外宾来访接待办法
外宾接待流程是怎样的
外宾接待流程是怎样的外宾接待流程是指在外国客人来访时，为其提供专业化、高效的接待服务。
如今，随着国际交流日益频繁，外宾接待流程变得越来越重要。
以下是一个典型的外宾接待流程，共分为五个步骤。
第一步：事先准备在外宾到访之前，接待人员应进行充分的事先准备。
首先要了解客人的国籍、行程安排、食宿要求等信息。
接待人员还应承担为外宾提供通关便利及签证服务的责任，确保外宾能够顺利入境。
此外，还应提前了解外宾的文化习俗、礼仪等，以便在接待过程中表现得得体。
第二步：接机或接站外宾到达时，接待方应派专人前往机场或火车站迎接。
接待人员应提前了解外宾的到达时间和航班、列车信息，并提前到达以保证及时接待。
接待人员应佩戴工作证并准备接待方所需的文件和行李车等设备。
一旦接待人员找到外宾，应该礼貌地打招呼，并协助其办理入境手续、提取行李等。
第三步：安排住宿外宾抵达后，接待人员应陪同其前往下榻的酒店或宾馆。
在这一步骤中，接待人员应向外宾介绍住宿设施的信息，包括房间设备、服务标准等。
如果外宾有特殊要求，接待人员应尽力满足。
安排好住宿后，接待人员应离开，提醒外宾如有需要可以随时联系他们。
第四步：安排会议或行程在外宾安顿好之后，接待人员应根据外宾的行程安排来安排会议或行程。
这包括确认外宾的日程安排、为其预订会议室、安排参观等。
接待人员在这一步骤中应与外宾保持密切联系，确保行程的顺利进行。
如果外宾需要翻译服务，接待人员也应提前安排好。
第五步：告别和跟进在外宾的访问结束之前，接待人员应主动向其表示感谢，并表示愿意随时提供协助。
接待人员应陪同外宾辞别其他相关人员，并为其提供行李搬运等服务。
离开之后，接待人员应及时向外宾道别，并提醒外宾有需要时可以随时联系他们。
接下来是跟进工作。
接待人员应及时向相关机构提交外宾反馈报告，并与外宾保持连络。
如有需要，接待人员还应协助外宾处理离境手续并安排接送服务。
总之，外宾接待流程是一个需要事先准备并具备专业能力的过程。
外宾接待流程是怎样的
外宾接待流程是怎样的外宾接待流程是怎样的接待外宾与外宾见面时，视对象、场合的不同，礼节也有所差异。
具体流程是的？下面是店铺为你整理的外宾接待流程，希望对你有帮助。
外宾接待流程一、确定接待内容接待活动前一天需明确以下事项，以便安排后续工作：1、接待对象：掌握来宾信息，包括姓名、所属单位、职务、人数，是否有随行人员或司机。
2、接待人员：确定接待活动中的领导名单，包括集团领导和公司领导。
根据服务内容和分工确定所有服务人员名单，建立会务组微信群，以便随时通报接待行程、进展及变更事项。
3、来访目的：了解来访目的，以便有针对性的安排接待流程和所提供的服务。
4、参观地点及接待行程：确定来宾参观的地点以及整个活动过程的行程安排、参观顺序及时间节点。
5、服务需求：确定整个接待过程中所需要的服务内容，如接送服务、参观地块、沙盘讲解、会议服务、用餐服务、住宿服务等。
6、接待时间：提前了解来宾的出发地点(以便推算路程所需的时间)、出发时间，以及计划到达参观地点的时间。
二、来宾接应：对首次来访的宾客和重要来宾，应提前在来访途中等候迎接并引导至参观地点。
需提前确定接应地点、时间、接应对象及车牌号，指定专人专车在约定时间前20分钟到达等候。
(通常北京市来宾应在京哈高速西集出口接应)引导人与来宾会合后，应第一时间在会务组微信群中通报，距离目的地2公里左右再通报一次，以便公司领导和接待人员做好迎宾准备。
(例如：参观目的地为C4办公楼，引导人员应在到达中信第一城时在会务组微信群里通报位置。
)三、项目参观服务1、根据接待对象的来访目的确定参观路线，提前模拟一遍，了解路况，发现和解决参观路线中可能出现的问题，记录每段路程所需时间，以便确定最终的接待行程和各环节时间。
2、重要来宾来访，需安排专人在参观区域或特定区域巡视，发现问题及时反馈，并协助处理突发事件。
3、根据参观人数确定适合的车辆，指定驾驶人驾驶，驾驶员负责提前检查车况，对车辆内外部进行清洁整理，保证油量充足，并备一箱矿泉水供来宾车上饮用。
外宾接待方案
外宾接待方案
以下是一份外宾接待方案的建议：
1. 提前准备：在外宾到达之前，确认他们的行程和需求，并准备好相应的文件和资料。
2. 机场接待：安排一名工作人员前往机场迎接外宾。
工作人员应穿着整齐，手持接待
牌以便外宾识别。
确保外宾的行李得到妥善处理，并提供一辆舒适的车辆将他们送到
目的地。
3. 住宿安排：提前预订好酒店房间，并确保房间符合外宾的需求和口味。
确认酒店的
位置方便，设施完善，并提供必要的服务，如免费无线网络和早餐。
4. 行程安排：根据外宾的兴趣和需求，制定一个详细的行程安排。
这可能包括参观当
地的名胜古迹，参加商务会议，和体验当地文化的活动。
5. 餐饮安排：为外宾提供高质量的餐饮服务。
选择有声誉的餐厅，提供当地特色美食
和饮品。
了解外宾的饮食限制和偏好，确保提供适合他们的餐饮选择。
6. 翻译和引导服务：如果外宾不熟悉当地语言，提供一名能流利使用外语的翻译人员
陪同他们。
确保翻译人员熟悉目的地，并能够提供必要的帮助和解释。
7. 安全保障：确保外宾的安全是至关重要的。
提供安全保卫人员，确保外宾在当地的
行动安全，并向外宾提供有关当地安全事宜的必要指导。
8. 周到细致的服务：无论是在会议上还是在活动期间，确保给予外宾周到细致的关怀
和服务。
及时回应他们的需求，并解决任何问题和困扰。
以上方案仅供参考，具体的外宾接待方案应根据每个特定情况的需求进行调整和完善。
外宾接待详细方案
外宾接待详细方案一、前期准备在外宾到达前，我们需要做好一系列的准备工作，以确保他们的到来能够得到良好的接待。
1. 协调安排首先，需要与外宾预先联系，并确定到达的日期、时间和航班号等细节信息。
与外宾协商好行程安排，包括行程中的会议、参观和社交活动等。
与外宾一起制定日程，以便安排其他细节事项。
2. 确定接待人员根据外宾的身份和地位，选择合适的接待人员。
接待人员应具备良好的外语能力和礼仪规范，并对我们的组织或公司有足够的了解。
