河北省劳动和社会保障厅关于加强企业职工档案管理工作的通知

河北省劳动和社会保障厅

冀劳社[2000]57号

河北省劳动和社会保障厅关于加强企业职工档案管理

工作的通知

各市劳动和社会保障局、省直有关部门：

为了建立健全企业职工档案管理制度，加强对档案的规范管理，有效地保护和利用档案，更好地为社会主义市场经济建设和现代化建设服务，根据原劳动部、国家档案局颁布的《企业职工档案管理工作规定》(以下简称规定) 精神，结合我省的实际情况，特作以下通知：

一、各级领导要高度重视企业职工档案管理工作。加强企业职工档案管理是建立现代企业制度的重要组成部分。随着各种所有制企业改革的深化，职工档案将会发挥越来越重要的作用。因此，各级领导要高度重视职工档案管理工作，任何部门不准削弱职工档案管理部门的职能。要加强机构建设，提高管理人员的业务素质，确保职工档案更好地为企业和经济建设服务。

二、各级劳动保障部门要依据国家和省的有关政策规定，认真建立起企业职工档案立卷、归档、保管、转递、使用、登记、统计和保密等项制度。在办理职工调动、评定技术等级和技术职称、退休退养、代存流动人员档案等手续时，要严格按照《规定》要求审档，凡职工档案不符合《规定》要求的不予办理有关手续。

三、企业职工档案应由经劳动保障行政部门批准的有劳动人事权限的企业劳资部门负责管理，没有职工档案保管权的各类企业可由县级以上劳动保障部门的行政机构或职业介绍机构代理保管。承担企业职工档案代理管理的职业介绍机构须具备档案保管的硬件条件与安全措施，配备专职档案保管人员，并经检查验收合格后，由同级劳动保障行政主管部门认定，发给《职工档案保管许可证》。民办及其他各类咨询职介机构，一律不得开办职工档案保管业务。

四、企业新招用职工、录聘用人员，依法签订劳动合同并鉴证后，应在一个月内按规定的内容收集有关入档材料，及时整理立卷建档，并交本企业劳资部门或档案代理部门保管。

五、企业职工流动，原单位应在一个月内将其档案转交新的工作单位；企业职工辞职、辞退、开除、判刑、逃亡、失踪、出国不归或被解除劳动合同等，可暂由原单位保管其档案，不得将档案交给本人或他人保管；企业职工离退休后其档案由原单位或属地社会保险退管部门保管，并逐步过渡到全部由社会保险退管部门保管。

六、对下岗职工解除劳动关系后失业、自谋职业或到非公有制经济组织就业的，劳动保障部门和职工档案代理机构要主动提供保存档案服务，并代其办理缴纳社会保险费用手续，工龄和养老保险投保时间累计连续计算。

七、企业改革、改造、改制或破产、合并、撤销等行为，要按规定保管转移职工档案，严禁将档案交由本人保管或由个人私自保存他人档案。

八、《职工劳动手册》具体反映了职工签订、续订、终止、解除劳动合同，及缴纳领取失业社会保险费情况，是职工流动的凭证和记载职工情况的重要依据，要认真填写使用。并按照河北省政府冀政办〔1991〕37号文件规定的权限，由同级劳动保障行政主管部门认证。今后要尽快将使用范围扩大到各类所有制企业，凡不办理《职工劳动手册》的单位或职工，不予办理职工的流动、失业登记等手续。

九、企业职工档案管理是一项严肃的政治工作，要求每位档案专兼职管理人员要以高度负责的态度，认真做好这项工作。要保持这支队伍的相对稳定。组织他们参加各种业务培训，提高自身素质，要教育他们忠于职守、兢兢业业、廉洁务实、尽职尽责地把职工档案管理好。

十、为确实加强对企业职工档案的管理工作，省厅将组织力量定期对各级劳动保障部门综合管理以及各类企业、职工档案代管机构保管使用职工档案的情况进行督促检查。发现问题，堵塞漏洞，推动我省企业职业档案管理工作的制度化、规范化。