智能公文交换管理系统功能介绍
如何使用公文交换系统收发文件
如何使用公文交换系统收发文件■公文交换系统概述1、公文交换系统相当于老OA。
2、主要功能：各单位间进行公文的交换。
3、附加功能：发文单位查看签收情况和回复内容；收文单位回复发文单位；导出功能为已建有OA的单位提供数据接口。
4、提供与OA系统的数据对接：收文转OA，OA转公文交换。
发文单位从OA起草发文→ OA转公文交换→公文交换→收文转OA →收文单位内部流转办理收文公文交换担当了单位间公文的邮递员角色。
5、在单位启用OA内部流转前，请只用公文交换收发文，不用转OA。
■公文交换中如何收文以下1-4步相当于老OA功能。
在单位启用OA内部流转前，请只用前5步。
1、点击左边“待签收公文”3、点击文件正文名或文件附件，可直接打开或保存。
在“已签收公文”和“已转OA公文”中也可打开文件正文或附件。
4、点击上面的“签收”按钮，则此文件转移到“已签收公文”。
*5、附加功能：回复与导出回复：收文单位可回复发文单位，内容可以是直接输入或附件。
例如“联系人名单”之类可在此直接回复给发文单位。
导出：是为已建有OA的单位提供数据接口。
导出为XML文件,供已有OA 导入数据用。
原先没有OA系统的单位不需要用导出功能。
*6、若单位启用OA进行公文的内部流转：则在“已签收公文”中，点击文件标题，在文件详情单上方点击“转入OA”按钮，则此文件转移到“已转OA公文”。
注意：点击后稍等几秒钟，防止多次导入。
发文单位发文→收文单位收文→转入OA→收文单位进行内部公文流转。
■公文交换中如何发文△发文前的准备工作：单位管理员定义文号字典，把单位要用的文号预先定义好：1>菜单-单位配置-字典管理2>点右上角“添加数据”3>选择字典名称为“字号”4>在数据名称中填入文号，例如：新政办发、新政办、新政发。
5>点右上角“保存”6>其他字典也可以先定义好。
△在公文交换中发文：以下1-4步相当于老OA功能。
在单位启用OA内部流转前，请只用前4步。
公文传输系统概要
公文传输系统概要第一篇：公文传输系统概要青通服公文传输系统概要1、主要功能简介（1）、系统主要功能模块有：公文传阅、公文管理、档案管理、会议管理、车辆管理、领导日程管理、各类单据审批管理、电子邮件、短信平台、系统管理。
（2）、系统除了有公文传输功能外还包括公文处理及日常办公等功能。
实现单位内部公文流转处理。
办理后的公文可能通过公文传输系统发送到各单位及部门。
（3）、公文交互能够实现实时接收省政府及其它厅局发送的电子公文的功能，接收的公文能够自动加载本单位的公文流程中，实现省政府电子公文自动流转办理，公文办理后根据需要可以通过公文传输系统发送到各单位实现公文传阅。
（4）、公文传输：公文传阅群组设置可以将每个单位的公文接收人设置在一个群组里，以便于接收后在单位内部传阅。
（5）、短信平台采用SMPP短信协议能够同时实现电信、移动、联通手机用户的短信接收。
2、公文发布、归档、传阅示范（1）、公文发布流程a.使用admin登录，密码admin123;b.在“公文管理”发文管理中的发文拟稿中起草一个公文，填写公文表单，起草公文正文后，在公文流程中选择用户admin办理。
c.用户admin接收到公文后，点击进入到办理公文界面，直接定稿套红办结。
d.在发文归档界面中找到已经办理完毕的公文，点击归档，进入档案管理界面，登记档案要素后保存。
e.在档案管理的发文登记界面中按公文分类发文时间找到公文，点击“发送公文”f.进入发送公文界面后选择相应单位的接收人也可以选择设定好的群组，点击发送按钮发送公文。
g.公文发送后，发送人在公文发送列表中可以查看公文接收情况。
（2）、公文传阅：a.公文接收人在公文接收界面中查看收到的公文，点击具体公文名称，进入公文详细界面，点击“加载公文”进入收文拟稿界面b．填写收文表单，选择相应的传阅人员后。
点击“发送”发起传阅流程。
c.传阅人根据权限可以填写相应的意见d.传阅完成后，单位公文文书就办结公文，点击“归档”进行收文档案管理界面，填写相应的档案要素，将收文按文件类型、收文日期归档，以便于用户查询。
公文智能交换管理系统
XX公文智能交换管理系统一、建设背景当前，在国家信息化体系建设中，政府信息化已成为整个信息化建设中的关键。
推动电子政务的发展，是一种世界性潮流，也是电子信息技术应用到政府管理的必然趋势。
随着计算机和网络技术在政府办公中的广泛应用，很多信息可通过电子信息通道传递。
但对于大量存在的机要文件和物件，由于其机要保密和凭证特性等要求，有很多无法通过网络直接传输，而必须以实物的方式进行传递、处理和保存。
长期以来，各级党、政、军、企事业单位的纸质文件收发、流转工作主要是靠手工签收、手工登记（录入）完成的。
手工管理方式受人为因素影响大，效率低，容易出错，不易分清责任，对不可避免的错误或者漏洞难以追踪和纠正，甚至还会出现失泄密等重大事故。
且由于文件的收发流转信息一般在登记本上，查询统计很不方便，信息资源难以共享，无法适应由于信息量的快速膨胀，管理部门对大量信息处理提出的快速、准确的要求。
另一方面，在传统的办公自动化系统中，需要分发交换的文件和文件相对应的电子信息是脱节的，经常出现文件的电子信息已经发到领导的电脑上而纸质文件还没有到达，或者领导已经在纸质文件上进行了批阅，秘书还要重新录入电子信息的情况，使纸质公文及电子公文形成“两层皮”现象。
