在归档时单独存放。
三、信息录入1. 合同基本信息对于每份合同都应该记录基本信息，如签订时间、签订地点、双方当事人姓名及联系方式等。
2. 合同内容摘要记录每份合同的主要内容摘要，以便于查找和管理。
3. 附件清单对于有附件的合同，需要记录附件名称和数量，并单独存放。
四、存储方式1. 纸质档案对于重要的合同文件，建议采用纸质档案存储，可以保证安全性和可靠性。
2. 电子档案对于一些不太重要或者大量的合同文件，可以采用电子档案存储，方便查找和管理。
3. 档案柜对于纸质档案的存储，需要选择适合的档案柜。
柜子应该具有防火、防潮、防盗等功能，并且应该定期检查和维护。
五、保密措施1. 权限管理对于重要的合同文件，需要进行权限管理。
只有授权人员才能够查看和处理这些文件。
2. 存放位置对于重要的合同文件，需要选择安全可靠的存放位置。
最好是在专门的保险柜内存放，并且应该定期检查和维护。
3. 销毁方式对于已经过期或者无用的合同文件，需要进行及时销毁。
销毁方式可以包括烧毁、粉碎等多种方式，并且需要注意保密性。
六、总结好的合同档案管理能够提高企业内部协调和外部合作的效率，保障企业利益。
在文件归档、信息录入、存储方式、保密措施等多个方面，我们需要注意细节，建立科学合理的管理体系，才能够更好地进行合同档案管理。
合同档案管理制度及职责
第一章总则第一条为了规范合同档案的管理工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有合同档案的管理工作，包括合同的签订、履行、变更、解除、终止等各个环节。
第三条合同档案管理应遵循以下原则：1. 法规原则：遵守国家法律法规，严格执行档案管理制度；2. 完整原则：确保合同档案的完整性，不得损毁、丢失；3. 准确原则：保证合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造；4. 安全原则：确保合同档案的安全，防止泄密、丢失、损坏；5. 利用原则：提高合同档案的利用率，为各项工作提供有效服务。
第二章管理机构及职责第四条我单位设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条合同档案管理部门的主要职责：1. 制定合同档案管理制度，并组织实施；2. 负责合同档案的收集、整理、归档工作；3. 负责合同档案的保管、鉴定、销毁工作；4. 负责合同档案的查询、借阅、复制、利用工作；5. 负责合同档案的统计、分析和报告工作；6. 负责合同档案的安全保密工作；7. 负责合同档案的培训和指导工作；8. 完成领导交办的其他工作。
第六条合同档案管理部门应配备专职或兼职档案员，负责具体实施合同档案管理工作。
第七条合同档案管理部门的档案员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 具备档案管理专业知识和技能；3. 熟悉相关法律法规和业务知识；4. 工作认真负责，具有较强的责任心和服务意识。
第三章合同档案的收集与整理第八条合同档案的收集范围包括：1. 我单位与外部单位签订的各类合同；2. 我单位内部各部门、各分支机构签订的各类合同；3. 合同履行过程中产生的各类文件、资料；4. 合同变更、解除、终止的相关文件；5. 合同履行情况、履行效果等方面的评价和总结。
第九条合同档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照合同类型、合同签订时间、合同履行情况等进行分类整理；2. 编号管理：对合同档案进行统一编号，确保档案的唯一性和可追溯性；3. 立卷归档：按照合同档案的实际情况，将合同档案立卷归档；4. 完整性：确保合同档案的完整性，不得遗漏重要文件、资料。
合同档案管理方法(实用4篇)
合同档案管理方法（实用4篇）随着法律法规不断完善，人们越发重视合同，合同的类型越来越多，它也是减少和防止发生争议的重要措施。
那么大家知道正规的合同书怎么写吗？下面是牛牛范文的小编为您带来的4篇合同档案管理方法，我们不妨阅读一下，看看是否能有一点抛砖引玉的作用。
合同档案管理制度篇一一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。
二、各类档案的组卷要准确。
卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。
三、档案整理。
按规定制定统一的档案分类编号方案。
案卷的排列、编号符合规定要求。
四、文件的整理。
鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。