接待人员需要提前了解外宾的背景和特点，以便更好地提供服务。
3. 准备接待资料为了让外宾更好地了解我们的组织或公司，准备一份简要的介绍资料是必要的。
这份资料应包括我们的历史背景、组织结构、业务范围和最新的成就等内容。
同时，如果有其他与外宾相关的资料或要点，也应予以准备。
4. 安排住宿和交通根据外宾的要求和预算，选择合适的酒店，并提前预订好房间。
同时，还需要为外宾安排好从机场或火车站到酒店的交通工具。
如果需要，可以委派接待人员前往机场接机，以确保外宾能够顺利到达目的地。
二、接待流程一切准备工作就绪后，我们需要按照事先制定好的接待流程进行接待。
1. 到达接机当外宾到达机场时，接待人员应准时到达，并根据事先确认的航班号和到达时间，持牌等候。
接待人员应穿着整齐，手持迎宾牌，并礼貌地接待外宾。
在接送过程中，接待人员应提供所需的帮助，并与外宾进行简单的交流。
2. 入住酒店将外宾抵达酒店后，接待人员应协助办理入住手续，并为其安排好房间。
接待人员应向外宾介绍酒店的基本设施和服务，并提醒外宾注意事项。
如果有需要，接待人员可以帮助外宾安排其他事务，比如向前台咨询旅游信息或租车等。
3. 会议和活动安排根据事先确定的日程安排，接待人员需要准时提醒外宾参加会议和活动。
在会议和活动中，接待人员应提供必要的支持，比如提供翻译、协调会议流程、帮助外宾与其他人员交流等。
在活动结束后，接待人员应向外宾表示感谢，并随时关注他们的需求。
外国友人的接待方案
外国友人的接待方案一、前言为了保障外国友人来访期间的活动顺利进行，提高我方对外接待质量，特制定本方案。
本方案将详细阐述接待流程、注意事项及突发情况处理等，以确保外国友人来访期间的活动圆满成功。
二、接待流程1. 前期沟通- 了解外国友人的背景信息、来访目的、行程安排等，确保接待工作有的放矢。
- 提前与外国友人取得联系，确认来访时间、地点、人数等信息。
2. 接待准备- 根据外国友人的需求，准备接待资料、宣传材料、礼品等。
- 确保接待场所的设施设备齐全，如音响、投影仪、空调等。
- 安排翻译人员，确保沟通顺畅。
3. 接待当天- 提前到达接待地点，做好现场布置和检查工作。
- 迎接外国友人，进行简短的交流，了解他们的需求和期望。
- 按照预定的行程安排，引导外国友人参观、座谈、交流等。
4. 活动结束后- 送外国友人离开，表示感谢。
- 收集外国友人的反馈意见，总结经验教训，不断优化接待工作。
三、注意事项1. 礼仪规范- 遵守国际礼仪，尊重外国友人的文化习惯。
- 着装得体，保持良好的形象。
2. 信息安全- 确保外国友人的信息安全，不得泄露其个人信息。
- 注意保护我国的国家安全和企业秘密。
3. 医疗保障- 了解外国友人的健康状况，如有特殊需求，提前准备相应的药品和急救设备。
- 确保接待场所的环境卫生，预防疾病传播。
四、突发情况处理1. 突发疾病- 立即拨打急救电话，简要说明病情和位置。
- 采取紧急措施，如心肺复苏、止血等，等待救护车到来。
2. 意外伤害- 立即拨打急救电话，简要说明伤情和位置。
- 采取紧急措施，如止血、包扎等，等待救护车到来。
3. 自然灾害- 按照应急预案，迅速组织外国友人撤离危险区域。
- 联系政府部门，寻求救援和支持。
五、总结本方案旨在为外国友人提供优质、专业的接待服务，展示我方的良好形象。
在实际操作过程中，要根据外国友人的需求和实际情况，灵活调整接待方案，确保接待工作圆满成功。
同时，要不断总结经验教训，提高接待质量，为今后的对外交流活动奠定基础。
如何接待外宾
如何接待外宾如何接待外宾了解和践行接待礼仪，对于做好接待工作具有极其重要的意义。
以下小编为大家提供的如何接待外宾，供大家参考借鉴，希望可以帮助到大家。
如何接待外宾邀请的方式外宾来访，通常要由东道国先发出邀请，这既是礼节，也是一项必要的手续。
邀请一般应以局面方式进行，被邀者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。
邀请函除表示欢迎之意外，也表明被邀请者的身份、访问的性质以及访问的日期和时间等内容。
有时，为了表示客气，也可请被邀者在他认为"方便的时候"来访，或将时间留待以后"另行商定"。
有些国家对邀请外国领导人来访，做出了某些规定。
例如，我国规定，应邀来访的国家元首、政府首脑访华天数一般以5天为限，最长不超过7天。
其抵京日期，应避开中方的节假日和星期天。
如因航班等原因实难避开，则抵京当日中方不安排正式活动。
关于接待外宾的费用，国际上比较通行的做法是，来访者的国际旅费由来访者自己负担，在抵达东道国国境后的住宿交通等，由东道主招待。
告别宴会或答谢宴会的费用，由来访者自理。
但费用问题也可由双方通过协商决定。
例如，对某些外宾安排自费来访，东道主除付设宴招待的费用外，全部住宿交通费均由来访者自行负担。
还有的国家因财力所限，对来访代表团有人数限制，或在邀请时，即言明邀请的人数，超出部分的人员，费用自理。
据俄罗斯《消息报》1995年月日1月3日报道，外国总统访俄，俄方只负担12~15人的费用，俄总统出访，对方也是这么办。
随领导人来访的企业家、记者等的费用一般自理;专机机组人员的费用，除双方民航有互惠协定外，一般亦应自理。
接待事前准备为了搞好接待，在外宾抵达以前，就应做好充分的准备工作。
首先，要搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。
例如，来访外宾的总人数，是否包括主宾和其他人员的配偶，来访人员的职务、性别、礼宾次序等情况，这些均可请对方事先提供。
重要国宾来访，其随访人员中，有正式随行人员(或代表团团员)和工作人员之分，而正式随行人员中有的还是政府的高级官员。
外宾接待方案
外宾接待方案一、背景介绍在全球化的背景下，国际交流与合作日益频繁，外宾的到访和接待成为了各个组织和机构不可或缺的一部分。
为了确保外宾的安全、舒适和顺利沟通，一个完善的外宾接待方案是必不可少的。