因此，实现以数字化技术为基础的政府机关机要文件流转作业的全面信息化管理已第1页务事业部公文智能交换管理系统即是针对上述问题提供的完整解决方案。
二、系统描述公文智能交换管理系统将条码自动识别技术引入到公文流转过程中，将公文、信件的基本信息生成条码，通过带有条码识读装置的专用设备“智能交换箱”来记录文件的全部流转信息，从而实现了传统办公自动化系统无法做到的纸质文件数据的自动载入。
“智能交换箱”投件口带有条码扫描装置，可高速准确地识读各类条码标签，动态显示箱内投件存量、各户发件量、误操作、运行状态等信息。
交换箱箱体可根据用户要求改型设计。
在系统中，参及交换流转的各个单位（部门）都设有“智能交换箱”，发件、取件均通过交换箱进行。
公文智能交换系统
公文智能交换系统
公文智能交换系统包括智能交换箱、监控平台、自助服务平台和二维条码系统等。
其主要功能包括：对外来机要公文进行收文登记及流转处理；提供箱存浏览、文件流转追踪等功能；根据权限可以查询指定电子文件所对应纸质文件的流转过程，从而获得文件当前位置等信息；急件提醒、通知、催办等；公文催办、督促用户取件；发布公共信息等。
1.公文智能交换箱
采购公文智能交换箱80个，安装到省政府办公大楼指定位置。
应将公文智能交换箱管理系统软件整合到省政府办公厅综合办公平台中。
2.二维条码系统
二维条码系统生成的条码必须符合《机关公文二维条码规范》（中秘文发〔2005〕56号）要求，保证所制作的条码在全省范围内具有惟一性；提供条码识读接口和条码文本数据导入接口，能在电子公文传输交换系统和省政府办公厅综合办公平台方便使用。
主要功能有:系统登录、条码制作、查询统计、常用数据管理、用户管理、日志管理、系统设置和条码扫描识读等。
（1）条码制作应提供打印标签、套印条码、生成条码图像文件和生成条码图像到剪贴板等输出形式。
（2）查询统计应提供标题、文号、文种、成文日期、条码生成日期、发文单位等组合查询方式，并能将查询结果直接输出到打印机，或导出WORD和EXCEL 中。
（3）常用数据管理应提供文种种类、发文名称、刊物名称、发布层次等字典管理。
（4）用户管理应能提供用户的增加、删除功能。
（5）系统设置应提供发文单位名称、制作单位名称编辑，条码生成方式，条码打印机设置、普通打印机设置，数据备份等功能。
电子公文交换系统解决方案
电子公文交换系统解决方案随着信息化建设的深入推进，电子公文交换已成为现代文化管理的重要内容之一。
为了达到信息共享、快速传递等目标，政府和企业都在逐步引入电子公文交换系统。
电子公文交换系统是整个信息化建设中的核心要素，因此，本文将从系统的角度，深入探讨电子公文交换系统的解决方案。
电子公文交换系统的基本功能电子公文交换系统是一种基于互联网的信息交换平台，其主要以实现公文的电子化、办公自动化、流程优化等为目标。
电子公文交换系统主要包含以下功能：1.公文签发：签发单位可在系统中通过设定流程和权限，对公文进行在线签发，并定期统计各单位签发情况。
2.公文收文：接收单位在系统中可以通过网络直接收到签发单位的公文传输，具有即时交换、快捷方便的特点。
3.公文流转：系统中通过工作流程管理和人员权限设定的专业流程，实现公文的快速流转和处理。
4.公文归档：系统通过设立独立的公文档案，方便归档管理和查询，确保公文归档安全可靠。
解决方案下面我将从以下方面提出电子公文交换系统的解决方案：1.网络平台架构系统采用三层客户端/服务器网络体系结构，将整个电子公文交换平台划分为前端用户、应用服务层和后端数据库管理层。
利用当前国内外流行的开放平台技术，使各层次之间实现信息平稳传递和数据互通，从而实现全过程信息化处理和全链条信息交换。
同时，应用技术虽然广泛，但要以明确目标和项目要求为准，融入到整体项目中，避免各项技术之间的冲突和不统一，保障系统的稳定性和完整性。
2.系统设计与开发针对城市和县区机关、企事业单位的公文处理工作特点，电子公文交换系统应尽可能适应现有的公文管理模式，减少信息重复输入和人工干预。
在流程设计上要精细化、规范化，同时结合每项业务特点，建立对应的模板，方便用户更快捷地使用系统，提高工作效率。
3.系统建设实施系统建设实施要从系统项目生命周期管理角度考虑，从项目立项到验收移交等各个环节之间，确保各项指标按计划达成。
应先对系统的需要和定位以及技术选型和人员组织等方面作准备，构建系统任务书，建立进程控制，严格过程规范和质量检验，在实施中严格按流程推进、排期管理、并行畅通，内部协作，加强沟通，推进系统的落地。
电子公文交换系统说明书
说明书内容电子公文交换系统是跨部门、跨组织、跨地域的信息化公文交换平台，建设电子公文交换系统，可实现公文传递标准统一、格式规范，保证在不同的政府、企业部门之间安全、高时效地传输电子公文。
中信联电子公文交换系统应用版式文件、电子印章、信息安全、中间件及计算机网络等技术，实现了电子公文的制作、盖章、分发、接收、阅读、打印和归档等功能，以现代的电子公文传输模式取代了传统的传递模式，使公文处理传输实现无纸化、自动化。
功能点：公文传输：结构化/非结构化数据传输，消息出版/订阅、端对端发送，实时/批量数据传输，加密/非加密传输，不同数据格式之间的转换和映射。
安全支撑接口：提供应用程序接口、服务程序接口和安全支撑运行环境，实现安全产品的即插即用配置管理：方便灵活的资源配置管理工具监控系统：完善的全程日志监控管理，对系统的所有活动进行审计包装盒背面内容系统特点：基于XML电子公文交换：采用《基于XML的电子公文格式规范》国家标准作为电子公文交换的描述语言，符合国家标准额公文交换格式。
