成功的应收账款事前、事中、事后全过程管理

成功的应收账款事前、事中、事后
全过程管理
谈到应收账款管理，作为营销业务人员，可能会说，营销人员只负责订货签合同，应收账款管理是会计该管的事，与我们无关，其实这样理解是片面的;作为会计，可能会说，应收账款不就是销售了增加应收账款，回款了冲销应收账款吗？有什么好管理的呢？如果会计这么想，这也仅仅是起到记账会计的作用。

实际工作中，应收账款管理不仅仅是关系到一个部门，也不仅仅涉及一个业务节点，它是涉及多个部门多项业务的全过程的管理，本文将着重从内部控制的事前、事中和事后三个方面来讲述应收账款的全过程管理是如何进行的。

一、事前管理
（一）风险控制前移，签订销售合同前对客户进行充分的信用调查工作，建立客户信用档案
在正式签订销售合同前，应了解顾客的经营状况，可通过以下途径和渠道查询顾客的基本营业信息、信用信息，作为公司的顾客信用档案数据库。

（1）全国企业信用信息公示系统;
（2）法院公告网、中国裁判文书网、全国法院被执行人信息查询系统、人民法院诉讼资产网、北大法律信息网;
（3）市场主体信用信息公示系统、11315全国企业征信系统;
（4）巨潮资讯网;
（5）全国组织机构代码管理中心;
（6）有数金服。

并针对客户的不同级别提出不同的付款条款、违约条款及质保金要求，每年进行更新。

对需要垫资的重大项目要分析其宏观经济政策，出具可行性研究报告，作出是否垫资的决策。

（二）制订并不断完善控制不良应收账款发生的制度保障体系
制定营销项目评审管理制度，规范公司营销项目在供货合同承签之前的评审管理，规避供货合同风险，满足招标文件要求，提高投标质量和中标率。

制度要规定营销项目的评审员、评审内容、评审方式、产品报价的确定和审批、评审记录的上报和考评、供货合同的合法性审批等方面的管理要求。

建立营销活动法定代表人授权书管理制度，规定营销活动法定代表人授权书的分类、管理人员及格式、材料提供、办理程序、备案、使用期限等方面的管理要求，规范营销活动法定代表人授权书的管理，保证授权书的合法合规使用。

通过供货合同管理制度规定供货合同的合同号、签订及
上报程序、执行过程中的风险、供货合同的变更、供货合同的印章及保密等方面的要求，规范对供货合同档案的要求，包括合同履行记事、合同变更修改通知单、顾客往来传真函电、发票交接回执单、产品竣工报告或产品交接单等内容。

通过供货合同风险管控管理制度对生产组织与过程风险管控、产品交付及销售管控进行规范，对有不良趋势的情况应及时采取措施挽回损失，提前识别风险并在执行过程中防范供貨合同风险的产生和扩大，着力降低公司经济损失。

通过货款回收管理制度确定各部门职责，对回款计划、执行、交接、抹账等流程进行规范，并建立款项回收分析制度，加强对营销人员工作过程的监督，确保货款回收应收尽收。

二、事中管理
（一）在制订相关制度的基础上，严格按制度执行，防止不良应收账款的产生
在进行前期客户信用调查和合法性评审，并签订供货合同后，要加强生产组织与过程风险管控，在合同生效条件不具备、顾客未书面通知项目启动、订单未正式生效前，严禁盲目投料，对于未获国家各级发改委、环保部门审批通过的项目，应采取更慎重、更严格的投料控制。

合同预付款不足额到位不得实质性投料，进度款未按节点足额支付产品不得产成，提货款不足额到位不得发货;应建立营销、生产、财务
联席会议制度，每月对当期的投料计划进行审批会签。

营销主管领导应结合顾客信用等级、顾客项目进展情况，及时对存在停滞、暂停风险的敏感合同的投料计划提出调整意见。

对新接到的合同变化信息（待撤销、暂停、不确定），营销部门应及时通知生产、采购、财务、设计等相关部门。

如产品出现质量问题，应根据合同约定及时落实质量问题情况，如质量问题是由于供应商所供产品导致，营销部门必须将情况通报给采购、生产、财务等部门，须在同意顾客进行扣款前，取得供应商对质量问题、质量扣款金额的书面确认，以进行应收账款风险转移。

