信息和法律文书管理办法

中国电信股份有限公司梓潼分公司

信息和法律文书管理办法

根据企业内控制度的相关要求，为强化企业信息报道和合同法律文书相关手续和档案规范，特制定本办法。

第一章企业信息管理

第一条内部信息渠道的建设

各部门指定专人兼任部门信息员，按照综合管理部的统一要求做好信息报道工作。及时反映各部门在工作的亮点和专项工作进度。

第二条工作信息报道

政企、农客、客服中心三个部门每月至少写2篇反映本部门工作的信息报道。网络部每个月至少写1篇反映本部门工作的信息报道。综合管理部每月至少写1 篇反映本部门工作的信息报道。

第三条工作信息的审批

1、一般性工作信息经综合部信息员审批后报市公司。

2、重要工作信息报公司分管领导审批后报送市公司。重要的确认：执行上级部署在工作具体操作上有修订的营销策略或方案。

第四条公司管控指令信息的管理

1、公司领导的经营决策指令，重要的以文件方式传达到相关部门和责任人（通过OA 传达）。

2、公司领导一般性决策，综合部以会议纪要或工作督办传达到相关部门和责任人（通过OA传达）。

3、对政府部门的文件布置的工作，由公司领导在文件批阅栏签署工作指示，综合部负责复印后转达相关部门落实人员办理。

4、部门需要以公司名义发布经营决策相关的文件的，由各部门经理在OA网上通过公文管理栏设置相应的审批流程，综合部文件整理员最后整理发文到指定的人员OA上。

第五条对外信息披露

对外信息披露是指除对公司上下级以外的单位披露的一切信息。

1、公司针对政府管理机构要求填报的数据信息，如统计和劳动局等单位的报表，需经公司领导审批后才能报送。

2、向媒体等单位提供的新闻和数据信息，一般的数据必须经综合部初审后报领导审批提供。重要的数据必须报市公司审批同意后提供。

第六条考核与奖励

1、内部信息报道：

1）部门经理和信息员的KPI 中列5分作信息工作量化考核。考核标准：每少一篇考核信息员1分，部门经理0.5 分。

2）凡被市公司采纳的信息，每篇奖励绩效分0.1 分，凡被省公司采纳的信息，每篇奖励绩效分0.2 分。奖励总分不超过5分。

2、凡对外媒体报道公司经营等工作被刊载（正面报道）的，公司以作者所得稿费的2 倍进行现金奖励。

第二章法律文书管理

第七条性规定。

第八条本章在内控要求的制度下，仅对分公司内部操作作明确公司综合性合同，必须按照内控流程经审批完成后才能

签订。经办人必须递交一份原件到综合管理部存档。

第九条业务性合同的签订与保管

1、政企客户单位签订的大宗业务合同，经内控流程审批后，经办人必须递交一份原件到综合管理部处存档。

2、与业务代理商签订的代理合同，经内控流程审批后，经办人必须递交一份原件到综合管理部处存档。

3、批量签订的代理合同（比如农村业务代理合同），可以采取合同模版经内控流程审批，单项的合同原件送综合管理部存档方式操作。

4、其他常规的个人客户的业务合同（协议），经前台签订后，由业务档案保管，但必须完整无缺，工作移交必须点交清楚。

5、凡属于综合管理部存档的合同原件，由综合管理部承担档案

管理职责的综合管理员负责按照档案保管的要求进行存档保管。

第十条资证类文书管理

1、公司出具书面并加盖公司印章证明的

1）公司人员外办需要的介绍信、身份证明类，必须经领导同意为公事的方可办理。

2）报销费用类的证明原则上请业务部门印制成各式的证明信，加盖部门印章证明即可。

2、非公事的各类证明

1）属公司员工，但非公事需要公司出具证明（证明身份或收入）的需要公司领导签字同意，才能加盖印章证明。

2）非公司员工，但需要公司出具需要取走资料的证明，必须经公司领导审批同意才能加盖印章证明。

第十一条诉讼

1、所有涉及诉讼的案件，必须报告分公司总经理和市公司综合管理部同意，并明确操作意见。

2、诉讼案件原则上公司聘请律师代为处理诉讼手续。

3、诉讼前的准备工作必须仔细核对材料，对材料证据不充分的不予出具。

4、对业务部门提出的诉讼请求，但提供的资料与本企业系统资料不符的，由综合管理部核对后拒绝受理。

5、对合作商代收电话费欠费诉讼，原则上由合作商承担诉讼费用。

6、诉讼资料在诉讼期间由综合管理部主任负责保管，诉讼完结后按照档案管理要求存档保管。

第十二条考核

1、经签订的合同，请业务操作人员必须保存一份原件作为日常业务使用。凡丢失或移交不清的按50 元/份进行考核。

2、合同档案保管不符合要求，按10 元/分进行考核，丢失按50

元/份进行考核。

3、常规业务合同，业务档案管理不善，查找不到的按50 元/份进行考核。

4、经办签订第九条1-3 项范围合同，但未存档的按500 元/件对经办人进行考核。

5、凡资证类证明出具违反规定的，考核100 元/份，涉及法律纠纷的由经办责任人承担。

6、诉讼类资料因人为原因缺失的，考核50 元/份。给企业造成其他影响或损失，经总经理办公会议讨论决定考核标准。

第三章附则

第十三条本《办法》经职代会讨论通过后执行。

二00九年十月二十日