版式文件：采用版式文件作为载体，包含完整准确的版面，保证文件能够原版原式、不可修改，保证收文方浏览、打印的效果与发送方发送的公文完全一致。
电子印章：电子印章应用于电子文件之上，使文件具有的相应的法律效力，确保公文可以放心地通过网络以电子文件的形式传输。
安全接口：可以为各种安全应用扩展提供支持，实现不同单位之间的加密公文交换与其它系统的接口：系统提供基于XML的公文交换接口，方便实现和其他应用系统的集成支持不同的公文交换模式：系统可以依据用户单位的管理结构，提供点对点方式（网状）或者集中式（星型）公文传输模式，实现多级公文交换智能提醒利用智能催办系统的消息提醒机制，为使用者建立了完整有效地桌面、邮件和移动等方式的提醒机制友好的人机界面：充分考虑用户操作习惯，系统结构合理、层次清晰、界面直观、操作简单。
灵活的打印模板定制系统中所有的打印内容（包括收文呈办笺、发文单等）都可以由用户自己设计和调整，方便用户进行打印格式的动态修改和调整。
公文交换系统使用说明(精)
二、收文处理
3、已处理公文
收文员可以检查公文，如果不正确可以向发送单位退回公文。如果正确，可以打印公文，脱 密下载，或执行转文等业务。点击左侧导航栏中“已处理公文”，进入下图所示界面
公文处理状态中的图标依次未打印、转发和下载，状态为灰色表示未进行过此操作，彩色表 示已进行过此操作，并且可以点击查看此操作记录详细。
待签收公文
待处理公文
可对公文进行打印、退回、转发、脱密下载、预览操作
已处理公文
已收公文
二、收文管理
1、待签收公文
接收单位收文员在收到公文后，首先需要签收公文，签收时系统会自动发送一个回执给发文 方，表明已经收到公文。 点击左侧导航栏中“待签收公文”，进入下图所示界面
签收：选择要签收的公文，点击“签收”，成功会提示“公文签收成功”。
一、注意事项
（2）在下载中心页面内，点击公文客户端组件程序旁的“下载”，如图
一、注意事项
（2）出现安装窗口后，点击运行，进行安装，如下图
(3)以同样的方法安装公文阅读器
4、打印设置
以部门管理员登录，在系统设置下将“未设置的打印机均可用”勾选。如上图。已经设置
系统管理界面说明——部门管理员登陆后显示
二、发送单位退回公文。如果正确，可以打印公文，脱 密下载，或执行转文等业务。点击左侧导航栏中“待处理公文”，进入如下图所示界面
预览：点击公文的标题，可以查看公文相关信息，点击“预览”可以在IE中打开Apabi Reader预览该CEB文件。可以下载公文附件。 退回：选中公文，点击“退回”，输入公文退回原因后，点击“确定”，该公文被退回发文 单位。
登记公文
签发公文
指定接收单位
盖章（可选）
发送公文
公文系统_精品文档
公文系统一、简介公文系统，是指用于管理和处理公文流转的系统。
随着信息化技术的发展，传统的纸质公文逐渐被电子化公文所取代，公文系统应运而生。
公文系统通过电子化的方式，实现了公文的快速、高效和安全流转，极大地提高了公文管理的效率和质量。
二、公文系统的功能1. 公文记录管理：公文系统能够对公文进行分类、编号、归档等管理，方便用户进行公文的查找和维护。
2. 公文传阅审核：公文系统可以实现公文的传阅和审核功能，对公文的流转过程进行监控和控制，确保公文的及时传达和审批。
3. 公文签批处理：公文系统提供了电子签批的功能，实现了公文签批的电子化，节约了纸质公文的印刷和传递成本，提高了签批的效率和准确性。
4. 公文公开透明：公文系统可以将公文信息进行公开透明，方便公民了解政府工作和决策，增强政府的透明度和公信力。
5. 公文安全保密：公文系统通过安全措施，保障公文的安全性和保密性，防止公文的泄露和篡改，确保公文信息的真实可靠。
6. 工作流程管理：公文系统可以根据不同的流程要求，进行流程设计和管理，实现公文的自动化流转和处理，提高公文处理的效率和准确性。
三、公文系统的优势1. 提高工作效率：公文系统的电子化流转和处理，大大提高了公文处理的速度和效率，节约了时间和人力成本。
2. 降低管理成本：公文系统能够减少纸质公文的使用和存储空间，节约了印刷、传递和存储等环节的成本。
3. 提升工作质量：公文系统可以对公文进行分类、归档和记录管理，确保公文的完整性和可追溯性，提升了公文管理的质量和准确性。
4. 加强信息安全：公文系统通过安全措施和权限管理，保护公文的安全，防止公文的泄露和篡改，提高了信息的保密性和可靠性。
5. 促进信息共享：公文系统可以将公文信息进行共享和公开，方便了用户和相关部门的交流和合作，促进了信息的共享和协同工作。
6. 增强决策依据：公文系统提供了完整的公文记录和审批过程，为决策者提供了实时和准确的信息依据，提高了决策的科学性和准确性。
公文交换
杨志军
公文交换系统简介
公文交换系统是一个实现政府各机关单位公文交换 的电子化传送和管理的信息系统。 通过政府公文交换系统的建设，可以加快政府机关 内无纸化公文传输的进程，提高政府机关内公文流 转的速度，进而可以提高政府机关行政事务的处理 效率。 我旗所使用公文交换系统由市政府于2009年在全市范 围内部署，受传统办公方式影响，我旗公文交换系 统使用不是很理想，使用较好的有政府办、安监局 等。
准备工作 —浏览器设置
（一）关闭弹出窗口阻止程序 点击IE浏览器中的“工具”─“弹出窗口阻止程 序”─“关闭弹出窗口阻止程序”；
准备工作 —浏览器设置
