展会管理规定

展会管理规定
一、总则
明确公司参展标准和操作流程，掌握国内外的大型专业展会的行情，持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作。

二、适用范围
本制度适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理.综合办行政管理员为展会统一负责人，原展会负责人赵业水与刘建开应与综合办行政管理员进行工作交接，并负责给综合办行政管理员提供之前参加过的展会相关资料。

三、展会操作规程
（一）国内展会参展操作规程
第一步：收集资料.收集与本公司业务相关的专业展会信息，并与展会组委会取得联系,向其索要参展指南以及参展注意事项；
第二步：确展.经公司研究后确认参展及参展人员,筹备参展计划及人员分工；
第三步：签订合同。

与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜,合同签订后，催促对方尽快确认展位；
第四步:签订广告合同.与展会组委会联系，确定本次会议的广告代理商，如需广告宣传，经公司领导批准同意后,与其联系并签订合同，办理相关事宜;
第五步：办理参展商证、参观证。

摊位确认后，向组委会询问参展商证和参观证办理的有关事项，确定参观人数后，酌情办理参观人员的证件；
第六步:预订房间。

展位确认后,尽快预订房间,房间尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈；
第七步：展会筹备。

在展前的筹备时间内,参展人员按展会方案
分工实施完成；
第八步：展前动员。

展前要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失;
第九步:参展总结。

将各人汇报附在材料后归档,并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；
第十步：存档.将所有展会的资料汇总装订成册,经董事长审批后存档，要求在电脑和档案橱中各保存一份；
第十一步：落实政策补贴。

根据国家、省、市相关规定办理相关手续,积极申报各项扶持政策。

（二）国外展会参展操作规程
第一步：收集资料。

通过因特网和各类信息刊物收集与本公司相关的专业展览会，特别是国际专业展览会；与展会的组委会或中国承办方联系，向其索要参展指南及注意事项；
第二步：确展.经公司研究后确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工；
第三步：签订合同.与展会主办单位或组展方联系洽谈签订合同事宜,合同签订后，催促主办单位或组展方尽快确认展位；
第四步：签订广告合同.与展会组委会联系，确定本次会议的广告代理商，如需广告宣传,经公司领导批准同意后，与其联系并签订合同，办理相关事宜；
第五步：展会筹备.在展前的筹备时间内,各人按展会方案的分工实施完成；特别注意如参展形式为特装展的,应做好展台的设计、搭建工作；
第六步：签证办理。

摊位确认后，向主办机构询问签证的有关事项，督促参展人员办理护照,要求对方寄发邀请函，随后安排办理签证；该项事宜由组展方统一办理的，应积极配合提供相关证件；
第八步:预订房间及往返机票.展位确认后，应尽快预订往返机票
及房间，房间应尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈；
第九步：展前动员。

展前召开参展要求会议，以确保参展过程中万无一失；
第十步：参展总结。

将各人汇报附在材料后归档,并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；
第十一步：存档。

将所有展会的资料汇总装订成册,经董事长审批后存档，要求在电脑和档案橱中各保存一份;
第十二步：落实政策补贴.根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策.
四、展会管理实施细则
（一）参展目的
企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集.
（二）参展原则
1）参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则，避免盲目、冲动及铺张浪费的参展行为；
2）参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作；
3)参加展会应做详细周密的策划,包括展位的选择、展台的布置方案、广告的发布、目标客户的邀请等；
4）除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训，展示公司团结、专业的良好形象,把握商机；
5）展会应与市场拓展紧密集合，国外展会是我公司拓展市场区域接触客户的主要途径之一，展会后应及时、积极跟进,做好后续宣传和客户开发工作；
6)展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。

（三)年度展会计划
组织展会负责人应在每年12月份对下一年度展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，发给国际项目部，国外展会具体市场调研由国际项目部负责,国际项目部对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，选定目标展会；综合办行政管理员负责在每年1月份根据各项目部意见，整理、确定本年度《展会信息及参展提案》报公司领导研究确定，企划法务室赵业水与采购履约部刘建开负责协助综合办整理《展会信息机参提案》。

1）信息调研
综合办行政管理员应对目标展会做详尽的信息调查，包括:主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会影响力、往期影响和反馈、参展单位、参观者范围等。

国际项目部经理应配合外联员做好该项工作，通过咨询展会所在国代理商考究展会的真实情况;如赴国外参展，还应了解当地语言、政治环境、文化风俗、交通和食宿信息等。

（企划法务室与采购履约部刘建开负责协助综合办处理相关事宜)
2）价格及优惠政策落实
综合办行政管理员在参展前应与主办方或组展单位咨询价格,争取国家、省、市方面的各项优惠政策。