二、目标和原则1. 目标：确保外宾在访问期间得到优质的服务，顺利完成交流与合作。
2. 原则：2.1. 个性化服务：根据外宾的需求和特点，提供个性化的接待方案。
2.2. 优质服务：提供高品质的服务，以确保外宾的满意度和体验。
2.3. 安全保障：确保外宾在访问期间的安全与隐私。
2.4. 高效沟通：提供顺畅、高效的沟通渠道，以便外宾能够及时获得所需的信息和支持。
三、前期准备工作1. 安排接待人员：根据外宾人数和需求，安排专业的接待人员。
这些人员应具备良好的外语沟通能力和服务意识。
2. 确定接待地点：根据外宾的身份和需求，选择适当的接待地点。
这个地点应具备安全性、舒适性和便利性。
3. 确定接待日程：根据外宾的行程和活动安排，制定详细的接待日程，确保时间的合理利用和活动的顺利进行。
4. 预订住宿和交通：根据外宾的需求，提前预订好合适的住宿和交通工具，以确保外宾的出行和休息的顺利进行。
四、接待流程1. 到达接待地点：在外宾到达接待地点之前，接待人员应提前到达，做好相关准备工作。
在外宾到达之前，对接待地点进行整理和安排，确保接待环境的整洁和舒适。
2. 热情接待：接待人员应以亲切热情的态度欢迎外宾的到来。
在接待过程中，应主动提供帮助和支持，为外宾解答疑问和解决问题。
3. 进行必要的介绍和说明：在接待过程中，及时与外宾进行交流，了解其需求和特点。
根据外宾的需求，提供必要的介绍和说明，帮助外宾更好地适应新环境。
4. 安排会议和活动：根据外宾的行程和活动安排，及时提供会议室和活动场地，并确保设施和设备的完好和充足，以便外宾的会议和活动进行顺利。
5. 提供必要的服务和支持：在外宾的访问期间，及时提供必要的服务和支持，包括餐饮、交通、购物等。
外事接待细则范文
外事接待细则范文外事接待是指接待外国来访的官方代表团、政府官员、企事业单位代表以及国际组织代表等相关人员。
外事接待既是一种国家外交活动，也是一种国际交流合作的重要方式。
为了提升我国在国际上的形象，加深与其他国家的友好往来，外事接待的细则和规范至关重要。
以下是关于外事接待的细则。
一、接待原则1.友好礼貌原则：对外事接待的来访人员，要给予热情友好的接待，注重礼仪，提供周到细致的服务。
2.安全保障原则：确保外事接待活动的安全与顺利进行，落实安全隐患排查，加强指导和控制。
3.知情权保障原则：对来访人员说明活动的目的、内容、时间安排等，保障来访人员的知情权。
二、接待准备1.了解来访人员信息：了解来访人员的身份、职务、背景等信息，为接待活动提供基础资料。
2.确定会谈事项：在接待前，与来访人员沟通确定会谈事项，做好相关准备工作。
3.活动安排：根据来访人员的行程和时间，合理安排接待活动的顺序和内容。
4.餐饮安排：根据来访人员的饮食习惯和文化背景，合理安排餐饮，并提前通知餐厅做好准备。
三、接待流程1.安排接待人员：根据来访人员的身份和重要性，安排相应的接待人员，确保接待工作的顺利进行。
2.会谈礼仪：在会谈开始前，对来访人员进行简要介绍，并对接待地点进行说明，进行握手礼仪等。
3.会谈内容：在会谈中，要围绕双方感兴趣的话题进行交流，注重听取和理解对方的观点，尊重差异，避免争论。
4.会谈礼物：可以根据来访人员的身份和需要，适当准备会谈礼物，以表达尊敬和友好。
5.交流互动：会谈过程中，要积极主动地倾听对方的发言，提问时要准确明晰，并给予充分的回应。
6.结束礼仪：在会谈结束后，向来访人员表示感谢，并表达期待今后合作的愿望。
四、接待礼仪1.服装仪表：接待工作人员要着正式的职业装，注意穿戴整齐，外事接待人员还要注意穿着与礼仪要求相符。
2.互敬礼仪：在会谈中，要尊重对方的身份和职位，注意称呼礼仪，避免直呼其名。
3.学习外国礼仪：针对不同的国家和地区，了解其礼仪习俗和文化背景，尊重和遵守其礼仪要求。
2024年外事接待方案范文
2024年外事接待方案范文一、接待背景随着国际交流的日益频繁，外事接待工作成为展示国家形象、促进国际友好合作的重要环节。
为了确保2024年的外事接待工作顺利进行，特制定本方案。
二、接待目的展示我国改革开放的成就和文化魅力。
加强与外国政府、企业及国际组织的交流与合作。
为来访外宾提供热情、周到、专业的接待服务。
三、接待时间2024年[具体月份和日期]四、接待地点[具体城市或地区名称]及相关活动场所五、接待对象外国政府官员及其随行人员。
国际组织代表。
外国企业代表及商务考察团。
六、接待主题“友谊、合作、共赢”七、接待内容接机服务为外宾提供机场接机服务，并安排专车接送至下榻酒店。
住宿安排根据外宾的级别和需求，安排合适的酒店，并确保房间舒适、安全。
欢迎晚宴举办欢迎晚宴，邀请当地政府官员、企业代表等出席，增进友谊。
商务洽谈安排商务洽谈会议，为双方提供交流合作的平台。
文化交流安排外宾参观当地文化景点，体验传统文化。
企业考察根据外宾需求，安排参观当地企业或工业园区。
送行服务在外宾离开时，提供送机服务，并赠送纪念品。
八、接待流程前期准备确定接待对象、时间、地点等信息。
制定详细的接待计划和应急预案。
接待实施按照计划执行接待工作，确保各环节顺利进行。
后期总结收集外宾反馈，总结经验，改进不足。
九、宣传推广通过官方网站、社交媒体等渠道对外发布接待信息。
邀请媒体参与报道，扩大影响力。
十、预算计划详细列出接待活动的预算，包括交通、住宿、餐饮、礼品等费用。
十一、风险管理安全保障：确保外宾人身和财产安全。
应急预案：制定突发事件的应对措施。
文化差异：尊重外宾的文化习惯，避免不必要的误解。
十二、效果评估活动结束后，对外事接待工作进行效果评估，总结经验，为今后的接待工作提供参考。
十三、附件接待日程安排表预算明细表应急预案文化交流活动指南。
外宾接待服务方案模板范文
一、方案背景随着我国对外开放的不断深入，外宾来访日益增多。
为提高外宾接待服务质量，确保外宾在访问期间感受到我国的热烈欢迎和周到服务，特制定本外宾接待服务方案。
二、接待目标1. 提供安全、舒适、便捷的接待环境；2. 展示我国良好的形象和人文关怀；3. 促进国际友好交往，增进相互了解；4. 提高接待人员的专业素养和服务水平。
