行政总务管理实务(1)
行政总务[1]
![行政总务[1]](https://img.taocdn.com/s3/m/48c3d3f6ee06eff9aef807c3.png)
作业重点
1. 申请单及验收单核对
a
验收列帐
2. 申请单位填写财产卡 3. 总务单位填写财产编号及标示
4. 列帐并会交会计单位
c
保养作业
1. 编列维修保养预算 2. 定期、不定期由总务人员及供货商保养检查
1. 建物、机器设备、车辆均应纳入保险 d 保险作业 2. 除新购物品外，注意续保之办理
3. 建立「风险管理」之共识，评估现有有形无形资产
行政总务[1]
8
贰、一般行政
一、文书管理 1.收发及归档
(1) 外来文件收发
收件
登记
(2)内部文件归档
整理 登记
分类 归檔
分送
编号 调阅
行政总务[1]
9
• 2.信息管理 • (1) 建立档案管理制度 • (2) 定期整理(过期文件之清除) • (3) 文件制式化(A4为主最佳) • (4) 制定保存期限 • (5) 集中管理 • (6) 分类编号管理 • (7) 调阅管制 • (8) 无纸化管理
1.应将提供之设备用品列册清单，由新搬入员工签名确认 2.移出或移转应由总务人员会点移交物品
f
维修
1.定期巡视设施，若有毁损应追查原因 2.由住宿人员提出维修申请
行政总务[1]
22
肆、涉外作业
• 一、警卫管理 • 1. 警卫管理方式 • (1) 公司员工担任：国内企业早期警卫均属由公司 • a. 优点：属公司之一份子，向心力强，便于直接管理，并可做其它职务
行政总务[1]
19
2.车辆管理重点
内容
a
管理方式
b
公务车借用
c
驾驶人管理
d
保养
e
私车公用 补助
行政管理实务
行政管理实务行政管理实务是旨在提升政府部门或行政机构运作效率，确保行政管理的高效能的重要课程。
它涵盖了行政管理的基本原则和实践，涉及政府行政机构的人员、财务、组织、运行、法律等方面的知识。
本课程将向学生授予清晰，系统和实用的行政管理实践知识。
行政管理实务是一个多维度的课程，包括政府行政机构的组织结构，机构的人事管理，财务管理，政策执行，法律法规的实施以及与国家和地方政府的合作。
学生在了解行政机构的组织和管理结构的同时，还会学习如何解决机构中的管理问题，从而提高政府管理的效率。
行政管理实务中的最重要的话题是机构人事管理。
学生将学习如何合理分配各种劳动力，实现机构人事管理的有效运行。
有效的人事管理能够有效协调和管理劳动力，实现机构的全面发展，进而促进政府行政机构优化结构、提高工作效率，提高服务性能。
另外，行政管理实务还会学习政府行政机构的财务管理，包括对财务收支的监督、决策，如何有效使用资源、投资，保障公共资源的分配使用，以及如何有效实施财务决策。
财务管理的有效实施促进了政府的公共财政稳定。
此外，学生还将学习政府行政机构的运行管理，鼓励学生探究如何控制机构的资源配置，如何调整机构的结构、技术水平、职权分配等，以及如何制定有效利用资源的措施。
学习了运行管理可以提高政府行政机构的运行效率，满足社会各界对政府的服务需求，实现机构优化结构的目标。
另外，学生还将学习法律法规的实施，以及政府行政机构与国家、地方政府的合作。
学生将学习法律法规的内涵，以及如何制定和实施有效的政府政策，同时还学习如何进行政府行政机构与国家、地方政府之间有效的合作，促进联合国和地方政府的有效实施，实现政府行政机构的建设和发展。
本课程是一门关于行政管理实务及其实践方面的课程，它将对学生提供多维度的行政管理实务及其实践方面的实践能力，以满足政府行政机构运作的要求，扩展学生的知识面，促进公共管理的发展。
行政总务-企业行政管1 精品
《企业行政管理》教学大纲安徽大学政治学系二O O九年一月（前言）1、课程性质《企业行政管理》这门课是政治学系专业的专业基础课之，内容：本课程对企业行政管理的内容与功能、企业制度化管理、企业文化、企业战略管理、公共关系与沟通管理、人力资源管理、财务管理、安全保障管理等方面作了重点阐述。