对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。
五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。
六、库房管理。
库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。
七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密合同档案管理制度篇二一、总则集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。
为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。
各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
二、归档范围1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。
合同档案管理制度
合同档案管理制度合同档案管理制度是指为了规范和有效管理合同档案而建立的一套制度和流程。
该制度旨在确保合同档案的完整性、安全性和可追溯性，以便在需要时能够方便地查阅和使用相关合同信息。
以下是一个合同档案管理制度的范本，供您参考：1. 目的和范围。
1.1 目的，建立合同档案管理制度，规范合同档案的管理流程，保障合同档案的完整性和安全性。
1.2 范围，适用于所有公司内部的合同档案管理工作，包括合同的存档、归档、检索和销毁等环节。
2. 责任部门和人员。
2.1 合同管理部门，负责公司合同档案管理工作的规划和执行。
2.2 合同管理员，负责具体的合同档案管理工作，包括合同的存档、归档、检索和销毁等。
3. 合同档案管理流程。
3.1 合同存档，合同签订后，由合同管理员将合同文本和相关资料进行存档，并建立合同档案。
3.2 合同归档，合同归档应按照一定的分类和编号规则进行，确保合同档案的整齐和便于管理。
3.3 合同检索，当需要查阅合同时，应向合同管理员提出申请，由合同管理员按照规定的程序进行检索。
3.4 合同销毁，合同到期或作废后，应根据公司规定的合同销毁周期进行销毁处理，确保合同信息的安全性和保密性。
4. 合同档案管理的安全措施。
4.1 合同档案室，公司应建立专门的合同档案室，对合同档案进行安全存放和管理。
4.2 合同档案保密，合同管理员应严格遵守保密规定，确保合同信息不被泄露。
4.3 合同档案备份，公司应定期对合同档案进行备份，以防止档案丢失或损坏。
以上是一个简单的合同档案管理制度范本，您可以根据公司的实际情况进行调整和完善。
如果您需要进一步的帮助或有其他问题，欢迎随时与我联系。
我将竭诚为您提供专业的合同范本服务。
合同档案管理管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本规定。
第二条本规定适用于本单位各类合同档案的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、技术转让合同、咨询服务合同等。
第三条合同档案管理应当遵循以下原则：（一）真实性原则：合同档案必须真实反映合同的签订、履行、变更和终止等情况。
（二）完整性原则：合同档案应当齐全，包括合同文本、附件、相关证明材料等。
（三）安全性原则：合同档案应当采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损毁和泄密。
（四）有效性原则：合同档案应当便于查询和利用，为合同履行、争议解决和后续管理工作提供依据。
第二章合同档案的收集与归档第四条合同档案的收集应当及时、全面、准确。
（一）合同签订部门应当及时将合同文本、附件等相关材料报送档案管理部门。
（二）合同签订过程中产生的相关证明材料，如审批文件、签字盖章、合同履行记录等，也应当一并报送档案管理部门。
第五条合同档案的归档应当符合以下要求：（一）归档时间：合同签订后一个月内完成归档。
（二）归档材料：合同文本、附件、相关证明材料等应当齐全。
（三）归档手续：归档材料应当经过合同签订部门负责人签字确认，并注明归档日期。
第三章合同档案的整理与保管第六条合同档案的整理应当遵循以下原则：（一）分类整理：按照合同类型、签订时间、合同履行情况等进行分类整理。
（二）编号管理：对合同档案进行统一编号，便于查询和利用。
（三）编制目录：编制合同档案目录，详细记录档案的存放位置、档案内容等信息。
第七条合同档案的保管应当符合以下要求：（一）存放环境：合同档案应当存放在通风、干燥、防潮、防虫、防火、防盗的专用档案柜或档案室。