三、接待对象1. 友好国家政府官员、政要；2. 国际组织代表；3. 商界人士；4. 学术专家、学者；5. 旅游团组等。
四、接待内容1. 行程安排；2. 住宿安排；3. 交通安排；4. 会谈安排；5. 休闲娱乐；6. 礼仪服务；7. 翻译服务；8. 随行人员服务。
五、接待流程1. 接待准备阶段（1）成立接待小组，明确职责分工；（2）收集外宾信息，了解其需求；（3）制定详细接待计划，包括行程安排、住宿、交通、会议等；（4）提前预订机票、酒店、车辆等；（5）培训接待人员，提高服务意识。
2. 接待实施阶段（1）外宾抵达①迎接外宾，提供行李帮助；②引导外宾至接待车辆；③协助外宾办理入住手续；④介绍酒店周边设施及注意事项；⑤送外宾至餐厅用晚餐。
（2）外宾活动①根据接待计划，安排外宾参加各项活动；②陪同外宾参加会谈、参观、考察等活动；③提供翻译服务，确保沟通顺畅；④关注外宾需求，及时调整接待方案。
（3）外宾离境①提前通知外宾离境时间；②协助外宾办理退房、行李打包；③送外宾至机场，确保安全登机。
六、接待保障措施1. 安全保障（1）加强安全防范，确保外宾人身安全；（2）制定应急预案，应对突发事件；（3）加强安保人员培训，提高应急处置能力。
2. 舒适保障（1）提供舒适、干净的住宿环境；（2）确保交通、餐饮、娱乐等设施完善；（3）关注外宾需求，提供个性化服务。
3. 服务保障（1）提高接待人员服务意识，加强礼仪培训；（2）优化服务流程，提高工作效率；（3）及时收集外宾反馈，不断改进服务质量。
七、总结与反馈1. 接待结束后，对整个接待过程进行总结，分析优点和不足；2. 对接待人员进行表彰和奖励，激发工作积极性；3. 收集外宾反馈意见，改进接待工作，提高服务质量。
外宾接待实施方案
外宾接待实施方案一、前期准备。
1.1 外宾信息收集。
在接待外宾之前，首先需要收集外宾的相关信息，包括姓名、国籍、职务、来访目的、预计停留时间等。
这些信息将有助于我们更好地安排接待工作。
1.2 接待计划制定。
根据外宾的来访目的和停留时间，制定详细的接待计划，包括接待时间安排、行程安排、会议安排等。
确保在外宾到达时，能够有条不紊地进行接待工作。
1.3 人员配备。
根据接待计划，确定需要参与接待工作的人员，包括接待人员、翻译人员、安保人员等。
确保每个环节都有专人负责，做到无缝衔接。
二、接待流程。
2.1 接机接待。
根据外宾的航班信息，提前安排专车前往机场接机。
接待人员需提前到达机场，确保能够准时迎接外宾的到来。
在接待过程中，要表现出热情、礼貌，为外宾营造良好的第一印象。
2.2 住宿安排。
根据外宾的停留时间和个人喜好，提前预订好符合外宾身份和地位的酒店，并安排专人前往酒店接待外宾入住。
确保酒店环境舒适、服务周到，让外宾感受到宾至如归的待遇。
2.3 景点参观。
根据外宾的兴趣爱好，安排合适的景点参观活动。
在景点参观过程中，要为外宾提供专业的讲解和翻译服务，让外宾对当地的风土人情有更深入的了解。
2.4 商务会议。
针对外宾的来访目的，安排相关的商务会议。
在会议中，要提供良好的会场环境和完善的设施设备，确保会议顺利进行。
同时，提供专业的翻译服务，解决语言沟通障碍。
2.5 餐饮安排。
根据外宾的口味偏好，安排丰富多样的餐饮活动。
在餐饮过程中，要注意礼仪和用餐礼节，为外宾营造舒适愉悦的用餐氛围。
三、安全保障。
3.1 安保措施。
在接待过程中，要加强安保措施，确保外宾的人身和财产安全。
安排专人负责外宾的安全保护工作，确保外宾的安全感。
3.2 突发事件处理。
针对可能出现的突发事件，提前制定应急预案，做好各种应急准备工作。
一旦发生突发事件，能够迅速、有效地应对，保障外宾的安全和利益。
四、离别送别。
4.1 送机安排。
根据外宾的航班信息，提前安排专车送外宾前往机场。
外宾接待流程和注意事项
外宾接待流程和注意事项外宾接待是一个需要细心安排、周密准备的过程，以下是一般的外宾接待流程和注意事项：外宾接待流程：接洽阶段：确认外宾的来访目的、时间和人数。
沟通外宾的需求和特殊要求，例如饮食、住宿、交通等。
行前准备：提前发送欢迎函，包括详细的行程安排、接机信息等。
安排专人负责接待，确保在外宾到达前所有准备工作已就绪。
接机和入住：安排专车接机，确保接机人员会说外宾的语言。
安排舒适的住宿，提前通知酒店外宾的需求。
正式接待：由指定人员陪同外宾参观公司、景点等，解释相关信息。
安排专业翻译，确保沟通的顺畅。
商务活动：安排会谈、座谈会、签约仪式等。
提供必要的文件、材料，确保外宾对公司或活动有充分了解。
文化交流：安排参观当地文化和历史景点。
安排文艺演出、交流晚宴等。
送别：安排专车送外宾离开，确保提前了解他们的航班信息。
表达对外宾的感谢之情，提供礼物表示关怀。
外宾接待注意事项：文化差异：尊重外宾的文化和习惯，避免冒犯或误解。
提前了解外宾的礼仪和行为规范。
语言沟通：提供专业翻译，确保沟通畅通。
尽量使用外宾熟悉的语言。
安全和卫生：为外宾提供安全的环境和卫生条件。
准备急救药品和应急措施。
时间安排：严格按照预定的时间安排，避免让外宾等待。
注意时间观念，确保准时开始和结束活动。
礼仪待客：提供热情周到的服务，展现礼仪风度。
注意细节，为外宾提供高品质的服务。
保密工作：对于涉及机密或敏感信息的活动，保持谨慎和保密。
尊重外宾的隐私。
应急准备：了解外宾的健康状况，做好应急医疗准备。
提供紧急联系方式，确保在突发状况下能够及时沟通。
通过认真准备和周到的服务，可以提高外宾的满意度，同时为公司在国际上树立良好的形象。
接待外宾的流程是怎样的
接待外宾的流程是怎样的接待外宾的流程是怎样的在接待外宾以前，接待工作人员就应做好充分的准备工作。
接待外宾的流程是？下面是店铺为你整理的接待外宾的流程，希望对你有帮助。
接待外宾的流程一：接待前充分准备1.了解客户基本情况商务接待外宾第一步首先是了解客户的基本情况，包括客户的单位、姓名、性别、民族、职业、职务、级别及所到访的具体人数;还有一些细节问题比如：到访的具体日期、时间、地点等。