本课内容分原理篇、实务篇和专题篇。
在原理篇主要是管理的基本职能，系统介绍了计划、组织领导控制的有关内容，阐述了管理理论的新进展；在实务篇中系统阐述了企业战略管理、经营与决策、市场营销、人力资源管理、财务管理、资本运作与管理、虚拟企业管理和国际企业管理等。
2、教学目的：系统介绍企业行政管理理论方面的知识、使学生对企业行政管理理论能从总体的把握。
3、学习要求：能力要求：通过对《企业行政管理》，可以培养学生在市场经济中的认识企业管理和市场运作等方面的能力以及通过学习企业行政管理，吸收和借鉴西方经济的一些成熟企业管理理论，以推动我国企业行政管理理论和实践的发展。
4、先修课程：周三多：管理学——原理与方法复旦大学出版社，1999成刚：《组织管理原理》上海人民出版社，20XX5、教学安排：本课程总学时54课时，3学分。
6、选用教材：杨善林：《企业管理学》高等教育出版社，20XX7、教学手段和方法：课堂讲授、讨论，多媒体演示（PPT演示、音像资料等）。
8、考核方法：期末为考试课。
9、教学进程安排表：导论学习目的本章要求掌握社会主义经济制度的建立过程和基本特征，掌握建设有中国特色社会主义和体制改革实践以及所推动的理论创新，并对中国经济学的发展、社会主义市场经济理论的重要意义有一个初步的了解。
教学内容第一节社会主义经济制度的建立。
第二节社会主义经济实践与理论发展第三节社会主义市场经济理论的意义第一节社会主义经济制度的建立。
主要从科学社会主义理论的产生与发展、社会主义经济制度的建立、社会主义基本经济制度的特征及其认识过程。
对社会主义理论：从空想到科学到科学社会主义理论的内涵分别介绍。
企业行政管理培训-行政实务课件
企业行政管理培训-行政实务
测试题如下：
企业行政管理培训-行政实务
10
企业行政管理培训-行政实务
11
企业行政管理培训-行政实务
12
接待礼仪
▪ 讲究礼节、注重礼仪是接待工作的内在要 求和显著特点，贯穿于接待活动的各个环 节，并体现在接待工作的各个层面，接待 人员知礼重仪不仅是基本的职业要求，更 是自身素养的外在表现。
企业行政管理培训-行政实务
企业行政管理培训-行政实务
塑造良好的形象： 个人形象和企业形象
▪ 商务礼仪的基本目的就是塑造个人和企业的良好形象。 ▪ 个人形象对商务人员十分重要，它体现着每个人的精神风貌
与工作态度。商务人员必须学习和懂得商务交往中应遵守的 礼仪规范，注重个人的礼仪修养，才能树立良好的个人形象。 ▪ 讲究商务礼仪，有助于塑造和维护企业的形象。企业中的商 务人员，在与他人接触时，其得体的言行举止，都在产生着 塑造企业形象的作用。商务人员是企业的代表，其良好的个 人形象，也代表着企业的形象，会给企业带来有形和无形的 财富。（一个企业具有良好的企业形象，意味着有较高的知 名度，可以赢得客户的信赖。）
辅助决策 信息工作 文书工作 会务工作
公关工作
具体内容
决策是上司的责任，行政管理人员不可替代，但是在上司决 策过程中，要发挥辅助作用。
行政管理人员必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必 须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、 利用和储存。 文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具， 也是行政管理重要的经常性工作。
行政管理实务(5-12)形成性考试要点
在督查工作制度中，（）是在岗位责任制的基础上，运用目标管理的理论和方法，对督查工作进行目标管理，强调激励机制，是一种动态的、多层次的管理体制。