（二）温度和湿度：档案室的温度和湿度应当控制在适宜范围内，防止档案的霉变、褪色和损坏。
（三）安全措施：档案室应当安装防盗报警系统、防火设备等，确保档案安全。
合同档案管理制度范本
合同档案管理制度范本一、总则1. 为规范合同档案的管理，确保合同文件的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。
2. 本制度适用于公司所有合同档案的收集、整理、保管、使用和销毁等活动。
二、合同档案的收集1. 各部门在合同签订后应将合同正本、副本及相关附件及时移交给合同管理部门。
2. 合同管理部门负责对合同文件进行登记、分类和编号。
三、合同档案的整理与保管1. 合同档案应按照合同类型、签订时间等进行分类。
2. 合同档案应存放在防潮、防火、防虫害的环境中，确保档案的安全。
3. 合同档案应定期进行清点和检查，确保档案的完整性。
四、合同档案的使用1. 需要查阅合同档案的人员，应向合同管理部门提出申请，并说明查阅目的和范围。
2. 合同管理部门应根据申请的合理性，决定是否同意查阅，并做好记录。
3. 查阅合同档案时，应遵守保密规定，不得泄露合同内容。
五、合同档案的保密1. 合同档案属于公司机密，未经授权，任何人不得擅自泄露或复制。
2. 对于涉及商业秘密的合同档案，应采取更为严格的保密措施。
六、合同档案的更新与维护1. 合同管理部门应定期对合同档案进行更新，确保档案信息的准确性。
2. 对于合同的变更、解除或终止，应及时更新合同档案，并做好记录。
七、合同档案的销毁1. 对于已经失效或过期的合同档案，应按照公司规定进行销毁。
2. 销毁合同档案前，应进行审批，并做好销毁记录。
八、责任追究1. 对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重，追究相关人员的责任。
2. 造成公司损失的，应依法承担相应的赔偿责任。
九、附则1. 本制度自发布之日起实施，由合同管理部门负责解释。
2. 本制度的修改和更新，由合同管理部门提出，经公司高层批准后执行。
请注意，以上内容仅为范本，具体实施时应根据公司实际情况进行调整和完善。
合同档案管理办法【带多应用】
合同档案管理办法第一条总则1.1为规范合同档案的管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。
1.2本办法适用于公司与外部单位或个人签订的各类合同及与合同有关的文件的归档、保管、借阅、销毁等活动。
第二条合同档案的归档2.2合同承办部门提交合同档案时，应填写《合同档案归档登记表》，并确保合同档案的名称、编号、签订日期、生效日期等信息的准确无误。
2.3档案管理部门接收合同档案后，应在5个工作日内完成归档工作，并在《合同档案归档登记表》上签字确认。
第三条合同档案的保管3.1合同档案应按照档案管理的相关规定进行分类、编目、装订、存放，确保档案的有序、整洁、安全。
3.2档案管理部门应定期对合同档案进行检查，发现问题及时整改，确保档案的完整性和安全性。
3.3档案管理部门应建立健全合同档案的保管制度，包括档案的借阅、归还、销毁等环节的管理规定。
第四条合同档案的借阅4.1借阅合同档案应填写《合同档案借阅申请表》，经相关部门审批同意后，方可办理借阅手续。
4.2借阅合同档案时，应确保档案的完好无损，并在借阅期间妥善保管，不得涂改、损坏、丢失或擅自复制。
4.3借阅合同档案的人员应按时归还档案，如需续借，应办理续借手续。
第五条合同档案的销毁5.1合同档案的销毁应按照档案管理的相关规定进行，不得擅自销毁。
5.2对于已到保管期限的合同档案，档案管理部门应提出销毁意见，经相关部门审批同意后，方可进行销毁。
5.3销毁合同档案时，应由档案管理部门、相关部门和监督部门共同参与，确保销毁过程的合规性和安全性。
第六条附则6.1本办法由公司档案管理部门负责解释。
6.2本办法自发布之日起施行，原合同档案管理规定同时废止。
一、五种特殊的应用场合及注意事项1.场景一：小张的公司最近签订了一堆合同，他得把这些合同都归档好。
小张需要注意的条款是合同档案的归档时间和流程。
他得在合同生效后的10个工作日内，把合同文本和相关文件交给档案管理部门。
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合同、档案、资料管理1. 目的为了规范公司的档案管理，规避因档案不完整或缺失带来的法律风险，现对公司档案实行分级管理，对于重要档案要求严格控制。
2. 范围适用于公司各类档案管理。
3. 定义无4.职责4.1. 法务监察部4.1.1. 负责公司对合同管理全过程的规范性进行监督监察。
4.1.2. 负责各单位法律诉讼类档案的监管工作。