2.确定迎送规格根据客户的具体情况确定具体的接待规格。
3.布置接待环节在规定标准的范围内，安排接待工作用车、客户用车、客户餐饮住宿等。
4.商务接待外宾人员选择挑选好接待人员，根据接待人员工作的能力具体安排到接待工作中的各个环节中。
二：接待中服务工作商务接待外宾服务工作是商务接待外宾过程的中心环节，是直接面对面的服务接待过程。
在这个过程当中，要按照接待方案的要求组织实施，认真负责，一丝不苟，完成每一个接待服务事项。
同时，要根据随时变化的情况，适时的修正原方案，组织实施。
商务接待外宾服务要求接待人员特别是负责人，要掌握全局，善于协调和沟通;要求真务实，善于随机应变;要及时向上级领导请示汇报，善于整合各方面的力量，同心同德，完成好接待任务。
1、客户迎接和食宿安排提前到达指定的地点迎接客户，如果领导和有关部门去机场、车站、码头迎接客户，要确定并事前通报集合时间、地点、乘车安排和出发时间。
帮助客户与机场或车站联系签票、领取行李。
按照接待方针和接待方案，到达下榻或就餐的宾馆招待所，实施迎宾接待礼仪。
客户到住地后，安排人员分送行李，并将《接待手册》(内容包括住房安排，活动日程及乘车安排，就餐时间、地点以及有关注意事项等)发给客户。
2、宴请陪餐领导先到达宴会地点;掌握宴请的人数、时间、地点、方式、标准，并提前通知宾馆;精心编制宴会菜单，做好宴会设计;摆放席位卡，并核对确认。
接待人员提前一小时到宴会厅，督促检查有关服务;严格按拟定宴会菜单上菜、上酒水等，特殊情况按主陪领导意图办理，准确把握上菜节奏，不宜过快或过慢;接待人员人员主动引导客户入席、离席。
接待外宾的基本流程及礼仪
接待外宾的基本流程及礼仪接待外宾是一项重要的国际交往活动，是展示国家形象、推动友好交流的重要途径。
在接待外宾时，要做好基本流程和礼仪。
本文将从以下几个方面详细介绍。
一、接待外宾的基本流程1.接到外宾来访通知后，应及时组织接待工作。
接待工作可由相关部门协调安排，或委托专业接待机构负责。
2.在外宾到达前，应向外宾发送欢迎函，并告知到达时间、地点、接待人员等信息。
同时，安排好外宾的住宿、交通、餐饮等事宜。
3.接待外宾时，应派出专人前往机场、车站等接待外宾。
接待人员应当着正装，手持接待牌，礼貌热情地接待外宾。
4.在外宾到达酒店后，应向外宾介绍酒店的服务设施、注意事项等，并协助办理入住手续。
如有需要，还应提供翻译、导游等服务。
5.在外宾到达后，应安排好外宾的活动安排，包括会谈、参观、招待等。
在活动中，应确保外宾的安全、舒适和尊重外宾的文化差异。
6.外宾离开时，应派专人送行，并向外宾道别并表示感谢。
若有必要，可赠送礼物或纪念品。
二、接待外宾的礼仪1.接待外宾时，应着正装，掌握一些外宾的基本情况，了解外宾的文化背景和礼仪习惯，以便做出得体的表现。
2.在接待外宾时，要表现出热情、礼貌、细致和周到。
接待人员应主动与外宾交流，向外宾介绍当地的文化、历史、风土人情等，以增进彼此之间的了解和友谊。
3.在会谈或招待中，应尊重外宾的文化背景和个人习惯，不得侮辱或冒犯外宾。
如有误解或分歧，应适当表达自己的观点，但要注意用词文雅，态度和善友好。
4.在接待外宾时，应注重礼仪细节，如起立欢迎、握手问候、赠送礼物、送行告别等。
要注意礼物的价值、包装和赠送的场合，尽量符合外宾的口味和文化背景。
5.在接待外宾时，应注意保密，不得泄露敏感信息或涉及国家安全的内容。
如有需要，应事先与外交部门协商，制定保密措施。
接待外宾是一项具有重要意义的工作，需要我们高度重视并认真对待。
只有做好接待工作，才能展示出国家的美好形象，促进友好交流，推动国际合作。
外宾来访接待办法
外宾来访接待办法目录1 目的及适用范围2 参考文件3 术语4 职责5 工作程序6 记录与存档7 附件1 目的与适用范围1.1 为规范集团公司及集团所属各公司在外宾来访时的接待行为;明确各部门职责,以便共同配合完成接待,特制定本办法;1.2 本办法适用于集团公司及集团所属各公司;2 参考文件无3 术语3.1 外宾：指境外厂商或其他行业以及境内外资、合资厂商或其他行业重要来访人员;3.2 接待：指对外宾进行的接待活动,包括安排接送机车、宾馆下榻、宴会宴请、会议接待、参观观光、礼品准备、票务预约等;3.3 被访部门：指直接与外宾对口或发生业务往来的部门;3.4 对口接待员：指由被访部门负责人指定的直接负责安排接待事宜的员工;3.5 被参观部门：指外宾来访时被安排参观内容的归口部门,如物流中心归口于仓储部或物流部、直营药店归口于零售连锁公司等;4 职责4 职责4.1 被访部门4.1.1 负责外宾来访接待规格等级的拟定；4.1.2 负责外宾来访接待日程框架的计划与安排；4.1.3 负责接待准备及接待过程中的部门间协调；4.1.4 负责接待过程中记录文档如会议记录、访谈记录等的记录与存档;4.2 对口接待员4.2.1 负责外宾来访接待日程中细节的设计,如会议室布置、宴会风格等；4.2.2 负责具体安排接待各环节的细节事宜,如车辆、会议室等的预约、来宾接送等,由其他部门协助落实的事项需督促并确保各环节的安排落实到位；4.2.3 负责按照接待日程通知相关领导参加接待活动；4.2.4 负责接待活动总结的编写与存档;4.3 行政总部或分公司/事业部相关部门4.3.1 协助落实来宾的机票车票预订事宜；4.3.2 协助落实来宾下榻酒店的预约事宜；4.3.3 协助落实来宾用车安排事宜；4.3.4 负责制作欢迎横幅或LED显示屏欢迎信息；4.3.5 协助进行宣传资料、礼品、纪念品等的准备事宜；4.3.6 协助布置会议室包括桌签、座位设置等,并提前调试各种影音设备至待机状态；4.3.7 负责确保接待期间茶水、饮料、水果、点心等的供应；4.3.8 负责接待期间的摄影、摄像事宜；4.3.9 协助安排来宾参观讲解等事宜；协助落实接待用餐事宜；4.4 运输部4.4.1 负责对被访部门接待外宾的用车需求提出合理建议,共同确定用车需求；4.4.2 负责按确定后的需求优先合理调度车辆与驾驶员,确保外宾用车准时、安全；4.5 