外宾来访接待办法

外宾来访接待办法

目录

1目的及适用范围

2参考文件

3术语

4职责

5工作程序

6记录与存档

7附件

1目的与适用范围

1.1为规范集团公司及集团所属各公司在外宾来访时的接待行为。明确各部门职责，以便共同配合完成接待，特制定本办法。

1.2本办法适用于集团公司及集团所属各公司。

2参考文件

无

3术语

3.1外宾：指境外厂商或其他行业以及境内外资、合资厂商或其他行业重要来

访人员。

3.2接待：指对外宾进行的接待活动，包括安排接送机（车）、宾馆下榻、宴会宴请、会议接待、参观观光、礼品准备、票务预约等。

3.3被访部门：指直接与外宾对口或发生业务往来的部门。

3.4对口接待员：指由被访部门负责人指定的直接负责安排接待事宜的员工。

3.5被参观部门：指外宾来访时被安排参观内容的归口部门，如物流中心归口于仓储部或物流部、直营药店归口于零售连锁公司等。

4职责

4职责

4.1被访部门

4.1.1负责外宾来访接待规格等级的拟定；

4.1.2负责外宾来访接待日程框架的计划与安排；

4.1.3负责接待准备及接待过程中的部门间协调；

4.1.4负责接待过程中记录文档（如会议记录、访谈记录等）的记录与存档。

4.2对口接待员

4.2.1负责外宾来访接待日程中细节的设计，如会议室布置、宴会风格等；

4.2.2负责具体安排接待各环节的细节事宜，如车辆、会议室等的预约、来宾

接送等，由其他部门协助落实的事项需督促并确保各环节的安排落实到位；

4.2.3负责按照接待日程通知相关领导参加接待活动；

4.2.4负责接待活动总结的编写与存档。

4.3行政总部（或分公司/事业部相关部门）

4.3.1协助落实来宾的机票（车票）预订事宜；

4.3.2协助落实来宾下榻酒店的预约事宜；

4.3.3协助落实来宾用车安排事宜；

4.3.4负责制作欢迎横幅或LED显示屏欢迎信息；

4.3.5协助进行宣传资料、礼品、纪念品等的准备事宜；

436协助布置会议室（包括桌签、座位设置等），并提前调试各种影音设备至待机状态；

437负责确保接待期间茶水、饮料、水果、点心等的供应；

438负责接待期间的摄影、摄像事宜；

439协助安排来宾参观讲解等事宜；

协助落实接待用餐事宜；

4.4运输部

4.4.1负责对被访部门接待外宾的用车需求提出合理建议，共同确定用车需

求；

4.4.2负责按确定后的需求优先合理调度车辆与驾驶员，确保外宾用车准时、安全；

4.5被参观部门

4.5.1负责对参观安排提出合理建议，共同确定参观时间、参观路线及讲解要

占；

八、、）

4.5.2负责按照确定后的参观安排，提前进行接待参观准备，如参观现场布置、讲解人员安排等；

4.5.3负责外宾参观时的指引及说明讲解。

5工作程序

5.1指定对口接待员

5.1.1被访部门在获知外宾来访需求后，指定专人作为对口接待员，对口接待员作为该接待项目的负责人，全程负责该接待项目的对内对外联络，拟定接待计划并具体落实。

5.2进行接待前沟通

5.2.1在获知外宾来访需求后，被访部门应在准备接待前，与外宾或其所属单位进行充分的事前沟通，根据沟通内容并结合事前调查与判断，取得表1所列的全部或部分信息。根据重要程度，1级为最重要，4级为最不重要。

（表1:沟通事项表）

5.2制定接待计划

521对口接待员根据外宾来访性质并结合以上了解到的信息，先行拟定出接待计划提纲（包括接待期间、领导出席安排、会谈或参观内容等），并对接待规格提出合理建议；

5.2.2对口接待员将接待计划提纲报被访部门负责人审核，并向分管副总进行汇报；

5.2.3对口接待员根据部门负责人及分管副总的指示，拟定详细的接待计划

（包

括详细的接待日程、路线规划及车辆安排、会议安排、用餐安排、住宿安排、票务事宜及其他必要事宜等）；

5.2.4拟定接待计划过程中，应与外宾和部门领导以及相关领导保持充分的沟通，对于可能影响到正常接待的情况（如接待期间恰逢休息日或公司重大活动，以及与希望会见的领导日程冲突等），应尽早请示相关领导，并对外宾进行说明；

5.2.3对于外宾的需求，根据来访性质及外宾级别，在结合实际情况，并征询领导意见后，能够满足的应尽量予以满足，无法满足的，应予以合理解释；

5.2.4接待计划制定后，报被访部门负责人审核，并报分管副总经理审批，分管副总经理审批通过的，即可作为正式的接待计划；

5.2.5对口接待员根据正式接待计划，填写《接待申请表》（附件1）,由被访部门负责人签字后，呈报行政副总经理签字；

5.2.6将我方正式的接待计划告知外宾，并向外宾提供旅行目的地信息，如来访期间天气情况、交通情况等；

5.3进行接待准备

5.3.1对口接待员根据正式接待计划及外宾需求，制作《接待准备事项及责任人一览表》（附件2）；

5.3.2对口接待员按照《接待计划》，与行政总部或分公司相关部门进行联系，将各项工作分解到人，并将具体责任人填入《接待准备事项及责任人一览表》；

5.3.3接待计划中，涉及公司高层领导出席的，被访部门负责人应事先通知相关领导出席时间、地点及接谈内容；

534接待计划中，涉及其他部门参观内容的，对口接待员应将参观时间、路线、希望讲解的重点，事先通知被参观部门负责人，由被参观部门负责人指定现场负责讲解人员；

5.3.5各责任人对照自己应负责准备的事项，进行接待具体事宜的准备，并在准备就绪后及时反馈给对口接待员；

536正式接待开始之前，对口接待员对照接待日程中的准备事项，逐项检查，切实确保各项事宜准备到位；

5.4正式接待

5.4.1正式接待当天，出席接待的人员需着正装；

5.4.2外宾到达公司前5分钟，被访部门负责人及参与接待的主要领导应在楼下迎接；

5.4.3按照接待计划安排，由对口接待员引领外宾来到会议室或被参观部门；5.4.4接待过程中，对口接待员需做好会议（接待）记录；

5.4.5会议（参观）结束后，由对口接待员带领外宾赴就餐地点或欢送外宾离开；

5.4.6若外宾需我方协助预订下榻宾馆或返程机（车）票的，需在外宾离开前, 将相关信息告知对方；

5.5问题与沟通

5.5.1对口接待员作为被访部门的联络人，负责就被访部门的接待需求，与各协助接待部门进行沟通；

5.5.2对口接待员应根据确定后的接待计划，参考表2,考虑进行接待准备以及实际接待时可能发生的异常情况，并有针对性的制作出异常情况应急预案；

（表2:异常情况应急预案参考）