答题分析：正确答案：BA.岗位督查制B•目标责任制C•岗位管理制D.激励管理制本题得分：0第 2 题（正确得分： 2 分错误扣分：0 分）在各类日程表中，相对而言，（）日程表中所填的事项应是重要性最高的：答题分析：正确答案：DA.周日程表B.月份日程表C•每日日程表D.年度日程表本题得分：0第 3 题（正确得分： 2 分错误扣分：0分）公文格式中的印发说明，内容包括公文制发部门、（）和印发份数。
答题分析：正确答案：BA.印刷顺序号B.印发日期C•主送组织D.抄送单位本题得分：0第 4 题（正确得分： 2 分错误扣分：0分）下列（）单位的印章上不得带有中华人民共和国的国徽。
答题分析：正确答案：DA.上海海事法院B.中国驻美使馆C.上海市人民政府D.上海华贸公司本题得分：0第 5 题（正确得分： 2 分错误扣分：0分）推行六西格玛获得成功的关键因素是（）答题分析：正确答案：DA. 黑带B. 业务负责人C. 绿带D. 公司执行领导本题得分：0第 6 题（正确得分： 2 分错误扣分：0 分）对重要会仪出席者或好友团体访问，应组织人员在本单位（）欢迎或欢送。
答题分析：正确答案：AA.大门口B.会仪室C.会客室门口D.会客室本题得分：0第7题（正确得分：2分错误扣分：0分）收文的程序主要包括：从来文的签收、登记、（）、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复的一系列处理环节。
答题分析：正确答案：CA. 审核B.签发C.分办D.发出本题得分：0第8 题（正确得分： 2 分错误扣分：0 分）在向领导报告督查结果时，对涉及面广、内容比较重要的督查项目可编写（），印送有关领导和部门。
答题分析：正确答案：AA.简报B.专题报告C.文件D.综合报告本题得分：0第9 题（正确得分： 2 分错误扣分：0分）行政人员的（）是成功实施采购工作的关键。
企业行政管理实务(个人精心编制)20110621版
一企业行政管理概述企业组织架构中，较为完善的，都少不了一个行政部门，然而在民营企业的现实管理中，这个部门又倍受其他部门和人员的非议，其原因是行政工作多是服务性的，而且工作成绩又没有明显的结果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽视，在有的公司甚至被老板认为是可有可无的，所以该部门的主管人员在目前来说，流失量比一般其他部门主管人员流失量要大得多。
其实，行政部作为公司的一个幕僚部门，肩负整个公司的管理重任，不仅为公司正常的运转提供了服务平台，而且为公司的所有活动提供各种支持和服务。
同时也是一个结交三教九流、两道兼吃、磨练口才、修炼身心、通向社会的大熔炉。
一企业行政管理概述一般说来，企业设立行政管理部门的初衷往往是将主营业务（研发、生产、销售等）之外的事务性工作剥离开来，使得企业的管理者能够集中精力做主营业务。
随着企业的逐步发展和壮大，我们又从行政中分离出市场、财务、人力资源、客户服务等等专门机构。
不断派生的专门机构因为其职能的单一性而显得愈发重要，在企业中的作用也更加明显，相形之下，作为“母体”的行政工作就日益显得没落，分出去的全部是相对重要的工作，留下来的纯粹是事务性工作。
因此对于许多企业来说，行政工作似乎越来越没有重要性可言，在管理者眼中，行政平日里的工作就是东修西补、保洁保安、收发传真、前台接待等，工作虽不可或缺但也无关大局。
这是对企业行政工作的偏见，真正意义上的企业行政全然不是这个样子。
专门的行政管理部门，诸如<a name=baidusnap0></a><B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>、总经理<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>、总务部、行政部等等虽担负着企业行政管理的组织实施、具体操作，但只是行政管理工作中的一个部分、一个环节，是整个行政管理系统中的一个小系统。
行政工作管理实务PPT课件
规范简称示例： 中共深圳市委员会
39
40
▪ 《关于举办老年秧歌比赛事项》