被参观部门4.5.1 负责对参观安排提出合理建议,共同确定参观时间、参观路线及讲解要点；4.5.2 负责按照确定后的参观安排,提前进行接待参观准备,如参观现场布置、讲解人员安排等；4.5.3 负责外宾参观时的指引及说明讲解;5 工作程序5.1 指定对口接待员5.1.1 被访部门在获知外宾来访需求后,指定专人作为对口接待员,对口接待员作为该接待项目的负责人,全程负责该接待项目的对内对外联络,拟定接待计划并具体落实;5.2 进行接待前沟通5.2.1在获知外宾来访需求后,被访部门应在准备接待前,与外宾或其所属单位进行充分的事前沟通,根据沟通内容并结合事前调查与判断,取得表1所列的全部或部分信息;根据重要程度,1级为最重要,4级为最不重要;5.2.1对口接待员根据外宾来访性质并结合以上了解到的信息,先行拟定出接待计划提纲包括接待期间、领导出席安排、会谈或参观内容等,并对接待规格提出合理建议；5.2.2对口接待员将接待计划提纲报被访部门负责人审核,并向分管副总进行汇报；5.2.3对口接待员根据部门负责人及分管副总的指示,拟定详细的接待计划包括详细的接待日程、路线规划及车辆安排、会议安排、用餐安排、住宿安排、票务事宜及其他必要事宜等；5.2.4拟定接待计划过程中,应与外宾和部门领导以及相关领导保持充分的沟通,对于可能影响到正常接待的情况如接待期间恰逢休息日或公司重大活动,以及与希望会见的领导日程冲突等,应尽早请示相关领导,并对外宾进行说明；5.2.3对于外宾的需求,根据来访性质及外宾级别,在结合实际情况,并征询领导意见后,能够满足的应尽量予以满足,无法满足的,应予以合理解释；5.2.4接待计划制定后,报被访部门负责人审核,并报分管副总经理审批,分管副总经理审批通过的,即可作为正式的接待计划；5.2.5对口接待员根据正式接待计划,填写接待申请表附件1,由被访部门负责人签字后,呈报行政副总经理签字；5.2.6将我方正式的接待计划告知外宾,并向外宾提供旅行目的地信息,如来访期间天气情况、交通情况等；5.3 进行接待准备5.3.1 对口接待员根据正式接待计划及外宾需求,制作接待准备事项及责任人一览表附件2；5.3.2 对口接待员按照接待计划,与行政总部或分公司相关部门进行联系,将各项工作分解到人,并将具体责任人填入接待准备事项及责任人一览表；5.3.3 接待计划中,涉及公司高层领导出席的,被访部门负责人应事先通知相关领导出席时间、地点及接谈内容；5.3.4 接待计划中,涉及其他部门参观内容的,对口接待员应将参观时间、路线、希望讲解的重点,事先通知被参观部门负责人,由被参观部门负责人指定现场负责讲解人员；5.3.5 各责任人对照自己应负责准备的事项,进行接待具体事宜的准备,并在准备就绪后及时反馈给对口接待员；5.3.6 正式接待开始之前,对口接待员对照接待日程中的准备事项,逐项检查,切实确保各项事宜准备到位；5.4 正式接待5.4.1 正式接待当天,出席接待的人员需着正装；5.4.2 外宾到达公司前5分钟,被访部门负责人及参与接待的主要领导应在楼下迎接；5.4.3 按照接待计划安排,由对口接待员引领外宾来到会议室或被参观部门；5.4.4 接待过程中,对口接待员需做好会议接待记录；5.4.5 会议参观结束后,由对口接待员带领外宾赴就餐地点或欢送外宾离开；5.4.6 若外宾需我方协助预订下榻宾馆或返程机车票的,需在外宾离开前,将相关信息告知对方；5.5 问题与沟通5.5.1 对口接待员作为被访部门的联络人,负责就被访部门的接待需求,与各协助接待部门进行沟通；5.5.2 对口接待员应根据确定后的接待计划,参考表2,考虑进行接待准备以及实际接待时可能发生的异常情况,并有针对性的制作出异常情况应急预案；表2：异常情况应急预案参考5.5.3 在对口接待员决定权范围之内的问题,由对口接待员及时给予答复；对口接待员无权决定的问题,应及时上报给被访部门负责人、常务副总经理及总经理,得到答复后应及时反馈给协助接待部门；5.5.4 关于接待过程中遇到的问题、沟通记录及最终解决办法,需保留书面记录并存档;6 记录与存档6.1 本办法产生以下记录：接待申请表、接待计划、接待准备事项及责任人一览表、接待中问题沟通记录;6.2 接待申请表由集团行政总部进行存档,接待计划、接待准备事项及责任人一览表、接待中问题沟通记录由被访部门进行存档;6.3 相关记录的存档期限按档案管理办法实施;。
2024年外宾接待方案范文(2篇)
2024年外宾接待方案范文____年外宾接待方案摘要:为了成功举办____年国际会议，有效地接待国际外宾，在政府、旅游机构和酒店等各个方面共同努力下，特制定了____年外宾接待方案。
该方案旨在为外宾提供高质量的接待服务，展示本国的魅力和优势，促进国际间的交流与合作。
具体方案包括：接待计划、交通安排、住宿安排、餐饮安排、观光活动安排、会议活动安排和安全保障等内容。
关键词：外宾接待、____年、方案一、引言____年将在我国举办国际会议，这是我国在国际事务中的重大事件。
为了成功地接待外宾，展示我国丰富的文化内涵和发展实力，各级政府、旅游机构和酒店等部门需要密切合作，制定一个全面、细致的外宾接待方案。
本文将围绕着接待计划、交通安排、住宿安排、餐饮安排、观光活动安排、会议活动安排和安全保障等方面展开讨论。
二、接待计划1.前期准备在会议前几个月，各级政府、旅游机构和酒店将会启动接待计划的准备工作。
包括准备接待物品、制定接待流程、组织培训人员等。
同时，还需与会议组委会进行密切联系，了解外宾的需求和时间安排，为接待工作做好充分准备。
2.接待流程外宾抵达机场后，将有专门的接待人员迎接，并安排专车将其送往住宿地点。
在住宿地点，将有工作人员等候，协助外宾办理入住手续，并为其提供必要的信息和服务。
3.接待物品为了给外宾留下深刻的印象，我们将准备一些精美的接待物品，如会议手册、纪念品等。
这些物品将代表着我们国家的文化和发展，并且具有纪念意义。
三、交通安排1.机场接送为了确保外宾的安全和便利，接待人员将提前了解外宾的到达时间，并准备好专车接送。