4.2. 行政人事部4.2.1. 负责公司档案管理制度的制定工作。
4.2.2. 负责公司重要档案的保存、监管工作。
4.2.3. 负责对各单位档案管理的检查工作。
4.2.4. 负责合同预警的工作。
4.3. 总经办4.3.1. 负责各层级合同的审批工作。
5. 工作程序5.1.档案分级管理5.1.1. Ⅰ级（公司总部）：分为行政人事类档案、财务类档案、运营管理类档案、法务监察类档案、工程类档案，详见《公司类档案目录汇总》。
5.1.2. Ⅱ级（项目）：项目档案为基层员工劳务派遣合同、返聘合同原件及员工档案、工程移交资料、质保合同、工程维修、设备采购、工程质保金、业主入住的有关资料、日常服务记录等，详见《项目档案目录结构及归档范围》。
5.1.3. 各单位严格按照《档案责任管理人》中的要求保管。
5.2.重要档案管理5.2.1. 证照保管5.2.1.1 公司证照由总部行政人事部保管存档。
5.2.1.2行政人事部建立更新《证照备案明细表》,每年3月至6月公司证照年审完毕后，须将有效证照扫描保存至文档系统，行政人事部负责检查备案。
5.2.2. 合同及档案资料管理A. 合同管理a. 需要签定合同的项目a）. 收款合同类：经营收款总金额1000元以上必须签订合同。
b). 付款合同类：付款金额1万元以上必须签订合同。
B.合同的草拟a. 各类合同的草拟，实行归口管理、分级把关的原则，谁负责此项业务，由谁负责草拟合同。
b. 在草拟合同前，应对合同涉及的主要内容有一个全面的了解，包括对方当事人的履约能力、信誉度、设备材料质量性能、市场行情等。
c. 所有合同在草拟时，必须确保符合国家法律规定，有规范文本的，要参照规范文本。
d. 公司日常行政管理中所涉及的活动需签定的合同，由负责草拟合同人发起《合同（协议）审批表》按流程审批。
e. 合同联办按流程审批完成后方可签订。
C. 合同签订a. 合同签订部门在提出《合同（协议）审批表》后，必须将对方公司的《营业执照》、《税务登记证》、《组织机构代码证》副本复印件；若对方为个人时需要提交身份证复印件至公司行政人事部。
b. 各类合同审批后，由经办人将合同条款与审批意见核对修改后打印四份，由对方公司法定代表人签字（若为代理人需要开具授权委托书）并盖章后，交行政人事部行政内勤处。
双方均不得使用财务章或部门印章签订合同；若对方为个人时需要对方当事人签字按手印，并落款个人身份证号、联系方式。
d. 各类合同审批后，由经办人将合同条款与审批意见核对修改后打印四份，由对方公司法定代表人签字（若为代理人需要开具授权委托书）并盖章后，交行政人事部行政内勤处。
e. 合同签订部门负责应将我公司签字盖章完毕的合同，在2个工作日内传递给合同签订部门，由合同签订部门负责完成对方的签字盖章手续办理工作。
f. 合同签订部门负责合同的传递。
合同双方签字盖章完毕后，合同签订部门必须将合同及时传递至行政人事部、财务管理部、合同内容涉及到的相关部门，并做好合同传递登记。
D.合同执行a. 合同执行中的日常管理原则是哪个部门经办，哪个部门管理。
合同内容涉及到的各部门是合同执行的第一责任部门，所有经营管理活动必须严格履行合同条款规定，如在执行过程中存在困难，可以要求合同签订部门进行支撑。
负责管理合同的部门，要定期了解、检查合同执行情况，协调解决执行中的问题。
根据需要，重要的经济、零星施工合同，在执行中须定期将合同执行情况，向总经理汇报。
在合同执行过程中，凡涉及到合同条款的补充、修改，都必须按合同草拟签约的程序办理，任何个人都不得私自修改、补充合同条款和增减合同总造价。
b. 各部门提请已签订合同的业务审批事项时，必须将合同作为附件，各级领导审批业务时，必须以合同为依据。
c. 各部门应有专人登记应收款台账并与财务管理部定期核对。
d. 总部综合管理部、品质部负责对合同执行情况的监督指导。
e. 财务管理部负责对经济合同执行情况的监督检查，所有经济合同收支必须以合同条款为依据，对于不符合合同规定的付款可拒付。
f. 财务管理部应建立收款合同管理台账，并下发各相关部门执行。
财务管理部负责对台账登记人员进行定期培训，对台账登记的准确性、完整性、及时性进行监督检查，对应收未收款项及时预警、及时催收。
g. 台账的主要内容应包括但不限于：序号、合同号、经办人、对方单位、签约日期、合同标的、标的额、合同收款日期、实际收款金额、实际收款日期、备注等。
h. 合同执行过程中，凡涉及到合同条款变更的，必须按合同签订流程签订合同变更补充协议。
如遇合同对方无任何告知强行终止合同的，必须于终止合同2日内提交合同终止情况说明，与合同一起归档。
i. 总部合同终止情况说明需经部门第一负责人、财务管理部第一负责人品质部负责人签字确认并报总部行政人事部备案。