41
▪ 《***管理处关于举办端午节 龙舟比赛的请示报告》
42
公文签发人示例：胡锦涛主席
43
标题示例：
**股份有限公司关于企业文化建设的通知
44
亲爱的： 亲密关系的私人之间
小张：
集体
资讯部所有员工： 上级
张经理：
不知道知道盲目区盲目区知道开放区开放区未知区未知区不知道隐藏区隐藏区别人自己自己相互尊重共同交流虚心听取认真回应开诚布公实话实说相互尊重共同探讨1213下属同事上司内部客户是同事是配合者是竞争者14作为上司时的六大角色业务骨干计划者执行者教练员团队领袖沟通者下属上司同事15序号关系忠诚才能边际人员1617序号关系忠诚才能边际人员类别基层中层高层例行工作702010遵守规定对例行工作的验收检查终端的符合性问题工作206020发现并报告分析查找根源提出解决方案及需要的资源批准方案提供资源创新工作102070在新的例行工作中创新方法不走样的复制创新工作并转化为可操作的程序新的思路方向路线否定自己过去并试验1819a态度德s技能才20辅助决策工作信息工作文书工作会务工作文书立卷和档案管理工作查办工作行政事务工作上司交办的其他工作21辅助决策决策是上司的责任行政管理人员不可替代但是在上司决策过程中要发挥辅助作用
➢ 上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见 、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；
➢ 不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指 示、决议、条例、规定；属国家行政机关有4个，即： 命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文件是党 和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文 种。
行政总务工作职责（3篇）
行政总务工作职责行政总务工作的职责包括但不限于：1. 负责公司行政管理工作的组织与协调，制定行政管理制度和规章制度；2. 负责公司文件、资料的管理、存档和归档，包括合同、协议、会议纪要等；3. 安排和协调公司会议、活动的筹备工作，包括会议室预定、会议材料准备、会议记录等；4. 组织、协调公司的日常办公事务，包括文件处理、来访接待、电话接听等；5. 负责采购办公用品和设备，并及时维护和更新办公设备；6. 监督保管公司财务资金，负责日常财务核算和报销事宜；7. 组织、安排员工的出差和交通事务，包括机票、酒店预订等；8. 协助上级领导完成其他工作任务，提供秘书和行政支持服务。
这些职责可能会因公司规模和行业特点而有所差异，但总体上来说，行政总务的工作职责是确保公司日常运作的顺利进行，为公司的各个部门提供必要的行政支持和服务。
行政总务工作职责（2）主要包括以下方面：1. 办公室管理：负责公司办公室的日常管理工作，包括办公设备的采购、维护和管理，办公用品的采购和库存管理，会议室的预定和管理等。
2. 人事管理：负责公司员工的入职手续办理、合同签订及员工档案的管理工作，包括员工考勤、请假、离职等事务的处理，协助人事部进行招聘、培训等工作。
3. 基础设施管理：负责公司基础设施的运行和维护工作，包括物业维修、楼宇设备的维护、IT系统的管理和维护、电脑硬件和软件的配置和更新等。
4. 办公室文档管理：负责公司办公室文档的管理和归档工作，包括各类文件的整理、分类和归档，保证文件的规范化管理，并提供必要的文档和数据支持。
5. 行政支持：为公司领导和各部门提供日常的行政支持，包括接听电话、安排会议、协助安排差旅和出差事宜，协助领导完成工作安排等。
6. 业务协调：协调各部门之间的工作，保持各部门之间的沟通畅通，及时解决各部门的协调问题，确保公司各项工作的顺利进行。