（二）发挥会计监督作用，及时掌握应收账款的变化情况
1.加强财务基础管理工作，提供准确的基础数据
一是负责对客户开具发票情况的审核，在收到纸质客户签收回执单及安装调试验收报告的情况下，核实客户签收回执单真实性、完整性，防止未发货提前销售和已发货滞后销售。

二是销售发票让客户签收后，应及时与客户财务部门核实该发票的挂账情况，防止客户人员变动出现发票丢失现象。

三是按客户的每个销售合同正确记录应收账款，日常配合销售部门核对每个客户的往来情况，避免账务混乱问题发生。

四是负责空白收据的申请、开具、领用、传递、退回、
作废、归档、串用、丢失等业务办理的管理。

收款收据是表示客户交款的有效凭据，应加盖财务专用章。

同时营销部要负责对已开具收据的回款情况进行跟踪，并对已开具收据但未回款的收款收据组织清查。

经营单位依照制度要求管理和使用收款收据，负责建立收款收据管理细则和管理台账。

2.建立坏账准备金制度，提高企业承担坏账风险的能力
企业计提坏账准备采用个别认定法和账龄分析法相结合的政策。

实际工作中核销坏账时要注意以下几点：一是准确地判断是否为坏账，应由营销、法律及财务部门共同确定;二是对确认不能回收的应收账款要确认坏账损失，要有合理的依据及本单位的董事会决议、会计事务所出具的专项报告，才能税前列支。

（三）营销业务人员对每个客户按照销售合同建立台账，做好销售合同的管理
项目执行过程中，营销业务人员要积极跟踪货款回收情况，手工制作应收账款分类明细汇总表，明细要包括客户名称、产品名称、销售合同号、发票开具时间、累计回款额、最后一笔回款时间、质保金比例、质保金金额、项目负责人、销售区域、客户所属行业等信息。

尤其关注到期应回未回款金额、应回未回款的原因。

每月召开回款专题会议，对上月客户回款计划执行情况及本月回款计划进行讨论，对应收账款金额较大、账龄较长的客户进行重点跟踪和管理。

三、事后管理
（一）为加强应收账款管理，企业应建立应收账款催收责任制
将销售业绩与账款回收结合起来，强化风险意识和主体意识，并作为经济责任制的主要指标和业绩及离任审计的考核指标。

将回款情况与个人收入挂钩，量化奖惩措施，调动营销人员的积极性，将年初的个人回款计划与年末的奖惩结合，成立风险防范小组，对风险合同及长账龄应收账款进行定期分析，下发通报，按“四定”原则，定人、定事、定时间、定措施，强力回款。

对风险项目，要争取全面销号，对暂停的项目要签订书面协议，对项目的损失情况进行结算，对项目处理要有定论，该解除合同果断决策解除。

（二）制订合理的催款措施
企业在制定催款政策时，应注意讲究方式方法，应根据应收账款挂账时间长短、欠缴金额大小、不同客户情况、不同产品类别等方面，采取不同的催款策略，达到既把账款收回、又不失去客户的目的。

具体可通过抹账、债务重组、债转股、聘请专业收账人员催款等多种方式进行回款。

由于应收账款诉讼期两年，超过时效期，将无法收回，因此在18個月时就要采取法律措施，要有超账期预警机制。

同时要掌握好宽严界限，拟定最佳收账计划，使收账成本最低、效益最大化。

（三）定期对债务方进行函证
应收账款形成以后，应定期对债务方进行函证，要取得具有法律效力的书面文件，避免口头承诺，请对方在对账单上签字，并加盖单位公章予以确认，这也是最终通过法律手段寻求债权保护的起码要求。

否则长期不对账，有很多是对不上的，如发票未入账、记错账、单位名称变更等原因导致对不上账。

并及时将对账资料归集存档，会计应定期有计划的与销售人员一起出差去客户处对账，针对对账结果及时调账处理。

综上所述，应收账款是一项十分重要的资产，是企业仅次于资金的重要资产，关系着企业的生死存亡，通过对健全有效的应收账款内部控制，可有效加快资金周转速度，减少呆坏账，降低管理成本，提高企业利润，也将营销、财务、生产等业务部门及工作结合起来，能够充分发挥整体的作用，以顺利达到企业的经营目标。