（二）加入可信任站点 （1）打开IE浏览器，点击“工具”─“Internet选项”
准备工作
（2）点击“安全”选项卡中的“可信站点”，点击 “站点”
准备工作 —插件安装
（一）公文阅读软件Reader安装和卸载 安装过程： 1、下载Apabi Reader。 请在公文交换系统的“下载中心”下载“Reader”。 2、安装Apabi Reader。 可以选择保存下载到本机，也可以选择运行，直接安 装
准备工作
准备工作
准备工作
卸载过程： 1、可以在“控制面板”――“添加/删除程序中卸载 Reader” 2、再次执行reader的安装程序，选择卸载reader。
准备工作
（3）将电子公文系统的地址（http://172.72.1.1 ）填入 “将该网站添加到区域”，不要选择“对该区域中的所 有站点要求服务器验证（https://），点击“添加”；
准备工作
（三）自定义级别设置 （1）点击“安全”选项 卡中“该区域的安全级 别“中”“自定义级别”
准备工作
OA公文[OA公文管理系统怎样OA公文管理系统的功能详解]
![OA公文[OA公文管理系统怎样OA公文管理系统的功能详解]](https://img.taocdn.com/s3/m/28b79407a7c30c22590102020740be1e650ecce3.png)
OA公文[OA公文管理系统怎样OA公文管理系统的功能详解]公文作为一种规范性文书，是企事业单位和政府学院组织管理中传递信息、沟通交流、商洽工作的重要工具，是组织内外日常办公不可缺少的重要应用。
为了规范企事业单位和政府学院管理，需要对公文的分类、编制、发放、审核、签发、执行、更改、保管等工作实行有效控制，而OA公文管理系统则以电子化的方式实现了公文收发、交换和存档。
接下来我们看看OA公文管理系统主要包含了哪些功能？协众OA公文管理系统已形成一套完善的公文管理体系，以工作流为基础定义的特殊流程和表单应用，实现了电子公文一体化运转。
由电子行文代替手工行文，支持系统中各部门之间的电子公文交换，公文流转功能可处理日常工作中的单位内外部公文，包括了公文的发文拟稿、发文上报、发问审核、发文签发、收文登记、收文传阅、公文传阅、承办、查询等，解决了公文传递慢，信息不及时、不同步，不易于查阅等问题，系统数据保密安全，适合各行各业的公文档案管理软件，其极高的性价比以及适合企事业单位和政府学院使用。
为了确保拟稿公文收发的规范性及高效归档，协众OA公文管理功能借助强大的工作流引擎，实现企事业单位和政府学院的公文管理（如收文、发文、申请、呈报等）从起草开始直至办理完毕后自动归档全过程的自动流转管理，提供催办、改发、撤回等流转监控功能。
根据实际情况定制安全控制机制，保证文件不被未授权的人处理。
并且可根据需要定制公文类型、种类、表单样式、管理员、字号、收文流水号等等，以满足公文办理中的各种例外处理，利用流程实现公文高效流转，实现核稿、审稿、签发和收文办文的规范操作，同时跟踪流程流转，实现智能化的公文处理。
发文管理：根据政府单位文件审核、批示、流转繁多的特点，采用发文列表自定义，发文流程自定义，满足不同发文管理。
通过流程绑定，灵活组织流转批阅和并发批阅，拟稿、核稿、签发、盖章、发布、存档、查询等处理，并在流转过程中严格进行审批控制，系统对公文的流转过程进行监督，保证了公文流转各个阶段的可控性。
公文交换系统操作手册
公文交换系统操作手册人人爱投（银内科技）技术支持第一部分系统操作一、客户端程序安装1、程序安装客户端安装非常简单，运行安装程序，就是下载的EXE文件。
系统弹出安装向导：按【下一步】继续：如果要修改安装目录，按浏览，否则按一步继续：继续点击下一步：人人爱投（银内科技）技术支持如果需要在桌面创建快捷方式或在在快速运行栏创建快捷方式则勾选上相应的选项，之后点击下一步：查看当前安装设置，如果没有问题，按【安装】开始安装：安装过程需要几分钟时间，请耐心等候，安装期间不需要任何操作。
安装完成后，系统自动弹出安装完成的对话框：按【完成】结束安装，结束安装后自动启动客户端程序。
3、运行客户端程序双击桌面上的“云南省商务厅公文交换系统”图标，即可打开客户端操作界面。
第一次运行客户端程序时，系统会自动检测客户端与服务器端的连接状态，并自动下载、更新必要的模块，这需要等候几分钟的时间。
系统自动更新完毕后，弹出登录界面：人人爱投（银内科技）技术支持输入系统管理员分配的用户名、密码，按【确定】，如果输入没有错误，就进入用户操作主界面（工作大厅）:工作大厅的左边是功能导航条，系统将主要的业务功能分成：公文交换、统计查询、OA接口。
“公文交换”模块包含了发送系统和收文系统的基本业务功能，统计查询为公文统计使用，OA接口用于公文交换系统和OA的数据交互。
不同的用户登录进入系统后，根据用户权限的不同，在系统导航条上显示的模块标签和功能标签也不相同。
二、业务功能1、发文系统1.1、发文首先登录公文交换系统，输入用户名和密码：进入系统之后，点击横向的导航条的发文系统，左边的导航栏就出现发文系统的子项（如下图）:发文、发文查询、已发公文管理、全区已发公文查看、自定义公文接收组。
人人爱投（银内科技）技术支持然后点击左边的导航条的发文，出现以下界面:然后选择：紧急程度、文件密级。
填完如上选项，就可以上载公文正文和公文附件。
点击公文正文后面的上载按钮之后弹出标题为公文正文的窗口如下：点击添加文件按钮之后，弹出选择文件的对话框，选好要发送的文件之后，该窗口变化如下：可以添加多个文件，也可以把添加错误的文件点删除文件按钮删除。