7. 办公环境管理：负责公司办公环境的管理和维护，包括办公室的布置和装饰、公司门店的管理和维护，为员工提供良好的办公和工作环境。
《行政管理与实务课程教学课件》
1
数字化转型
政府数字转型将成为未来的大趋势，全面提升政府管理的智能化和便民化。
2
社会协同
政府与社会各方应加强协作和合作，共同推进政府和社会治理的现代化和持续发展。
3
创新驱动
创新将成为政府工作的重点，促进行政管理和公共服务的新领域和新业态的推行。
工具
各种信息技术，如大数据、云服 务、区块链等，优化信息流通和 数据安全。
应用
广泛应用于各个方面，如政策制 定、人力资源管理、行政服务等， 为政府决策和公众服务带来方便 和效率。
法律制度与行政管理
立法
国家制定法律和法规，保障公 民和组织的合法权益，规范政 府职能和行政行为。
监督
设立各级监察机构，加强对政 府机构的监督和执法，防范和 纠正职务违法和渎职行为。
行政管理具有权威性、效率 性、规范性、公共性、专业 性、责任性等特点。
行政管理的职能职能 规划管理 织管理人力资源管理财务管理
描述
决策和实施国家和地方政府的发展规划和计划。
协调各方资源，建立政府机构和工作流程，促进政 府职能的协同作用。
招聘、培训、评价和考核政府公务员，确保政府部 门员工的素质和能力。
识等方面的培训，帮助其发展并提高能力。
3
绩效评价
评估公务员的绩效和贡献，鼓励挖掘优秀人
激励和约束
4
才和推动工作进步。
采用各种激励和约束机制，如薪酬和晋升制 度、考核和惩戒制度等，激发员工干事创业
的积极性。
行政管理中的财务管理
1 预算编制
制定中央和地方政府财政预 算，分别公布和执行，实现 省级与县级财政拨款和财政 项目结构配合。
编制和执行政府预算，控制政府支出，确保财政资 金的安全和有效使用。
企业行政管理实务
第一章 企业行政管理概述
二、企业行政管理同政府行政管理的不同
独立性与一体性 官僚与服务性 非盈利性与盈利性 制度性与灵活性
YOUR SITE HERE
第一章 企业行政管理概述
四、行政管理人员的工作职能 企业行政管理属于企业的综合管理部门，人员涉及的主
要工作职能包括： 行政协调 信息处理 决策参谋 综合事务管理。
YOUR SITE HERE
第二章 办公室日常行政事务
外事接待： 注意有关国家主权等敏感问题的说法； 注意尊重国家、民族的习惯； 内外有别，注意保密工作； 对外事务的管理、手续都较为复杂，要提前办理留有余地。
YOUR SITE HERE
第二章 办公室日常行政事务
技能点：赠送商务礼物 （1）商务礼品的意义作用 （2）商务礼品的选择 （3）把握赠送的时机 （4）商业礼品的赠送要领(P32)
YOUR SITE HERE
第二章 办公室日常行政事务
（四）差旅费用报效 一般流程：
个人垫付（公司预借） 消费、保留票据 凭票据，领导签字报帐
领款，冲低借款
YOUR SITE HERE
第二章 办公室日常行政事务
• 报销上的注意： 健全报效制度，加强监管； 简化流程，服务员工； 加强审查，杜绝作假； 经大细算，鼓励节俭；
题目1： 了解一个具体企业的组织结构，行政部门在其中的地位。 题目2： 了解一个具体的企业行政管理工作岗位（可以找些比较特别的）， 说明这个岗位的素质需求。 完成：组织模型图一份、行政部门介绍一份、岗位说明书一份 。
YOUR SITE HERE
第二章 办公室日常行政事务
1.办公室工作的认识 2.对外联络、接待工作 3.差旅管理 4.行政会议的组织
行政工作管理实务.pptx
向客户解释转接电话的原因， 以及转给何人。
你知道电话命运吗？（Only three) 客户内心的独白：
我要被转到哪里去？ 转到那里时谁会接待我呢？
当你告诉客户他们的电话将要转给谁，以 及为什么时。你已经就回答了上面的两 个问题。另外，如果电话转断了，客户 就可以直接找那个接电话的人。
请您稍等，我需要一分钟查一下相关的文 件。
请您稍等，我需要一两分钟向其他部门核 实一下。
给他一个原因，而不是借口
