办公室事务管理1

办公室事务管理1

江苏开放大学

形成性考核作业

学号2014020000463

姓名张李清

课程代码

课程名称办公室事务管理

评阅教师

第一次任务

共四次任务

江苏开放大学

任务内容：

一、填空题

1.办公室是领导的耳目和左右手，指的是办公室的参谋与助手的作用。

2.外来办事人员，首先接触的是办公室工作人员，办公室人员的精神面貌、仪态仪表、语言表达、办事水平都代表着一个单位的形象，这指的是办公室的是窗口和门面的作用。

。

二、简答

1、简述办公室的定义。

答：泛指一切办公场所，区别于教学用的教室、生产用的车间等。

2、某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。

3、国家机关。企事业单位、社会团体内辅助管理的综合办事机构。

4、某种专门的独立机构。

这个同学的答案言简意赅，基本概括了办公室的几种不同的含义。

2、简述办公室事务的特点。

答：办公室事务的特点，可以从四个方面概括：服务性、综合性、分散性和繁杂性来进行简述。

1、服务性；办公室工作不仅服务于本单位领导、部门及本单位的全体人员，而且服务于单位有关的单位和人员。

2、综合性；办公室事务的综合性主要表现在工作内容涉及单位的各部门，具有着部门之间信息传递、沟通、协调的职责。

3、分散性；

办公室事务的分散性：

表现一：所处理的事务有办公室内部的，也有外部的，处理时难以统一。

表现二：工作人员分散。

4、繁杂性；办公室事务涉及到上下左右、里里外外，千头万绪，纷繁复杂。有大事，也有小事；有务虚的，也有务实的；有综合的，也有单项的；有常规的，也有紧急的；有主要矛盾，也有次要矛盾。

三、论述题

谈谈对你对办公室是领导的耳目和左右手的认识。

办公室是指我国国家机关、企事业单位、社会团体内辅助管理的综合办事机构。为领导及整个组织提供辅助性或支持性工作，综合办理本单位行政事务

的一个内设机构。办公室是领导的耳目和左右手，是工作运转和承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽。

办公室的作用主要有参谋和助手作用，服务和协调作用，窗口和门面作用。

其中参谋和助手作用，就是要当好领导的耳目和左右手，要当好助手，就要了解一个时期内工作安排及贯彻落实情况了解和掌握一个时期内职工的思想情绪，对这些情况办公室要及时调查收集，分析、研究得出正确的看法，提出和加强改进工作的意见和建议，供领导参考。为领导的决策提供服务。做为参谋应该做到：一、要做好调研工作，在领导决策之前，为领导收集决策所需信息，为领导做决策做准备。二、在文件处理工作中，提出可行性的意见供领导参考。三、有效组织会议。对会议前的准备，会议中的服务，会议后实施等各方面的工作，提出建议和意见供领导参考。领导一经决定马上付诸实施，并达到预期的效果。

做为助手，一协助领导做好各项日常事务工作，二是协助领导做好沟通协调工作，三是协助领导做好各项决策的布置和督查工作，四是及时完成领导临时交办的事项。

三、选择一个中等规模的企业或街道、社区作为调研对象，了解办公室人员组成结构、办公室各类人员的职责和具体工作内容（重点文秘类工作人员）、办公室人员一天的工作、最难办的事如何处理的（举例）、工作感想。

成果形式：写成调查报告

常州市天虹建筑安装设备有限公司办公室工作情况调查

一、调查目的

为了学好“办公室事务管理”课程的学习，也为了完成本次课程学习的任务，我对XX市天翔装饰公司的办公室进行了一次调查，现将调查情况总结如下：

二、调查情况

1、办公室组成

该公司办公室是总经理室直接领导下的综合管理机构，承上启下，沟通内外，协调左右，是推动着公司各项工作朝着既定目标前进的中心。目前办公室共有四人，其中经理一名，采购一名，文秘一名，司机一名。具体岗位职责如下：

2、办公室人员职责

经理

﹙1﹚、负责办公室的行政领导工作，带领全体员工完成职责范围内的各项工作任务﹙2﹚、负责处理企业日常行政事务，协调各部门的工作，协助总经理解决有关问题﹙3﹚、了解和掌握企业生

产、经营、管理信息，检查各部门对会议决议和总经理指示的执行情况﹙4﹚、负责企业对外联络工作，与上级部门、行政机关、行业协会、新闻媒体、合作单位等保持良好关系﹙5﹚、负责公司用车的安排调度和有关职工福利费用报销的审批工作﹙6﹚、完成总经理交办的其它工作。

采购

按照公司领导的要求负责采购公司及员工所需要的生活用品及办公室用品，对所采购回来的物品质量要严格把关，价格要合理，采购物品的价格要明细化，要做到一物一价。

文秘

﹙1﹚、负责企业内部管理制度建设方面的文字起草和修订完善工作﹙2﹚、负责企业有关文件的起草、对外发文的核稿及有关会议的记录工作﹙3﹚、负责企业的档案建设，协助处理有关行政事务，﹙4﹚、负责企业办公物品的日常管理工作﹙5﹚、完成领导交办的其它工作。

司机

﹙1﹚、爱护车辆，保正车辆处于良好状态。

﹙2﹚、出车准时，随叫随到，负责车上物品安全。

3、办公室人员工作内容与所处理的事务

办公室是公司运转的一个重要枢纽部门，对公司内外的许多工作进行协调、沟通，做到上情下达，这就决定了办公室工作繁杂的特点。所以办公室工

作人员每天的工作十分繁忙。天翔公司的职员（文秘）早上八点半一到办公室后不久，开始收送电子邮件，同时协助各部门发文核稿，同时按领导要求起草文件，修改、打印、下发，并分发红头文件。公司发文量很大，据说有时一天有多个文件要发，都是仔细去逐一核对原稿，以确保发文质量。同时，文件归档工作也是每天工作中必做的。要认真做好公司有关文件的收发、登记、分递、文印和督办工作，公司所有的文件、审批表、协议书都整理归档入册，做好资料归档工作。公司领导不时有最新指示下来，要能及时传达贯彻公司有关会议、文件和领导批示精神。

天虹安装设备有限公司的文秘面对繁杂琐碎的大量事务性工作(文书处理、档案管理、文件批转、迎来送往等)，已经提炼出工作经验，就是强化工作意识，加快工作节奏，提高工作效率，冷静办理各项事务，力求周全、准确、适度，避免疏漏和差错，基本就能做到事事有着落。对他们来说，比较困难的可能是文书工作。文书工作严要求有较强的文字表达能力，材料的写作要求尽可能的详尽、准确，这样在文件起草、提供调研资料才能保证向领导反映准确信息，为及时决策提供可靠依据。所以，做好文书工作必须努力钻研业务，在观察中学习，积极向领导、其他部门和同事学习，虚