公文交换系统
1. 公文交换电子公文交换平台是一个跨地区、跨单位、跨部门交换型的公文应用平台支持安全可靠的政府型、集团型电子公文信息交换，可有效提高政府及集团办公效率，推进政务信息化建设。
作为长江数据电子政务解决方案的核心应用平台，电子公文交换平台具有良好的系统兼容性和伸缩性，可灵活挂接其它办公自动化系统及相关业务系统，是一个实用、安全、高效的政务应用平台。
实现跨部门、跨单位之间电子公文的安全传输。
通过提供统一的业务平台，不同部门、不同单位完成电子公文的发送、传输、接收以及打印等业务操作。
1.1. 平台整体框架电子公文交换平台根据全市电子公文交换标准，提供发送公文、接收公文、发送回执、接收回执、流程监控和消息通知等各种Web Service 接口。
全市各部门的办公自动化系统必须能支持电子公文交换平台接口的调用。
各部门OA 系统自行维护部门内部的办公流程，电子公文交换平台专用于维护跨部门的办公工作流程。
由此构成一个全市各部门（包括各部委办局单位、县、市、区等）数字办公流转的两级层次结构。
目录和认证服务用于统一维护全市各政府部门的组织结构，统一管理用户帐号和权限，进行用户身份认证。
电子公文交换平台同时建立与档案局的归档接口和消息通知平台接口，提供自动归档和手机短消息通知服务。
1.2. 业务办理分为收文待办与发文待办分别对公文按多种方式进行统计，如按未查看、待签收、待回复等等。
电子公文交换平台主要由发文管理、收文管理、文种与红头制作、电子印章管理、收发文监控、收文提醒、检索与统计、系统日志、组织机构管理、公文模板库、权限管理等功能模块组成。
从上图可以看出，电子公文交换系统主要由四大部分组成：公文传输、数据接口、日志管理，以及系统维护。
其实，系统维护和日志管理是任何应用系统都必须具备的基础性功能;另外，公文传输实现公文交换的基本业务，完成公文的跨部门的交换业务;考虑到公文交换系统必定要同办公自动化系统通讯，数据接口是保证数据一致性而规定的接口规范。
系统管理手册-公文流转
目录目录 (1)1. 功能简介 (2)2. 操作主流程 (2)3. 功能点描述 (2)3.1. 我的公文 (2)3.2. 待办公文 (6)3.3. 接收公文 (7)3.4. 公文查询 (9)1.功能简介原本公文流转的签批方式是由签批人通过选择收件人向下一个节点进行签批流转。
引入工作引擎后，可以规范呈报路径和简化签批操作，进一步提高工作的效率。
2.操作主流程我的公文；待办公文；接收公文；公文查询；3.功能点描述3.1.我的公文功能描述：自己写的公文会保存在我的公文里操作步骤：进入数字化校园后，点击界面的功能图标“公文流转→我的公文”，显示如下图所示界面：点击此按钮对公文进行筛选输入需要查询的公文名称点击按钮选择需要查询的公文的分类点击[添加]按钮后显示如下图所示界面：点击[确定]按钮后，如下图所示界面：点击选择框选择一个公文后点击[修改]按钮后进入如下图所示界面：选择文件，只能是Word 、Excel输入公文名称选择公文类型 设置来文时间 设置提醒时间输入文号来文单位 提醒内容是否选择审核接收人，可以多选修改了文号点击[确定]按钮后，如下图所示界面:点击[删除]按钮后，如下图所示界面:点击[确定]按钮后将完成公文的删除操作。
选择[对外发文]按钮后，如下图所示界面:点击[添加]按钮后，如下图所示界面：文号已经更改点击按钮选择需要查询的公文的分类输入需要查询的公文名称点击此按钮对公文进行筛选点击[确定]按钮后，如下图所示界面:点击选择框选择一个公文后点击[修改]按钮后进入如下图所示界面：点击[确定]按钮后，如下图所示界面：选择文件，只能是Word 、Excel输入文号来文单位收文单位选择公文类型输入公文名称设置发文时间设置收文单位邮箱文号已经修改点击[删除]按钮后，如下图所示界面:点击[确定]按钮后将完成公文的删除操作。
3.2. 待办公文功能描述：需要通过审核的公文都会在这里操作步骤：进入数字化校园后，点击界面的功能图标“公文流转→待办公文”，显示如下图所示界面：点击[审核]按钮后显示如下图所示界面：对要进行文件审核的文件收发文的开始时间收发文的结束时间输入需要查询的公文名称点击此按钮对公文进行筛选选择通过点击[确定]按钮后审核通过。
电子公文交换系统功能模块简述
一、电子公文交换系统功能模块简述育软电子政务平台是一个综合性的应用平台，包括行政办公与事务处理、公文与信息交换、信息发布与管理、数据管理与分析、档案管理和统一用户平台等平台产品，以及电子签章、育软office、电子邮件、国家教育信息资源库等平台相关产品，同时该平台可与其它如人事、财务、教务教学等业务系统进行应用整合。
∙办公与事务处理办公与事务处理系统是实现单位内部无纸化办公和事务处理的应用系统，主要包括公文管理、电子公文审批、公共信息查阅、会议管理、个人待办事宜、日程安排、通讯录、快速办理等功能。
系统提供图形化工作流引擎，供用户自行定制业务流程；灵活的模版定制功能，能够适应各种样式的文件；电子签章和数字签名使得电子公文更具合法性；离线提醒工具和短信提醒功能让用户不会耽误紧急的待办事宜。
∙公文与信息交换公文与信息交换系统实现了各级单位之间公文和信息的安全电子化交换与传输。
该系统涵盖了文件起草、审批、签章、发送、接收、管理等整套公文传输流程，同时可以与办公与事务处理系统的公文管理模块进行相互的转送。
