社区档案整理办法

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XXX XXXX年XX月XX日
第六章
图示2:
XXX村经济普查统计表
归档文件的编号(文书)
档号 序号 A—1 2
第七章 归档文件的编目
一、归档文件目录的项目: 件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备
注 二、归档文件编目的方法 1、件号—在同一大类、同一保管期限内,按
文件排列顺序从“1”开始逐件流水编号; 2、责任者—制发文件的组织或个人,通常为
文件的印章名称;
第七章 归档文件的编目
3、文号—发文字号,填写时应照实抄录,代 字、年度、顺序号都不能省略。如 “南兴发 [2009]1号”。
4、文件题名—即文件标题,一般应照实抄录, 但仍有一些特殊情况需要提请注意:有些标题 只有文种,应根据文件内容增加事由,并将事 由用[ ]号括好。如“通知[关于参加兴宁区档 案培训业务的通知]”
档 号 序号
A—1
1
分盒

类号


第六章
图示1:
归档文件的编号(文书)
档号 序号
A—1 1
XXX文件
ABC: 为了********** ********** *******
********** ********** ********** ****** ********** ********** ********** ****** ********** ********** ********** ****** ********** ********** ********** ***** ********** ********** ********** ***** ********** ********** ********** ******
文工类经 类类工类类类
件作


类类


注:乡镇社区分类大纲
1234 凭账报其 证本表他
第四章 归档文件的装订
常见问题 1、非成套性材料不同内容的文件混装。 2、装订位于文件的头部,位置错误。 3、装订线粗细不均,紧度不适。 4、装订线结扎错误,线头过长。 5、装订时未拆金属钉。 6、装订时小于16K或破损的纸张未托纸裱糊。
三是:同一事由作为一件。如换届选举材料,可装订 在一起,并编好页码,同时制作封面及目录。
第二章 归档文件的装订
1、使用棉线按照“三孔一线”于文件的左侧 装订,左边距1CM,上下为3CM(16K)— 4.5Cm(A4),应将文件各页左、下侧对齐。
2、小于16K的纸张或者比较容易破损的纸张, 用A4纸托底裱糊后再装线订好。
第七章 归档文件的编目
归档文件目录(样式)
档号:C—1
保管期限:永久
件 责任者 文号 号
文件题名
1 XX社区
关于2009年 XX社区工作 总结
日期
页备 数注
Hale Waihona Puke Baidu
20091231 6
常见问题:文件题名拟写不清楚,缺人名、事由。
第七章
归档文件的编目
文号
文件题名
责任者
日期
第八章 归档文件的装盒
归档文件装盒包括将归档文件按件号顺序装入 档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊 项目等工作内容。
社区档案整理办法
归档文件整理方法
文件归档主要环节: 收集 鉴定 分类 装订
排序 编号 编目 装盒
第一章 归档文件的收集
一、收集范围:一般来说,只要是记录和反映本 机构主要职能活动的办理完毕的具有一定保存价 值的各种文字、图表、声像等文件材料,均应归 档。
二、收集的方法:及时收集是确保归档文件齐全 完整的关键。对办理完毕、属于归档范围的文件 材料,应做到办完一件收集一件。
工工事建工与服服保与
作作务设作卫务务障计
类类类类类生类类类划




注:A—K类为文书档案
第三章 归档文件的分类
LMNO P Q 照实基财 其 设 片物建务 他 备 类类类类 类 类
1234 凭账报其 证本表他
第三章 归档文件的分类
ABCD E FGH I J
上党区生 土人财基声实
级群务产 地口务建像物
第四章 归档文件的装订
一、归档文件的整理单位: 文书档案、声像档案、实物档案以“件”为整理单位。
对“件”的界定
一是:以“自然件”为一件,即“一般以每份文件为 一件”,照片是一张为一件,实物是一个为一件;
二是:文件正本与定稿(包括文件处理单)、正文与 附件、批复与请示、转发文与被转发文、一本会议记 录为一件;
第七章 归档文件的编目
5、日期—文件的形成时间,即发文时间(文 件的落款时间)。
6、页数—填写一件文件的总页数,计算页数 时以文件中有图文的页面为一页,空白页不计。
7、备注—用于填写归档文件需要补充和说明 的情况(如复印件等内容)。
8、编制好目录后,打印2份,一份独立装订成 册,一份放在盒内的第一份文件之前。
三、收集的要求: 1、文件材料齐全完整。 2、请按照《南宁市社区居委会档案管理归档范围》 开展文件材料的收集。 3、不属于归档范围内的(重份文件、供参阅文件、 学习资料、无参考利用价值的事务性、临时性文 件)就不需要归档,但可作为资料来存放。
第二章 归档文件的鉴定
一、归档范围的确定是档案鉴定工作的第一关口, 是文件是否转化为档案的资格审定。(这份文件 算不算是档案)
3、大于A4幅面的按照A4的尺寸规格折叠后装 订。
4、装订之后,用黑色水性笔在文件上编写页 码。正面在右下角编写,反面在左下角编写页 码; ※文件原来有完整页码的不用编,没有完 整页码或页码不连贯的续编页码。
第五章 归档文件的排序
一、在同一大类,同一保管期限下进行排序。 二、排序遵循“时间优先”原则。
二、划分档案的保管期限是确定档案的“生存 期”,确定保存价值和保存年限,文书档案的保 管期限分为“永久”、“定期”。
三、基建档案、会计档案的保管期限按照有关规 定执行。
四、照片档案、实物档案的保管期限为“永久”。
第三章 归档文件的分类
ABCDEFG I J K
党群行文民环社文劳人
务团政明政保区体动口
三、成套性文件要相对集中排序。如换届材料可 集中放在一起进行排序。
四、按照档号章的序号从“1—N”依次按顺序排放 整齐。
五、同一大类,但保管期限不一样,应另起一盒 按时间先后进行排序。
第六章 归档文件的编号
归档文件编号就是的填写归档章的项目,一 般盖在文件首页的右上角位置。(若右上角 有字可稍微往文件中部空白处盖档号章)
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