等待的原因应当可以说的详细一点，应 当让等待者脑海中能够建立一副你离开 电话机在努力帮他解决问题的画面。
等待的原因应当包含积极解决问题的办 法、或你将要采取的行动。
我要去业务部帮您问一下 我来查一下……
王刚表现出很好的电话礼仪:
事例四
姗姗是一家服装制造公司负责销售副总裁的助 理。她接到一个找她经理的电话，她听不出来 打来电话的人声音，于是她说：“我可以问一 下是哪位打来的电话吗？”电话另一端的客户 告诉她自己的姓名，姗姗回答说：“对不起， 他不在，您要留言吗？”
姗姗表现出很好的电话礼仪：
一、如何接电话？
最起码的礼貌
让他忍受等待的痛苦之前，至少征得他的同意。 如果你要客户等待起码要征得他的同意。 怎样做：
您可以稍等片刻吗…… ★一定要等到客户明确的同意以后再让他等待。
告诉客户等待的原因
当客户知道在等待什么得时候，他会好 受一些。
例如：
恐怕要等一会儿才能给您答复，因为我要 与我们的经理商量一下。
优点：快速、廉价、方便 缺点：信息传递方式单一、只适于传递一
般信息、因为线路、话机的问题导致传递 失真
事例一
这时的时间为11点45分，Marry正在办公桌旁利 用最后的15分钟时间对她的关于销售数字的报告 做最后修改。这份报告中午时要交给她的经理， 当她正在修改报告的最后一页时，电话铃响了。 Marry任由电话响了一会儿没作理会，但是电话 铃继续响。最后，她拿起了电话，微笑着说： “我是Marry，我能为您做些什么？”
高效能总务行政管理实务
维护组织形象
总务行政管理负责组织内 部日常事务的管理工作， 能够维护和提升组织的形 象和声誉。
01
高效能总务行政管 理的基本原则
组织与规划
01
02
03
04
组织结构
建立清晰、合理的组织结构， 明确各部门职责和权限，确保
高效运转。
规划流程
制定详细的工作计划和流程， 确保各项任务按时完成，资源
得到合理分配。
库存管理与优化
建立科学的库存管理制度，合理控制库存量 ，避免浪费和损失。
物资使用与维护
规范物资使用和保养流程，确保物资的完好 和高效利用。
废弃物处理与环保
遵循环保法规，合理处理废弃物，降低对环 境的影响。
财务管理
预算编制与控制
根据企业战略目标编制预算，严格控制各项费用支出，确保财务稳健。
成本分析与优化
深入分析各项成本构成，寻找节约成本的方法和途径，提高经济效益。
财务报告与审计
定期编制财务报告，进行内部审计和外部审计，确保财务信息的真实性和准确性。
税务筹划与合规
合理规划税务事项，遵守税收法规，降低税务风险。
01
高效能总务行政管 理的实践案例
企业总务行政管理优化案例
总结词
企业总务行政管理是企业管理的重要组成部分，通过优化管理流程、提高管理效率，可以为企业创造更大的价值 。
详细描述
某企业在总务行政管理方面进行了优化，通过采用先进的信息化管理系统，实现了流程自动化、数据化管理，提 高了工作效率和准确性。同时，该企业还注重员工培训和团队建设，提高了员工的工作积极性和归属感，进一步 提升了总务行政管理的效能。
学校总务行政管理改进案例
总结词
学校总务行政管理涉及到学校的日常运营和教育教学工作的顺利进行，通过改进管理方式和手段，可 以提高学校的整体运营水平。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
17
3.工作环境管理重点
内容
管理重点
a
空
调
1. 冷气风扇、冷却水塔之定期清洗 2. 温湿度之调节控制
b
配
线
1. 办公室电话线、计算机线、电线应予以固定并事先规划 2. 现场之电线、水管路线应隐蔽固，不影响动线畅通
4
(2) 观念革新 a. 重要的幕僚单位 b. 经营管理之参与单位 c. 协助团队整合之单位 d. 良好之效率、服务是提高员工士气重要因素 e. 企业竞争力之提升 f. 成功的总务人员需具备良好之本质学能
(3) 服务理念及敬业精神 a. 积极主动 b. 负责担当 c. 良好之协调性 d. 诚恳踏实 e. 持续之学习 f. 热爱工作