灵活的文件模版定制功能能够适应各种样式文件，电子签章、数字签名和传输通道的加密确保的交换文件的安全性、可靠性和完整性。
∙信息发布与管理信息发布与管理系统可同时管理多个单位门户网站和内部办公网站，操作人员通过IE 浏览器把信息按分类发布到指定的门户网站或内部办公网站，供社会公众和办公人员浏览。
该系统是完善的网络信息发布工具和网站管理平台。
用户可以将各种信息轻松、简单、及时地发布到本单位的门户网站或内部办公网，并可以根据设置动态处理相关数据信息，同步网站信息。
系统能够快速搭建并管理网站，实现图形化网站页面设计、页面模板定制、动态栏目设置、自动化信息发布与部署、信息采编、审核、签发、发布和管理等功能，并支持图文混排和表格处理。
∙数据管理与分析数据管理与分析系统是实现各类数据采集、数据查询、图表分析、报表打印，以及各种应用系统之间集成的数据应用。
公文交换数据库设计和功能模块说明
公文交换数据库设计和功能模块说明绪论：公文交换是指政府机关或组织之间在行政管理和决策中进行相互沟通、交换信息的过程。
随着信息化技术的快速发展，公文交换方式从传统的纸质文件交换逐渐转变为电子化的交流方式。
为了提高行政效率和信息安全性，设计和建立一个公文交换数据库成为务实的需求。
一、数据库设计：1.数据库结构与表设计：公文交换数据库主要包括三个表：用户表、公文表和附件表。
用户表用于存储系统用户的信息，包括用户ID、用户名、密码、所属部门等字段。
公文表用于存储公文的相关信息，包括公文ID、发文时间、标题、内容、接收部门等字段。
附件表用于存储公文的附件信息，包括附件ID、名称、类型、文件路径等字段。
通过这三个表之间的关联，可以实现公文的存储和交换。
2.数据库关系图：用户表（User）：字段：- 用户ID（UserID）- 用户名（Username）- 密码（Password）- 所属部门（Department）公文表（Document）：字段：- 公文ID（DocumentID）- 发文时间（CreateTime）- 标题（Title）- 内容（Content）- 接收部门（ReceiveDepartment）附件表（Attachment）：字段：- 附件ID（AttachmentID）- 名称（Name）- 类型（Type）- 文件路径（FilePath）- 所属公文（BelongDocument）二、功能模块：1.用户管理功能模块：用户管理功能模块用于实现用户登录、注册、修改密码等功能。
用户登录模块根据用户输入的用户名和密码，与数据库中的用户表进行匹配，验证用户的身份和权限。
用户注册模块用于添加新用户的信息到用户表中，包括用户名、密码和所属部门等字段。
修改密码模块允许用户修改自己的密码。
2.公文管理功能模块：公文管理功能模块用于实现公文的创建、修改、删除和查看等功能。
创建公文模块提供用户创建公文的表单，包括填写公文的标题、内容和接收部门等字段，同时会生成一个唯一的公文ID。
公文流转分系统介绍
公文流转分系统介绍1.公文录入：支持各种形式的公文录入，包括手动输入、复制粘贴、上传文件等。
用户可以根据需要输入公文的标题、正文、附件等信息。
2.公文分类：对录入的公文进行分类和归档，方便后续的检索和管理。
系统可以根据公文的属性和内容进行分类，例如根据公文类型、发文单位、收文单位等。
3.公文流转：在公文流转分系统中，公文可以按照流程进行逐级审批。
系统会自动将公文发送给相应的审批人员，审批人员可以在系统中对公文进行审批操作，包括审批意见、附件审核等。
同时，系统还提供有关公文流转进程的查询和统计功能。
4.公文签发：在公文审批通过后，系统会自动生成电子签章，将签章后的公文保存到公文库中。
公文签发功能确保了公文的真实性和合法性。
5.公文查询：用户可以通过公文流转分系统快速查询公文，包括已发公文、已收公文和待办公文等。
用户可以根据公文编号、标题、发文单位等条件进行查询，提高了公文的检索效率。
6.公文监督：公文流转分系统支持公文的监督功能，包括对公文流转过程的跟踪和监管。
用户可以随时查看公文的流转情况，确保公文的及时处理和落实。
7.统计分析：公文流转分系统提供了公文处理的统计和分析功能。
用户可以通过系统生成的报表和图表，了解公文的处理情况和工作效果，为后续的工作决策提供参考。
1.提高工作效率：公文流转分系统实现了公文的电子化处理，取代了传统的纸质流转方式，提高了处理效率。
系统可以自动将公文发送给相应的审批人员，减少了传递环节，缩短了处理时间。
2.规范流程管理：公文流转分系统建立了一套完整的公文流转流程，明确了各个环节的责任和权限。
系统会根据设定的流程和规则进行公文的流转和审批，确保了流程的规范性和一致性。
3.提高信息安全性：公文流转分系统采用了安全的数据传输和存储方式，保障公文信息的安全性。
系统采用了权限控制、数据加密等技术手段，确保公文的机密性和完整性。
4.便于管理和监控：公文流转分系统提供了多种报表和图表，实时反映了公文的处理情况和工作效果。
公文交换系统使用说明(精)
一、注意事项
3、安装客户端组件和公文阅读器(3.2版)
进入公文系统后，安装客户端组件，具体操作如下：
（1）点击页面上方的下载按钮（见图中标注位置），进入下载中心，如图
一、注意事项
（2）在下载中心页面内，点击公文客户端组件程序旁的“下载”，如图
一、注意事项
（2）出现安装窗口后，点击运行，进行安装，如下图
系统界面说明——部门用户登录后显示的界面