E. 员工合同及档案a. 包含内容：管理人员人事档案及劳动合同、基层员工人事档案及劳务派遣合同（返聘）。
b. 保管责任人：基层员工人事档案及劳务派遣（返聘）合同原件以各管理处为单位保管，合同保管责任人为人事管理员或行政内勤；合同一式三份，员工本人、所在管理处、公司总部各存档一份。
管理人员人事档案及劳动合同原件以公司总部为单位保管，合同保管责任人为公司行政人事部负责人。
c. 保管要求：员工劳务派遣（返聘）合同和员工劳动合同原件集中存放，并将信息记录在《员工花名册》中。
《员工花名册》信息每周更新。
行政人事部提前二个月做劳动合同到期预警, 各项目负责跟踪落实合同签订。
F. 服务经营类合同a. 包含内容：物业服务合同、电梯、消防、垃圾清运分包合同、供热交换站管理合同、房屋含机站租赁合同、用电协议、多种经营合同、工程维修、设备采购、对应合同的招标文件。
b. 保管责任人：服务经营类合同的所有原件以公司为单位保存（合同签订时一式三份，行政人事部、财务部保存一份原件），对应的招标文件与合同一并保存，品质部、合同涉及的管理处负责保存相关合同复印件。
c. 保管要求：公司行政人事部负责合同存放保管，建立更新《合同明细台账》。
每月1日前行政人事部对各项目合同台账进行集中整理分类。
行政人事部提前三个月做合同到期预警，相关职能部门相关部门做合同履约及续签的跟踪落实。
G. 工程类资料a. 包含内容：工程移交资料、质保合同、工程质保金、业主入住的有关资料。
b. 保管责任人：所有工程资料原件以所涉及的管理处为单位保存。
c. 保管要求：各管理处的行政内勤负责资料保管，建立目录明细，建立《业主花名册》，和业主分户档案。
公司品质部设备负责人对工程资料的分类存档给予指导。
项目第一负责人负责资料借阅的批准，行政内勤负责借出资料的回收。
H. 法律诉讼类资料a. 包含内容：寄发施工单位的工程质量（维修）函件、寄发给合同关系单位的函件、寄发给业主催费函、律师函、风险提示函（法务监察部下发）、项目撤场资料、重要声像档案、人民调解协议书、主要声像档案等。
b. 保管责任人：寄发施工单位的工程质量（维修）函件、寄发给合同关系单位的函件及邮寄单据原件、风险提示函（法务监察部下发）由相关项目保存；项目撤场资料原件由公司保存；主要声像档案由公司保存，行政人事部备份；寄发给业主催费函、律师函、人民调解协议书及邮寄单据原件由项目存在业主档案中，公司保存复印件。
c. 保管要求：所有寄发给单位的函件、风险提示函（法务监察部下发）由项目行政内勤负责保管，建专用档案盒及目录台账；寄发给业主催费函、律师函、人民调解协议书由客服主管收集分别存放至业主档案中，建立目录明细并交行政内勤，行政内勤负责将相关资料复印件及目录整理后提交公司行政人事部负责人。
项目撤场资料、主要声像档案由公司行政人事部负责人保管，建立目录。
5.2.3. 日常服务质量记录的管理A. 日常服务质量记录的管理按照公司体系文件的要求进行填写、装订、归档，按体系文件要求的年限存贮。
5.2.4. 档案管理人员要求A. 档案管理责任人必须按要求及时保存档案，并跟踪档案的借阅回收。
B. 按要求提交档案的复印件和目录台账。
C. 档案管理人员出现工作异动情况，人事部门应将档案移交作为重要事项作好监交。
对于没有按照规定进行归档的，应在完成后，方能离岗、离职。
5.2.5. 档案管理检查要求A. 对于重要档案：各项目第一负责人每周覆盖检查一次；公司行政人事部负责人每月覆盖检查一次。
B. 对于质量记录：各项目第一负责人每月覆盖检查一次；公司行政人事部负责人每季度覆盖检查一次。
5.2.6. 档案室的要求A. 档案室位置：档案室远离易燃、易爆，空气污染区。
B. 档案室的防护设施：档案室应具备防火、防水（潮）、防高温、防盗等要求。
C. 各类档案管理人员要有专门的档案管理柜并进行编码，按照归档清单，准确、及时、完整归档；存放目录要清晰、备查。
5.2.7. 档案借阅与鉴定销毁A. 档案借阅，重要档案借出时，需由借阅人填写《文件资料借阅登记表》报主管领导及区域总经理同意批准后方可借阅，必须当日归还，其他档案资料借阅时间不得超过七天。
B. 档案鉴定销毁，档案管理员应定期做好档案的鉴定工作，对超过保管期限而失去保管价值的档案提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，审批完毕后方可进行销毁，需继续保存的应重新划定保管期限。
未经鉴定和批准，任何人不得擅自销毁档案。
档案销毁时必须实行2人以上监销。
《档案销毁申请表》需要永久保存。
表单及模板《公司类档案目录汇总》《项目档案目录结构及归档范围》《档案责任管理人》《档案销毁申请表》《员工花名册》《证照备案明细表》《合同明细台账》《业主花名册》《文件资料借阅登记表》。