振动.噪 1. 人类承受噪音极限为130分贝，超过80分贝即有身体不适情形 音 2. 不定期查核工作现场噪音振动情形
g
公共设 1. 盥洗设施定期维护检查 施 2. 厕所及会议室可采各单位轮流打扫，并排定人员每日定时检查
18
二、车辆管理 1.车辆分类
(1) 公用车辆：大客车、卡车、公务车、机车等 (2) 专用车辆：高级主管用车 (3) 私车公用：自购或公司贷款，油料补贴
全人员
23
2. 警卫管理重点
内容
管理重点
1.职务之明订，权责清楚
a
警 卫 人 员 2.制式服装，仪容整洁，接待有礼
管
理 3.禁止打瞌睡、喝酒、擅离职守或进行与本身职务无关
务
1.人、物、车辆之检查，停放引导 b 出 入 管 理 2.访客登记及受访人员引导
3.物品出入放行登记及核对
c
定 时 、 定 点 1.防火、防盗、防暴功能 巡 逻 2.固定路线厂房内外巡逻
4.茶水服务：奉茶、动作、愉快
1.受访人员有在公司，应请通知受访人
b
连络引导
员到服务台或引导至招待地点 2.受访人员不在公司，应留下访客姓名
、电话
1.自动总机不如人工总机 c 电话礼仪 2.对讲机不如服务台人员
3.转分机接话追踪
26
三、公关管理
1. 企业公关之对象 (1) 政府机关、学校、慈善单位、福利团体、研 究单位 (2) 财团、公众团体、交易往来厂商 2. 企业公关之目的 (1) 希望社会大众对企业保持良好的印象与风评 之活动 (2) 向社会大众提供企业信息之管道 (3) 与各机关企业建立良好之互动关系及友谊
8
贰、一般行政
一、文书管理 1.收发及归档
(1) 外来文件收发
收件
登记
(2)内部文件归档
整理
分类
登记
归檔
分送
编号 调阅
9
2.信息管理 (1) 建立档案管理制度 (2) 定期整理(过期文件之清除) (3) 文件制式化(A4为主最佳) (4) 制定保存期限 (5) 集中管理 (6) 分类编号管理 (7) 调阅管制 (8) 无纸化管理
7
2.总务部门之功能
分类 一 般 行 政
庶 务
涉 外
安 卫
工作内容
事务用品采购及管理
文书管理 资产管理 厂房维修 车辆管理 宿舍管理 服务台之接待管理 警卫管理 公关管理 安全卫生管理
整理整顿
规章制度 采购管理办法 事务用品领用管理办法 文书管理办法 固定资产管理办法 维修保养管理办法 车辆管理管理办法 宿舍管理办法 外宾接待管理办法 警卫人员管理办法 公关管理办法 安全卫生管理办法
10
3.保存期限
原则上可区分为永久保存、保存十年、保存五年、保存三
年、保存一年等五大类，参照如下：
保存期限
内
容
1. 公司创设执照、政府机关登记文件 2. 股东会、董事会文件、印鉴
一 永久保存 3. 固定资产权状证明
4. 专利、契约、研发、制造资料 5. 重要财务文件、相关证明书
1. 帐簿、税务资料
6.宴客
c
媒体的 应对
1.建立发言人制度，Q与A之准备 2.与媒体记者平均建立良好之互动关系
姓名、人数、时间、招待地点等以利于接待作业 (2) 应告知接待人员与公司友好厂商名称，以做适当
应对接待 (3) 不知名厂商或访客意图不明，应训练接待人员应
对方式及连络总务人员处理
25
3.接待管理重点
内容
管理重点
1.仪容整洁：服装、精神
2.亲切有礼：早、好、请、谢谢、对不
a 服务礼仪
起
3.热诚服务：愉快的服务
d
夜勤管理
1.宿舍及工厂门禁执行 2.紧急事故之抢救连系
24
二、服务台之接待管理
1.访客之类型 (1) 预定来访之访客，与公司人员约定好之访客 (2) 没有约定，但对公司有益之访客 (3) 没有约定，且对公司无益之访客
2.接待人员应就不同类型访客采不同应对方式 (1) 应请各单位人员事先连络服务人员，告知来访者
a.消耗用品：制造部门及办公室之器具、工 具、消耗品等。
b.印刷品：空白窗体、公文纸张、传票、卷 宗夹、宣传品、说明书等。
12
