万科工程文件管理作业指引

万科工程文件管理作业指引
深圳市万科房地产有限公司 VKSZ/WI/GO002 编号:
SHENZHEN VANKE REAL ESTATE CO., LTD.
版号: A/0
工程文件管理作业指引
2002-6-20 编制朱蓓日期
审核日期
批准日期
流程要素
流程目标:
流程时间要求流程监控点数目
流程主要责任岗位流程涉及职位数目
修订记录
日期修订状态修改内容修改人审核人批准人
编号:VKSZ/WI/GO002
版号:A/0 工程文件管理作业指引页码:第 1 页共 5 页
工程文件管理作业指引
文件经办人项目秘书总经理办公室档案员支持性文件
公司管理文件收集判定管理部门归档
文件收发控制程序项目部管理文件交接登记表文件登记标识文件发放回收记录表
文件利用登记表文件发放文件销毁审批清单文件日常利用
失效文件回收
销毁
竣工档案移交
编号:VKSZ/WI/GO002
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1. 目的
规范项目现场文件资料的管理，确保工程文件的充分、适用和有效性。

2. 适用范围
适用于工程现场文件的收集、标识、审核、执行、发放、回收、销毁及归档管理。

3. 术语和定义
3.1. 工程文件:在此特指我公司、监理单位、施工单位在工程建设过程中产生
的相关文件资料的总称。

3.2. 标识文件:文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。

4. 职责
4.1. 项目秘书，负责文件的接收、标识、登记、发放、回收、移交及归档管理，
并协助完成工程竣工档案验收事务。

4.2. 文件经办人包括各专业工程师、成本管理人员、设计责任人及项目事务人
员，负责工程文件的形成、积累、送审、移交归档。

4.3. 项目部负责人，负责工程文件的审核、批准。

4.4. 总经理办公室，是公司档案的主管部门，负责接收项目部日常文件移交及
项目竣工后工程文件的移交。

5. 工作程序
5.1. 文件收集
5.1.1. 项目部本身产生的文件由文件经办人根据工程建设实际情况及项目报批
报建情况，将产生的文件及时移交项目秘书登记归档。

移交到项目秘书
的文件要求是签字盖章手续完备的正式文本。

移交时要填写《文件交接
登记表》，由移交人与接收人签名确认。

5.1.2. 属于项目报批报建的申请文件及政府批文，一律交由项目秘书移交总经
理办公室，项目部可复印备查。

5.1.3. 收文:项目部所有收文，一律交项目秘书统一登记处理。

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5.2. 文件登记标识
项目秘书负责文件的登记标识，每份文件均要标注编号及版本标识。

5.2.1. 文件件编号规则:
项目名称缩写 (小写数字表示期数) 文件分类缩写
例:文[金色1]-SJ-TJ-001
专业分类缩写文件顺序号
附表一:工程文件类别及代码对照表
序文件属类编号方案备注号
施工图纸文[__]-TZ- 1、前一个空格为项目1.
代码，各项目为四季设计变更通知单文[__]-SJ-__- 2.
(四季花城)、金色顾客变更联系单文[__]-YZ- 3.
(金色家园)、温馨变更联系文[__]-QZ-__- 4.
(温馨家园);新项目工作联系单文[__]-LX- 5.
参照公司统一代码，工程合同副本/复印件文[__]-HT- 6.
分期开发项目在项目联合通知文[__]-LT- 7.
简称后加阿拉伯数字会议纪要文[__]-JY- 8.
表示; 施工计划文[__]-JH-__- 9.
2、后一个空格为专各种指导书文[__]-ZD- 10.
业，区分为TJ(土建)，公司内部往来文件文[__]-GS- 11. DQ(电气)、SB(设向政府部门的申请报告文[__]-ZF- 12. 备); 政府部门来文文[__]-ZL- 13.
3、之后为流水号，从公司规范文[__]-GF- 14.
001开始标识。

施工组织设计/图纸会审纪要文[__]-SG- 15. 限价单文[__]-XJ-__- 16.
招投标资料文[__]-ZB-__- 17.
工程招投标履行表文[__]-LX-__- 18.
工程/材料验收单文[__]-YS-__- 19.
分户质量档案/竣工图文[__]-ZL-__- 20.
施工单位来文文[__]-LW-SG- 21.
监理单位来文文[__]-FW-SG- 22.
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甲方发给施工单位的文件文[__]-LW-JL- 23.
甲方发给监理单位的文件文[__]-LW-JL- 24.
工程施工单位、材料供应单位、材文[__]-PG- 25.
料质量等定期评估报告
5.2.2. 文件有效版本标识
a) 如收到的文件已有版本标识，则照实登记。

b) 无版本标记的，按以下编号规则标识:根据文件不同版本的产生时间及内
容标识，修订状态从0、1到9依次递增，版本由A到Z依次递增。

实例
“A/0”。

5.3. 工程文件的发放、回收与失效文件销毁
5.3.1. 文件登记标识后，项目秘书填写《文件发放回收记录表》，根据批示或职
能发放给相关人员及单位，由接收人签名确认。

5.3.2. 当文件发生版本变动时，为确保文件的适用与有效性，项目秘书要统一回
收作废版本的文件，同时发放新生效版本，回收情况填写《文件发放回收
记录表》，并由经手人签名确认。

5.3.3. 项目秘书回收失效文件后，留一份存档备查，要在首页及骑缝加盖“作废”
印章，其余复本销毁，销毁文件要填写《文件销毁审批清单》。

5.4. 工程文件的归档及利用
5.4.1. 工程文件在标识清楚完备后，由项目秘书按分类编号存放，要有固定的文
件夹，放入编有序号的资料柜中妥善保管。

5.4.2. 资料借用、调用、查阅要经批准并填写《文件利用登记表》，调阅重要文
件要复印存底。

5.5. 工程文件的移交
工程竣工时，所有工程文件要按规定移交相关部门永久保存。

5.5.1. 项目秘书协助总经理办公室整理并向深圳市城建档案管理部门移交工程
竣工档案资料。

5.5.2. 向物业管理处移交一套工程竣工文件资料，移交物业管理处的资料需要报
项目总经理批准。

5.5.3. 其余工程文件资料整理完备后统一移交总经理办公室保存。

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5.5.4. 所有移交均要填写《文件交接登记表》，由双方签字确认。

6. 支持性文件
6.1. VKSZ/QP/DC003 《文件收发控制程序》
7. 相关记录及表格
7.1. VKSZ/QR/GO《文件利用申请单》
7.2. VKSZ/QR/GO《文件利用登记表》
7.3. VKSZ/QR/GO《文件交接登记表》
7.4. VKSZ/QR/GO《文件发放回收记录表》
7.5. VKSZ/QR/GO《文件销毁审批清单》。