系统界面说明——选择收文管理之后的界面
二、收文管理
收文处理流程：
待签收公文
待处理公文
可对公文进行打印、退回、转发、脱密下载、预览操作
已处理公文
已收公文
二、收文管理
1、待签收公文
接收单位收文员在收到公文后，首先需要签收公文，签收时系统会自动发送一个回执给发文 方，表明已经收到公文。 点击左侧导航栏中“待签收公文”，进入下图所示界面
登记公文
签发公文
指定接收单位
盖章（可选）
发送公文
三、发文处理
1、登记公文
点击左边导航栏中“登记公文”，进入选择“公文类型”界面如左图，选择普通公文，点击 “下一步”，进入如右图所示界面。
三、发文处理
2、签发公文
点击左侧导航栏中“签发公文”，进入如下图所示的页面，可以签发公文，指定公文的接收 单位。如果发现内容不对，点击“内退”按钮可以对公文进行内退处理，退回的公文（即内退公 文）显示在“已内退公文”中，可以重新登记。
注：
1、打印带有公章的公文时，一定要插入带有发送给本部门的发送单位标识的U盘。否 则打印出的文件将没有公章。 2、一个U盘上只能有一个单位标识，即最后一次发的。
脱密下载：选中公文，点击“脱密下载”，可将该文件按照部门管理员设定的脱密方式脱密 并保存到计算机。目前支持的脱密方式有黑头黑章、红头黑章、黑头原章和红头原章四种方式。
智能办公文件管理系统
智能办公文件管理系统：提高工作效率，保障文件安全随着信息化办公的普及，智能办公文件管理系统成为提高工作效率、保障文件安全的关键。
本文将探讨智能办公文件管理系统的设计要点、优势及其对办公环境的影响。
一、智能办公文件管理系统的设计要点1. 文件存储与管理：提供安全、高效的文件存储和管理功能，包括文件分类、检索、共享和权限控制等。
2. 文件加密与安全：采用先进的加密技术，确保文件在传输和存储过程中的安全，防止数据泄露。
3. 文件审批与流转：实现文件的自动审批和流转，提高文件处理效率，减少人为错误。
4. 文件备份与恢复：定期对文件进行备份，确保数据的安全性和完整性，提供快速的数据恢复功能。
5. 文件统计与分析：对文件的使用情况进行统计和分析，帮助企业了解文件管理现状，优化管理策略。
二、智能办公文件管理系统的优势1. 提高工作效率：智能办公文件管理系统能够自动化处理文件，减少人工操作，提高工作效率。
2. 保障文件安全：通过加密、权限控制等安全措施，智能办公文件管理系统能够保障文件的安全性。
3. 优化资源配置：智能办公文件管理系统能够实现文件资源的优化配置，提高资源利用效率。
4. 增强文件管理透明度：智能办公文件管理系统能够实时监控文件使用情况，提高文件管理的透明度。
5. 促进办公环境创新：智能办公文件管理系统推动了办公环境的信息化和智能化，为办公创新提供了基础。
三、智能办公文件管理系统对办公环境的影响1. 提升办公效率：智能办公文件管理系统能够自动化处理文件，减少人工操作，提高工作效率。
2. 增强文件安全性：通过加密、权限控制等安全措施，智能办公文件管理系统能够保障文件的安全性。
3. 优化资源配置：智能办公文件管理系统能够实现文件资源的优化配置，提高资源利用效率。
4. 提高办公透明度：智能办公文件管理系统能够实时监控文件使用情况，提高文件管理的透明度。
5. 促进办公环境创新：智能办公文件管理系统推动了办公环境的信息化和智能化，为办公创新提供了基础。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
分项
功能 箱组数据采集 组箱状态监视
智能采控平台
箱组设备控制 箱组监控日志 箱存信息浏览 纠错处理 发信管理 收信管理 发文管理 收文管理 清单打印
业务管理平台
异形处理 纠错管理 退信管理 统计查询
软 件 模 图像捕捉 标签打印 箱门开启 清单打印 信息查询 分户单位管理 外部单位管理
辅助设备
二维码打印机
标签打印机
数据库服务器 、通讯服务器 、交换机、磁 盘阵列
语音提示器、 通信发射器、 SIM卡
通信发射器、 SIM卡 LED显示屏 摄像机 门禁 电源
公文智能交换箱主要由箱头和箱体组成，箱头显示交换箱状态并带有条码扫描装置和有号件投 口门禁装置，条码扫描装置主要用于识读文件条码，有号件投口门禁装置主要用于禁止非法件 或误投件；箱体分为上下两部分，上半部是有号信箱，用于存放有号需追踪记录的文件，下半 部是普通信箱，用于存放无需登记的文件 投件口带有条码扫描装置，可高速准确地识读各类条码标签 读取条码与箱门形成信息联动，控制箱门开启 动态显示操作状态，对状态进行指示 动态显示箱内投件存量、各户发件量、误操作、运行状态等信息。 投件口带有触感计数器，自动记录投递数量 根据身份识别和单号，自动开启取件箱门 存取件记录的信息支持本地下载，可供调用查询 存取件信息和操作信息可实时上传OA系统，供记载 存件箱清空后，系统自动对箱内记录信息清空进入初始化待用状态 系统会准确自动地记录文件交接细节，包括文件号、执行人、时间、收发件单位、密级、紧急 程度等信息，自动打印交接清单。 系统带有催办功能，对紧急程度高的文件，可通过语音、网络或短信的方式向收件单位发送取 设备通过摄像头进行监控 系统可通过读码识别文件信息和收发操作信息，对信息进行实时采集 系统会准确自动地记录文件交接细节，包括文件号、执行人、时间、收发件单位、密级、紧急 程度等信息，自动打印交接清单。 