同时，我们还将在机场设立接待点，确保外宾能够顺利找到接待人员。
2.专车服务在外宾的整个行程中，我们将提供专车服务，确保他们能够便捷地前往目的地。
同时，我们还将为外宾提供翻译人员，以便更好地沟通。
四、住宿安排1.酒店选择为了满足外宾的不同需求，我们将选择不同档次的酒店作为住宿地点。
从星级酒店到精品酒店，我们将提供多样的选择，确保外宾在住宿方面得到满意的体验。
外宾接待方案精选6篇
外宾接待方案精选6篇接待方案篇一在---（区域）安排2人，----正门外安排2人，---正门外安排2人，---石凳外安排1把遮阳伞。
安排4名影像保安人员穿戴保安工作服和白手套。
4日下午14点30分，图像安全措施就位。
B4日上午7:30，安排保安人员放置锥筒，禁止所有车辆进入----外围。
在来访的领导到来之前，打开通道并向他敬礼。
车辆结束后，应恢复锥形桶。
非来访车辆不得进入----外围。
C4日下午14时30分，另有三名图像保安抵达指定地点，并在旁待命。
4日下午14时45分，保安人员移走石凳，为来访车辆开辟通道。
其余时间，其他车辆不得进入。
4月4日，保安人员加强巡逻，防止所有车辆进入---和---之间的广场。
F [---]负责外围车辆的停车订单，并在客人来访期间在----、---大门处安排形象安全。
具体来说，当天的车辆停放顺序要安排好，并在接待前30分钟在---和----安排好图像安全。
2.1.1.3 [---]负责所有设备的正常运行，完成时间为4日中午12点2.1.1.4信息中心[---]负责更换--led显示屏的欢迎语。
数据是--------。
欢迎访问。
2.1.1.5 ---负责车辆安排；7月4日下午2:00，四辆依维柯和两辆商务车被派往---迎接客人。
并根据参观流程，负责整个运输过程。
准备Iveco（广播公司宣传片）的视频资料。
C.每辆车准备2杯水。
2.2.2招商部（负责人:---）2.2.2.1---负责----的现场维护和订单。
2.2.2.2协调沙盘人员讲解沙盘2.2.2.3负责酒店场地气氛的布置。
(会场的布置包括会场周边的装饰和座椅的配置，LED 欢迎字的制定，适当的简单的在会场内进行盆景盆景的布置。
桌面上放着矿泉水，既美观又统一2.2.2.4在座位上填写参赛者姓名2.2.2.5材料准备:布面精美标牌1块，标牌1块，宣传资料73份，商务邀请函、手提袋、矿泉水20支，黑色中性笔2盒。
会后，每人发一份宣传材料2.2.2.5分工:签到人员:---，领导:--，主持人:--2.2.2.6具体操作流程:沙盘讲解，解说员--从----年开始到嘉宾统一到达的酒店场地嘉宾依次签到--带领签到的嘉宾入座主持人--暖场，-总裁致欢迎辞，介绍------整体规划主持人上台介绍---并致辞主持人---做总结及结束语公司统一安排车辆送嘉宾离场。
学校接待外宾来访流程
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一、前期准备。
1. 收到来访函，外宾提出访校请求，学校收到来访函后，按规定进行审核受理。
外籍人士来人来访接待制度
外籍人士来人来访接待制度外籍人士来访接待制度---目标该制度旨在确保外籍访客在来华期间得到适当的接待和协助，以提升他们的访华体验，并展示我国的友好形象。
适用范围该制度适用于所有来访的外籍人士，包括但不限于外国客户、合作伙伴以及政府代表等。
接待程序1. 预订接待- 接待人员应提前了解来访人士的基本信息、行程安排以及特殊需求，并与其沟通确认。
- 安排适当的接待时间和地点，并向来访人士发送邀请函。
2. 到达接待- 接待人员应提前到达接待地点，并做好准备工作。
- 确认来访人士的身份并迎接他们的到达。
3. 接入服务- 向来访人士提供所需的协助，例如帮助办理入境手续、提供交通信息等。
- 根据来访人士的需求安排相关会议、参观或活动，并提供必要的翻译或解说。
4. 住宿安排- 根据来访人士的要求和预算，协助其选择并安排合适的住宿地点。
- 提供必要的住宿信息和支持，例如预订酒店、提供接送服务等。
5. 活动安排- 根据来访人士的兴趣和目的，安排相关的文化、商务或社交活动。
- 提供必要的信息和支持，例如推荐景点、组织商务会议等。
6. 日常沟通- 接待人员应与来访人士保持良好的沟通，并及时解答其提出的问题或需求。
- 如有必要，协助来访人士解决紧急情况或意外事件。
7. 离开接待- 在来访人士离开前，安排适当的送行仪式，并表达对其访华的感谢。
- 确保来访人士的离境手续顺利完成，并提供必要的支持和协助。
保密责任接待人员应严守机密，确保来访人士的个人信息和访问目的不受泄露或滥用。
紧急情况处理如发生紧急情况，接待人员应立即采取必要的措施，确保来访人士的安全，并及时报告相关部门。
---以上是关于外籍人士来访接待制度的简要内容说明。
为了提升接待效果和访华体验，实际操作中应根据具体情况进行适当调整和补充。
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外宾来访接待办法
目录
1目的及适用范围
2参考文件
3术语
4职责
5工作程序
6记录与存档
7附件
1目的与适用范围
1.1为规范集团公司及集团所属各公司在外宾来访时的接待行为。
明确各部门职责，以便共同配合完成接待，特制定本办法。
1.2本办法适用于集团公司及集团所属各公司。
2参考文件
无
3术语
3.1外宾：指境外厂商或其他行业以及境内外资、合资厂商或其他行业重要来
访人员。
3.2接待：指对外宾进行的接待活动，包括安排接送机（车）、宾馆下榻、宴会宴请、会议接待、参观观光、礼品准备、票务预约等。
3.3被访部门：指直接与外宾对口或发生业务往来的部门。
3.4对口接待员：指由被访部门负责人指定的直接负责安排接待事宜的员工。
3.5被参观部门：指外宾来访时被安排参观内容的归口部门，如物流中心归口于仓储部或物流部、直营药店归口于零售连锁公司等。
4职责
4职责
4.1被访部门
4.1.1负责外宾来访接待规格等级的拟定；
