采购入库流程

一、采购申请

1.公司所有物品采购视同原材料采购，必须填写采购申请

单。

2.日常采购申请流程：

（1）申请人员填写申请单后，由部门经理审核，报采购专员询价，总经理审批，采购专员根据采购申请单或销售合同附注的商

品清单核对采购。

（2）采购申请单填写流程如下：经办人员（申请）→部门经理（审核）→采购专员（询价）→总经理（审批）→采购部备案并

采购。

3.工程项目采购申请流程：

（1）工程项目签订后，销售人员根据销售合同报价作公司标准报价单，销售人员将标准报价清单报工程部，工程部根据销售

标准报价清单填写采购申请单，技术总监审核，总经理审批，

采购专员根据采购申请单附注的设备报价清单核对采购。（2）采购申请单填写流程如下：工程部项目部经理→部门经理/技术总监→总经理→采购部备案并采购。

（3）工程项目在异地采购工程主料和工程辅料，单件采购价格在500元以下的（含500元），由项目经理决定，工程完工后统

一办理入库手续。超过500元以上的材料采购必须由公司正

规的采购申请流程办理。

（4）工程辅料金额较小的，不用逐笔进行报销，随同其他费用一同报销。工期在三个月以内的，在完工后统一入库报销。工期在三个月以上的，三个月报销一次。

二、商品采购入库：

1.采购专员采购商品回来后，应立即办理入库手续。入库时

将采购商品、

发票或收据、供应商出库单一同交到库管处，办理入库手续。

2.采购专员必须在入库单上填写如下内容：入库商品编号、

商品名称、计量单位、数量、单价、金额、供应商单位全称。

采购专员、库管人员、财务人员必须在入库单上签字。入库单一式三联，第一联存根联库管人员保管，第二联记账联给财务人员记账使用，第三联给采购人员保管。

3.入库时必须严格分清商品、礼品、办公用品、固定资产。

不同的实物应放入不同的库房，严格管理，同时建立不同的流水账，定期盘点。

4.采购合同原件必须交财务部备案，查询采购合同需总经理

批准。

5.入库流程如下：采购专员→财务→库管人员

三、自行研发的产品入库

1.公司立项研发的产品，完成后移交到技术总监处定义公司编

码，交采购

部并办理入库手续。

2.入库单上填写如下内容：入库产品编号、产品名称、计量单位、数量、

单价、金额、单位全称。

3.入库时技术总监在入库单上签字审核。

4.采购专员、技术总监、库管人员、财务人员必须在入库单上签字。入库

单一式三联，第一联存根联库管人员保管，第二联记账联给财务人员记

账使用，第三联由采购专原保管。

四、委托外单位开发、硬件加工、工程外包入库。

1.委托外单位软件开发、硬件加工、销售合同中的外包合同成本计入销售合同总成本之内的外包合同都要办理采购入库手续。

2.委托外单位软件开发、硬件加工、销售合同中的外包合同等签署人负责支付货款和与客户联系索要发票等相关事宜。收到发票后，财务方可付款。如需先付

款，由总经理批准，付款后一周内要回发票。发票须为增值税发票。

3.同时将客户档案信息报采购部备案。

4.委托开发、委托加工、总合同中部分外包合同都要交到采购部由采购专员统一办理入库手续。

5.入库手续与第二条采购入库手续相同。入库单一式三联，

第一联存根联库管人员保管，第二联记账联给财务人员记账使用。第三联由采购专员保管。

五、商品、产品再加工生产入库

1.商品、产品入库后，直接销售的可以办理销售手续。

2.需要组装加工的商品、产品由生产部派专人到库管处办理调

拨手续，与生产部进行组装加工。组装加工后，生产部办理组装后的产成品入库手续。入库流程如下：生产人员→生产部经理（技术总监）→库管人员

3.领用调拨手续如下：生产人员→生产部经理（技术总监）→

库管人员

六、工程项目设备器材出入库流程

1.采购专员根据采购申请单采购设备器材办理入库手续，入库

流程：采购专

员→财务人员→库管人员

2.工程材料到达现场后，客户不予办理材料验收手续时，设备器

材由工程人

员保管的流程：设备器材入库后，库管人员通知工程项目经理办理领用调

拨手续。领用调拨流程如下：工程项目部经理根据采购部采购的项目产品

到库管处办理领用调拨单，技术总监在调拨单上签字审批，销售人员签字

审核，库管人员签字。调拨单一式三联，第一联存根联库管人员保管，第

二联给销售备案，第三联给工程项目经理保管。工程项目经理→技术总监

→销售人员→库管员

3.工程完工后销售人员和工程人员同时在现场与客户办理验收

手续，验收手

续完成后工程技术人员办理出库手续：工程部项目经理（填写出库单）→

技术总监签字审批→销售人员签字审核→财务人员→库管人员

4.如果工程材料到达现场后直接由客户签收的流程：工程人员不

应办理调拨

手续，直接办理销售出库手续。

5.出库流程：工程部项目经理（填写出库单）→技术总监签字审

批→销售人

员签字审核（核对产品是否匹配）→财务部审核（价格）→库管人员。

七、工程项目产异地采购出入库流程

1.因合同办更，工程项目施工过程中需要采购商品，单件采购价

格500元以

下的（含500元）由工程部项目经理自己支配，进行采购。

但是采购入库时

必须附有发票或收据（无发票和收据的，客户出具的销售小票也可以）。

2.采购商品单件采购价值超过500元以上的，必须以文档的形

式报部门经理申

请，技术工程部部门经理安排相关人员按照公司正规采购流程办理采购申请

单。

3.申请单上要填写，供货单位全称、商品名称、型号、数量、

单价、发票、

类型、发票号码。如果是增值税专用票要及时邮寄到财务部。

4.工程部相关人员将审批后的采购申请单交到采购部备案，采

购人员根据

采购申请单办理采购入库手续。

5.异地采购要求公司汇款的，必须向财务部提供供用商的汇款

信息。项目

经理必须将相关的采购合同和采购发票及时邮寄到财务部存档和记账。

6.异地出库流程和正常采购出库流程相同。