2.事务用品采购
(1) 事务用品采购作业流程
流程
内容
a
计划
就现有设备品库存，使用情形及各单位需求提出申 请，编或视需要由各单位提出申请，先经由 单位主管核准
宁波威霖塑料有限公司
行政总务管理 实务
基础管理训练之一
1
目录
壹、总务行政管理 一、观念之建立 二、本质学能及工作方法 三、组织及其功能
贰、一般行政 一、文书管理 二、事务用品采购与管理 三、固定资产管理
参、庶务工作 一、工作环境 二、车辆管理 三、宿舍管理
肆、涉外作业 一、警卫管理 二、服务台之接待管理 三、公关管理
14
三、固定资产管理
1.固定资产之定义
• 税法规定2000元以上，使用年限2年以 上者列入资本支出。
• 一般企业以2000元为基础较多。
2.固定资产之种类
• 有形资产：土地、建物、设备、机器、 车辆、工具、器具、杂项购置。
无形资产：专利权、商标权、著作权、营业 权等
15
3.财产管理作业重点
内容
作业重点
c
询比议价 视需要总务部门会同使用单位办理议价
d
审 核 金额大小依核决权限规定由权责主管核定
e
验 收 会同使用单位就数量、外观、功能进行验收
f
列帐
属固定资产类需列册编号管理 一般消耗用品亦应列册控管
g
领 用 使用单位填写领用单据领用
13
(2) 事务用品采购管理重点
内容
管理重点
a
政
策
公司采购物品性能、功能基准为何？如国产品、外 国产品，有无特别规定之样式、颜色考虑
伍、环境安全 陆、总务行政人员如何协助企业降低成本
2
壹、总务行政管理
一、观念之建立 1.企业之永续经营－总务人员之角色定位
开
源
企业策略
联
盟
多元化经 营
扩大企业
规
模
新产品研 发
营销市场
开
发
节
流
企业再造 流程简化 时间管理 人力精简 降低成本
3
2.观念之革新
(1) 不正确之观念 a 管理杂务的单位 b. 不重要的单位 c. 只会花钱的单位 d. 没有绩效的单位 e. 冗员的单位 f. 任何人都会做
4. 生活正常，遵守规定，认真细心
1. 驾驶日志：保养、维修、机油更换详实填写
d 保 养 2. 指定可靠之保养厂、维修厂建立长期合作关系
3. 保养定期实施
e
私车公用 1. 明订补助办法 补 助 2. 依职级固定或实报实销方式，补助油费及过路费
f
违规.违警 及事故处理
1. 2.
由车辆驾驶人负责，若为机械故障问题可由公司及驾驶人共同负 担 指定发生事故连络人员，并明订发生民事赔偿时处理方式
b
会
办
专门性设备仪器应会同相关部门办理事务用品采购 程办理
c 请购流程 各单位是否清楚及遵循
d 询比议价 询比议价记录完成留存
e 核决权限 公司是否已清楚制定各项采购之核决权限
f
安全库存
消耗品可采复仓制 金额较大设备用品应计划性采购
g 盘 点 定期盘存制及连续性盘点可并用进行
h
整理.整顿
事务用品仓之整理.整顿 消耗性物品与非消耗性物品应分开管理
c
办公设 1. 办公室、现场之区域明确标示 备 2. 办公室设备、桌、椅、柜、电话、计算机、传真机等定期维护维修
d
照
明
1. 自然光线优于人工光线 2. 间接照明优于直接照明考虑
1. 工作场所如信道是否有障碍物造成危险之可能
e 安 全 2. 消防设备之定期申报
3. 消防设施及逃生动线是否有被堵塞情形
f
1. 一般日、月、季报表
五
一年
2. 公告、一般报告书
3. 其它一般记录
11
二、事务用品采购与管理
1.事务用品之种类 (1) 非消耗性物品 a.办公设备：桌、椅、柜、电话、传真机、 复印机、个人计算机等。 b.研发行销用品：研发或品管部门的实验器 具、计测计及行销部门搬运用品等。 (2) 消耗性物品
19
2.车辆管理重点
内容
管理重点
a
管理方式
1. 集中管理：总务部门统筹负责 2. 单位自管：公务车辆分拨于使单位自行管理
b
公务车借用
1. 2.
使用单位填写派车单，如出差、旅游、婚丧等 使用前后路码表之检查
1. 身体健康，生活行为端正