4.1.2负责外宾来访接待日程框架的计划与安排；
4.1.3负责接待准备及接待过程中的部门间协调；
4.1.4负责接待过程中记录文档（如会议记录、访谈记录等）的记录与存档。
4.2对口接待员
4.2.1负责外宾来访接待日程中细节的设计，如会议室布置、宴会风格等；
4.2.2负责具体安排接待各环节的细节事宜，如车辆、会议室等的预约、来宾
接送等，由其他部门协助落实的事项需督促并确保各环节的安排落实到位；
4.2.3负责按照接待日程通知相关领导参加接待活动；
4.2.4负责接待活动总结的编写与存档。
4.3行政总部（或分公司/事业部相关部门）
4.3.1协助落实来宾的机票（车票）预订事宜；
4.3.2协助落实来宾下榻酒店的预约事宜；
4.3.3协助落实来宾用车安排事宜；
4.3.4负责制作欢迎横幅或LED显示屏欢迎信息；
4.3.5协助进行宣传资料、礼品、纪念品等的准备事宜；
436协助布置会议室（包括桌签、座位设置等），并提前调试各种影音设备至待机状态；
437负责确保接待期间茶水、饮料、水果、点心等的供应；
438负责接待期间的摄影、摄像事宜；
439协助安排来宾参观讲解等事宜；
协助落实接待用餐事宜；
4.4运输部
4.4.1负责对被访部门接待外宾的用车需求提出合理建议，共同确定用车需
求；
4.4.2负责按确定后的需求优先合理调度车辆与驾驶员，确保外宾用车准时、安全；
4.5被参观部门
4.5.1负责对参观安排提出合理建议，共同确定参观时间、参观路线及讲解要
占；
八、、）
4.5.2负责按照确定后的参观安排，提前进行接待参观准备，如参观现场布置、讲解人员安排等；
4.5.3负责外宾参观时的指引及说明讲解。
5工作程序
5.1指定对口接待员
5.1.1被访部门在获知外宾来访需求后，指定专人作为对口接待员，对口接待员作为该接待项目的负责人，全程负责该接待项目的对内对外联络，拟定接待计划并具体落实。
5.2进行接待前沟通
5.2.1在获知外宾来访需求后，被访部门应在准备接待前，与外宾或其所属单位进行充分的事前沟通，根据沟通内容并结合事前调查与判断，取得表1所列的全部或部分信息。
根据重要程度，1级为最重要，4级为最不重要。
（表1:沟通事项表）
5.2制定接待计划
521对口接待员根据外宾来访性质并结合以上了解到的信息，先行拟定出接待计划提纲（包括接待期间、领导出席安排、会谈或参观内容等），并对接待规格提出合理建议；
5.2.2对口接待员将接待计划提纲报被访部门负责人审核，并向分管副总进行汇报；
5.2.3对口接待员根据部门负责人及分管副总的指示，拟定详细的接待计划
（包
括详细的接待日程、路线规划及车辆安排、会议安排、用餐安排、住宿安排、票务事宜及其他必要事宜等）；
5.2.4拟定接待计划过程中，应与外宾和部门领导以及相关领导保持充分的沟通，对于可能影响到正常接待的情况（如接待期间恰逢休息日或公司重大活动，以及与希望会见的领导日程冲突等），应尽早请示相关领导，并对外宾进行说明；
5.2.3对于外宾的需求，根据来访性质及外宾级别，在结合实际情况，并征询领导意见后，能够满足的应尽量予以满足，无法满足的，应予以合理解释；
5.2.4接待计划制定后，报被访部门负责人审核，并报分管副总经理审批，分管副总经理审批通过的，即可作为正式的接待计划；
5.2.5对口接待员根据正式接待计划，填写《接待申请表》（附件1）,由被访部门负责人签字后，呈报行政副总经理签字；
5.2.6将我方正式的接待计划告知外宾，并向外宾提供旅行目的地信息，如来访期间天气情况、交通情况等；
5.3进行接待准备
5.3.1对口接待员根据正式接待计划及外宾需求，制作《接待准备事项及责任人一览表》（附件2）；
5.3.2对口接待员按照《接待计划》，与行政总部或分公司相关部门进行联系，将各项工作分解到人，并将具体责任人填入《接待准备事项及责任人一览表》；
5.3.3接待计划中，涉及公司高层领导出席的，被访部门负责人应事先通知相关领导出席时间、地点及接谈内容；
534接待计划中，涉及其他部门参观内容的，对口接待员应将参观时间、路线、希望讲解的重点，事先通知被参观部门负责人，由被参观部门负责人指定现场负责讲解人员；
5.3.5各责任人对照自己应负责准备的事项，进行接待具体事宜的准备，并在准备就绪后及时反馈给对口接待员；
536正式接待开始之前，对口接待员对照接待日程中的准备事项，逐项检查，切实确保各项事宜准备到位；
5.4正式接待
5.4.1正式接待当天，出席接待的人员需着正装；
5.4.2外宾到达公司前5分钟，被访部门负责人及参与接待的主要领导应在楼下迎接；
5.4.3按照接待计划安排，由对口接待员引领外宾来到会议室或被参观部门；5.4.4接待过程中，对口接待员需做好会议（接待）记录；
5.4.5会议（参观）结束后，由对口接待员带领外宾赴就餐地点或欢送外宾离开；
5.4.6若外宾需我方协助预订下榻宾馆或返程机（车）票的，需在外宾离开前, 将相关信息告知对方；
5.5问题与沟通
5.5.1对口接待员作为被访部门的联络人，负责就被访部门的接待需求，与各协助接待部门进行沟通；
5.5.2对口接待员应根据确定后的接待计划，参考表2,考虑进行接待准备以及实际接待时可能发生的异常情况，并有针对性的制作出异常情况应急预案；
（表2:异常情况应急预案参考）
5.5.2各协助接待部门在接待过程中遇到的问题，需及时反馈给对口接待员；
5.5.3在对口接待员决定权范围之内的问题，由对口接待员及时给予答复；对口接待员无权决定的问题，应及时上报给被访部门负责人、常务副总经理及总经理，得到答复后应及时反馈给协助接待部门；
5.5.4关于接待过程中遇到的问题、沟通记录及最终解决办法，需保留书面记录并存档。
6记录与存档
6.1本办法产生以下记录：《接待申请表》、《接待计划》、《接待准备事项及责任人一览表》、《接待中问题沟通记录》。
6.2《接待申请表》由集团行政总部进行存档，《接待计划》、《接待准备事项及责任人一览表》、《接待中问题沟通记录》由被访部门进行存档。
6.3相关记录的存档期限按《档案管理办法》实施。