《档案与信息管理》总复习参考

《档案与信息管理》复习参考

名词解释

1、档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

2、狭义的档案工作：是指档案业务工作，就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。

3、立卷：是文书部门或业务部门把办理完毕，具有保存价值的文件，按照一定的原则和方法，组成案卷的过程。

4、归档：是文书或业务部门把处理完毕、经过整理的档案，按照规定向机关档案室移交。

5、档案保管期限表：就是用表册的形式，列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。它是档案馆、档案室判定档案价值，确定档案保管期限的依据和标准。

6、立档单位：形成全宗的机关或个人，称为立档单位，又称“全宗构成者”。

7、全宗：是一个国家机构、社会组织、个人或一个生产建设、科研活动形成的，具有有机联系的文件整体，是档案馆的基本分类和管理单位。

8、联合全宗：两个以上互有联系的机关形成的档案，由于混在一起难以区分立档单位而联合组成的全宗。

9、档案汇集：指所属全宗不明的、零散的、残缺不全的档案，按一定的特点组合起来的档案混合体。

10、档案证明：是档案馆(室)应利用者的申请，根据馆(室)藏档案中的记载而制发的书面证明材料。

11、大事记：是一种按照时间顺序记载一定范围内发生的重大事件和重要活动的参考资料。

12、全宗名册：是登记档案馆保存的全部全宗的名册，是档案馆统计全宗数量和固定全宗号顺序的工具。

13、国家档案全宗：是指归国家所有的、由国家统一管理的一切档案财富的总和，又称作国家全部档案。它包括一个国家的各个历史时期、各个机关、社会组织和著名人物形成的各种内容和形式的档案材料。

14、档案学：是档案科学的简称，是揭示档案和档案工作的本质和发展规律，研究档案信息资源的管理和利用的理论、原则和方法的科学。

15、档案管理学：是研究档案的管理和利用的理论、原则和方法的科学。

16、档案馆：是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面利用档案史料的中心。

17、档案价值的鉴定工作：是指按照一定的原则、标准和方法，甄别和判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案加以销毁，使保存的档案达到精练的工作。具体地说，就是根据档案内容对日后工作的作用，预测性地判定其是否具有保存价值以及保存多长时间。

18、案卷：是由互有联系的若干文件组合成并放入卷夹、卷皮或档案袋内的，装订或不装订的档案保管单位，是构成全宗的基本保管单位，也是对档案进行统计、检索、利用的基本单位之一。

19、案卷目录：就是登录案卷题名和其他特征并固定案卷排列次序的表册。

20、档号：是档案馆(室)在整理和管理档案的过程中用数字、字母表示档案的来源、类别、排列次序及其相互关系的一组符号。它是存取档案的标记，并具有统计监督作用。

21、档案代卷卡：又称档案代理卡。它是档案管理人员编制和使用的一种专门指明案卷去向的卡片。

22、档案检索：就是把档案的内容和形式特征存贮在信息载体（检索工具）中，根据利用者的需要，及时准确地把档案查找出来的过程，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件。

23、档案标引：在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为档案标引。

24、层累制：就是用字母和数字的值数表示类目的级位，一位字母和数字代表—级类，两位代表二级类，依此类推。

25、案卷文件目录：亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。

26、分类目录：是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。

27、主题目录：是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。

28、开放档案：就是将一般可以公开的和保密期满的档案，解除“封闭”，向社会开放；允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。

29、档案解密：就是根据国家有关规定，解除档案文件上原来的保密等级，使之成为可以向社会开放的非密档案。

30、组织沿革：是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制等方面变革情况的参考资料。

简答

1、简述全宗内档案分类的基本要求。

①客观性，即应该从档案的实际出发，保持原有的历史联系；②逻辑性，按概念的从属、并列关系组织起来，形成一个脉络贯通、层次严密的逻辑体系；③整体性；④稳定性；⑤实用性。

2、档案工作的任务是什么？

①坚持集中统一管理档案的原则；②建立国家档案工作制度；③科学地管理档案；④逐步实现档案管理的现代化；⑤使档案工作更好地为党的总目标、总任务服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。

3、档案收集工作包含哪些主要内容？

①档案室对本机关须归档文件的接受。②档案馆接受现行机关的档案。③接受撤销机关的档案。④征集历史档案。⑤档案馆之间互相交接档案。除此之外，档案馆还要收集和档案有密切关系的有参考价值的图书、资料、报刊。

4、简述档案收集工作内涵。

档案收集工作是接收、征集档案和有关文献的活动，就是按照党和国家的规定，通过例行的接受制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织有计划地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，实现档案的统一和分级管理。

5、简述档案的作用。

档案是机关工作必须查考的材料；档案可作为生产活动的依据和参考；档案可作为揭露和打击敌人的武器；档案是科学研究的必要条件；档案是对群众进行宣传教育的生动素材。

6、归档制度包含哪些内容？

①归档范围，是指哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。归档范围是归档制度最重要的内容，正确划定归档范围是保证归档文件材料的完整和质量的关键。