系统可自检设备运行状况，交换箱空间和利用率，反馈空箱、满箱信息 当发生误操作情况，可自动告警，摄像头记录相关画面 如果分户单位箱内有急件或者限时件，系统可以自动拨打该分户单位电话，通知工作人员来取 件，工作人员接到电话通后，系统不再拨打。若电话占线或者无人接听，系统会再次拨打，拨 打时间间隔可以由系统管理员设定。语音通知触发方式可以分为投箱触发或者人工触发 如果分户单位箱内有急件或者限时件，系统可以通过网络以邮件的形式发送给收件单位，通知 工作人员来取件，收件单位工作人员点击邮件后，系统会自动将收件单位已得到急件通知的信 息回复给系统管理员。网络通知触发方式可以分为投箱触发或者人工触发 如果分户单位箱内有急件或者限时件，系统可以通过短信发送平台放送给收件单位工作人员的 手机上，通知工作人员来取件 通过等离子公告信息显示屏将公告信息告知给分户单位，如收件单位或者收件人信息变更、收 发信息通知等 通过图像监控平台将交换人员在交换区内进行交换的操作活动，进行图像监控并录制存档，以 备以后进行回放察看 交换人员进入交换区时，先通过门禁系统进行身份识别，并捕捉扫卡人的图像信息。身份识别 系统确认后，方可以进行交换操作。如果不进行身份识别操作，将无法进行交换的所有操作 使用在线式UPS电源，改善了供电的品质，保护了负载安全，使之更有效的工作
设备功能 智 能 交 换 箱 技 术 模 块
网络通知 短信通知 电子公告 图像监控 门禁管理 UPS电源
辅助服务
应用 提供实时采集信件和文件数据功能 显示箱子的运行状态（正常、已取、未取、故障），显示箱内信件数量，对于急件或限时件系 统进行特殊标注； 在监控台对交换箱发令，进行开箱，开关已取灯，开关急件灯，核对箱存显示等操作。 对每一次交换箱组的操作，系统自动形成日志 本功能模块可以对智能交换箱中的信件信息进行浏览，包括信件的数量、收件单位、发件单位 对误投的信件进行纠正的管理 将已装封后的信件登记，并通过各个发送渠道发往外部单位的管理 将从各收发渠道外来的信件登记后发往各个相关部门的管理 对发文的各个环节进行管理,包括发文登记、装封发文、信封条码标签自动打印、发文去向管 理、清单打印、二维条码制作等 对收文的过程进行管理，包括来文拆封管理、办文管理、阅文管理、办结登记、督办、催办管 理、条码生成等 打印收发件清单，做核对和存档用。格式按照要求标准制订 参加收发室交换有大量的异形件，如光盘，录像带，包裹等，如果不能通过公文智能交换箱扫 描登记，那么我们可以通过机要流转系统的登记界面，通过扫描枪扫描进行异形件的登记工 作，然后放入交换箱中 对于针对信件登记、投递、交换中出现错误的问题和外部单位退回的信件处理，系统提供进行 纠错的功能 针对下属单位退回的信件处理和外部单位退回的信件处理 文件查询与统计提供对收发文件的详细信息进行查统计的功能。查询信息包括发件单位，收件 单位、紧急程度、投箱时间等，并可将查询到的结果打印出来。对于统计可以按时间、紧急程 度等统计文件数量。可生成时段统计图形报表、类别统计图形报表。查询条件可以任意组合 提供对内交换的文件清单进行查询的功能，并可将相应的清单打印出来 对业务中需要统计的数据，根据各项业务指标生成统计表报和打印 内部单位交换员扫描自己的证卡后，系统自动识别出该用户身份，从而决定是否允许其继续进 行相关操作 交换员扫描证卡后，自助服务平台将通过摄像头将交换员的头像捕捉下来，并保存到数据库 中，以备核查。 内部单位交换员在通过身份识别后，可以通过该平台自助打印条码标签 内部单位交换员在通过身份识别后，可以通过该平台下达打开本单位交换箱箱门的命令 内部单位交换员确认后打印出收发件清单 对本部门的箱内信件信息、信件的流转信息、各单位的具体信息的查询 对本单位的所有分户信息进行管理维护功能，包括增加、删除、修改、查询分户 对交换站所定义的外部单位信息进行管理维护功能，包括增加、删除、修改、查询外部单位 用户管理是对使用系统的用户的各方面信息进行管理。包括基本信息的录入，增加、删除、修 改、禁用等日常维护功能 证卡（RF卡）或指纹信息的登记、维护、查询，包括证卡或指纹的禁用、挂失、注销等功能， 以及证卡或指纹的分组及权限 对本系统所连接的外设进行管理维护功能，包括扫描枪的配置、条码打印机的配置、数据库信 息的配置等 对分户交换箱进行管理维护功能，包括增加、删除、修改、查询分户交换箱 权限的分配是用户管理的关键。权限由系统管理员统一管理，可根据实际工作的需要，实时调 整权限分配，方便实用。良好的用户管理也是数据安全、可靠及系统稳定运行的有力保证 采用双硬盘镜像备份、磁盘时时备份和刻录机定时备份等多种备份机制，保护数据安全；数据 恢复可以通过备份文件恢复，若数据库系统出现问题，可快速启动备份系统，保证系统稳定正 常运转，降低故障影响时间；年度数据处理等 数据字典是工作人员业务作业简便化的保证。完善的设计、灵活的组件搭配使得工作人员的效 率提高、也使得业务操作简便化。数据字典还具有记忆功能，可以在用户操作在其他业务模块 中同时系统自动的对数据字典进行维护
维护管理平台--单位信息维护 系统用户管理 身份认证管理 外设维护 交换箱管理 用户权限设置 维护管理平台--系统设备配置 数据处理
数据字典维护
设备组成
公文智能交换箱结构 自动识别功能 门禁控制功能 状态指示功能 存量显示功能 自动记数功能 自动开门功能 信息下载功能 数据上传功能 自动清零功能 存取通知功能 急件通知功能 设备监控功能 数据采集功能 信息追踪功能 系统自检功能 误操作告警功能 语音通知