对我公司拟长期参展的展会，应与主办方或组展单位建立良好关系，以获得优惠的参展价格，好的展位和相关待遇。

3）参展财务预算
在提交参展计划提案时应做好财务预算，包括：参展费用、特装展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费用等其他可预见费用；
参展的投资规模应参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。

（四)参展筹备工作
1）定立合同
决定参展后应与主办方或组展单位订立合同；如有条件，事先核实后,请法律顾问出具意见和确认。

2)展会策划
综合办行政管理员针对每一展会制定详细的参展方案并负责落实。

①展位选择
展位应选择有利位置，主要考虑：出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段.避免选择死角、长排中段、有墙柱障碍等展位；
展位的大小可根据具体需要选用标准展位、双展位、特装展位以适合品牌形象策略;
选择展位前，应了解附近展位的厂商信息和展示方式,并作出必要的设计调整。

②展台布置和展品陈列
展台布置的基本原则：
远观效果醒目、有冲击力,近观效果舒适、明快，整体效果协调；
展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向；
无论标准展位还是特装展示，都必须增加照明灯光；
展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角；
展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区,图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质（一次性/重复性）。

③广告信息的发布
根据需要可考虑在会刊发布广告，可以封面和页内文章形式发表。

可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告;
在参加展会前三个月，可以考虑在有影响力的网站、刊物上发布
报道，以扩大知晓度。

④目标客户的邀请
参展前应邀请潜在客户、原有客户、目标客户前来参加。

⑤展品及模型的运输和保管
各种资料及展品及模型应在展前3个月列出明细清单并制定运输方案，综合办专人负责，展后应对展品进行核对，对损坏、丢失等情况进行汇报.
(五)参展人员
根据展会的规模，应配备相应的参展人员，并做明确的职责分配和展前培训.人员主要包括：展会项目经理、项目助理、专业技术人员，参展前2个月由国际项目部提报并报公司领导批准。

1）参展人员的职责
展会项目经理：
了解市场和广告需求;监督展位的制作和设计方案;保证布展时模型和文件的及时到场;保证展期提供充足的材料和宣传品,确保公司形象反映在展会上;负责资料和宣传品的分发管理并解答提问;负责展品的清点和汇总;负责信息的收集、汇总和整理；负责参展人员的管理；撰写展会总结报告.
专业技术人员：
必须是经验丰富的技术人员,对产品和技术细节非常了解，在参观客户的要求下进行产品演示，或预先安排演示；对客户提出的技术问题进行回答；撰写信息收集和产品反馈报告。

项目助理：
主动问讯驻足的参观者，并对公司和产品的概况进行介绍;将参观者引导给项目经理或专业技术人员；分发宣传品和纪念品;指导客人填写信息和联络表格；恭送问询者离开，负责展会客商来访登记表的填写、整理及展会客户信息汇总表的汇总;会后负责撰写展会总结。

2）人员规范和培训
全体参展人员要求统一着装;佩戴名卡；态度亲切主动，举止合乎礼仪；谈吐规范，富有热情；对参展的必要事项、信息和规范应该做事前培训，由负责展会所在国的市场部负责。

3)参展人员培训内容
参展意义、目的和理念，展览必要常识(当地风俗礼节、展会性质、目标客户锁定等）；行为、规范和礼仪；职责分配和合作沟通；活动时间表；产品知识及常规问题的统一回答；信息的收集。

（六)展会的总结
展会结束后应该对参展的效果进行总结和评价.必须指出,展览的效果,尤其是潜在影响力不易测定，因此，对展览的实效分析不宜作不切实际的要求.
1)效果分析
包括参观流量、有效客户数量、展览对销售的促进效果、客户对该次展览的印象等等.
2）信息收集
信息收集应作为展会活动的一项重要内容。

信息内容包括：行业信息、产品发展动态、新技术、竞争对手信息、客户信息、客户质询和建议、展示设计趋势和改进等等;
可考虑安排专门的信息收集人员，不参与展台展示活动以起到身份隐蔽作用,主要负责收集其他竞争对手信息.
3）总结报告
展会总结报告应在参展后10个工作日内由展会项目经理提交综合办主任，内容涵盖信息收集概要、效果分析、展会评价、改进建议等；
展会结束10个工作日内,展会项目经理负责按财务规定报销完毕所有展会财务支出。

4）资料存档
所有参展人员于展会结束10个工作日内，递交展会总结，同时将所有整理的客户名单，所有影像资料整理转交综合办存档;
综合办行政管理员将所有展会的资料汇总装订成册，经总经理、董事长审批后存档，在电脑和档案橱中各保存一份。

5）落实政策补贴
综合办行政管理员根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。

五、记录存档
(一）保存地点：综合办
（二)保存时间：五年
（三)保存要求：装订成册。